En informationsmodell är ett ramverk inom vilken organisationer kan samla sin bärande information. Denna information ser olika ut beroende på vilken typ av verksamhet som bedrivs, men ofta handlar det om tillgångar, personaluppgifter, kunduppgifter och försäljningssiffror. Eftersom denna information ofta är oumbärlig för företag, och eftersom det är mycket viktigt att det blir rätt, kan man använda sig av informationsmodeller för att strukturera och lagra materialet. Informationsmodellen ger en strukturerad överblick som gör det enklare att navigera i informationen och därför kan man snabbare få tillgång till den. Detta kan vara mycket nödvändigt för verksamheter då de vill ta informerade beslut och undvika att något blir fel.
Man kan säga att informationsmodeller har två olika uppgifter. Den första uppgiften är att spegla verksamheten och ge en tydlig överblick. Man identifierar företagets nuvarande utseende och struktur. Den andra uppgifter är att med ett gemensamt språk skapa ramverk för utveckling av verksamheten. I avbildandet finns också verktygen för att beskriva företaget på ett sätt som kan ge verksamheten en skjuts framåt. Detta är en mycket viktig del av informationsmodellering och en stor anledning till att det är så viktigt.
När, vem och varför man använder informationsmodeller
Att svara på när, vem och varför man använder informationsmodeller beror självklart på vilken typ av organisation och information modellen innehåller. För vissa verksamhet är information mer kritisk än för andra, och därför har de ofta mer utvecklade och komplicerade informationsmodellssystem. Det finns dock vissa gemensamma nämnare då organisationer skapar dessa modeller.
Varför
Information är den grund som företag är uppbyggda på och därför behövs ett system som kan vårda och lagra denna. Egentligen är det mycket enkelt: Utan information kan verkligheten inte utvecklas och dessutom blir det väldigt svårt att bedriva det dagliga arbetet. Om informationen dessutom är svår att komma åt får det ungefär samma effekt som om den inte lagrats i första taget. Informationsmodeller används därför för att säkerställa lagring och enkel tillgång till information. En stor del till varför man skapar en informationsmodell är också att strukturera verksamheten och se till att olika avdelningar pratar samma språk. Det gör att man slipper missförstånd då man diskuterar verksamheten och det blir enklare att jämföra och mäta produktiviteten.
När
Informationen kan behövas tillgänglig i det dagliga arbetet inom vissa verksamheter men andra behöver helt enkelt veta att den finns tillgänglig vid specifika situationer. Ofta är information som mest kritisk då en organisation genomgång stora förändringar eller utvecklingsarbeten. Det kan exempelvis handla om uppköp av andra företag, verksamhetsutveckling eller då man vill utvärdera företaget.
Vem
Fler företag än de som faktiskt använder informationsmodeller skulle ha nytta av det. Detta upptäcker man inte sällan vid kritiska tillfällen och då kan det bli smärtsamt tydligt att man inte haft några bra rutiner på plats för lagring av information. För att undvika detta är det viktigt att man ser till att ha bra rutiner innan man behöver informationen så att man inte ångrar sig i efterhand. Användare av informationsmodeller finns i alla olika fält, men de som vanligen arbetar med dessa är verksamhetsutvecklare eller projektledare inom olika områden.
PIM-Lösningar
PIM står för Production Information Management och används som begrepp då man talar om informationsmodeller. Det generella begreppet informationsmodell rymmer mer än PIM, men för företag som säljer produkter är det ofta denna typ av lösningar man är ute efter. Denna typ av informationsmodell innebär ett kontinuerligt arbete med standardiserad information om en produkt, tydliga målbilder och en bra implementation. En bra PIM-lösning innebär att kunden får mer förtroende för produkten, och litar mer på företaget i stort. Som exempel kan man ta en produkt och dess marknadsföring i olika kanaler. Det är viktigt att informationen är likadan oavsett om man läser på produktens etikett eller om man läser på företagets hemsida. Om man som kund får olika typer av information om samma produkt kan det vara svårt att veta vad som är sant. För att skapa en starkare produkt krävs därför en tydlig rutin för hur den kommuniceras, och med en informationsmodell på plats ökar chansen att detta arbete blir lyckat.
Så gör man en informationsmodell
Själva processen att skapa en informationsmodell kallas för informationsmodellering. Det vanligaste är att man som företag tar hjälp utifrån för att skapa en informationsmodell. Det är ibland komplicerade metoder och därför kan det vara skönt att använda sig av en standardiserad modell. På så vis blir det inte några konflikter mellan olika avdelningar gällande hur informationsmodellen ska se ut. Det är dock viktigt att man förstår vilka olika delar som brukar ingå i en informationsmodell, för att lättare förstå vad för typ av information som lagras och hur det går till.
Objekt
Den första delen i en informationsmodell kallas objekt eller entitet. Detta är saker som har en identitet som är identifierbar och som kan existera oberoende av andra saker. Det kan exempelvis handla om föremål, en händelse eller ett koncept. Objekten förekommer ofta i grupperingar och är alltså fler än ett. Grupperingen är dock möjlig på grund av att objekten är individuellt identifierbara men samtidigt relaterar till varandra.
Då man skapar en informationsmodell inleder man med att identifiera de objekt man vill ska ingå i modellen. På ett företag eller en organisation kan detta exempelvis handla om produkter, kunder, kontor eller anställda. När man identifierat objekten ser man om det går att gruppera objekten på något sätt. Har man hittat en mängd olika offerter kanske man vill samla dessa individuella objekt inom samma grupp. På så vis blir det enklare att få en överblick över informationen.
Relationer
Nästa steg i informationsmodellen är att identifiera och dra relationer mellan objekten. Då tar man hänsyn till kardinalitet och modalitet och skapar en relation mellan två eller fler objekt. Ofta sker detta i informationsmodellen med något som kallas kråkfotsnotationer. För att bättre förstå hur dessa relationer ser ut behöver man förstå vad modalitet och kardinalitet är.
Modalitet beskriver hur många gånger ett objekt förekommer i relation till ett annat objekt. Modalitet beskrivs alltid med siffrorna ”1” eller ”0”, det handlar helt enkelt huruvida objektet förekommer överhuvudtaget i relation till det andra objektet. Kardinalitet är i stället hur många gånger ett objekt maximalt förekommer i relation till ett annat. Detta kan man beskriva med ”0”, ”1” eller ”många”.
Egenskaper
Objekt kan tydliggöras genom att tillskrivas egenskaper. Det innebär helt enkelt att man får tillgång till mer information om objektet. Detta kan exempelvis vara kontaktuppgifter till en person eller datum för olika händelser.
Tabell
Ofta använder man sig av tabeller för att beskriva objekten och deras egenskaper. Då tillskriver man objektet egenskaper eller attribut och grupperar även dessa så att de får olika roller. Här talar man om primära och främmande nycklar och även deskriptiva attribut.
En primärnyckel är grundläggande för en tabell och behöver finnas för att kunna bygga upp ett objekt. Värdet av en primärnyckel kan därför aldrig vara 0 och den behöver dessutom ha ett unikt innehåll. En främmande nyckel är i stället en primärnyckel i en annan tabell. Man kan inte ta bort denna eftersom den kan påverka objektet, men den är inte oumbärlig för objektet i sig. Deskriptiva attribut kallas också relationsattribut och används för att beskriva hur relationen mellan objekt ser ut.
Den tredelade strukturen i en informationsmodell
Det kan upplevas som komplicerat att förstå vad en informationsmodell egentligen är och hur den fungerar men att den skapar en bra grund för företag och organisationers kommunikation är uppenbart. Ofta presenterar man informationsmodeller som en tredelad struktur där kärnan utgörs av entiteterna eller objekten. Runt dessa finns informationstyper och i den sista, yttersta ringen finns metadatadimensioner. Entiteterna är alltså information om de bitar som utgör varje informationstyp i en informationsmodell. Informationstyperna ger information om hur och för vilket syfte kommunikationen ska bedrivas. Metadatadimensioner är allt runt omkring samt vilket språk man använder för att beskriva sitt innehåll och detta är också mycket viktigt i en informationsmodell.
Statiska och dynamiska informationsmodeller
Man kan skapa informationsmodeller som är statiska eller dynamiska och det är skillnad på vilka sätt man kan använda dessa. Man börjar ofta med de statiska informationsmodellerna eftersom det är lite enklare att sortera informationen på detta sätt. Då kan varje avledning på ett företag använda det gemensamma ramverket för att sortera sin information. Exempelvis kan en produktionsavdelning ha modeller för varje specifik produkt och dess egenskaper och relationer, medan en HR-avdelnings modeller kan vara baserade på saker som information om de anställda. Det som kännetecknar en statisk informationsmodell är att informationen bara finns lagrad på ett ställe, och att det därför bara finns en väg till informationen.
Den dynamiska informationsmodellen ger i stället olika vägar till samma informationsbit. Denna informationsmodell är föränderlig beroende på användarens önskemål. Man kan beskriva detta genom exemplet att en anställd vill hitta alla personer på företaget som bor i ett visst område. I stället för att manuellt söka igenom alla avdelningars olika informationsmodeller kan man i ett dynamiskt system hitta denna information genom enklare sökvägar. Det säger sig självt att det är krångligare och ibland dyrare att skapa dynamiska informationsmodeller, men den stora fördelen det innebär att enklare och snabbare komma åt nödvändig information är ovärderlig. Därför bör man satsa på denna typ av informationsmodell om man har möjlighet.
Fördelar med informationsmodeller
För att förklara varför informationsmodeller är så viktiga för organisationer och företag behöver man förstå vad man har att vinna på att integrera sådana typer av system i sin verksamhet. Det kan vara svårt att motivera en större kostnad för att strukturera och lagra information, men en informationsmodell av kvalitet kan göra stor skillnad för ett företags utveckling.
Transparens
En av de största fördelarna är den transparens som kommer med informationsmodellen. Alla på företaget kan se, förstå och kontrollera data, vilket gör hela organisationen mer sammankopplad. Det uppstår ofta situationer inom organisationer där man är osäker på vem som bär ansvaret för en viss uppgift, eller vem man kan fråga om viss information. Genom ett öppet informationssystem kan man snabbt hitta denna information i stället för att slösa dyrbar tid på att rota fram en gammal rutinpärm. När olika avdelningar ska samarbeta gör ett informationssystem också att detta sker på ett mycket mer smidigt sätt. Alla kan få tillgång till informationen lika enkelt och de olika arbetssätten som kan finnas mellan avdelningar går snabbt att identifiera och anpassa så att samarbetet blir mer effektivt.
Risk- och konstadsreducering
Ett informationssystem tillåter för företag att automatisera tidigare manuella processer. Man behöver exempelvis inte längre manuellt trycka in information om sina leverantörer, utan kan ha digitaliserade processer för detta. I många fall innebär det att leverantörerna själva knappar in sin information som sedan lagras i informationssystemet. På så sätt minskar också risken att det blir fel i framtiden, och skulle det bli fel ligger inte ansvaret på en specifik person på företaget. Denna processautomatisering och optimering gör dessutom att man sparar in pengar och resurser. Man behöver inte längre leda och kontrollera den information som en individ har registrerat, utan detta kan få fortgå i sin automatiserade form.
Om man använder sig av ett välfungerande, dynamiskt och modernt informationssystem minskar man också kostnader och risker i längden eftersom man inte behöver implementera nya system. Denna typ av informationssystem är flexibla och uppdateras löpande utan att informationen riskeras.
Ökar kvaliteten på datan
För att den data som lagras i en informationsmodell ska hålla hög kvalitet behöver den vara standardiserad, oförorenad och enkel att komma åt. Därför måste ett informationssystem också vara användarvänligt för att vara framgångsrikt. Man ska enkelt kunna addera och publicera information och detta ska direkt implementeras i systemet. Informationssystemet ska också själv kunna identifiera brister och fel på datan för att varna om något måste förändras eller inte fungerar. Viss data i informationsmodellen kommuniceras dessutom direkt till företagets kunder, och kravet på kvaliteten blir då ännu högre. För att säkerställa att den information som förmedlas håller konstant kvalitet behövs en välintegrerad och välfungerande informationsmodell.
Kvaliteten är av största vikt
Något av det viktigaste då man skapar en informationsmodell är att lägga fokus på kvaliteten. Om den är bristfällig kan både informationen som lagras och åtkomsten till informationen bli begränsad. För att en informationsmodell ska kunna klassas som att den håller god kvalitet är det viktigt att den fungerar även då det går dåligt. Om omvärlden plötsligt förändras ska informationsmodellen fortfarande hålla måttet. Vid större organisationsförändringar ska informationsmodellen också fungera precis som den är, och man ska inte behöva ta fram en ny modell för varje ny organisationsform. Dessutom vill man gärna kunna använda modellen som ett verktyg under omorganisationen så att övergången blir så smidig som möjligt.
En bra informationsmodell ska dessutom vara integrerad i varje avdelning på företaget. Som exempel kan man ta ett stort företag som har flera olika lagringsplatser för kundinformation. Det blir då extremt svårt att veta var man ska börja söka efter information och tid och resurser går förlorade. Ofta sker detta som en konsekvens av okunskap om hur systemintegration och informationsmodeller fungerar. Att ta hjälp utifrån för att bygga upp en stabil informationsmodell är ett bra sätt att undvika sådana typer av missar.
Sammanfattning informationsmodell
Informationsmodeller används i verksamhetsutvecklande syfte för att skapa ett gemensamt språk som kan tydliggöra vad en verksamhet sysslar eller bör syssla med. På samma sätt fungerar också det gemensamma språket som en boost för företagets interna kommunikation och en större möjlighet att nå gemensamma mål. Modellen är skapad av och för de som arbetar på företaget och därför bör man se den både som ett avspeglade verktyg, alltså ett sätt att visa och förklara företagets uppbyggnad, men också som ett utvecklande verktyg. Genom att arbeta fram ett gemensamt språk kan man enklare kommunicera och kontrollera att man är på väg åt rätt håll.
För att hålla sin informationsmodell flexibel bör man göra den fri från tankar om hur företaget ska nå sina mål. Dessa kan vara föränderliga och om de ingår som faktorer i modellen blir den efter ett tag oanvändbar. Den bör också vara befriad från den nuvarande organisationens krav och uppbyggnad. Det är inte ovanligt att en organisation strukturerar om sin organisation, och även om man i stunden inte tror att det ska hända kan det bli dyrt i längden att inte vara beredd på detta. Att ha en saklig informationsmodell och vid sidan av denna en företagsstrategi som även den är kommunicerad till hela företaget är ett bra sätt att ändå skapa kontinuerlig och positiv utveckling.
Många organisationer och företag skulle ha stor nytta av att arbeta fram en informationsmodell. Genom att strukturera och komma överens om begrepp blir det betydligt enklare att implementera nya idéer, system och strategier. Det blir dessutom lättare för anställda i alla delar av verksamheten att förstå den organisation de arbetar för och på det sättet känna sig mer involverade i företaget och dess processer. En bra informationsmodell förklarar termer och begrepp på ett tydligt sätt och återger informativt relationerna mellan olika typer av information. För att prova på hur ens företag kan vinna på att arbeta med informationsmodeller kan man börja smått och sedan låta det växa större. De allra flesta förstår snabbt hur mycket de har att vinna på ett starkt informationssystem och därmed blir det ofta en oumbärlig del av organisationen.
