Miljöledningssystem: Dokumentation gällande miljöarbetet på företaget

Ett miljöledningssystem används av företag, organisationer, och institutioner för att organisera och sammanställa bland annat dokument, policys och rutiner som rör miljöarbete.

Idag är det ett stort fokus på att verksamheter visar sin ansträngning för miljön och den miljöpåverkan som kan uppstå inom verksamheten. För denna orsak och även många andra blir det en stor fördel att ha ett system som underlättar för miljöarbetet i form av ett miljöledningssystem.

Målet med ett miljöledningssystem är att nå en hållbar utveckling och satsa på att minska den negativa klimatpåverkan som kan ske inom en verksamhet.

Vad är ett Miljöledningssystem?

Ett miljöledningssystem, även förkortat MLS, består av olika dokument gällande miljöarbetet som är strukturerade enligt verksamheten. Verksamheten som tillämpar miljöarbetet organiserar dokument som beskriver hur man ska och har gått tillväga för att skapa och upprätthålla en hållbar utveckling inom verksamheten. Detta miljöarbete är till för att verksamheten själva ska kunna strukturera det arbetet som görs för att sträva efter en hållbar utveckling och framtid, som gynnar både verksamheten och miljön. Utifrån systemet kan verksamheten följa sina mål och fortsätta att utveckla miljöarbetet för att uppnå ännu bättre resultat.

Hur skapas ett Miljöledningssystem?

Miljöledningssystemet kan skapas utifrån verksamhetens egen struktur eller utifrån en standard eller ett ramverk för miljöledning vilket kan underlätta för att senare kunna certifiera miljöledningssystemet.

Fördel vid upphandling

Miljöarbetet kan också gynna verksamheten när det sker en upphandling med en kund som har ett intresse av att se hur miljöarbetet går till. Det kan också finnas kunder som direkt kräver att få se miljöarbetet eller ett intyg på de miljöskyddsåtgärder som sker inom verksamheten.

Några exempel på vad dokumenten kan innehålla är:

• Miljöpolicy
• Mål
• Rutiner
• Miljöprogram
• Instruktioner
• Mallar
• Journaler

De olika dokumenten som hamnar i miljöledningssystemet kan antingen formas fritt av verksamheten eller följa en standard. Det kan vara enklare att följa en existerande standard om man precis påbörjat miljöarbetet för att få med de punkter som är viktiga att visa enligt externa aktörer. Det blir också lättare att senare certifiera systemet då miljöarbetet redan är organiserat utifrån den struktur som certifikatet kräver.

I dessa dokument skrivs och dokumenteras verksamhetens miljöarbete i detalj. Exempelvis processer för produktion och tillverkning, hur transport och leverans går till, och vilka mål verksamheten strävar mot kan hittas i dokumenten. Det är viktigt att den eller de personerna som har hand om miljöarbetet har god insikt i verksamhetens processer.

Hur använder man ett Miljöledningssystem?

Ett miljöledningssystem är många olika dokument som beskriver hur miljöarbetet inom verksamheten ska ske. Genom att skapa och strukturera dessa dokument, exempelvis enligt en internationell standard eller ett ramverk, så används systemet konstant inom verksamheten för att se till att de policys, rutiner, och mål man satt upp följs enligt plan.

Miljöledningssystemet kan behövas när man handlar med externa parter, exempelvis kunder eller leverantörer, och när det finns ett krav på att visa hur miljöarbetet sker inom verksamheten. Det är idag väldigt vanligt att kunder direkt kräver att få se hur verksamheten arbetar utifrån etiska och miljövänliga perspektiv och att det är väldokumenterat. Miljöledningssystemet visar precis detta.

Två certifieringar, ISO 14001 och EMAS

För att styrka sitt miljöarbete så kan verksamheten ansöka om certifiering från en tredje part. Det finns främst två certifikat som används, ISO 14001 och EMAS (Eco-Management and Audit Scheme). De flesta organisationer med miljöledningssystem väljer att följa ISO 14001, som är en internationell standard, i sitt miljöarbete. EMAS är utvecklat av den Europeiska Kommissionen och följs därför främst i Europa och kan underlätta att använda om man är i Sverige och främst handlar med kunder och leverantörer inom EU. I EMAS baseras kraven för miljöarbetet till stor del på ISO 14001 så det kan senare underlätta om verksamheten vill certifiera sig enligt den internationella standarden också. Är man en verksamhet som handlar internationellt eller till stor del har sina processer i länder utanför EU så kan det löna sig att använda sig av den internationella standarden ISO 14001.

Tillsätt person att leda miljöarbetet

När en verksamhet beslutar sig för att påbörja sitt miljöarbete eller om mindre ansträngningar till miljöarbete redan gjorts, fast inte på ett strukturerat sätt, så kan det första steget vara att tillsätta en ledare eller chef till att leda miljöarbetet. Ledaren kan vara någon som redan är insatt i verksamhetens processer och arbete eller så kan en ny person med bakgrund och erfarenhet inom miljöarbete anställas. Det första beslutet som ledaren gör bör gälla certifiering och om verksamheten ska påbörja sitt egna miljöarbete eller ett miljöarbete utifrån en standard som sedan går att certifiera. På så sätt kan verksamheten redan från början strukturera sitt miljöarbete utifrån bästa möjliga förutsättningar. Ledaren bör ha god insikt och kännedom om verksamhetens processer för att påbörja arbetet och om det saknas kan det vara nyttigt att först göra en intern granskning.

Kontakta en tredje part

När miljöarbetet ska påbörjas kan ledaren börja med att kontakta en tredje part som arbetar med certifieringstjänster. Detta företag gör en första granskning av verksamheten utifrån ett miljöperspektiv. Detta kan vara till stor fördel om ledaren eller verksamheten sedan tidigare inte har erfarenhet av miljöarbete och inte vet hur arbetet ska påbörjas.

En första granskning av verksamheten innefattar följande punkter. Man börjar med att kolla på verksamheten som en helhet och vilka stora områden man identifierar som har stor positiv eller negativ påverkan på miljön.

Man kollar på klimatet, luftkvalitén, vattenkvalitén, och naturresurser samt hur dessa påverkas av verksamhetens processer och procedurer. Det kan även finnas kulturell, social, eller politisk påverkan som indirekt påverkar miljön. Det är också till stor fördel att direkt identifiera vilka aktörer som kommer påverkas av miljöledningssystemet. Det kan vara anställda, kunder och klienter, eller intressenter. Även deras behov och förväntningar bör noteras.

Följa lagar och regler

Verksamheten kan också behöva följa lagar och regelverk som redan existerar när det gäller miljöpåverkan och även detta bör vara i åtanke. Ledaren kan välja att anställa en tredje part, exempelvis en konsult, som granskar detta och sedan rapporterar det till ledaren så att även detta dokumenteras i miljöarbetet.

Det kan också vara så att verksamheten använder sig utav många olika resurser som exempelvis råmaterial och energi. Även detta ska granskas och dokumenteras i miljöarbetet. Vidare sker också eventuell produktion av avfall samt emissioner och detta ska inspekteras för att sedan dokumenteras. Verksamheten kan även ha en indirekt påverkan på miljön vilket kan vara svårt att identifiera till en början men efter att den första granskningen avslutats kan detta komma att bli tydligare. Det kan även identifieras från andra parter som kunder eller intressenter till verksamheten.

Produkter och tjänsters livscykel

Ett smidigt sätt att identifiera både den direkta och indirekta påverkan som verksamheten har på miljön är att beskriva verksamhetens produkter eller tjänster utifrån deras livscykel. Livscykeln visar processen från idé till levererad produkt och där bör man kunna identifiera vilken påverkan som finns vare sig det är under produktion, transport, eller när produkten ska slängas.

Mål och policys

Vidare kan antingen det externa företaget eller ett internt tillsatt team påbörja arbetet med att skapa de mål och policys som ska gälla för verksamheten. Policys och program har en inriktning på miljö där specifika mål, instruktioner, och rutiner tydligt beskrivs och blir grunden till verksamhetens miljöprogram. Dessa policys och program formas utifrån verksamhetens processer och arbetsprocedurer så det är viktigt att den första granskningen har gjorts noggrant för att ge ett bra underlag till det kommande arbetet.

Nästa steg blir att implementera de nya rutiner och processer som är nödvändiga för att uppnå de mål som tidigare satts. Det är ledarens uppgift att se till att rutinerna följs och efter en kort tid påbörja en intern granskning för att se till att processerna effektiviseras utifrån ett miljöperspektiv. Om ledaren ser att framsteg sker så kan det vara dags att officiellt få miljöledningssystemet certifierat från en tredje part.

Skapa ett miljöledningssystem steg för steg

1. Kontakta en tredje part som har kunskap inom miljöledningssystem och den relevanta certifieringsprocessen för just din verksamhet. Samla information om hur er verksamhets miljöledningssystem bör ser ut och vad den bör innehålla.
2. Påbörja en intern granskning av verksamheten där frågor som “Vilka miljöproblem orsakar vår verksamhet?” besvaras och de mest kritiska processerna analyseras.
3. Strukturera en policy och ett program för verksamhetens miljöledningssystem, vilka mål ska uppnås genom vilka handlingar.
4. Implementera miljöledningssystemet enligt de planer och instruktioner som gjorts under tidigare fas.
5. Granska det implementerade miljöledningssystemet genom att övervaka procedurer och processer enligt plan.
6. Sikta på att kontinuerligt uppnå och förbättra mål för miljöarbetet.
7. Skapa en rapport gällande det miljöarbetet som sker inom verksamheten vilket kommer vara det som andra externa parter kan ta del av. Det är även detta som kommer behövas för att certifiera miljöarbetet av en tredje part.

Vilket certifikat ska man använda för sitt Miljöledningssystem?

Det finns flera olika certifikat som kan tillämpas på en verksamhets miljöledningssystem. De två mest använda certifikaten i Europa är ISO 14001 och EMAS. I Sverige kan även BF9K vara lämplig för exempelvis byggbranschen, och FR2000, som är baserad på ISO 14001, komma till användning. För att verksamheten ska få hjälp med certifiering av sitt miljöarbete och ledningssystem så behövs en tredje part för att utföra certifieringsprocessen. Certifikaten kan sedan kombineras med andra ledningssystem inom miljö.

Ledaren som har varit ansvarig för miljöarbetet har bäst insikt till vilket certifikat som skulle kunna passa verksamheten bäst. ISO 14001 är en internationell standard som används av de flesta verksamheterna världen över. Det är också den standarden som andra ramverk och förordningar baseras på eller tar inspiration från.

Ska man certifiera sitt Miljöledningssystem?

Det är inte nödvändigt att certifiera sitt miljöledningssystem men det kan vara till stor fördel om miljöarbete redan dokumenteras inom verksamheten och om arbetet är baserat på en standard. Ledaren som är ansvarig för miljöarbetet bör ha en god insyn i systemet och om det finns ett behov för att certifiera det. Om det har identifierats ett behov från kunder eller andra parter för att visa ett intyg eller certifikat på miljöledningssystemet så bör nästa steg vara att genomföra certifieringen.

Hur lång tid tar det att certifiera sitt Miljöledningssystem?

Hur lång tid det tar att certifiera sitt miljöledningssystem beror på verksamhetens storlek och processer samt enligt vilken standard man väljer att certifiera sig utifrån. Det första steget är att kontakta en konsult eller ett företag som erbjuder certifieringstjänster för att få en individuell bedömning.

Vem kan använda ett Miljöledningssystem?

Miljöarbete kan ske i alla sorters verksamheter och organisationer. Det finns en del typer av verksamheter som kan gynnas mer av att visa sitt miljöarbete tydligt eftersom att det kan finnas ett större intresse från kunderna eller konsumenterna att se detta. Om verksamheten exempelvis handlar med produkter som behöver transporteras en lång väg för att nå slutkunden, använder sig utav kemikalier och material som behöver hanteras varsamt, eller behöver stora mängder naturresurser som vatten eller värme för att tillverka sin produkt så kan det vara mer fokus på att dokumentera sitt miljöarbete.

Ett miljöledningssystem hjälper också verksamheten att dra ner på resurser som kan kosta mycket pengar och därav effektivisera sina processer samtidigt som man har en mindre negativ påverkan på miljön. Verksamheter som har produkter eller tjänster inom miljö kan stärka sitt varumärke ännu mer genom att ha ett miljöledningssystem som påvisar de processer och procedurer som man arbetar utifrån.

Fördelar med att använda ett Miljöledningssystem

Det är idag många konsumenter som ställer krav på företag och deras miljöarbete. Det är viktigt att ett företag kan visa att det finns ett fokus på hållbar utveckling och att man arbetar mot att ha en så liten negativ miljöpåverkan som möjligt. Det är också fler och fler lagar och regelverk som införs på både nationell och EU-nivå där miljöprocesser måste följas av olika verksamheter. Att använda sig utav ett effektivt miljöledningssystem är därför både viktigt och fördelaktigt för en verksamhet.

Om en verksamhet precis har fått intresse för att börja använda sig utav ett miljöledningssystem eller om en verksamhet sporadiskt gjort små ansträngningar till någon form av miljöarbete, så är detta ett bra tillfälle till att kolla upp hur arbetet kan struktureras för att uppnå bästa möjliga effekt inom verksamheten.

Med hjälp av ett miljöledningssystem så kan verksamheten också förbättra sina relationer med sina kunder genom att visa dem det fokus och den effektivitet som miljöarbetet innebär. Om miljöledningssystemet följs effektivt, så kan verksamheten snabbt visa sina kunder vilka fördelar det ger både internt och externt. Genom att spara på resurser och förbättra processer utifrån ett miljöperspektiv så kan också kostnader dras ner vilket gynnar både verksamheten och kunderna. Det finns många kostnadsbesparingar att ta del av då miljöarbetet innebär att man använder material och energi på ett mer effektivt sätt.

Miljöarbetet har också en stor chans att motivera och ge kunskap till anställda vilket blir en fördel för verksamheten. De anställda får arbeta i bättre miljöer och under bättre arbetsförhållanden vilket även effektiviserar deras arbetsprocesser. Detta leder i sin tur till förbättrade resultat inom verksamheten.

Att ha ett fokus på miljö och aktivt arbeta på ett effektivt miljöledningssystem kan även bli till stor fördel för verksamheten då det ökar konkurrenskraften. Eftersom det är många kunder som idag söker och kräver att verksamheter ska minska sin negativa miljöpåverkan så blir det fördelaktigt att stå ut bland sina konkurrenter med ett väl dokumenterat miljöarbete och ett certifierat miljöledningssystem.

När miljöarbetet påbörjas kan det också hända att många inom verksamheten märker att det blir mer ordning och reda i processerna. Eftersom att allt noggrant dokumenteras och att mål kontinuerligt ska följas upp blir det bättre struktur. Systematiken underlättar för arbetet och dokumentationen gör att det lätt går att följa verksamhetens processer.

Sammanfattning

Det är idag ett allt större fokus och krav på att minska på den negativa miljöpåverkan verksamheter har. Konsumenters medvetenhet om miljöpåverkan har ökat drastiskt och nya metoder för hur verksamheter på ett bättre sätt kan hantera sina processer har skapats för att minska den negativa miljöpåverkan som många processer kan ha.

För att en verksamhet ska kunna göra sina kunder nöjda och känna sig trygga i att verksamheten strävar efter en hållbar utveckling med minsta möjliga klimatpåverkan så kan verksamheten implementera ett miljöledningssystem. Ett miljöledningssystem är ett internt arbete som sker inom verksamheten för att förbättra processerna för att undvika negativ miljöpåverkan.

Ett miljöledningssystem kan certifieras av en tredje part för att bekräfta att verksamheten upprätthåller de löften de har gjort för att arbeta för en hållbar utveckling och bra miljö. Det finns främst två certifikat som används, ISO 14001 som är en internationell standard, och EMAS (Eco-Management and Audit Scheme) som har utvecklats av den Europeiska Kommissionen. När en verksamhet har certifierat sitt miljöledningssystem visar det att en policy har skapats för att sträva efter att minska den negativa miljöpåverkan verksamheten kan ha. Processer och procedurer inom verksamheten för design, produktion, användning av råmaterial, transport, och mycket mer är under konstant bevakning för att följa de mål som satts upp.

Det finns många fördelar med att använda sig utav ett miljöledningssystem eftersom det stärker verksamheten och dess anställda genom att kunskapen till hur processerna kan förbättras ökar. Verksamheten kan även minska sina kostnader i många fall då man arbetar mer effektivt och använder exempelvis energi och råmaterial på ett smartare sätt. Kunder och potentiella klienter kan även känna en större trygghet hos en verksamhet som aktivt arbetar med sitt miljöarbete och även har ett certifierat miljöledningssystem. Detta ger även verksamheten en konkurrenskraft gentemot andra verksamheter som inte har ett miljöledningssystem.