Om ditt företag lider av att ni alltid överskrider deadline och missar er budget behöver ni en förändring. Något som gör att ni kan lättare hålla vad ni lovar. Något som får klienterna att vilja komma tillbaka gång på gång. Något som ger er en fördel mot era konkurrenter. Det ni behöver är en nätplan.
Vad är en Nätplan?
En nätplan är ett sätt att visualisera strukturen i ett projekt och se vad som behöver göras samt i vilken ordning det behöver göras. Man kan säga att en nätplan är en utvecklad version av en milstolpeplan då nätplanen även innehåller en tidsaxel. Den är som en planering och hjälper er att hålla både er deadline och er budget. Det finns två olika versioner av en nätplan. Dessa kallas för Blocknät och Pilnät.
Blocknät
Det här är utan tvekan den mest populära av de två versionerna. Man illustrerar aktiverna med hjälp av block därav namnet. Beroendet mellan dem anges med hjälp av pilarna. Det betyder att pilarna visar vilka aktiviteter som inte kan göras färdigt utan att någon annan tidigare aktivitet blivit avklarad. Detta system har visat sig fungera bra och det är anledning till att det är det mest populära sättet att rita en nätplan.
Pilnät
Ett pilnät är mer händelseorienterat. Man har speciella noder som är händelserna. Pilarna är aktiviteterna och kopplinspilarna är beroendena mellan noderna. Alltså om en nod är beroende av att en annan nod är färdig.
Varför använda nätplan?
Många anser nätplan som det överlägsna sättet att styra ett projekt. I texten om milstolpeplan gick vi igenom många av fördelarna men för er som inte har läst det än kommer här en snabb genomgång av alla fördelarna.
Fördelar med nätplan
En av de många fördelarna är att det ger ditt Team delmål att jobba mot. Bilder säger mer än tusen ord och med nätplan visualiserar man projektet. En snabb blick så kommer ditt Team att förstå vad de ska jobba emot och med hjälp av pilarna så ser de i vilken ordning som de måste genomföra projektet. Detta gör att du inte kommer behöva svara på lika många frågor och du kan därmed spendera din värdefulla tid på annat. Att använda milstolpar kommer att ge dig effektivare Teams och ett bättre företag. Ni kommer kunna leverera bättre produkter och därmed tjäna mer pengar. Dessa är bara några av anledningarna till varför ni kommer att tjäna på att implementera nätplan i ert företag. Låt oss nu kolla på hur nätplan kommer att fungera i framtiden.
Framtiden
Nätplan kommer fungera långt in i framtiden. Milstolpar kommer fungera och därför kommer även nätplan att göra det. Man kan använda det till i princip alla projekt där man utvecklar något och det kommer därför att fortsätta vara populärt långt efter att många andra metoder har dött ut. Bilder säger som sagt mer en tusen ord och med en visualisation av projektet blir ditt Team därmed effektivare. En nätplan erbjuder ett enkelt sätt att visualisera projektet och det kommer därmed vara populärt i flera år till. Det betyder att det finns ännu en fördel med att implementera det redan nu; du kommer inte behöva byta efter några månader utan nätplan kommer att fungera i flera år till. Den industrin som använder sig mest av nätplan i dagens läge är mjukvaruindustrin. Denna industri förändras hela tiden och utvecklingen går nu snabbare än någonsin. Det betyder att företagen som är involverade i industrin behöver metoder och verktyg som snabbt kan anpassas för att inte hamna bakom sina konkurrenter och gå i konkurs. Därför anser jag att nätplan kommer fungera långt in i framtiden och därför anser jag att alla företag som jobbar med att utveckla saker borde åtminstone kolla vad det är för något och vilka fördelar det har. Det gör du enklast genom att fortsätta läsa.
Nätplan med andra metoder
Nu tänker du: Men jag använder ju redan än metod. Kommer verkligen nätplan att fungera med den metoden? Låt oss kolla på det.
Nätplan med Kanban
Kanban är en väldigt populär metod och Nätplan fungerar utmärkt med den. Kanban går ut på ständig förändring som möter minimalt motstånd och man använder sig av en Kanban board. Dock så kan man använda nätplan för att planera projektet. På Kanban boarden sätter man bara upp det man jobbar på i nuläget så med hjälp av nätplan kan man bestämma vad man ska jobba med. Därför funkar Nätplan väldigt bra med Kanban så om du använder Kanban kommer du inte ha några problem med att implementera nätplan.
Nätplan med Scrum
Dessvärre så funkar nätplan inte lika bra med Scrum som med Kanban. Detta beror på att Scrum är mycket mer restriktivt än Kanban. Kanban är i princip bara ett ramverk medans Scrum är en hel metod. Inom Scrum finns det vissa moment som man måste använda. Därför fungerar inte nätplan lika bra. Man har redan moment där man planerar projektet och behöver därmed inte andra verktyg för att göra det. Metoden är därför inte anpassad för att kunna användas med andra verktyg.
Dessa är bara två metoder men nätplan fungerar med många fler. Detta beror på att den är så flexibel och kan skräddarsys för att passa in i nästan vad som helst. Det enda du ska tänka på är om metoden som du redan använder är flexibel som Kanban eller mer restriktiv som Scrum. Nätplan kommer att fungera bättre med metoder är mer flexibla eftersom de då kan anpassas för att använda Nätplan. Med metoder som Scrum som är mer restriktiva och knappt kan anpassas är det mycket svårare att få in andra verktyg som nätplan på ett naturligt sätt som passar in. Det är en av de största anledningarna till att jag tror Kanban och inte Scrum kommer överleva längst in i framtiden.
När används nätplanen?
Nätplan kan som sagt användas till nästan alla företag förutom dem som använder Scrum men självklart har den vissa begränsningar. Det funkar i princip bara till företag som jobbar med utveckling då den inte riktigt passar annars. Nätplan är gjord för att användas i projekt och projekt används nästan bara inom utvecklingsföretag. Därför kan jag inte rekommendera att du använder detta om du inte har ett utvecklingsföretag för att det inte riktigt har en mening. Det passar inte och det finns andra metoder som du kan använda som passar mycket bättre. Men om du har ett utvecklingsföretag så är det här perfekt för dig om du och ditt företag behöver lite extra hjälp. Om vi ska specificera vilka företag som använder det mest så är det mjukvaruföretag. Dessa företag jobbar ständigt med nya projekt och behöver verktyg som hjälper dem att utveckla sina produkter. IT-industrin ändras ständigt och företagen behöver därför ett verktyg som kan ändras när dem behöver göra det. Det är därför företagen använder sig av metoder som Kanban eftersom de är så flexibla. IT-industrin utvecklas snabbare och snabbare och därför kommer inte metoder som Scrum att fungera för alltid. De metoder som kommer finnas kvar i framtiden om du frågar mig är definitivt de flexibla metoderna som Kanban. De verktyg som kommer att finnas kvar med det är verktygen som Nätplan och Milstolpar. Det beror på att de är så väldigt flexibla och funkar i nästan alla företag och miljöer.
Nu kanske du är övertygad om att nätplan är en bra metod som du borde implementera i ditt företag men det betyder inte att du förstår hur det fungerar. Låt oss därför gå igenom det nu.
Hur fungerar en nätplan?
Innan du börjar använda nätplan är det extremt viktigt att du förstår hur det fungerar. Gör du inte det kommer du nämligen få det mycket svårare och ditt företag kommer få mycket större problem med att anpassa sig eftersom övergången inte gått till på bästa sätt. En nätplan fungerar så att du ritar upp ett diagram som visar i vilken ordning saker ska genomföras. Detta görs lättast med ett s.k. Blocknät. Ta gärna hjälp av ditt utvecklingsteam då de antagligen har en större förståelse för i vilken ordning saker måste genomföras än vad du har. Med detta diagram kan du sedan se i vilken ordning de ska göra uppgifterna och när de ska göra dem. Detta gör att du kan sätta in mer resurser vid rätt tillfälle för att hjälpa dem med de större uppgifterna. På detta sätt kan du ha mindre Teams med externa resurser som flyttar runt till de Teams som behöver dem. Detta kan vara väldigt bra eftersom du då kan hålla dina vanliga Teams små och effektiva. Som vi nämnde i texten om Scrum så är små teams oftast bättre än större så därför blir detta extra bra för ditt företag. Det kommer att bli effektivare och leverera bättre produkter vilket bara är bra för ert företag. Det är så nätplan fungerar och det är därför det har blivit så populärt.
Hur används nätplanen?
Om du ska börja använda nätplan så kommer du behöva börja med att göra själva nätplanen. Gör gärna detta med ditt utvecklingsteam då det är dem som bäst vet i vilken ordning som uppgifterna borde göras. Sedan måste du bara se till att ditt Team följer planeringen så kommer allt att fungera. Det som är bra med detta är att man sätter upp delmål. Detta kommer göra det lättare för dina teams att arbeta eftersom de nu har något att jobba emot. Det är svårt att jobba mot ett mål som kanske ligger flera år framåt i tiden. Då är det mycket enklare att jobba mot små delmål som kanske ska vara klara om en månad. Man får gärna bryta ner även dessa i mindre mål så att det blir tydligt vilka uppgifter man måste genomföra för att kunna uppnå målet. Detta kommer då minska de frågor som Teamet ställer till dig vilket i sin tur kommer att ge dig mer tid till andra viktigare saker. Tid som du kan använda till att tex locka nu klienter och kunder till ert företag. Så nu vet du hur det kan användas men vet du hur du ska implementera det på bästa sätt? Antagligen inte så låt oss då gå igenom det.
Hur implementerar du nätplanen på bästa sätt?
För att övergången ska gå som enkelt som möjligt och möta så lite motstånd som möjligt behöver du veta hur du ska implementera det på det bästa sättet. Det sättet är mycket likt tidigare sätt att implementera saker men det är för att de är väldigt lika. Jag råder dig fortfarande att vänta tills ni inte har ett jättestort och viktigt projekt eftersom det då kommer bli problem. Ni vill definitivt inte misslyckas med projektet och därför bör ni inte implementera nya metoder mitt i det. Därför skulle jag råda er att vänta tills ni har en lugn stund med inte särskilt mycket att göra. Det kommer att ge era Teams tillräckligt med tid för att anpassa sig till dessa nya metoder. När det sedan blir mycket arbete igen så kommer de att vara redo. De kommer då att ha den erfarenhet som de behöver för att klara de mer hektiska tiderna och om allt gå som planerat kommer allt att gå lättare eftersom ni använder er av en Nätplan. Ni kommer kanske kunna hålla er till er budget bättra och hålla deadline vilket i sin tur kommer att göra klienten nöjd. En nöjd klient är en klient som kommer tillbaka vilket bara är bra för ert företag. Om ni vill få övergången att gå ännu smidigare så kan ni skicka iväg några av era anställda på en kurs inom nätplan. Detta kommer då att lära dem hur man använder det och hur det funkar vilket de sen kan ta med sig tillbaka till företaget. De kan sedan börja lära andra Teams på företaget hur det fungerar så att inte alla måste åka iväg på kursen. Det sista rådet om hur du implementerar nätplan som jag har att ge dig är att göra det direkt. Med det menar jag att om du inte har ett företag men ska starta ett så borde du försöka implementera det från starten. Det är mycket lättare att vänja sig med något om man aldrig har vant sig med något annat och det är därför mycket lättare att få dina Teams att anpassa sig om det är något de använder direkt frånstarten. Därför råder jag dig att implementera nätplan så fort ni får en lugn stund på ert företag. Det kommer att vara värt det i det långa loppet när alla era konkurrenter står där utan att kunna anpassa sig efter marknaden.
Nackdelar med nätplan
Som med allt annat finns det även nackdelar med en nätplan. En av de största är att det inte funkar med Scrum. Det är en stor nackdel då väldigt många företag använder sig av Scrum för att styra sina projekt. Det betyder att väldigt många företag inte kan använda sig av det. En annan nackdel är att göra själva nätplanen tar tid. Den tiden kunde man istället ha lagt på att färdigställa själva projektet men frågar du mig tror jag att det är värt det i slutändan. Men det är ändå bra att tänka på för på kortare projekt så är det kanske inte värt att använda sig av en nätplan eftersom projektet går så snabbt att göra klart ändå. Därför kan en Nätplan inte användas till precis alla projekt utan bara till nästan alla. Dessa är nackdelar som du borde tänka på innan du väljer att implementera Nätplan i ditt företag så att du kan vara säker på att det kommer passa till ditt företag.
Andra verktyg:
Olika verktyg är bra för olika saker. En hammare funkar inte för att skruva och en skruvmejsel funkar inte för att hamra. Samma sak gäller för verktygen inom projektledning. Vissa verktyg är bättre för andra saker helt enkelt. Vad du kan göra är att kombinera dessa verktyg för att få ett bättre resultat. Den som vill ha produkten ni utvecklar kommer nog vilja ha en milstolpe plan så att han kan se vad ni har gjort och vad ni planerar att göra med bara en snabb blick. Däremot kanske inte detta passar bäst för ditt utvecklingsteam. De kanske vill använda ett Gantt-schema eller en nätplan istället. Detta är inget problem. Du kan visa en milstolpeplan för klienten men jobba efter tex en nätplan inom företaget. Så länge kommunikationen med kunden sköts på ett bra sätt så kommer det inte att vara några som helst problem med att göra det på detta sättet.
Om du är i behov av något som kan hjälpa dig och ditt företag att bli effektivare och göra ett bättre jobb så är nätplan definitivt något för ditt företag. Det kommer hjälpa er att hålla både er deadline och budget samt ge er möjligheten att utvecklas och bli ännu bättre som företag. Detta leder då till att ni får mer klienter och mer av dem klienterna kommer att återkomma till er. Det leder i sin tur till att ni tjänar mer pengar. Därför rekommenderar jag definitivt nätplan till dig och ditt företag.
