Micromanagement

Det är otroligt viktigt med en bra chef eftersom chefen är avgörande för företagets eller teamets framgång. En bra chef kan få teamet att nå otroliga resultat och leverera på topp medan en dålig chef kan få medarbetare att vilja sluta på arbetsplatsen. Det är inte helt lätt att vara chef eftersom man ansvarar för medarbetarnas arbetsprestation, trivsel och utveckling. Dessutom har alla medarbetare krav på chefen och förväntar sig ett bra ledarskap. Det är många bollar att hantera i luften samtidigt.

Micromanagement

 

Forskning pekar på att vad som kännetecknar en bra chef är ett mänskligt ledarskap med respekt för medarbetarna och ett genuint intresse för dem. Chefen är även tydlig med att medarbetarna känner sig betydelsefulla på arbetsplatsen och att varje insats räknas. Tydliga exempel på hur en chef skapar förtroende är genom att hålla det denne lovar, ber om medarbetarnas åsikter och ger konstruktiv feedback.

Ibland kan man uppleva att en chefs ledarstil är observerande och nästan kontrollerande över medarbetarnas arbete. Detta ska inte förväxlas med att chefen stöttar och finns tillgänglig genom att erbjuda hjälp vid behov, utan denna stil är så kallad micromanagement, där chefen detaljstyr.

Vad är micromanagement?

Micromanagement är en ledarstil där chefen utövar stor kontroll över arbetet. Chefen observerar medarbetarna noggrant och ofta går chefen fysiskt runt på golvet för att titta på vad de gör. Dessutom övervakar chefen på andra sätt, genom att exempelvis begära ut rapporter, få medarbetarna att logga allt sitt arbete på datorn eller övervaka dem med kameror på kontoret. Ofta används detta som en skrämmande taktik över de anställda för att de ska arbeta hårdare.

Det handlar inte alltid om övervakning utan även kontroll genom att lägga stor press på de anställda och ställa stora krav på de anställdas tid. Det är vanligt att upprepa ett projekt flera gånger eftersom det inte uppfyller chefens standarder. Chefen lägger extremt mycket uppmärksamhet vid detaljer i stället för helheten.

Problemet med micromanagement är att de anställda inte har utrymme att växa som medarbetare under denna begränsade självständighet. Ofta resulterar det i att medarbetarna gör misstag och slarvar eftersom de är rädda eller känner ilska inför chefen och arbetsplatsen.

Effektivt?

Den direkta tillsynen av arbetsuppgifterna är ofta inte en effektiv ledarstil men i vissa lägen och situationer kan stilen faktiskt vara till användning.

Fördelar

Underpresterande medarbetare

Om chefen utövar kontroll och håller ögonen på de anställda kommer de att utföra uppgifter precis som chefen vill. Om arbetet är med anställda som underpresterar eller behöver mycket hjälp är micromanagement en väldigt effektiv ledarstil. Genom att observera och styra dem kommer de att uppnå det resultatet man är ute efter.

Presentationer och avtal

Om en medarbetare ska hålla i en viktig presentation för företaget eller håller på att arbeta ett viktigt kontrakt med kunder är faktiskt micromanagement en effektiv ledarstil. Det kan vara avgörande för företaget att chefen är närvarande och involverad i uppgifterna och processerna som gör att sakerna går enligt planen. Ofta har chefen mer erfarenhet än den anställda och det är därför avgörande för att lyckas. Man har helt enkelt inte har råd att låta de anställda göra misstag.

Förebyggande

Micromanagement kan vara ett sätt att arbeta förebyggande och kan hjälpa till att undvika situationer där kunderna kan komma att klaga på att arbetet är otillfredsställande. I stället för att hålla de anställda ansvariga efter något har hänt går det att fånga felen i förväg för att säkerställa deras ansvar under hela processen.

Mäta effektiviteten

Ibland kan det vara nödvändigt att veta hur mycket tid det tar för de anställda att slutföra sina arbetsuppgifter. En micromanagement stil behöver därför inte vara något negativt. Att ställa krav på sina anställda är inte något negativt och genom att få värden på hur länge något bör ta så skapas i stället ett målvärde och företagets effektivitet och kapacitet ökar.

Nystartat företag eller ny på jobbet

Vid nya företag eller nyanställda så kan micromanagement vara en väldigt bra ledarstil eftersom de anställda kanske inte är redo att ha fullt ansvar förrän de upprepade gånger visat att de lärt sig det som krävs för arbetet. Ett företag som precis startat behöver till en början oftast detaljstyras för att det ska nå framgång.

Nackdelar

Tidskrävande ledarstil

Ofta är micromanagement otroligt tidskrävande för chefer. Om chefen måste iaktta de anställda hela tiden försvinner tid som kan läggas på annat som kan utveckla företaget, exempelvis utvecklingssystem eller hur det går att underlätta processer. De anställda finns där för en anledning och besitter för det mesta kompetensen att själva hantera arbetsuppgifterna på ett effektivt sätt.

Stressande

Ledastilen är stressande för både arbetsgivare och anställda. När man har studerat ledarstilen har man kommit fram till att anställda inte känner sig nöjda på arbetet eftersom de upplever att de inte har något förtroende från sin chef. Stressen som både arbetsgivare och medarbetare upplever på grund av micromanagement kan vara självförstörande för företaget eftersom det blir en ond cykel av frustration. Många chefer som har denna ledarstil känner sig frustrerade när de anställda inte gör arbetet helt i detalj med vad chefen instruerat, trots att den anställde levererar tillfredställande resultat.

Krävande

Chefer med denna ledarstil kräver ofta endast ett godtagbart sätt för den anställde att utföra arbetsuppgiften på. Medarbetare som arbetar med samma uppgifter varje dag utvecklar ett eget och effektivt arbetssätt som skapar resultat som deras chefer ofta inte kan sätta sig in i. Det är viktigt för de anställda som utför repetitiva jobb att kunna utveckla sin egen process för att få ett mer tillfredsställande arbete. Om chefen inte tillåtet detta förnekar denne den anställde känslan av att uppnå ett bättre och effektivare sätt att arbeta.

Anställdas överberoende

Micromanagement skapar ofta ett onödigt beroende till sina chefer. De anställda kommer förmodligen få uppfattningen att de behöver chefens godkännande i varje steg på vägen innan de fortsätter med ett projekt eller arbetsuppgift. Det kan leda till att man som chef får alldeles för mycket ansvar, stressnivåer och ett team som saknar organisation och motivation.

Inget fokus på större eller långsiktiga mål

Det spelar ingen roll om det är ett stort eller litet företag, ledarstilen kan leda till ett alldeles för starkt fokus på små och för det mesta irrelevanta detaljer. En pedantisk chef kan med micromanagement offra kvaliteten på projektet eller produktion i stort. Dessutom kan anställdas engagemang och tillfredsställelse för företaget minska på grund av att de känner att företaget inte utvecklas och kommer framåt.

Saker som tyder på ledarstilen micromanagement

Ibland märker man inte ens själv att man är en micromanager eftersom det egna kontrollbehovet för företagets utveckling maskeras i att man är en noggrann chef. Vissa beteenden ska man därför se upp för och identifiera tidigt för att avgöra om det rör sig om micromanagement.

Överdrivet mycket arbete

Om man har mer arbete än vad som går att hantera kan det tyda på ledarstilen eftersom man inte lyckats delegera effektivt. Ett annat tecken inom denna kategori är att man tar tillbaka redan tilldelat jobb eftersom man anser att det inte blir gjort på det sättet som man vill ha det.

Inget utrymme till medarbetarna

I arbetsbeskrivningarna finns inget utrymme för dem att ta egna initiativ eftersom allt är så detaljstyrt. Ofta när nya roller ska tillsättas eller projekt ska startas är det chefen som tar de rollerna, trots att annan kompetent personal finns.

Kontrollbehov

Medarbetarna tillåts aldrig ha mycket eget ansvar och chefen vill ständigt veta vad de anställda gör. Till detta hör att teamet undviker chefen och alla samtal som är jobbrelaterade. Eftersom medarbetarna inte kan ta några egna beslut utan chefens godkännande försämrar det förtroendet inom företaget. Dessutom får de anställda inte bidra med idéer eller kreativitet på arbetsplatsen.

Laget har orimligt hög personalomsättning

Arbetslaget har aldrig kvar sina anställda under längre perioder innan någon slutar. Detta på grund av att chefen ifrågasätter alla processer, de anställdas arbete och idéer. Dessutom anser chefen att medarbetarnas arbete inte är värt något eftersom det bara blir rätt om chefen gör det.

Skada på företaget

Som nämnt kan micromanagement skada företaget eftersom ledarstilen indirekt talar om för arbetsteamet att chefen inte litar eller respekterar deras arbete. Dessutom nedvärderar det medarbetarnas känslor av att kunna bidra med bra arbete och utveckling eftersom allt de gör inte duger. Det gör det svårt för företaget att utvecklas eftersom tiden inte finns för att komma på nya innovationer och effektivare sätt att utföra arbetet på. Tid som kan spenderas mycket mer produktivt försvinner helt enkelt. Ledarstilen gör alla inblandande frustrerade och irriterande för att det känns som att man aldrig kommer någonstans. Eftersom medarbetarna aldrig får utveckla en hel arbetsprocess utan att störas av chefen utvecklar de aldrig de färdigheter eller kunskaper som de behöver för att kunna genomföra ett effektivt arbete.

Micromanagement eller macromanagement?

Motsatsen till micromanagement är macromanagement vilket innebär att chefen låter sina anställda göra arbetet med minimal direkt tillsyn. Det kan i stället uppfattas av vissa anställda att makrochefer inte ger tillräckligt med stöd eller feedback för att det ska gå att göra sitt jobb effektivt, medan vissa är glada för att man litar på dem. Macromanagers brukar i stället för att avbryta mitt i arbetet, ge feedback efter arbetet har slutförts.

I diskussionen om micromanagement pratar man ofta om motsatsen macromanagement. Det är därför att det kan vara effektivt att kombinera ledarstilarna. De olika stilarna brukar vara effektiva i olika stadier av ett företags eller anställds utveckling. När en medarbetare har visat tillräcklig skicklighet och genomgående hög kvalitet i arbetet har macromanagement visat sig vara en effektiv ledarstil. För större företag med många anställda är en chef som är macromanager bättre eftersom det är omöjligt att kunna hantera en större mängd anställda som ensam person.

Vid en nyanställning är micromanagement bättre eftersom den anställde i den fasen behöver mycket hjälp medan det i en senare fas kan vara bra att gå över till macromanagement när den anställda har lärt sig alla rutiner. Då är det bra att uppmuntra medarbetaren att göra på sitt sätt för att arbetsbelastningen för chefen inte ska bli övermäktig. Omvänt, kan det vara bra att byta stil till micromanagement om man märker att den anställde fortsätter göra om samma misstag och hjälpa denne att undvika dessa fel.

Hur slutar man att vara en micromanager?

Om man själv insett att man är en micromanager finns det sätt att avsluta det på. Det kan krävas mycket och upplevas rätt svårt eftersom man måste ändra på tankesättet, affärsprocesser och ansvarsområden. Men för att få en företagstillväxt kan det vara det enda som finns att göra för att nå framgång.

Ofta beror skadlig micromanagement på osäkerhet hos chefen. Chefen kanske är osäker på de anställdas förmåga att få jobbet gjort korrekt. Det kan också bero på inneffektiva och ofullständiga affärsprocesser. Det kan i dessa situationer vara bra att ta in en opartisk tredje part, för att hjälpa till att förstå vad som händer i affärs- och delegationsprocessen. Det är så lätt som att börja lita på de anställda. Man måste förstå att de har tillräcklig kompetens för att utföra jobbet.

Ett annat tips är att anställa rätt personer. Som chef är man ansvarig över personalen och därmed vilka som anställs. Att anställa medarbetare som går att lita på, medför ett minskat kontrollbehov. Det ingår inte i chefsrollen att vara expert på allt, utan det är viktigt att anställa medarbetare med rätt kompetens så att man inte behöver engagera sig i saker som andra sköter bättre. Om man inte kan lita på sina anställda kommer de inte känna sig trygga och motiverade att prestera, eftersom chefen fortsätter ifrågasätter arbetet.

Delegationen är också avgörande för att sluta vara en micromanager. Det kan kännas svårt i början att delegera eftersom man känner ett så stort ansvar över företaget. Men för att verksamheten ska kunna expandera är det nödvändigt att lära sig att delegera. Kanske kan just delegationen göra så att företaget växer, det gynnar även medarbetarna att få känna sig betrodda av chefen och därför prestera bättre i sin roll. Medarbetarna och företaget kan således växa. En bra chef låter i stället de anställda att när som helst komma och fråga om stöd och vägledning.

Man behöver även släppa på perfektion och fokusera på att skapa en stark gruppdynamik. Genom att släppa på perfektionen och låta medarbetarna utföra arbetet kommer man säkerligen att upptäcka att de kan utföra arbetet framgångsrikt och kanske på ett sätt som är bättre än det man själv anser vara ”perfektion”. Det är vanligt att mindre företag som är på väg att expandera har chefer som använder sig av denna stil. För att ett företag ska växa är det viktigt att det är ett kraftfullt team som trivs och pushas framåt av att arbeta tillsammans. Som en micromanager kommer man inte nå ett starkt team eftersom man hela tiden avbryter gruppens utveckling genom att påpeka detaljer. Genom att låta gruppen arbeta själva med idéer och initiativ, kommer dynamiken bli bättre och arbetet dessutom mer effektivt.

Hur hanterar man en chef som är micromanager?

Om chefen är en omedveten micromanager finns det sätt att antingen ta upp det med chefen eller få denne att naturligt sluta med beteendet. För att vinna högt förtroende hos chefen kan det vara smart att arbeta i förväg och presentera saker när det är klart, på så sätt kan chefen inte detaljstyra arbetet. Om medarbetaren sedan gör det igen kommer chefen veta att medarbetaren har kompetensen att klara det utan att chefen behöver känna att denne måste styra och ställa. Om chefens beteende däremot fortsätter är det dags att prata med chefen, och då är det viktigt att förklara hur man arbetar som bäst och att det inte är ett effektivt sätt för just en själv att prestera på topp.

Sammanfattning – micromanagement

Micromanagement är en ledarstil som vissa chefer medvetet eller omedvetet använder sig av. Ett bra ledarskap kräver många olika delar för att det ska bli fulländat. Ett bra chefskap resulterar i trygga, motiverade och kompetenta medarbetare där alla arbetar för att företaget ska växa. Chefen är den som inspirerar och sätter ihop ett bra team varför ledarstilen är avgörande för företagets utveckling. Micromanagement har visat sig vara bra i vissa lägen och i vissa lägen inte. Det beror helt på vart man är i företagets utveckling och vilka anställda man arbetar med. Ibland måste man som chef gör a ett medvetet val och vara en micromanager för att få anställda i rullning, medan vissa gånger kommer det att skapa en dålig kultur och ineffektivitet på företaget. Att kombinera olika ledarstilar kan ibland vara bra men det är även viktigt att vara konsekvent mot de anställda.

Micromanagement kännetecknas av detaljstyrda chefer med ett större eller mindre kontrollbehov. Det är upp till chefen att avgöra om denna ledarstil kommer att gynna företaget eller om det kommer att dra ned det. Om man själv inte vet att man är en micromanager finns det många kännetecken som visar på att man har den ledarstilen. Det finns även många sätt att ta sig ur denna ledarstil, speciellt när den är destruktiv mot företaget. Det gäller att känna sitt företag och kunna lita på sina anställda för att företaget ska ha möjlighet att växa.