Med Earned Value Management (EVM) kan man som projektledare mäta ett projekts utveckling och resultat under projektets gång eller efter att ett projekt avslutats. Med EVM så använder man sig vanligtvis av projekttriangeln som innehåller de tre faktorerna tid, omfattning och kostnad. Tekniken används utav tusentals organisationer världen över som exempelvis NASA och Project Management Institute (PMI). Det finns många fördelar med att använda sig utav tekniken och kan hjälpa en verksamhet med att bedöma framtiden för sina projektet och även på lära sig att hantera problem på ett bättre sätt.
Vad är Earned Value?
Earned Value eller Earned Value Management (EVM) är en teknik som en projektledare kan använda sig utav under projektets gång och även efter att ett projekt har avslutats för att mäta projektets utveckling. EVM kan hjälpa en projektledare att bättre se på vilket spår projektet är och huruvida utvecklingen är effektiv eller inte.
Med EVM så använder man sig utav olika formler och beräkningar för att se hur projektet går till vad gäller tid, budget och resultat. Genom att använda dessa beräkningar så kan en projektledare på ett bättre sätt förutse framtiden för projektet och om projektledaren redan då ser att det finns för förseningar eller att projektet kommer gå över budget så kan han eller hon göra det åtgärder som krävs för att hjälpa projektet.
EVM fokuserar på tre principer vilka är:
• Planerat värde
• Förtjänat värde
• Faktisk kostnad
Planerat värde
Planerat värde handlar om den budget som har godkänts innan projektet påbörjats för det arbete som ska utföras under projektets gång fram tills deadline. Det är det som man har planerat för projektet innan det påbörjats och vad man siktar mot att uppnå.
Uppnått värde
Uppnått värde handlar om den budget som har godkänts för det arbete som till slut uppnåtts när projektet har nått deadline. Det är den budget som till slut spenderades på projektet och det arbete som utfördes när projektet avslutats.
Faktisk kostnad
Faktisk kostnad handlar om den kostnad som faktiskt uppstod för det arbete som utfördes när projektet nått sin deadline. Man skiljer på kostnad eftersom att arbete och kostnad inte alltid är relativt och man vill veta hur mycket arbetet som utförts egentligen har kostat projektbeställaren.
Projektledaren använder sig utav dessa tre principer för att försöka se till att den budget och tid man planerar för projektet är den som faktiskt används och uppnås under projektets gång och fram tills att projektet avslutas.
Hur använder man sig utav Earned Value?
Earned Value används av en projektledare under projektets gång för att beräkna och förutse projektets tid, resultat och budget. Detta gör projektledaren genom att använda sig utav de tekniker, formler och beräkningar som EVM erbjuder.
Projektledaren kan i förväg bestämma när en eventuell uträkning bör göras under projektets gång, exempelvis en gång per fas eller efter att 30%, 60% och 90% av projektet slutförts. Då kan projektledaren vara beredd på att uträkningarna ska göras och kan sporadiskt hålla koll på schemat och budgeten under projektets gång. Projektledaren kan planera för detta redan i projektplanen och på så sätt vara medveten om när nästa beräkning ska ske och även meddela andra i projektgruppen om detta.
Räkna ut projektets utveckling
För att projektledaren vidare ska kunna räkna på hur projektet utvecklas så finns det fyra faktorer att räkna med enligt EVM.
– Schemavariationer (SV)
Med schemavariationer så mäter man skillnaden mellan det arbete som har utförts hittills med det arbete som bör ha utförts hittills. Man mäter alltså om projektet är på rätt spår eller inte och det blir väldigt lätt för projektledaren att med hjälp av uträkningen se om projektet är försenat eller går enligt plan.
– Kostnadsvariationer (CV)
Med kostnadsvariationer så mäter man skillnaden på den budget som använts hittills i projektet med den budget som man planerade att använda. Projektledaren kan på så sätt se om projektet redan börjar gå över budget eller om det går enligt plan. Det kan också vara så att projektet går under budget vilket gör att man har mer resurser att utnyttja senare i projektet.
– Schemautvecklingsindex (SPI)
Med schemautvecklingsindex kan man se förhållandet mellan budgeten som godkänns för arbetet som utförs och budgeten som godkänts för det arbetet man förväntade sig skulle utföras i den ursprungliga planen. På så sätt kan projektledaren göra en ungefärlig mätning av projektets tidseffektivitet.
Detta gör man genom att jämföra det uppnådda värdet med det planerade värdet.
Formeln ser ut på följande sätt:
SPI = EV / PV
Ett exempel på hur formeln används:
Ett projekt ska bli färdigt inom 12 månader och budgeten är på 100 000 kronor. Efter sex månader så har 60 000 kronor spenderats men projektledaren märker att bara 40% av arbetet har slutförts.
Genom att använda siffrorna som identifierats i exemplet placeras de i formeln på följande sätt:
AC (actual cost) = 60 000 kronor
PV (planned value) = 50% av 100 000 kronor alltså 50 000 kronor
EV (earned value) = 40% av 100 000 kronor alltså 40 000 kronor
SPI = EV / PV
40 000 / 50 000 = 0.8
SPI = 0.8
SPI analyseras sedan enligt dessa egenskaper:
• Om SPI är större än 1 så innebär det att mer arbete har utförts än man förväntade sig enligt plan
• Om SPI är mindre än 1 så innebär det att mindre arbete har utförts än man förväntade sig enligt plan
• Om SPI är lika med 1 så innebär det att exakt det arbete man förväntade sig skulle vara utfört enligt plan har utförts, det är dock rätt så ovanligt att detta sker
– Kostnadsutvecklingsindex (CPI)
Med kostnadsutvecklingsindex kan man se förhållandet mellan det arbetet som faktiskt utförts och vilket värde det har i jämförelse med vad som har spenderats (kostnad) för arbetet.
CPI räknas sedan ut med följande formel:
CPI = EV / AC
Vi använder samma exempel som tidigare och identifierar siffrorna för att placera in i formeln:
AC (actual cost) = 60 000 kronor
PV (planned value) = 50% av 100 000 kronor alltså 50 000 kronor
EV (earned value) = 40% av 100 000 kronor alltså 40 000 kronor
CPI = EV / AC
40 000 / 60 000
CPI = 0.67
Följande beskrivning gäller för de egenskaper som CPI blir:
• Om CPI är mindre än 1 så innebär det att du tjänar mindre än vad du spenderar och är alltså över budget
• Om CPI är större än 1 så innebär det att du tjänar mer än vad du spenderar och är alltså under budget
• Om CPI är lika med 1 så innebär det att du tjänar precis lika mycket som du spenderar och är alltså enligt plan vilket även detta är rätt så ovanligt
Med hjälp av dessa formler kan man som projektledare alltså se klart och tydligt hur det går för projektet. Det kan ge projektledaren en idé om huruvida projektet är på rätt spår eller inte och kan i ett tidigt skede göra eventuella åtgärder eller be intressenter om stöd om det finns några problem med projektet. Om projektet exempelvis går över budget eller spenderar mer än vad man tjänar så behöver projektledaren hitta ett sätt att hantera detta på. Om verksamheten redan sedan tidigare har tydlig problemhantering och använt sig av EVM så kan det finnas många alternativ men om det inte finns så kan projektledaren be om stöd från styrgruppen och projektets intressenter.
System, verktyg och program
Det finns idag flera företag som erbjuder speciella system, verktyg och programvaror som kan användas för EVM. Då hittar man all information i systemet och kan där själv fylla i detaljerna som budget och tid för att se utförliga analyser om framtiden och hur projektets utveckling förutspås. Om du och din verksamhet vill satsa på att använda EVM så finns det många fördelar med att faktiskt skapa en enhet som endast fokuserar på dessa uträkningar och analyser och sedan kan göra beräkningarna för alla projekt inom verksamheten. På så sätt kan man även spara tid genom att låta en separat avdelning hantera detta så att projektledaren kan fokusera på projektet.
Det finns olika system som kan vara lämpade för olika verksamheter och olika sorters projekt. Se till att testa dig fram och se vilket system som passar just din verksamhet bäst. Det kan också vara bra att själv ha tidigare erfarenhet av simpla EVM-uträkningar eller ta hjälp av någon som har mer erfarenhet. På så sätt kan man välja det systemet som bäst kan gynna verksamheten och projekten.
Efter ett projekt har avslutats
Teknikerna för EVM kan också användas efter att ett projekt har avslutats för att se hur projektets utveckling gick till och om resultatet uppnåddes på bästa möjliga sätt. Detta kan göras när noggrann dokumentation har förts under projektets gång så att man i efterhand kan få tag på den informationen och siffrorna som är nödvändiga för att göra uträkningarna.
Om det går att få tag på all information om projektet och hur det gick så kan siffrorna användas för att göra samma uträkningar som görs om ett projekt fortfarande pågår. Genom att hitta siffror från när projektet exempelvis gått över halva tiden så kan man se hur projektets utveckling såg ut under den perioden. Det kan vara speciellt intressant att analysera projekt som avslutats men som inte ansågs vara lyckade. Med hjälp av projektets dokumentation kan man då gå in i projektet och se om det faktiskt fanns tidiga tecken på att projektet inte skulle lyckas. Det kan exempelvis vara så att man redan i halvtid kunnat se att projektet gick över budget och om ingen reagerade på det och i tid försökte åtgärda problemet, genom att exempelvis be om stöd från projektets andra intressenter, så var risken stor att projektet skulle misslyckas.
Det finns därför en hel del lärdom och erfarenhet att dra från äldre projekt som kan vara nyttig för både projektledare och verksamheten. Om det finns dokumentation från äldre projekt så kan det vara en bra idé att göra en EVM analys på några utav dessa projekt för att i efterhand se om analyserna matchar resultatet.
Problem som kan uppstå
Mätningarna och uträkningarna som man göra med EVM kan vara väldigt effektiva och ge en bra insikt i projektet men kanske inte alltid ger en exakt bild av projektets utveckling. Det är därför viktigt att man använder mätningarna för att göra ungefärliga uppskattningar och inte handfasta bevis på hur det går för projektet.
Orsaken till detta kan vara att projektet inte klart och tydligt har uppgifter om vilken budget som faktiskt finns att ta del av eller att resurser skjuts till projektet senare under projektets gång. Det kan finnas interna problem inom verksamheten som gör att det blir förseningar både vad gäller tidsschemat eller stöd med resurser. Om projektledaren redan vet att projektet kommer få mer stöd inom en snar framtid så kan dessa beräkningar tas med i uträkningen som PV (planned value).
Det är också viktigt att etablera en stark enhet som kan hantera EVM och vid uträkningar som visar att ett projekt är över budget eller har andra problem snabbt kan åtgärda problemen på ett effektivt sätt. Om man exempelvis inser att projektet kommer behöva mer stöd och resurser så gäller det att också vilka resurser och hur mycket av dem som behövs. Resurserna ska också komma från rätt källa så att inte andra projekt eller avdelningar inom verksamheten påverkas negativt.
Det kan också uppstå problem om fel uppskattningar görs vilket resulterar i att framtida beräkningar inte stämmer. Detta kan ske om dokumentation inte sker på rätt sätt eller inte sker överhuvudtaget och uppgifter om budget, resurser och tidsplan är felaktiga.
Det går också att använda en hel del system och program för att göra uträkningar och bedöma framtiden men om man använder dessa för första gången och är ovan så kan det även ske misstag där. Dessa system och verktyg är ungefärliga och man kan behöva ha andra faktorer i åtanke när man bedömer framtidsutsikten för ett projekt. Det kan därför vara värt att först lära sig mer om systemen innan man officiellt börja använda dem för ett projekt. Detta kan man göra genom att exempelvis testa uträkningarna mot äldre projekt för att se om resultatet blev som det skulle eller inte.
Vilka fördelar finns det med att använda Earned Value?
Med hjälp av EVM så kan en projektledare hålla koll på projektets utveckling i form av tid och budget medan projektet pågår. Detta gör så att projektledaren snabbt kan se om exempelvis budgeten inte kommer räcka till eller om projektet riskerar en försening. På så sätt kan projektledaren dela med sig av beräkningarna till projektets intressenter, som exempelvis styrgruppen, för att få stöd eller hjälp i form av budget eller förlängd deadline.
Under projektets gång blir det också en stor fördel för projektets intressenter att kunna följa projektets utveckling när det gäller tid och budget. Då kan intressenterna få information i tid om något i projektet avviker från projektplanen och kan på så sätt ge sitt stöd till projektet för att rätta till eller lösa problem istället för att i efterhand få reda på att problem uppstått och försenat projektet. Då kan det redan vara försent för att åtgärda problemen som uppstått vilket kan skapa en negativ spiral för hela projektet. Som projektledare vill man upprätthålla en god kommunikation med projektets intressenter under hela projektets gång och med hjälp av uträkningarna kan projektledaren antingen försäkra intressenterna om att projektet går enligt plan eller att det behövs mer stöd i form av fler resurser för att inte risker försening.
Med EVM så kan projektledaren också hålla bättre koll på projektet. Det blir lättare för projektledaren att se vad som orsakar problem eller förseningar i projektet och kan härleda problemen till källan för att kunna åtgärda dem. Eftersom att en stor del av analysen görs med koppling till det arbete som utförs och hur effektivt det faktiskt utförs så kan projektledaren se till att motivera rätt personer inom projektgruppen så att projektet kan flyta på bättre.
EVM hjälper också projektledaren att göra lönsamhetsanalyser för projektet som gör att man redan tidigt under projektet kan förutse eller åtminstone får en uppskattning om hur resultatet kommer att bli. Även om en del saker är omöjliga att förutse så ger EVM det stöd som en projektledare kan behöva under projektets gång för att få en bättre bild av projektets framtid och potential. I vissa fall kan en projektledare känna att bilden av projektet är väldigt otydlig och det kan då bli ännu svårare att kommunicera med projektets intressenter och informera dem om hur det går för projektet. Med hjälp av analyserna och uträkningarna så kan projektledaren få en bättre bild av projektet och på så sätt även diskutera med andra intressenter till projektet.
Det finns många fördelar med användningen av EVM men det är också viktigt att en projektledare eller en enhet inom organisationen ser till att lära sig mer om uträkningarna och hur de ska användas. Det är viktigt att de används på rätt sätt och i rätt tid under ett projekt så att beräkningarna har ett syfte som också gynnar projektet. Många risker med projektet kan minimeras med hjälp av EVM och om analyserna används på rätt sätt så kan projektledaren utnyttja alla fördelarna som tekniken har att erbjuda.
