Projektform: Projektbaserat arbete inom organisationen

Det finns numera nästan hur många olika anställningsformer, arbetssätt och organisationsstrukturer som helst. Det är viktigt att man hittar en som passar och väljer rätt modell för ens egna intressen och behov. Arbete i projektform blir alltmer populärt. En studie som nyligen gjordes på global nivå kunde visa att över 90 % av företagen som deltog i undersökningen använde sig av arbete i projektform genom externa frilansare och konsulter.

Projektform

 

Att arbeta i projektform kan man antingen göra som en inhyrd konsult eller regelbundet på jobbet tillsammans med sina kollegor. Projektbaserat arbete och den typen av anställning är ofta tidsbegränsat och det kan röra sig om olika långa tidsperioder. Just därför passar arbete i projektform vissa individer och andra inte. De som jobbar i projektform har ofta lite mer flexibilitet och valmöjlighet i sina arbetsliv än vad fastanställda har, vilket i sin tur också kan medföra en viss osäkerhet. När ett projekt avslutas kan man välja att hoppa på ett nytt spännande projekt, om det finns något sådant erbjudet. Det kan därtill vara enklare att skapa en hälsosam och skön balans mellan privat- och arbetslivet.

Att anställas projekt för projekt innebär många gånger också att man inte riskerar att fastna i sin karriär på samma sätt som många fast- och fulltidsanställda gör, eller i en situation där man vantrivs med kollegorna eller har en dålig chef som man måste stå ut med. Genom att arbeta i många olika sorters miljöer, ständigt med nya medarbetare och utmaningar, kan man snabbt lära sig många nya kunskaper och kompetenser. Samtidigt gör arbete i projektform att flera olika sorters bakgrunder och expertiser sammanförs, vilket höjer och breddar den gemensamma kompetensnivån inom projektet. Då blir det också lättare att följa arbetets planerade väg och möta projektets målsättningar med goda resultat.

 

Vad är projektform?

Projektform avser det arbete där jobbet definieras enligt ett projekt. Detta är numera någonting som de allra flesta företag sysslar med, i alla fall till en viss del om inte helt och hållet och oavsett bransch och industri. Själva ordet projekt är gammalt och kan härledes ända tillbaka till antiken, medan själva konceptet har funnits lika länge som människan. Ordet betyder någonting i stil med ”något man gör”. Projekt är nämligen någonting som människor alltid har ägnat sig åt på ett eller annat vis och likaså projektplaner. Pyramider, slott, infrastruktur med mera hade aldrig kunnat utvecklas eller byggas utan någon form av projektledare och projektplan, även om projektets roller och delar kanske var mindre officiellt formulerade förr. Ett projekt kan se olika ut beroende på:

  • Hur företaget ser ut
  • Inom vilken bransch som företaget i fråga verkar inom
  • Projektets typ av uppgifter
  • Hur många medarbetare som ingår i projektteamet

Men i de flesta fall ingår någon typ av planering för att ta fram en projektplan, där man sätter upp deadlines, milstolpar, definierar projektets olika roller och identifierar de uppgifter och åtgärder som ska utföras under projektets gång. För att ett projekt ska räknas som just ett projekt brukar man säga att det stämma in under följande beskrivningar:

  • Ett projekt är alltid väl avgränsat och ordentligt inramat när det gäller flera viktiga faktorer, så som:
    • Tid: när projektet ska utföras och eventuella deadlines under vägen
    • Förväntade resultat: vad som ska uträttas och sedan levereras till kunden, vilken kan vara extern eller intern
    • Kostnader: hur stor budget man har och hur mycket olika delar av projektet får lov att kosta
  • Ett projekt har alltid en eller flera mycket tydliga och väldefinierade målsättningar och syften.
  • Ett projekt utförs en gång för att uppnå dess väldefinierade mål.
  • Det finns individer som har som ansvar att utföra projektet, det vill säga ett projektteam. Projektteamet kan bestå av allt från en till hur många personer som helst. När projektet avslutas så upplöses projektteamet.
  • Ett projekt har alltid väldefinierade roller och varje person som ingår i projektet har en roll med särskilda uppgifter och ansvarsområden och uppfyller på så sätt en specifik funktion. När projektet avslutas och teamet upplöses så slutar också rollfördelningen att gälla.
  • Vilka roller som ingår i ett projekt kan variera baserat på projektets storlek och budget. De allra flesta projekt har en projektledare som ansvarar för projektets planering, utförandet av uppgifterna samt den uppföljning som är nödvändig efter att projektet är färdigt.

Arbete i projektform

Att arbeta i projektform kan se olika ut eftersom tidsåtgång, budget, antal medlemmar med mera kan variera. Men de flesta projekt består av ett visst antal efterföljande faser. Det gäller oavsett hur stort projektet är och i motsats till vad många tror behöver ett mindre projekt inte alltid vara enklare att planera än större projekt. De flesta projekten följer följande stegvisa process som leder arbetet i projektform från en idé till ett färdigt resultat:

  1. Idéer föds: Oavsett typ av projekt så startar ett projekt som en idé. Idéerna kan födas hos en extern uppdragsgivare som ett behov eller en efterfrågan eller inom det egna företaget som en del av processen att utveckla företaget. Det är viktigt att det råder en tillåtande, öppen atmosfär inom företaget så att de anställda vågar dela med sig av sina idéer. Då kan man hjälpa varandra att utveckla varandras idéer och på så sätt också ta fram nya idéer tillsammans, som är ännu bättre än de förra. Det är inte alla idéer som går vidare till nästa fas i processen, utan det beror helt enkelt på hur bra idéerna är på att möta de aktuella målsättningarna.
  2. Pilotfas: För att med så bra träffsäkerhet som möjligt kunna lista ut om en viss idé är bra och ett visst projekt är realistiskt brukar man gå vidare genom att göra en pilotversion av projektet. Det innebär att man undersöker aspekter inom projektet, exempelvis hur lönsamt projektet skulle vara i praktiken och vad som behövs för att projektet ska bli verklighet. Det leder till att man formulerar en projektbeskrivning, vilken sedan ligger till grund för beslutet huruvida man faktiskt ska gå vidare med idén och genomföra projektet i verkligheten.
  3. Projektet börjar: Starten på ett projekt är en av de allra viktigaste delarna och den måste helt enkelt ske på allra bästa sätt. En dålig början kan annars påverka hela projektet och i värsta fall leda till ett misslyckat projekt.
  4. Projektet genomförs: Nu är det dags att göra allt det som ingår i projektplanen och projektbeskrivningen och se till så att man följer den ursprungliga planen så gott det går. Det sker dock nästan alltid någonting som på ett eller annat sätt påverkar arbetet och som innebär att man mer eller mindre måste styra bort från planen. Därför är det viktigt att man under hela projektets gång är både flexibel och anpassningsbar och att man arbetar för att kunna förutspå och helst också förhindra eventuella problem och utmaningar innan de hinner ske. Oavsett vilka ändringar som görs under vägen så måste fokuset hela tiden ligga på projektets ursprungliga målsättningar, som till skillnad från tillvägagångssättet inte brukar ändras särskilt ofta.
  5. Projektet avslutas: När man har lyckats prestera på den önskade nivån och producerat det önskade resultatet för projektet så innebär det att man har lyckats ro arbetet i hamn. Då är det läge att utvärdera projektet och det utförda arbetet, för att på så säkerställa att man verkligen har nått alla sina målsättningar. Utöver det önskade resultatet brukar man också producera en slutrapport för projektet som andra medarbetare kan använda sig av om de skulle hantera ett liknande projekt i framtiden.

Skillnader mellan fast anställning och konsulter i projektform

Det finns som sagt en hel del skillnader mellan rollen som en fastanställd som arbetat en längre tid på samma arbetsplats och rollen som inhyrd konsult som arbetar i projektform. I det här avsnittet följer en närmre beskrivning av de mest signifikanta skillnaderna.

Anställd jämfört med konsult

Individer som man anställer för ett specifikt projekt brukar som sagt ofta jobba under en tidsbegränsad period, som ett specifikt antal veckor eller månader eller tills dess att projektet är färdigt och avslutat. De kan antingen jobba på eller inte på den fysiska arbetsplatsen som ens kontor, använda ens utrustning och material eller sitt egna. De kan vara involverade i flera mindre projekt samtidigt eller fokusera helhjärtat och fulltid på ett enda, större projekt. Det är ganska ovanligt att en individ som är anställd i projektform som en konsult har ett fast schema att rätta sig efter eller arbetssätt och metoder som måste följas till punkt och pricka.

Medan vissa konsulter kan jobba för en och samma organisation under många års tid är det desto vanligare att projekt-baserade konsulter jobbar under begränsade tidsperioder inom flera olika organisationer och företag och hoppar omkring däremellan. Vanligtvis kallas den här typen av arbetare som jobbar i projektform och som anställs som konsulter inte ens för anställda, utan den arbetstiteln reserveras för de som har en mer eller mindre permanent roll eller anställning inom företaget. När det kommer till företagets egna anställda är det några man som regel har mer kontroll över som chef och som arbetsgivare. Man sätter deras scheman och arbetstimmar, ramar in och beskriver deras arbetsuppgifter, bestämmer vilka metoder och koncept de ska använda, förser dem med en fysisk arbetsplats och i de allra flesta fall så begränsar man arbetets huvudsakliga aktiviteter till den fysiska arbetsplatsen. Beroende på vilken typ av anställning och kontrakt som det rör sig om så brukar de flesta anställda inte ha ett definitivt slutdatum för sin anställning.

Arbetsområde

När det gäller ens anställda på företaget kan man ofta expandera deras arbetsområde och lägga till nya och annorlunda arbetsuppgifter och ansvarsområden, och be dem hoppa in där det behövs. Allteftersom de växer och utvecklas i sina roller kan man lägga till fler uppgifter. Exempelvis be dem jobba med nya kunder eller avdelningar, befordra dem eller erbjuda dem nya positioner. En konsult som istället arbetar i projektform brukar å andra sidan skriva under ett kontrakt där de förbinder sig till att enbart fokusera på en aspekt av ens företag. Det kan till exempel vara så att man anställer en ekonomisk konsult för att installera ett nytt system för ens bokföring, en grafisk designer för att uppdatera ens marknadsföringsmaterial eller en personalvetare som kan utveckla ett nytt förmånspaket för ens anställda. Medan de här personerna jobbar för en har man inte direkt rätt till att beordra dem till att hjälpa till inom andra områden av ens företag, såvida man inte skriver in det i deras kontrakt.

Avdrag och skatter

När man anställer någon till ens företag är man förpliktigad att betala lön och arbetsgivaravgifter samt sköta och ha koll på andra ekonomiska faktorer och skyldigheter som tillkommer när man har anställda. När man anställer en konsult betalar man konsulten en full lön utan att göra några avdrag. Det är istället konsulten själv som är ansvarig för att betala skatt, med mera.

Hur man inrättar arbete i projektform inom företaget

När man vill starta upp mer arbete i projektform i sitt eget företag finns det några gyllene regler som man kan följa för att underlätta processen:

  1. Få med cheferna: Projektteam behöver vara tillräckligt autonoma för att kunna vara självgående samt för att prova på nya saker och därtill misslyckas ibland. Men ett team kan bara vara autonomt om det är uppbackat av företagets ledning och dess chefer. Innan något arbete i projektform tar vid så måste det först kommuniceras ut till resten av företaget och alla frågor och funderingar bör redas ut.
  2. Använd tekniska verktyg för att främja ökad kommunikation: Projektteam har en tendens att arbeta väldigt snabbt med många olika aktiviteter som löper parallellt med varandra. Det är viktigt att man har tillgång till många olika verktyg inom projektledning för att se till så att alla hålls uppdaterade och att alla är på samma blad. Man måste introducera verktyget för alla inblandade så att det används på ett effektivt sätt.
  3. Säkerställ strukturerat och konsekvent samarbete med intressenterna: Eftersom effektiv kommunikation med ens intressenter och andra viktiga aktörer kan innebära skillnaden mellan ett lyckat och ett misslyckat projekt, bör åtminstone en medlem av teamet vara ansvarig för att hela tiden hålla koll på hur det samarbetet och kommunikationen går. Just på grund av att projektteam tenderar att jobba så pass snabbt, ofta gör anpassningar av projektplanen vid behov och liknande, är viktigt att se till att hålla de externa aktörerna uppdaterade med den allra senaste informationen och framstegen som görs.

Fördelar och nackdelar

Att jobba i projektform har både sina fördelar och nackdelar. Om den här typen av arbetsstil och organisation fungerar bra för ens egna företag eller inte kan bero på en mängd olika faktorer. Bland annat:

  • Storlek på företaget.
  • Hur man tenderar att utföra uppgifter.
  • Om det förekommer mycket och många olika sorters projekt.
  • Om företaget självt besitter en rad varierande kompetenser eller inte.

Några av de främsta fördelarna med projekt-baserat arbete som personer vittnar om som jobbar i projektform, är de flexibla arbetstiderna, friheten att själv styra arbetet, att kunna balansera arbetet med privatlivet lite lättare samt att frilanslivet som arbetet i projektform kan innebära erbjuder många chanser att öka sin inkomst.

Om man till exempel väljer att jobba i flera olika projekt samtidigt höjer det inkomsten och därtill är det ofta man själv som sätter lönen. Men att jobba i projektform från projekt till projekt kan också ha sina nackdelar. Att ständigt arbeta under tillfälliga förhållanden kan som sagt innebära en hel del osäkerhet och med osäkerhet så följer stress. I början av karriären kan det vara en utmaning att se till att man alltid har nya projekt att hoppa på. Dessutom så har man eget ansvar för att sköta sin ekonomi och bokföring.

Lärande i projektform

Det är inte bara ens arbete som kan ske i projektform, utan det kan inlärningsprocesser också. Projekt-baserat lärande är en metod som uppmuntrar studenter till att applicera sin kunskap och sina nyförvärvade kompetenser genom en engagerande upplevelse, det vill säga ett projekt. Projekt-baserat lärande presenterar möjligheter för en mer djupgående inlärningsprocess, ofta genom att koppla lärandet till en verklig situation för att utveckla nödvändiga kunskaper som kommer till användning senare under studietiden samt i ens karriär. Inlärningsmetoder i projektform brukar vara interdisciplinära, rigorösa och student-fokuserade.

Slutsats

Att jobba i projektform är numera snarare en regel än ett undantag och de flesta företag brukar ha någon form av projektbaserat arbete inom organisationen. Personer som anställs för att jobba i en projektform brukar kallas för konsulter eller frilansare och tenderar att arbeta i projekt under tidsbegränsade perioder. Projekt brukar vara kortvariga och kräver därför en hög motivation, kreativitet och hängivenhet. När man startar ett nytt projekt bör man definiera en projektledare, planera projektet i förväg, ta fram strategier för att nå projektets mål, delegera ansvar och roller samt mäta sina resultat och framgångar så att man kan kommunicera dem ut till organisationen och eventuella externa aktörer.