Multitasking

I både privatliv och karriärliv är det många egenskaper som krävs för att allt ska kunna flyta på och underlätta i vardagen. Speciellt när man ska söka nytt jobb, har mycket på jobbet eller har många saker på gång samtidigt är det bra att vara stresstålig och kunna planera sin tid väl. Många arbetsgivare letar efter personal som har bra simultanförmåga och kan balansera olika projekt eller flera arbetsuppgifter på en och samma gång.

Multitasking

 

Förmågan att multitaska är attraktiv och underlättar för många i vardagen. Förmågan att kunna göra något och samtidigt hantera något annat beskrivs som en bra egenskap. Men frågan är vad som definieras med multitasking. Är det att kunna göra olika saker på en och samma gång eller är det att automatiskt göra saker i rad? Alla har nog olika uppfattning om vad begreppet innefattar, vilket skapar oenighet och förvirring när man exempelvis ansöker om ett nytt jobb och arbetsbeskrivningen kräver att man ska gilla att ha många bollar i luften.

Vad är multitasking?

Multitasking beskrivs enklast genom att ha förmågan att kunna göra flera saker samtidigt, att kunna fördela sin uppmärksamhet på mer än en sak och åt gången. Det benämns också som simultanförmåga, att kunna ha många bollar i luften samtidigt. Exempelvis försöker man göra två saker samtidigt, som att lyssna på en föreläsning och samtidigt svara på mejl. Att försöka göra flera uppmärksamhetskrävande uppgifter parallellt kan dock vara påfrestande för kognitionen. Vissa menar att man kan lära sig att göra två saker samtidigt. Om man lär sig något automatiskt blir det lättare att göra det andra samtidigt.

Forskningen

Man har länge forskat och experimentet om människors förmåga att multitaska. När man experimenterat om just multitasking har man gett människor i uppgift att ge separata svar på var och en av två stimuli som presenteras nära varandra i tiden. Det generella resultatet är sämre svar i den andra stimulansen.

Forskningen pekar på att det är näst intill omöjligt att lära sig ny information medan man multitaskar. Man har gjort undersökningar på studenters akademiska framgång och kom fram till att de studenter som utförde multitasking hade stora problem med deras akademiska arbete. Resultaten visar att användning av Facebook eller sms under studietiden påverkar betygen negativt.

Det är konstaterat att medvetandet innehåller det man tänker på just nu. Vi kan flytta vårt medvetande blixtsnabbt, varför vi inte upplever hjärnans begränsning. Om man kollar på telefonen eller annat under ett möte så hamnar den informationen i medvetandet och drar i gång tankar och processer som tar bort uppmärksamheten från mötet. Om man är närvarande på mötet är det den informationen som är i fokus som drar i gång viktiga tankar och processer. Då aktiveras långtidsminnet som innehåller relevant information som man kan använda under mötet.

Viss forskning visar emellertid på att det är möjligt att dela uppmärksamheten mellan olika uppgifter, hur effektivt det är beror på flera faktorer som hur mycket övning man har att multitaska eller hur komplicerad uppgiften är.

Hjärnan

Vid multitasking arbetar båda hjärnhalvorna. Det har visat sig att den högra hjärnhalvan riktar uppmärksamheten mot den ena uppgiften medan den andra hjärnhalvan riktar sig mot den andra uppgiften. I främre delen av hjärnan sitter ett kontaktområde som styr samspelet mellan hjärnhalvorna och växelvis skiftar uppmärksamheten mellan uppgifterna. Skiftet går så snabbt så det känns som att man har uppmärksamheten riktat mot båda uppgifterna samtidigt.

Hjärnan kan inte fokusera helt vid multitasking och därför tar det längre tid att slutföra uppgifter om man försöker göra olika saker samtidigt. Ofta tar det dubbelt så lång tid om man försöker slutföra uppgifter på en gång eller växlar snabbt mellan dem. Om man i stället gjorde sakerna i följd hade man sparat tid. Det beror på att hjärnan måste starta och fokusera om hela tiden vilket tar tid och energi.

Studier visar på att hjärnan då den ska utföra flera uppgifter, måste bestämma vilken aktivitet som är viktigast, vilket tar ännu mer tid. Dock menar vissa att om man tvingar på flera uppgifter på hjärnan, på en gång så kommer hjärnan att lära sig att prioritera och förstå ordningen bättre. Människan kan på så sätt lära sig att multitaska. Med rätt utbildning har människor framgångsrikt blivit bättre på multitasking. Men studierna visade även på att det var förmågan att bearbeta informationen som blev bättre, varför forskningen fortfarande är kritisk till att hjärnan kan multitaska.

Forskare har mätt hjärnaktiviteten i pannloben och kollat på människor som skulle lösa en knepig uppgift. Uppgiften bestod av att man skulle hitta ord bland bokstäver som dök upp. Det visade sig att när personernas hjärnhalvor, vid hantering av två lika uppgifter samtidigt, delade upp arbetet mellan sig. Den ena halvan tog det ena problemet och den andra halvan tog det andra problemet. Men när man lät personerna lösa tre problem samtidigt började de slarva och göra massa fel. Hjärnan hade inte resurser för att hantera flera saker på en och samma gång. Detta talar för att hjärnan inte är optimerad för att lösa mer än två uppgifter samtidigt.

I en studie från 2010 visade det sig att en liten procent av befolkningen var mycket bättre på multitasking än andra. Man kallar dem för supertaskers och forskningen är inte riktigt enig om varför dessa har större förmåga att multitaska. Förmodligen beror det på mer träning och individuella skillnader.

I övrigt är forskningen ganska enig om att när man exempelvis messar, mejlar, surfar eller läser en tidning så kan man inte vara närvarande vid ett möte. Att det numera finns så många informationskällor och teknologi har helt plötsligt inte förändrat vår biologi och gjort oss till experter på multitasking. Vi kanske kan göra flera saker samtidigt om tvåtusen år.

Annan typ av multitasking?

Idag lever vi i ett informationssamhälle där vi hela tiden får nya inputs. Man pratar om en annan typ av multitasking, förmågan att skumma på ytan, välja relevant information och detaljer för att sedan gå vidare. Man är uppmärksam, men bara delvis eftersom man tar in mycket information väljer ut det relevanta, och missar helheten. Begreppet man myntat för denna typ av multitasking är kontinuerlig partiell uppmärksamhet.

I och med att teknologin utvecklas och vi får nya sätt att ta in information ökar denna typ av multitasking. Man får flera nya ingångskällor i form av TV, musik, videospel och internet. Många ungdomar använder sig av internet och videospel samtidigt vilket minskar uppmärksamheten åt varje enhet. Tekniken innebär att det finns fler distraktioner som gör att uppmärksamheten bland uppgifter blir sämre och sämre.

Ett bra exempel på denna ouppmärksamhet på detaljer är när man kör bil och pratar i telefonen samtidigt. Det är fyra gånger mer troligt att hamna i en olycka när man använder telefonen under körning. Det är visat att när man kör bil och pratar i telefon reagerar man betydligt långsammare på bromsljus och stoppskyltar.

Är kvinnor bättre på att multitaska?

Myten säger att kvinnor är bättre på att multitaska än män. Det finns ingen forskning som säger att kvinnor har bättre simultanförmåga än män. Trots det lever denna myt vidare fast ingen forskning stöder det. Studierna som har gjorts visar på att skillnaderna är små och inkonsekventa. Det som eventuellt skulle kunna utgöra en grund för myten är att kvinnor har mer tendenser att ge sig in i seriella uppgifter. Man menar då att, tidigare var det kvinnorna som var hemma med barnen medan männen införskaffade sig mat och skydd. När man har barn blir man ofta avbruten om man gör något med barnet i sin närhet. Man menar alltså att kvinnor utifrån detta har utvecklat än bättre simultanförmåga.

Forskning som har gjorts relativt nyligen pekar emellertid på att män faktiskt har bättre simultanförmåga än kvinnor. Dessutom påverkas kvinnors förmåga att multitaska efter vart de befinner sig i menscykeln. Högt östrogen påverkar simultanförmågan positivt. Vårt förändrande arbetssätt ställer högre krav på att människor ska kunna göra flera saker samtidigt.

I ett test där kvinnor och män fick instruktioner att hålla reda på tiden hos tre klockor och samtidigt hålla reda på svenska namn som presenterades gjorde faktiskt männen bättre ifrån sig. Resultatet var att de som hade bra arbetsminne och spatialförmåga också var bra på multitasking. Tidigare studier har även visat att män har bättre spatial förmåga och är bättre på att orientera, navigera och hitta rätt väg än kvinnor. Trots all forskning om människors förmåga att multitaska pekar den fortfarande på att det inte är så effektivt eftersom arbetet inte görs grundligt.

Men inom detta område har det gjorts otroligt mycket forskning som all är motsägelsefull. Vissa studier pekar på att kvinnor är överlägsna och vissa på att män är det. Vad som är konstaterat är att hormonnivåerna påverkar simultanförmågan. Högt testosteron hos män ger bättre förmåga och högt östrogen ger samma effekt för kvinnor. Med åldern försämras förmågan eftersom hormonet minskas.

Fördelar och nackdelar

Otillräcklig uppmärksamhet

Om man inte har tränat på, eller utvecklat en bra multitaskingförmåga kan mycket tid slösas bort till följd av otillräcklig eller bristfällig uppmärksamhet på en uppgift. Dessutom kan uppgiften riskeras att utföras slarvigt eller felaktigt om man inte kan hantera att göra flera saker samtidigt.

Pockande på uppmärksamheten försämrar lärandet

Att multitaska medan man ska ta in ny information förstör faktiskt inlärandet och man får svårare att lärare sig helheten. Att avbryta inlärandet konstant resulterar i att hjärnan måste starta om och onödig energi slösas som hade kunnat användas till inlärandet.

Stress och utmattning

När hjärnan blir utsatt för ett stort antal olika uppgifter på en och samma gång kommer den troligtvis att uppleva stress och bli överväldigad. Att sedan misslyckas med några av uppgifterna medför risk för ångest och stress. Ofta leder multitasking till motsatt effekt än det åsyftade. Att försöka multitaska kan leda till utmattning, varför det är bra att hålla utkik efter utmattningssymptom.

Spara pengar och tid

Multitasking kan spara mycket pengar för arbetsgivare. Om man som chef klarar av att sköta flera saker som man annars skulle delegerat till anställda sparar man personalomkostnader. Genom att kunna kombinera uppgifter kommer de att bli färdigställda snabbare. Dessutom kan fler uppgifter bli klara samtidigt.

Ökad produktivitet

Mycket forskning talar för att multitasking inte ökar produktiviteten men om man har förmåga att klara av viss multitasking kommer företagets produktivitet att öka. De kommer att uppnå mer än samma antal arbetare som inte kan hantera sin simultanförmåga.

Multitasking eller seriella handlingar?

När man pratar om multitasking och simultanförmågan menar kanske vissa seriella handlingar. Om man sätter på diskmaskinen, spolar av en kastrull, stänger köksfönstret, ropar att det är dags för efterrätt och ger katten mat rör det sig inte om multitasking utan seriella handlingar. Även om det är riktig multitasking eller inte visar forskningen på att vi gör alla uppgifter sämre om vi efter en kort tid avbryter det vi gör till förmån för andra aktiviteter. Det man gör blir bättre om man avslutat det man påbörjat innan man börjar med något annat. Ett riktigt bra exempel på detta är att sitta och plugga eller jobba och hela tiden störas av att telefonen plingas eller att man tar upp och scrolla någon app. Det gör att hjärnan hela tiden måste starta om för att bli koncentrerad och arbetet försämras och förhalas.

Riktig multitasking handlar om att man ägnar sig åt en uppgift som kräver vår mentala uppmärksamhet, samtidigt som man utför en helt annan uppgift. Experiment i exempelvis bilsimulatorer så har man testat människor som behöver uppmärksamma förändringar i trafiken samtidigt som de fått andra uppgifter. Resultaten är entydiga, människan är riktigt dålig på det och det slutar ofta med att bilen kör av vägen eller in i en annan trafikant. Forskningen talar alltså för att människor har dålig förmåga till att multitaska och därmed dålig simultanförmåga.

Går det att träna upp sin multitasking?

All forskning talar för att multitasking är ohälsosamt, orsakar stress och inte gör att man blir mer effektiv. På frågan om det går att träna upp sin multitasking svarar forskningen både ja och nej. Man kan bli bättre på att lösa flera uppgifter samtidigt. Men det kräver att dessa uppgifter är sådana man kan lära sig att lösa mer eller mindre automatiskt. Dock visar forskning på att människan har svårigheter att filtrera bort irrelevant information.

Det man kan göra är att planera väl för att underlätta arbetet genom att:

Sätta realistiska ambitioner och mål

  • Vad är det som är viktigt och vad kan göras samtidigt?
  • Genom att göra en realistisk lista med vad man hinner med att göra, gör det enklare att arbeta.

Sätta realistiska tidsramar och prioritera smart

  • Hur lång tid tar en uppgift att genomföra?
  • Det är viktigt att ge en själv tillräckligt med tid för att kunna slutföra en uppgift.
  • Om man har en nerskriven lista med prioriterade uppgifter kan planera sin arbetsvecka.

Gör liknande uppgifter samtidigt och arbeta i ett lugnt tempo

  • Att arbeta med olika uppgifter samtidigt skapar förvirring, se till att ha planerat väl så man arbetar med liknande uppgifter samma dag.
  • Se till att ha planerat tiden så att man tillåter sig själv arbeta i ett lugnt tempo. Då minskar stressen och om man har gjort fel har man tid att göra om.

Ta regelbundna pauser

  • Om man inte tar pauser kommer det att påverka kroppen och hjärnan negativt. Man måste se till att kroppen och hjärnan får återhämtning under dagen för att kunna få ut så mycket av arbetsdagen som möjligt.
  • Ofta identifierar man lösningar efter en kort paus varför det kan vara avgörande att ta en paus.

Sammanfattning

Forskningen talar för att multitasking inte är effektivt utan snarare ineffektivt. Människan kan använda sin simultanförmåga till en maxgräns och den är begränsad till intränade och automatiska uppgifter. Det finns inte heller någon större skillnad mellan kvinnors och mäns simultanförmåga, varför myten om att kvinnor kan göra flera saker samtidigt och inte män, är felaktig.

Multitasking är en attraktiv egenskap bland arbetsgivare som vill spara tid och pengar men det kommer mest troligt att orsaka stress och utmattning hos de anställda varför det i längden är ett dåligt alternativ. Människan mår bäst och blir som mest effektiv när uppmärksamheten läggs på en sak i taget. Om man fokuserar och lägger uppmärksamheten på en sak i taget kommer processer att aktiveras i hjärnan och långtidsminnet blir aktiverat. Det mest effektiva är alltså att göra en sak i taget och planera sin tid väl.