Alla människor är olika. En del trivs bäst på egen hand medan andra behöver ha andra människor runt omkring sig för att må bra. Vissa jobbar bäst ensamma medan det finns de som presterar bäst när de jobbar i grupp. Därtill finns det dem som trivs med monotona och upprepande uppgifter, och de som kräver ombyte och som därför trivs bäst med att arbeta i projekt. Att arbeta i projekt innebär nämligen ofta att man ägnar sig åt ett specifikt uppdrag under en begränsad tidsperiod, varpå man sedan byter projekt och ibland också projektgrupp. Framgångsrika och lyckade projekt är ofta resultat av noggrant planerande och den kompetens och samarbetsförmåga som finns i projektgruppen. Den här texten tittar närmre på hur det är att arbeta i projekt, vad det finns för fördelar med att jobba tillsammans och vilka olika roller som normalt sett ingår i en projektgrupp.
Att arbeta i projekt
Att arbeta i projekt är inte något för alla. Det krävs att man tycker om och är bra på att samarbeta med andra människor, att man kan arbeta mot skarpa deadlines och leverera resultat inom angivna tidsramar och att man kan hålla sig till en avtalad budget. Att arbeta i projekt kan vara både roligt och utmanande.
Det finns många olika typer av projekt, och projekt är någonting som de flesta människor utför på en daglig basis. Projektets karaktär skiljer sig åt beroende på faktorer så som vem som beställde projektet i fråga, vad syftet och målet med projektet är, hur många som ingår i projektgruppen och vilken bransch det gäller. I de allra flesta fall så betraktas ett projekt vara en planerad uppsättning av sammanhängande uppgifter som måste utföras under en viss tidsperiod med hänsyn till vissa målsättningar, kostnader, resurser och andra begränsningar. Projektet måste slutföras för att på så sätt nå ett specifikt mål som i slutändan kommer att tillgodose kundens behov. Ett projekt kan också definieras som en uppsättning inputs och outputs som behövs för att nå ett specifikt resultat. Hur framgångsrikt och lyckat projektet blir har ofta att göra med hur bra projektledaren är på att optimera resurserna i projektet och få det slutfört i tid.
Fördelar med att arbeta i en projektgrupp
Att arbeta i ett team kan ha både fördelar och nackdelar. Det är definitivt inte någonting som passar alla sorters personligheter eller typer av uppgifter och arbete. Även när man trivs med att arbeta i projekt tillsammans med sina kolleger kan grupparbete också innebära diverse begränsningar och utmaningar. Här följer beskrivningar av några av de vanligaste fördelarna som följer av ett effektivt och framgångsrikt teamwork.
En meningsfull jobbupplevelse
Att arbeta med ett projekt i en grupp som man trivs med kan göra att arbetet känns mer meningsfullt, speciellt när det är tillsammans med kolleger man känner att man kan lita på och som man känner en ömsesidig respekt för. Ett riktigt sammansvetsat team agerar som en familj när de ställs inför svåra utmaningar av olika slag.
Fler bra idéer kan gå ihop
En av de främsta fördelarna med att gå ihop och jobba tillsammans i ett projekt är att man får tillgång till fler, förhoppningsvis bra, idéer. Tanken är att alla som jobbar i teamet ska känna att de gynnas av det. Ju fler som ingår, desto fler hjärnor kan delta när man brainstormar nya idéer. Ju fler idéer man lyckas komma på, desto större är sannolikheten för att man kommer på en idé som i slutändan skapar den bästa lösningen. Därtill blir det enklare att se på ett och samma problem eller uppgift från många olika perspektiv.
Bättre sammanhållning på arbetsplatsen
En starkare sammanhållning bland kollegerna är en annan viktig anledning till varför teamwork är så pass viktigt. När alla på kontoret har någon slags koppling till varandra så stärks vänskapsband, lojalitet och förståelsen för varandra med tiden. Ofta hjälper det de anställda att övervinna motgångar tillsammans och att undvika onödiga missförstånd. Om hela teamet känner en ömsesidig förståelse är det troligare att de som ingår i teamet är villiga att förbise sina kollegers svagheter.
Ökad effektivitet
Det känns som en självklarhet att om man arbetar i ett team så kommer man kunna få gjort mera jobb. Det hänger dock på att arbetet och flödet är väl synkroniserat, det vill säga att det inte finns något glapp i kommunikationen, att alla har samma förståelse för projektet och att effektiviteten stiger ju mer man jobbar ihop.
Olika typer av projekt
Varje projekt skiljer sig från varandra. Ett projekt kan klassificeras baserat på flera olika saker. Klassificeringen av projekt beror till exempel på faktorer som komplexitet, finansiering, projektets innehåll, vilka aktörer och intressenter som berörs eller ingår i projektet samt dess syfte. Projekt kan klassificeras utifrån de faktorer som beskrivs i det här avsnittet.
Projektets komplexitet
Ett projekt kan klassificeras utifrån hur enkelt eller komplext det är:
- Enkelt projekt: Ett projekt klassas som enkelt när relationerna mellan projektets olika uppgifter är väldigt grundläggande och när projektet inte kräver särskilt noggrann planering. Ett litet team med få externa intressenter eller samarbetspartners är vanligt i det här fallet. Uppgifterna är så pass små att de kan utföras av det lilla projektteamet utan några problem.
- Komplicerat projekt: I ett projekt som klassas som mer komplicerat är nätverket inom teamet vad gäller relationer och uppgifter mer komplext. När det kommer till den här typen av projekt är det viktigt att försöka förenkla och förtydliga arbetet så gott det går, och det krävs för det mesta en gedigen planering och förberedelse. Olika appar kan till exempel underlätta den här sortens projekt, och göra det enklare för teamets medlemmar att kommunicera och ha bra koll på ansvarsfördelningen inom projektet. Med hjälp av digitala appar och verktyg blir det också smidigare att förhålla sig till ändringar och problem som uppstår.
Finansiering
Vidare så kan ett projekt också delas in i olika kategorier beroende på hur projektet i fråga finansieras. De flesta projekt tillhör en av följande tre kategorier:
- Offentlig: Finansieringen kommer från statliga instutioner.
- Privat: Finansieringen kommer från företag eller andra privata källor.
- Mix: Finansieringen kommer från en blandning av privata och offentliga medel.
Projektets innehåll
Projekt skiljer sig väldigt mycket åt beroende på deras innehåll och till exempel inom vilken bransch som projektet genomförs. Följande är fyra vanliga indelningar av projekt baserat på deras innehåll:
- Bygg: I den här kategorin hamnar de projekt som har något att göra med bygge av en offentlig eller privat byggnad eller konstruktion. Förutsägbara metoder används tillsammans med agila tekniker och eftersom att byggprojektet är ett ingenjörsprojekt krävs det att man planerar processen och dess genomförande noggrant för att uppnå önskat resultat.
- IT: Hit tillhör de projekt som har något att göra med utveckling av programvaror, IT-system med mera.
- Business: De projekt som tillhör den här kategorin har att göra med att utveckla en affärsidé, leda projektgrupper, hantera kostnader och budgetar och de är ofta tätt kopplade till företagens övergripande strategier.
- Produktion av produktioner eller tjänster: De här projekten har att göra med att skapa, designa eller utveckla nya och innovativa produkter och tjänster.
Målsättning
Slutligen kan projekt också kategoriseras efter vilket syfte och målsättning det har:
- Produktion: Målet är inriktat på produktionen av en produkt eller tjänst.
- Socialt: Här är syftet att förbättra människors livskvalitet. Detta kan ske i form av att så kallat Corporate Social Responsibility (CSR).
- Utbildande: Målet är att utbilda andra människor, vilket görs i syfte att göra människorna bättre.
- Community: Den här sortens projekt är också fokuserade på människor, men med dessa människors medverkan.
- Research: Syftet är att bidra till forskning och innovation, samt att öka kunskapen inom företaget för att uppnå en högre grad av effektivitet.
Projektledarens roll
Projektledare är i regel ansvariga för att inleda, designa, planera, utföra, övervaka och avsluta ett projekt. De leder sina projektteam, säkerställer ett produktivt engagemang inom teamet, hanterar intressenters förväntningar på projektets resultat och förmedlar projektets framsteg till berörda parter. De tar fram en omfattande projektplan och ser till så att projektet håller sig till en budget.
En duktig projektledare kan framgångsrikt ta ett projekt från dess början till slut och med mer effektivitet. Oavsett den exakta roll man har i sitt projektteam kan utvecklingen och förbättringen av ens kunskaper inom projektledning ofta ha en direkt inverkan på teamets förmåga att slutföra ett uppdrag och nå projektets målsättningar. Det finns många kunskaper inom projektledning som kan förbättra projektledarens arbete och prestation. En del kommer naturligt för somliga medan andra kräver en del övning och utveckling.
Kunskaperna som en projektledare bör ha har att göra med de grundläggande kompetenser som krävs för att man ska kunna ro ett projekt i hamn med framgång. En projektledare bör till exempel alltid vara en person som är organiserad, kunnig och som inte har problem med att ha många bollar i luften samtidigt. De bör också vara duktiga på att kommunicera, motivera och lösa problem. Här följer mer detaljerade beskrivningar av de viktigaste kunskaperna, kompetenserna och ansvarsområdena som en projektledare har.
Kommunikation
Projektledare måste vara starka kommunikatörer och därtill kunna anpassa sin kommunikation för att nå ut till alla deltagare inom ett team. De måste kunna förmedla viktiga budskap och meddelanden både inom teamet och ut till olika intressenter och aktörer. Genom den här kompetensen kan de effektivt dela med sig av sin vision, mål, idéer och problem. De behöver också en god kommunikationsförmåga för att hålla i presentationer och skriva rapporter.
Ledarskap
Det här kan verka som en självklar egenskap men det är faktiskt inte alla projektledare som har en stark ledarskapsförmåga. Det är dock en avgörande egenskap för att kunna leda, uppmuntra och motivera sina medarbetare samt övervaka och koordinera uppgifter.
Organisatorisk
För att kunna säkerställa att processerna inom ett projekt fortskrider smidigt, att det finns ett flöde i arbetet och att projektet utförs i linje med dess mål så måste projektledaren har bra organisatoriska kunskaper. Medan det inkluderar att man kan multitaska, så innebär det också att man kan prioritera rätt, kategorisera uppgifter och projekt samt dokumentera allt för enkel åtkomst och framtida användning.
Förhandla
En projektledare bör vara bra på att förhandla villkor med exempelvis leverantörer, kunder och andra intressenter. Man kan också behöva använda sin förhandlingsförmåga när man arbetar med sitt team för att alla ska vara överens om strategier och liknande, eller hantera konflikter inom teamet.
Team management
En projektledare måste kunna föra samman ett team och driva dem i en gemensam riktning, genom att koppla varje deltagares personliga mål till projektets eller företagets övergripande mål. Den här kompetensen inkluderar att man utan problem kan delegera ansvar, hantera olika typer av konflikter som kan uppstå, utvärdera teamets deltagare samt coacha dem för att hjälpa dem att utvecklas.
Tidsplanering
Alla typer av projekt har åtminstone en hård deadline att förhålla sig till, vilket innebär att det finns uppgifter som måste avklaras inom en begränsad tid. Projektledaren måste kunna ta fram en realistisk tidslinje och se till att alla inom teamet möter sina deadlines.
Riskhantering
Medan de inte alltid är så tydliga så är risker oundvikliga under ett projekt. Därför är det viktigt att en projektledare har erfarenhet och förmåga att fastställa vad som kan gå fel och kan ta fram en strategi för att förhindra eller reducera möjliga risker. De bör också veta hur man använder professionella verktyg inom riskhantering.
Problemlösning
En projektledare måste kunna samla information, väga de associerade fördelarna och nackdelarna mot varandra och avgöra vad den bästa lösningen är. En stark förmåga inom problemlösning gör det möjligt för projektledare att ha ett strukturerat tillvägagångssätt för att lösa problem och på så sätt uppnå ett positivt resultat.
Budgetering
Ett av de viktigaste ansvarsområdena för projektledaren är att skapa en realistisk budget och kontrollera den under hela projektet. Projektledaren behöver kunna identifiera var kostnaderna överskrids och vilka förändringar som måste göras för att kontrollera kostnaderna. De behöver kunna sammanställa kalkylblad och bestämma vad budgeten ska eller inte ska spenderas på.
Teammedlemmar i projektet
Projektgruppens medlemmar är de personer som aktivt arbetar med en eller flera faser av projektet i fråga. De kan vara fast anställda eller externa konsulter, som arbetar på projektet på heltid eller deltid. Teammedlemmarnas roller kan variera från projekt till projekt. Deras roller och uppdrag kan till exempel se ut så här:
- Bidra till projektets övergripande mål
- Slutföra individuella uppgifter
- Bidra med expertis inom ett visst område
- Arbeta tillsammans med kunder eller användare för att säkerställa att projektet tillfredsställer kundernas behov
- Dokumentera projektet
Varje projekt kräver ett visst antal medlemmar. Exakt hur många och vad deras specifika uppgifter är beror till exempel på hur stort projektet i fråga är. Det är som sagt upp till projektledaren att se till så att alla befinner sig på samma blad och har en gemensam förståelse för projektet. Det är också viktigt att projektledaren är tydlig med vad som förväntas av varje medlem av teamet, och att ledaren skapar en plan som alla sedan kan följa. En riktigt bra projektledare är duktig på att matcha varje medlems expertis med en passande uppgift och ansvar, så att projekteamets kompetens och resurser fördelas optimalt.
Andra personer och roller som brukar arbeta i projekt
Förutom projektledaren och olika många medlemmar, det vill säga medarbetare inom företaget, så brukar det också inga andra roller. Några sådana roller är till exempel en projektsponsor och analytiker.
Projektsponsor
Projektets sponsor är den som antingen beställer eller driver på projektet inuti företaget. Det är ofta en person som tillhör det mer seniora ledarskapet inom organisationen, och som kommer påverkas av hur bra eller dåligt projektet i fråga går. Det krävs ofta att projektets sponsor står bakom projektets målsättningar och den här personen deltar också ofta i den övergripande planeringen som sker i den inledande fasen av projektet. Om problem uppstår under projektets gång kan projektsponsorn hjälpa till med att lösa konflikter. En sammanfattning av projektsponsorns huvudansvar inom projektet är:
- Fatta viktiga affärsbeslut rörande projektet
- Godkänna projektets budget
- Säkerställa att de resurser som projektet behöver finns tillgängliga
- Kommunicera projektets målsättningar till resten av företaget
Analytiker
Ett projekts analytiker brukar definiera behov och rekommendera lösningar för att göra projektet bättre. De säkerställer att projektets målsättningar matchar existerande problem och gynnar hela företaget. Analytikerns roll är bland annat att:
- Hjälpa till att definiera projektets omfattning
- Samla in krav
- Säkerställa att projektets resultat möter kraven
- Testa lösningar
Slutsats
Att arbeta i projekt kan kännas meningsfullt, spännande och lärorikt. Det passar bäst för dem som trivs med att samarbeta med andra människor, bolla idéer med sina kolleger och jobba hårt för att uppnå projektets mål. Ett projekt består ofta av ett tidsbegränsat uppdrag, där målsättningarna är tydliga och det framgår exakt vad projektet ska resultera i. Att arbeta i projekt är därför något som främst passar den sortens människor som trivs med ombyte och variation. När ett projekt avslutas börjar man ofta i ett nytt projekt, och kan där behålla samma roll eller få en ny. I ett projekt ingår alltid en projektledare och därtill kan ett projekt bestå av roller så som projektsponsor, analytiker och medarbetare.
