Man har investerat tid och pengar i ett nytt system och nya effektiva processer. Därtill har man tränat upp alla medarbetare i de nya metoderna och gjort deras liv enklare. Ändå envisas de anställda med att fortsätta i sina gamla rutiner. Då kan man undra vad företagets förbättringsarbete ledde till, eftersom ens förväntade resultat tyvärr verkar ha uteblivit. Faktum är att organisationen, och alla som är en del av den, inte förändras bara sådär på grund av nya processer, metoder, strukturer och system. En förändring sker istället först när människorna som utgör företaget anpassar sig och förändrar sig. Det är bara när de anställda har genomgått sina egna transformationer som företaget i fråga kan dra nytta av sitt förändringsarbete.
Som någon som ansvarar för förändringen inom företaget är utmaningen ofta att hjälpa och stötta de anställda. Det kan vara en tuff och stundtals traumatisk process, som kan inkludera förlust av makt, prestige och till och med anställning. Ju lättare man gör en förändringsprocess för de anställda, desto snabbare kan företaget dra nytta och desto större är sannolikheten för att man når ett lyckat resultat. Den här texten tittar närmre på något som kallas för förändringskurvan, dess olika faser och vad man ska tänka på när man leder någon annan igenom en förändring.
Vad är förändringskurvan?
Förändringskurvan än en populär och användningsbar modell som syftar till att öka förståelsen för de olika stadier som utgör en förändringsprocess, när det kommer till såväl personlig transformation som organisatorisk förändring. Förändringskurvan hjälper dess användare att förutse hur människor kommer reagera på förändring. Med hjälp av den informationen blir det sedan enklare att hjälpa och stötta dessa människor när de går igenom förändringar av olika slag, och se till att de har allt de behöver för att det ska bli en så smidig övergång som möjligt.
Förändringskurvan används brett inom affärsvärlden och inom företagens förbättringsarbete. För att passa alla olika branscher och områden finns det därför ett gäng olika variationer av förändringskurvan. Den ursprungliga förändringskurvan kommer dock från psykiatrikern Elisabeth Kubler-Ross som forskade på personliga transformationer vid sorg. En förändring kan vara av olika storlek och komplexitet, och olika mycket traumatisk för dem som genomgår den. Därför är det alltid viktigt att man anpassar förändringskurvan efter de rådande omständigheterna.
Förändringskurvans faser i korthet
Förändringskurvan som modell beskriver de fyra stycken faser som de flesta människor går igenom när de anpassar sig till en ny verklighet. När en större, planerad förändring först presenteras brukar människors initiala respons vara chock eller förnekelse. Det beror på att deras nuvarande situation, deras status quo, hotas.
När faktumet att förändringen kommer ske börjar sjunka in tenderar människor att reagera negativt och fortsätter därmed till fas nummer två i kurvan. Det är vanligt att man är rädd för de möjliga konsekvenser som förändringen kan ha, och aktivt gör motstånd eller protesterar mot förändringen. En del av den rädsla som människorna känner är inte rationell, medan andra med rätta kan identifiera faktorer som kan komma att utgöra ett faktiskt hot mot deras positioner. Som ett resultat kan företaget uppleva en mer eller mindre kaosartad situation, som snabbt kan eskalera om man inte hanterar den på rätt sätt.
Så länge som människorna motsätter sig förändringen och blir kvar i fas nummer två av förändringskurvan kommer förändringen inte nå något framgångsrikt resultat, i alla fall inte för dem personer som reagerar på det här negativa sättet. Ju snabbare man kan fortsätta vidare till fas nummer tre, desto bättre är det för alla inblandade eftersom fas två tenderar att vara en otrevlig fas att befinna sig i.
I den tredje fasen övergår känslorna av pessimism och motstånd till positivitet och acceptans. Det är lätt att tro att människor motstår förändring av ren obekvämhet och en brist på vision. Men det är viktigt att man inser att förändring faktiskt kan påverka några av ens anställda negativt på ett sätt som man kanske inte har förutsett, och att man därför tar deras oro på allvar.
I fas tre av förändringskurvan slutar människor att fokusera på vad de har förlorat, och de börjar släppa taget och acceptera förändringen. De börjar testa och utforska det som förändringen kan komma att innebära och börjar därmed inse vad som är bra och dåligt och hur de behöver anpassa sig.
I den fjärde och sista fasen både accepterar och välkomnar människorna förändringen och de börjar bygga upp det nya systemet och etablera de nya rutinerna. Det är först när de anställda når den här fasen som företaget kan börja gynnas av själva förändringen och dess konsekvenser.
Att använda sig av förändringskurvan
Med hjälp av kunskapen om förändringskurvan och hur dess faser ser ut kan man bättre planera för hur man ska minimera de negativa konsekvenserna av förändringsarbetet. Därtill kan man lättare hjälpa sina medarbetare att anpassa sig till förändringen snabbare. Målet är att göra förändringskurvans form (om man visualiserar den på ett diagram) så plan och kort som möjligt.
Man spelar som sagt en viktig roll när man är den som introducerar en förändring, och man bär på en hel del ansvar för att underlätta processen. Man bör försöka förse de anställda med så mycket information om förändringen som möjligt. Beroende var på kurvan de anställa befinner sig så anpassar man det stöd man ger dem. Det ser till så att man kan accelerera förändringsprocessen och öka sannolikheten för att slutresultatet blir som man hoppats.
Fas 1
När människor befinner sig i ett tillstånd av chock eller förnekelse behöver de ofta lite tid på sig för att vänja sig vid tanken av förändringen. Här behöver människor tillgång till information, så att de kan förstå vad som händer och hur de kan få det stöd de behöver. Bra kommunikation är därför en viktig komponent i fas nummer ett, och man vill vara säker på att man kommunicerar viktig information till de anställda så ofta som det behövs. Samtidig vill man också undvika att överväldiga dem. De flesta kan bara ta in en begränsad mängd information på en och samma gång. Således bör man ge de anställda den viktigaste informationen och sedan se till att de vet vart de ska vända sig när de är redo för mer information. Man vill att de anställda ska känna att man finns där för att svara på de eventuella frågor de kan tänkas ha.
Fas 2
Allt eftersom att de anställda börjar reagera på förändringen är det vanligt att de börjar känna känslor av oro, ilska, bitterhet och rädsla. De kan känna ett behov av att yttra sina åsikter och ventilera sin frustration. För företaget betraktas fas nummer två som en ”riskzon”, och om den hanteras på ett undermåligt sätt är risken stor att man styr situationen mot kaos och kris. För att undvika det behöver den här fasen noggrann planering och förberedelse.
Som den som är ansvarig för förändringen bör man i förväg fundera ut vilka orosmoment och frustrationer som de anställda kan känna, för att sedan kunna hantera dessa så snart och smidigt som möjligt. Man vill visa för de anställda att man gör sitt bästa för att minimera eller undvika de situationer helt som de känner oro inför. Eftersom att människors reaktioner på förändring är personliga och unika, och därtill kan vara väldigt känslomässiga, är det ofta omöjligt att täcka alla möjliga orosmoment. Det viktigaste är att man lyssnar och är observant under den här fasen, så att man kan bemöta även det oväntade som sker.
Fas 3
Fas tre utgör vändpunkten för företaget och dess anställda. När man tar sig vidare till den här fasen innebär det att företaget har lämnat riskzonen i fas två. Man är nu på väg mot en lyckad förändring. När de anställda sakteligen accepterar förändringen och de börjar testa och utforska det som förändringen kommer innebära kan de behöva stöd och framför allt tid. Man bör se till att alla får den utbildning och träning som krävs, och att de anställda i ett tidigt skede erbjuds möjligheter för att uppleva den nya verklighet som väntar. Man bör vara förberedd på att den här fasen kan ta tid, men att det är nödvändigt för att alla ska ha chans att lära sig det de behöver utan att känna allt för stor stress eller press.
Fas 4
Slutligen har man kommit till den fas man väntat på hela tiden. Det är vid det här stadiet som förändringen börjar kännas allt mer naturlig och förhoppningsvis som det nya normalläget. Det är nu man börjar se de positiva effekter man har jobbat så hårt för att uppnå, när de anställda blir mer och mer vana vid sina nya rutiner. Produktiviteten och effektiviteten ökar. Det är viktigt att man på något sätt markerar en lyckad förändringsprocess och firar framgången tillsammans. Resan kan ha varit tuff och minst sagt lite obekväm för en del, men alla förtjänar att dela framgången. Det kommer därtill att göra det enklare nästa gång en förändring behövs.
Att leda någon genom förändringskurvan
Det är någons personlighet som avgör hur de kommer svara på och reagera på förändring. Att förstå skillnaderna i personligheter gör det möjligt för ledare, chefer och coacher att förutse hur olika personlighetstyper sannolikt kommer reagera på en förändring. Då kan man bättre anpassa sitt ledarskap eller coaching-stil för att underlätta övergången och omvandla motståndskraft till acceptans.
Förändringskurvan visar en process där acceptans utgör det slutliga målet. Om ledarna för förändringsarbetet misslyckas med att hjälpa sina anställda igenom förändringens olika faser är risken stor att individer fastnar i de tidigare faserna av kurvan. Det gör att förändringen blir betydligt svårare, om inte omöjlig att genomföra. Alla människor har olika preferenser för hur de föredrar att bli kommunicerade med och hur de bearbetar information. Det är just därför det är så viktigt att man visar en förståelse för att olika personlighetstyper kommer hantera förändringen på olika sätt, och olika bra.
Olika situationer som kan uppstå
Om man inser att någon har fastnat i någon av de tre första faserna av förändringskurvan kan man försöka ta reda på om de har fått all den information de behöver för att acceptera förändringen. Annars har de troligen inte kommit till insikten om att förändringen behövs och att den är positiv för dem själva, deras arbetslag eller hela företaget. De kan också vilja veta att riskerna med förändringen har beaktats. Det kan också vara så att personerna i fråga inte har getts tillräckligt med tid för att acceptera förändringen. Då kan det vara så att de helt enkelt bara behöver lite extra tid för att anpassa sig.
Ibland kan det vara så att man istället inser att det finns personer som gick igenom faserna väldigt snabbt men som sedan har återgått till ett stadie av förvirring. Då kan man försöka ta reda på om de tycker om förändring och är framtidsorienterade, och var så exalterade att de inte var tillräckligt uppmärksamma på de detaljer som förändringen skulle innebära. Det kan betyda att de behöver gå igenom de första faserna igen. Eftersom man nu vet att förvirringen kan komma tillbaka kan man behöva följa upp igen med information och coaching som redan har erbjudits för att förändringen ska implementeras på lång sikt.
Det kan också hända att en eller flera personer har verkat fastna i fas nummer två specifikt, och på ett väldigt tydligt sätt lägger skulden för förändringen på någon annan. Om de här personerna inte var med och initierade förändringen kan de känna att förändringen har tvingats på dem utan något samråd. Om de inte var inblandade i planeringen inför förändringen kan man be dem att ge feedback för att få sina röster hörda.
Coacha individer genom förändringskurvan
I början av processen kan det som sagt hända att de anställda skyller förändringen på någon annan. Detta är oftast enkelt att märka. Det viktigaste som deras coach är då helt enkelt att bara lyssna. Det kan kännas lockande att erbjuda snabba lösningar eller hålla med dem men det är kontraproduktivt för förändringen. Tålamod brukar vara nyckeln i en sådan situation.
Senare i processen när förvirring bland de anställda kan uppstå är det vanligt att man hör kommentarer som ”vad ska jag göra med mitt arbete?”,” jag kanske borde leta nytt jobb”, eller ”jag förstår inte vart vi är på väg”. Det bästa sättet att hantera den här förvirringen på är att börja vägleda de anställda i rätt riktning. Man kan också ge dem lite mer information och sätta in förändringen i en bredare kontext så att den blir enklare att förstå. Det är en viktig uppgift att försöka sälja in förändringens fördelar till de anställda.
Det är när de anställda börjar acceptera och sedan utforska förändringen som det är läge att se till att man stabiliserar förändringen och det nya normalläget. Man kan tillsammans med de anställda utvärdera förändringsprocessen, för att dels förbereda inför framtida förändringsprocesser och dels för att de anställda ska inse vad de faktiskt har lärt sig.
Det viktigaste när man coachar någon eller några genom förändringskurvan är som sagt att man lyssnar. Eftersom man själv sitter på all kunskap och information angående den planerade förändringen kan det vara lätt att glömma bort att nyheten om förändringen känns helt ny för de anställda. Därför kan det hjälpa att försöka se på förändringen från de anställdas perspektiv, och genom att lyssna på de anställda visa att man tar deras oro och rädsla på allvar. Ju mer informativ man är, desto bättre är det.
Slutsats
Förändringskurvan utvecklades av psykiatrikern Elisabeth Kubler-Ross. Den syftar till att förklara och beskriva hur en förändringsprocess brukar gå till, med avseende på hur människor och företag tenderar att reagera när de ställs inför en förändring. Förändringskurvan består av fyra stycken faser, och genom att känna till de här faserna kan man bättre förutse de reaktioner som ens anställda kommer ha när man introducerar en förändring. Då kan man bistå dem med rätt hjälp och stöd och på så sätt accelerera förändringsprocessen. Det är viktigt att komma ihåg att alla människor reagerar olika på förändring och kan behöva olika mycket hjälp för att ta sig igenom den. Enligt förändringskurvan genomgår de flesta människor följande fyra faser när de reagerar på en förändring:
- Människors första reaktion på förändring är ofta chock och förnekelse. Ju mer man informerar om förändringen, desto enklare blir det att smälta nyheten om den. Man kan bli rädd om man misstänker att ens nuvarande situation kan komma att påverkas negativt.
- När chocken har lagt sig börjar känslor av ilska och frustration dyka upp. För att inte stanna kvar i den här svåra och ofta stressande fasen är det viktigt att man hanterar alla känslor som dyker upp och att man lyssnar på dem anställda. En del av de anställdas rädsla kan handla om faktiska problem och hot som man själv har missat.
- Här börjar människorna acceptera förändringen och sin nya situation. De kan dock fortfarande behöva lite tid för att vänja sig vid den och de nya rutinerna.
- Slutligen har alla accepterat förändringen och ser nu positivt på den nya verkligheten, därför är det dags att fira!
