Målstyrning är en välbeprövad, traditionell styrningsmodell som kan hjälpa många verksamheter att förbättra kommunikationen mellan avdelningar och grupper. Det är ett effektivt och användbart sätt att arbeta inom en verksamhet där fokus är på mål som ska uppnås istället för processer.
Verksamheten får en övergripande målhierarki med både större och mindre mål och vidare har enheter egna mål som de får kontroll över. Chefer och projektledare blir tilldelade mål som ska uppnås inom sin enhet och motiverar vidare sina gruppmedlemmar till att uppnå dessa mål och mindre delmål som kan vara specifika för varje individ.
Målstyrning är ett traditionellt sätt att arbeta på som har visat sig ge starka resultat och förbättra engagemang bland anställda och chefer. Eftersom ett stort fokus ligger på att följa upp mål och konstant utveckla dem, så sker mycket kommunikation i verksamheten som leder till bättre resultat. Stora och offentliga verksamheter som ofta får svårt med att kommunicera med varandra och följa upp resultat kan dra stor nytta av en styrningsmodell som målstyrning.
Vad är Målstyrning?
Målstyrning är en dynamisk styrningsmodell som kan användas inom de flesta verksamheter. Modellen siktar på att främja tillväxt och vinst med fokus på mål och delmål. En verksamhet eller ett projekt som implementerar målstyrning låter enheter och projektledare ha egen kontroll över de mål som sätts upp och ska uppnås. Att fokusera på mål som vanligtvis baseras på SMARTa mål verktyget gör det smidigare för chefer och projektledare att delegera arbete och vidare se om det ger positivt resultat.
Det är idag en ökad press med att uppnå vinst och resultat när det konstant utvecklas nya teknologier och marknader förändras. Många försöker hitta nya sätt att arbeta på för att få bättre och bättre resultat och det blir mer konkurrens på marknaden. Målstyrning är en traditionell men effektiv styrningsmodell som kan hjälpa en verksamhet att ändra fokus. Med bara ett fåtal tydliga stora mål kan verksamheten få en skarpare insikt i vad det är som ska uppnås och hur man ska gå tillväga.
Vidare skapas delmål för varje grupp och enhet som gör det enklare för projektledarna att följa upp. Eftersom att målstyrning är en äldre modell så har den också länge visat att den är effektiv om den implementeras och används på rätt sätt. Det finns mycket att ta del av från styrningsmodellen då den har använts så länge.
Hur använder man Målstyrning inom sin verksamhet?
När en verksamhet bestämmer sig för att se över sina mål, resultat, och tidigare vinster, så kan man komma till insikt att det finns brister inom verksamheten. Det kan vara problem med att information kommer fram för sent eller inte alls och att kommunikationen behöver förbättras. Det kan finnas processer som inte går ihop med resten av verksamheten och där förseningar och konflikter ofta uppstår. Detta kan allt vara tecken på att en ny styrningsmodell behövs som främjar kommunikationen mellan olika avdelningar och enheter i en stor verksamhet.
Steg för steg hur man använder Målstyrning
För att införa målstyrning som styrningsmodell inom en verksamhet så behövs först en intern granskning av alla enheter och processer ske. Chefer och projektledare behöver kritiskt granska verksamhetens strategiska och taktiska planer. Man behöver komma överens om vad verksamhetens översiktliga mål ska vara och vilket resultat man strävar efter. Dessa mål bör skapas utifrån ett bra underlag och av dem som har bäst insikt i verksamheten.
Det kan vara fördelaktigt att diskutera med alla intressenter i verksamheten, även de externa intressenterna. Det kan även vara så att verksamheten tidigare har fått feedback från exempelvis kunder, leverantörer, eller andra parter, men att det inte har tagits på allvar. All den här informationen behöver samlas in och alla som har någon form av påverkan på verksamheten ska höras.
När ett eller flera större mål som täcker hela verksamheten har identifierats så behövs diskussioner mellan chefer, projektledare, och anställda ske. Det ska vara tydligt för varje chef vad det är som förväntas och vad det är som ska uppnås. Verksamhetens vision och mission ska vägleda alla anställda mot målen. Detta ska förmedlas mellan cheferna och vidare till de anställda. En övning som kan göras mellan en chef eller projektledare med en gruppmedlem är att man har en diskussion om de mål som satts och tillsammans tar fram en strategi till hur målet ska uppnås på individnivå. När detta gjorts med alla anställda så bör alla ha en tydlig idé om hur målen ska uppnås utifrån sitt eget arbete och projektledaren har en bra insikt över sin enhet till hur det ska gå till.
SMARTa mål
För att få fram så effektiva mål som möjligt så kan man följa SMARTa mål verktyget, vilket innebär att målen är specifika, mätbara, accepterade, realistiska, och tidsatta. Detta ger ett starkt underlag för att målen ska gå att uppnå och är en av nycklarna till att på ett lyckat sätt använda målstyrning. Ett stort misstag som kan ske när mål sätts är att man inte haft tillräckligt med kommunikation och diskussion om grunden för ett mål. Ett mål som baseras på vaga diskussioner kan bli svårt, om inte omöjligt, att uppnå. Det skapar också vidare problem inom verksamheten som till slut kan leda till konflikter och ha en stor negativ påverkan på tillväxten.
Planer för hur mål uppnås
Vidare behövs det planer för hur dessa mål ska kunna uppnås. Varje enhet, projekt, eller grupp behöver instruktioner och stöd för att kunna uppnå verksamhetens mål. Dessa planer kan innefatta tidslinjer, ramverk, och motivering till hur arbetet kommer granskas och följas upp. Det är viktigt att cheferna och projektledarna får det stöd de behöver från högsta ledningen för att kunna uppnå målen.
Plan för ständiga förbättringar
Det ska också utvecklas en plan för hur arbetet hela tiden kan förbättras. Eftersom att målen är mätbara så ska det hela tiden gå att följa upp målen och de resultat som förväntas. Om det är så att man under uppföljningen märker att man inte är på den rätta vägen, så behövs alltså en plan för hur en förbättring kan ske. Detta kan bero på olika orsaker, vilket först bör granskas. Om det är så att målen inte går att uppnå, eftersom de har definierats på ett felaktigt sätt, så kan målen behöva ändras. Det kan också exempelvis vara problem i en specifik enhet där det kan behöva göras omplaceringar. Enhetschefen kan då behöva stöd från högsta ledningen och det blir en prioritet på den enheten som behöver stöd.
Målarbetet
För att på ett lyckat sätt använda sig av målstyrning menar många att det är viktigt att målen är tydligt definierade och att de anställda får tillräckligt med stöd från högsta ledningen. Det är även viktigt att projektledarna och cheferna har kunskap och träning för att kunna implementera modellen. När målen definieras är det viktigt att tänka kvalité över kvantitet. Det är bättre att ha några tydliga mål, exempelvis baserat på SMARTa mål verktyget, än att ha många otydliga mål.
Det är viktigt att konstant stärka chefernas utveckling när man arbetar utifrån målstyrning då det till stor del är mycket press på cheferna som strävar efter att uppnå projektets, enhetens, eller verksamhetens mål. Det måste också skapas en miljö inom verksamheten som främjar att åsikter och problem konstant diskuteras. Det ska kännas öppet och välkommet att ta upp de tankar man har kring sitt arbete och om man exempelvis känner att det inte är möjligt att uppnå ett mål.
Verktyg som stöd för Målstyrning
Målstyrning är en välanvänd styrningsmodell vilket har resulterat i att många verktyg har skapats som stöd för modellen. Styrningsmodellen har ett stort fokus på målarbete och kommunikation och det kan då vara till stor fördel att vidare använda verktyg som hjälper till med just detta.
För att bättre förstå hur man sätter bra mål och hur dessa ska kommuniceras ut till alla anställda så kan verksamheten investera i ett digitalt verktyg. Det finns flera verktyg som gör att alla anställda har tillgänglighet till de mål som ska uppnås på individnivå, gruppnivå, och verksamhetsnivå. Där kan även kommunikation och uppföljning av målen ske så att alla inom verksamheten vet var i processen man befinner sig. Digitala verktyg har en stor fördel då de är lättillgängliga och oftast molnbaserade, vilket ger ännu mer tillgång. Enheter kan kommunicera även om de är långt ifrån varandra vilket idag är mer och mer vanligt. Verksamheter som drivs i flera städer och länder kan ha ännu mer nytta av ett sådant verktyg.
Risk med Målstyrning
Det finns risker med målstyrning som styrningsmodell vilket i de flesta fall beror på att den implementeras eller används baserat på svaga underlag och en bristande intern granskning av verksamhetens vision och mission.
När målen skapas så är det viktigt att dessa mål följer verksamhetens övergripande mål, vilket redan ska vara tydligt definierat i verksamhetens vision och mission. Om det redan där finns brister så blir det i sin tur fel när resten av målen bestäms. Det är därför viktigt att verksamhetens mål först är tydligt satta och att kommunikation har skett inom högsta ledningen för att se till att målen är SMARTa.
När verksamhetens övergripande mål är satta så kan även resterande delmål bestämmas utifrån SMARTa mål verktyget, vilket innebär att de är specifika, mätbara, accepterade, realistiska, och tidsatta. Alla dessa punkter måste följas för att se till att målen går att uppnå. Om ett mål exempelvis inte är realistiskt men är tidsatt, kan detta sätta enorm press på projektledaren och teamet eftersom att man strävar efter ett mål som har en deadline men inte är möjligt att uppnå. Detta kan orsaka konflikt bland enheterna och utbränning hos projektledarna eller gruppmedlemmarna. Desto tidigare detta upptäcks, desto bättre. Det är även viktigt att högsta ledningen alltid är där för att ge det stöd som behövs om en situation som denna uppstår. Kommunikationen måste vara tydlig och direkt genom hela verksamheten.
Kommunikation för att undvika konflikter
Eftersom kommunikationen är en stor del av målstyrningen, så finns det även en risk att det kan skapas konflikter mellan olika enheter, chefer och projektledare, eller anställda. Kommunikationsflödet måste vara konstant och det innebär att det inte får finnas lösa trådar där kommunikationen plötsligt tar stopp. Konflikter kan uppstå när kommunikationen saknas eller är negativ och det är igen viktigt att den högsta ledningen ger sitt stöd för att underlätta för de anställda. Det kan behöva göras omplaceringar eller förflyttningar av gruppmedlemmar för att förbättra kommunikationen om det går att identifiera var informationen tar stopp.
För att målstyrningen ska bli lyckad och effektiv, så behövs ett bra underlag för målarbetet. Detta innebär en intern granskning som kan ta lång tid och kräver mycket hängivet arbete. Det är ett arbete som inte ska tas för givet utan det måste ske på ett strukturerat och organiserat sätt för att ge ett bra stöd för de mål som sedan ska skapas för verksamheten. En risk blir då att det inte finns tillräckligt med resurser eller tid för att göra en sådan intern granskning och omställning inom verksamheten. Det kan också bli så att det arbetet påbörjas men inte avslutas då resurserna inte räcker. Om den interna granskningen görs slarvigt så kommer det senare visa sig när resultaten inte blir så som man tänkt sig. Det är därför bättre att från början se till att underlaget för målstyrningen är stark.
Varför ska man använda Målstyrning?
Många stora och offentliga verksamheter kan ofta uppleva att kommunikationen genom verksamheten inte är tydlig nog. Det kan bli svårt att kommunicera verksamhetens vision och mission tydligt till alla anställda och chefer och följa upp varje enhet. Målstyrning kan därför bli till en väldigt stor fördel eftersom det blir ett stort fokus på kommunikation.
Styrningsmodellen hjälper en verksamhet att på ett mer effektivt sätt uppnå sina mål genom att de specifika målen och planerna motiverar de anställda. De mål som skapas och de planer som sätts upp för att uppnå målen motiverar de anställda och skapar ett engagemang som ger en indirekt positiv effekt genom hela verksamheten och för resultaten. Eftersom målen också är mätbara så ska det gå att se utvecklingen som verksamheten gör.
Det finns också mycket som tyder på att målstyrning stärker kommunikationen mellan verksamhetens alla anställda. Chefer och projektledare diskuterar med sin enhetsgrupp för att ge tydliga instruktioner om vad det är för mål som ska uppnås, varför de ska uppnås, och hur de ska uppnås. Det pågår ett konstant arbete med att följa upp målen och se hur arbetet utvecklas vilket också gör att chefer och anställda frekvent behöver kommunicera för att uppdatera varandra om var i processen man befinner sig. Anställda kommer behöva delge om de behöver mer stöd eller hjälp för att uppnå specifika mål och chefer och projektledare kommer att kommunicera sin support för att se till att de får det dem behöver.
Fördelar med att använda Målstyrning
Det finns många fördelar med att använda sig utav målstyrning. Målstyrning är en välbeprövad modell vilket innebär att det finns många exempel på när det har fungerat och gett lyckade resultat. Det finns därför även mycket information om målstyrning och hur det kan användas i olika sorters verksamheter och för olika mål.
När målen på individnivå är tydliga och raka finns det stor möjlighet till ett lyckat resultat. Det är därför viktigt att den högsta ledningen har gett ett bra stöd till cheferna och projektledarna, som vidare kan ge teammedlemmarna det som dem behöver. Om varje individ har tydliga instruktioner på vad som ska göras och varför så kan det leda till positiva resultat och ökad vinst.
Det sker en konstant feedback och utveckling av målen som indirekt påverkar resultatet. Eftersom målen är specifika och mätbara så ska det vara möjligt för chefer och projektledare att följa upp och därav snabbt kunna påverka om det behövs ske en förändring. När man följer andra styrningsmodeller så kan det hända att man för sent inser att det hade behövts en förändring och det blir då svårt att åtgärda problemet som uppstått. Med målstyrning arbetar man med en konstant process som hela tiden går att utveckla och förbättra.
Målstyrning uppmuntrar även delaktighet för alla. Chefer och projektledare är i konstant kommunikation med sina teammedlemmar för att följa utvecklingen. Högsta ledningen kommunicerar med chefer och projektledare och ger dem det stöd och den support som kan behövas. Det blir snabbt tydligt om utvecklingen inte går i rätt riktning och det är då viktigt att granska enheterna för att rätta till det som gått snett.
Sammanfattning
Målstyrning är en styrningsmodell för verksamheter att använda för att effektivt följa och uppnå sina resultat baserat på mål och delmål. Verksamheten skapar ett övergripande mål som är baserat på dess vision och mission och utvecklar mindre delmål som strävar mot det övergripande målet.
Högsta ledningen ger tydliga instruktioner och direktiv till chefer och projektledare som vidare kommunicerar med sina teammedlemmar. På individnivå vet varje person vad de ska göra och vilka mål de siktar mot att uppnå.
Målstyrning gör att kommunikationen inom en verksamhet ökar vilket även bör leda till mer engagemang. Det blir också enklare att följa arbetet i varje enhet, projekt, och grupp eftersom det finns tydliga instruktioner på hur målen ska uppnås och allt dokumenteras. Det ska snabbt gå att identifiera om några förändringar behöver ske för att uppnå målet eller om man har hamnat på fel väg.
Målstyrning är en populär styrningsmodell bland projektledare och chefer för att den är testad och beprövad. Det finns mycket information och exempel att ta del av där det tydligt går att se hur mål och delmål som skapats efter exempelvis SMARTa mål verktyget lett till lyckade resultat, tillväxt, och ökade vinster. Det finns även många verktyg som utvecklats för att användas i samband med modellen för att underlätta exempelvis målarbetet och kommunikationen inom verksamheten. Verksamheter som har problem med kommunikation eller att se en tydlig process från mål till resultat kan dra stor nytta av målstyrning.
