Planering | Projektledning.se

Att planera gör det möjligt för ledare och chefer att styra framtiden snarare än att bli medsvept av framtiden. I en snabbt föränderlig miljö är behovet av planering desto viktigare eftersom risken och osäkerheten då ökar. En plan kan definieras som en detaljerad strategi som utformas idag för något som ska göras imorgon. Planering är således ett intellektuellt försök från ledningens sida att förutse framtiden för att förbättra prestationen och resultaten inom företaget. Planering är en primär ledningsfunktion som varje företag måste utföra oavsett storlek, bransch och syfte. Den här texten tittar närmre på planering, vad det innebär i praktiken, varför det är en viktig handling och vad som karaktäriserar planering.

Vad innebär planering?

Planering i sin enklaste form är inget annat än att helt enkelt tänka före det att en viss åtgärd eller situation sker. Det hjälper en att blicka in i framtiden och i förväg bestämma hur man ska hantera de situationer som man troligtvis kommer stöta på. Det handlar om logiskt tänkande och rationellt beslutsfattande.

Planering kan definieras som en grundläggande ledningsfunktion, vilken involverar att bestämma i förväg vad som ska göras, när det ska göras, hur det ska göras och vem som ska göra det. Det är en intellektuell process som fastställer ett företags mål och utvecklar olika handlingsplaner genom vilka företaget kan uppnå dessa mål. Det målar upp exakt hur företaget i fråga uppnår ett specifikt mål.

För att kunna uppnå en hög nivå av effektivitet och produktivitet inom ens företag är det en nödvändig förutsättning att de anställda vet vad de förväntas göra och när deras uppgifter förväntas vara klara. För det här syftet fungerar planering som en lösning, där arbetsledarna och cheferna delar upp företagets stora mål och visioner i mer översiktliga planer för varje avdelning. Dessa planer görs sedan om till än mer hanterbara men framför allt operativa planer och tillhörande budgetar.

Planering i en osäker värld

Snabba förändringar i företagens ekonomiska och icke-ekonomiska miljö kan ibland minska planernas effektivitet. Det blir svårare för de som planerar att förutsäga exakt vilka förhållanden som kommer råda i framtiden och planernas tillförlitlighet kan minska när företagsmiljön inte är stabil.

Osäkerhet och en svårighet att förutse framtiden och den rådande miljön kan göra planeringen mindre användbar och effektiv, och planeringen kan därtill bli mer tidskrävande och kostsam. Även den mest övervägda planeringen kan bli överflödig eller till och med oanvändbar när de antaganden och prognoser som planerna bygger på visar sig ha ändrats. Planerna kan ofta behövas ses över om och om igen, speciellt i en väldigt volatil miljö. Planerna kan annars misslyckas med att styra företagets utveckling i rätt riktning. Oavsett om situationen och ens omständigheter kan förändras och göra ens planer mindre giltiga och användbara så är det i princip alltid en bra idé att planera i förväg jämfört med att reagera på olika kriser först när de uppstår. Planeringen gör det möjligt för företagens ledning att ta till vara på möjligheter och att styra framtiden istället för att bara gå med strömmen.

Hur man kan göra planeringen mer effektiv

Det finns vissa åtgärder och strategier man kan ta till vid planering, för att göra planeringen så effektiv som möjligt i en snabbt föränderlig miljö. Här är exempel på några strategier att tillämpa:

Planering bör aldrig lämnas till slumpen. Istället bör man alltid försöka skapa en sorts arbetsmiljö och organisationskultur som främjar och stöttar planering.
Planering borde alltid börja på toppen inom ett företag, eftersom att initiativ och stöd från ledningen är avgörande för effektiv planering
Planering måste alltid organiseras med ett brett samarbete när man formulerar och lanserar sina planer
Mål, förutsättningar och policies måste kommuniceras korrekt i planerna
Långsiktig planering bör integreras med kortsiktiga planer
Planering måste alltid inkludera en medvetenhet om och en acceptans inför förändring

Därför är det viktigt med planering

Planering är en av de viktigaste aktiviteterna inom alla typer av verksamheter och företag. Det hjälper till att både bestämma och sedan uppnå företagens olika mål. En bra, realistisk och rationell planering är en viktig förutsättning för effektiv förvaltning av företaget och dess anställda. Planering kan hjälpa ett företag på följande sätt:

Förtydliga företagets målsättningar: Planering som aktivitet kan göra målsättningar tydligare, mer specifika och konkreta. Därtill kan planeringen fungera vägledande när man bestämmer vilka handlingar som borde utföras under rådande och framtida förhållanden.
Planering ger en riktning: Planeringen hjälper företagen att hålla sig på rätt väg och i rätt riktning. Det ger ledarna en definitiv riktning så att de lättare kan bestämma vad som ska göras och när det ska göras.
Det kan reducera risk och osäkerhet: Det hjälper företagen att förutspå framtida händelser och förbereda sig för att vidta nödvändiga åtgärder mot oväntade händelser. På så sätt hjälper det till med att bedöma och möta framtida utmaningar. Planering gör det helt enkelt möjligt för en chef att påverka snarare än att acceptera framtiden.
Planering lägger grunden för kontroll: Planeringen skapar den standard som man sedan kan mäta och jämföra företagets faktiska resultat och prestation mot. Utan en sådan standard att luta sig mot som planeringen förser en med är det omöjligt att kontrollera och utvärdera hur företaget går.
Planering gör beslutsfattande lättare: Eftersom att planerade mål som sagt fungerar som kriterier för utvärdering, så kan planeringen användas för att utvärdera olika alternativ och lösningar. Då blir det enklare att välja det bästa alternativet och snabba beslut och slumpmässiga åtgärder kan undvikas.
Planering förbättrar operativ effektivitet: Planering gör uppgiften att leda andra människor mer effektiv. Det hjälper till att minimera driftskostnader och förstärker en organisations konkurrenskraft.
Planering förbättrar arbetsmoral: Om en anställds roll är tydligt specificerad med väldefinierade målsättningar är det mer troligt att den anställde känner sig mer motiverad och vill bidra med sin fulla potential till att förbättra företaget. Planering kan således bidra till att förbättra företagets arbetsklimat och reducera friktionen mellan de anställda och mellan olika avdelningar.
Effektivare koordinering: Planering gör koordinering effektivare och smidigare genom att integrera företagets fysiska och mänskliga resurser, även mellan avdelningar. Det blir också lättare att undvika dubbelarbete samt att eliminera oproduktivt arbete.
Planering uppmuntrar till mer innovation och kreativitet: Planering driver chefer och ledare till att fortsätta vara kreativa och innovativa. Det tvingar chefer till att ta reda på nya och förbättrade sätt att göra saker på för att förbli konkurrenskraftiga och undvika hoten i den omgivande företagsmiljön.

Planering sker i alla typer av organisationer, företag, hushåll, sektorer, ekonomier och så vidare. Man behöver planera eftersom framtiden alltid är mer eller mindre osäker. Ingen kan egentligen förutsäga framtiden med 100 % exakthet, eftersom förhållanden kan förändras när som helst. Därför är planering det grundläggande kravet för alla företag för överlevnad, tillväxt och framgång.

Vad karaktäriserar planering?

Planering handlar således om att bestämma idag vad man ska göra imorgon och att förhålla sig till en osäker framtid på bästa möjliga sätt. Här följer sju stycken påståenden om vad planering är, och vad som karaktäriserar det i olika situationer.

Planering är en ledningsfunktion: Som den viktiga ledningsfunktion planering är så lägger den grunden för andra funktioner som arbetsledare och chefer har, som att organisera, bemanna, leda och kontrollera. Det beror på att dessa funktioner och aktiviteter ofta sker inom ramen för de planer man gjort.
Planering är målorienterat: Planering fokuserar på att definiera företagets målsättningar, identifiera olika möjliga alternativa vägar framåt samt bestämma vilken väg man ska följa.
Planering är genomgripande: Det är genomgripande i den mening att planering förekommer inom alla avdelningar, segment och grupper samt krävs på alla nivåer i organisationen. Planeringens omfattning kan dock variera på olika nivåer och avdelningar.
Planering är en kontinuerlig process: Planer görs för en specifik tidsperiod, till exempel för en månad, ett kvartal eller ett år. När perioden är förbi så görs nya planer och man överväger och betraktar företagets nutida och framtida krav och omständigheter. På så sätt är själva planeringen en ständigt pågående och kontinuerlig process, där planer formas, utförs och sedan följs av nya planer.
Planering är en intellektuell process: Planering är en mental övning eftersom att det involverar att använda hjärnan och sinnet för att tänka, förutspå, föreställa sig och så vidare.
Planering är futuristiskt: När man är i planeringsprocessen tar man sig en smygtitt på framtiden. Det involverar att se in i framtiden, analysera och förutsäga den så att företaget kan möta framtida utmaningar mer effektivt.
Planering är beslutsfattande: Beslut fattas angående valet av alternativa metoder som kan användas för att nå företagens mål. Det valda alternativet bör vara det bäst lämpade av alla.

Planering handlar om att sätta mål och formulera planer för att uppnå dem. Aktiviteten hjälper ledare och chefer att analysera de nuvarande villkoren för att identifiera sätt att uppnå en önskad position i framtiden. På så sätt är god planering både något företaget behöver och chefernas ansvar.

Klassificering av planer baserat på betydelse, tid, nivå, formalitet och strategi

Det går att klassificera planer baserat på:

Vilken betydelse de har och hur viktiga de är
Vilken tidsram planerna gäller för
Vilken nivå inom exempelvis ett företag som planerna görs för
Hur formella eller informella planerna är
Vilken sorts strategi det gäller

Klassificering baserat på planernas betydelse

Planer kan vara strategiska, taktiska eller operativa. Strategiska planer är viktiga framtidsorienterade planer som formar kärnan av ett företags strategiska arbete, det vill säga hur företaget ska uppnå sin vision. Vanligtvis berör de strategiska planerna hela företaget och alla anställda. Taktiska planer är i sin tur nödvändiga för att sedan kunna implementera de strategiska planerna. På så vis är de taktiska planerna ofta något mer konkreta och handlingsfasta än vad de strategiska planerna är. Ett företags operativa planer är kopplade till de dagliga funktionerna så som produktion, leverans eller inköp.

Klassificering baserat på tid

Planer kan vara kortsiktiga, mittemellan eller långsiktiga. Planer som räknas som kortsiktiga är ofta de som gäller för ett år eller mindre än så. Mittemellan beskriver planer som sträcker sig över en tidsram på mellan två och fem år, medan långsiktiga planer brukar gälla mellan fem och tio år eller till och med längre än så. Det beror helt enkelt på vilken typ av projekt det gäller.

Klassificering baserat på nivå

En plan kan gälla på olika nivåer inom ett företag. En plan kan till exempel gälla på en funktionell nivå, på en företagsnivå eller på en chefsnivå. Funktionella planer tas fram av ett företags olika avdelningar. En avdelning inom exempelvis marknadsföring kan ta fram funktionella planer för hur de ska uppnå företagets marknadsföringsmål.

Klassificering baserat på formalitet

En plan kan antingen vara formell eller informell. Den är formell när planeringen har skett genom särskilda och definierade steg samt har dokumenterats, och informell när dokumentationen inte är särskilt rigorös.

Klassificering baserat på strategi

En plan kan kallas för att vara proaktiv när den är avsedd att bemöta eller ta hand om en särskild och förväntad situation. Till exempel är en kompensationsplan som är baserad på en långdragen löneförhandling en proaktiv plan för att säkerställa nöjda anställda. Om samma kompensationsplan uppstod som ett resultat av en strejk skulle den räknas som en reaktiv plan. Det förstnämnda leder till tillväxt och det senare hjälper till att återfå balans och säkerställa företagets överlevnad.

När planeringen leder till en affärsplan

Om man precis har startat upp behöver man en affärsplan. På många sätt är en affärsplan en slags karta. Den guidar en dock inte bara när företaget växer utan den visar också upp för ens investerare, partners och andra intressenter vart ens företag är på väg. Därför kräver ett framgångsrikt företag en välgenomtänkt plan. Att ta fram en bra affärsplan kan kännas utmanande men behöver inte vara så svårt eller skrämmande i praktiken. Så länge man investerar en del tid i planeringen, inkluderar all viktig information och följer en stegvis process så kan man skapa en bra plan. Att under planeringen lyfta kritiska frågor och undersöka dess svar hjälper företagare att undvika risker och fallgropar. Här följer en stegvis beskrivning av hur man kan gå tillväga med sin planeringsprocess för att i slutändan kunna skapa en affärsplan.

Summera företagets vision: För att konkretisera sin vision kan man svara på frågor om vad man hoppas kunna åstadkomma och hur man planerar att nå sina mål. Det kan hjälpa en med de efterföljande besluten.
Utveckla företagets produkt eller tjänst: Medan logiken säger att detta steg borde komma efter att man har genomfört sin efterforskning så börjar de flesta företag som en idé av en viss produkt eller tjänst. Om man redan har en produkt eller tjänst i åtanke kan man försöka utveckla den vidare. Att ha en konkret uppfattning av vad man hoppas kunna sälja kan hjälpa till att starta efterforskningen.
Undersök branschen: Man måste förstå branschen man vill ge sig in på. Därför bör man till exempel undersöka historiska data och titta på prognoser för tillväxt, behov och efterfrågan samt marknadens storlek.
Analysera marknaden: Här definierar man sin målmarknad, genom att använda demografisk data och psykografisk information. Då kan man ta reda på vad kunderna vill ha, vad de är villiga att betala för det och hur man bäst kan nå ut till dem.
Utvärdera konkurrenterna: I det här steget avgör man vilka de direkta och de indirekta konkurrenterna är, och hur ens produkt eller tjänst jämför sig med deras. Man bör lägga märke till vad som särskiljer de olika företagen, så att man kan identifiera sin egen konkurrensfördel.
Designa företaget: Nu väljer man ett namn på företaget, samt plats och affärsmodell. Man bestämmer hur man ska sälja sin produkt eller tjänst till kunden och hur man ska skydda sin konkurrensfördel.
Skapa en marknadsföringsstrategi: Här utvecklar man en konkret plan för hur man ska fånga sina målkunder. Planen borde innehålla information om olika kommunikationskanaler, distributionsvägar, priser och attribut.
Planera de olika aktiviteterna: Det är dags att bestämma hur man ska tillverka eller leverera sin produkt eller tjänst. Man bör bestämma vilka aktiviteter som måste ske och i vilken ordning, samt uppskatta hur denna plan kan komma att förändras med tiden när efterfrågan växer. Det är också viktigt att bestämma hur ägandeskapet ska fördelas inom företaget och hur investerare och anställda ska bli kompenserade. Nu börjar man alltså bygga upp sitt team av medarbetare.
Avgör de finansiella behoven: Till sist räknar man ut hur stora investeringar som krävs för att starta upp företaget.

Slutsats

Planering är en viktig och självklar del av alla sorters verksamheter och företag. I grund och botten handlar planering om att försöka förbereda sig för framtiden på bästa sätt och att bestämma idag vad som ska ske imorgon. Planer är en central del inom ledarskap, eftersom att konkreta planer är vad som berättar och beskriver för ett företags anställda exakt vad de ska göra, när de ska göra det och vem som är ansvarig. Det är därtill med hjälp av ens planer som man kan mäta och utvärdera de framsteg som görs. Olika planer kan klassificeras baserat på exempelvis betydelse, tidsram, hur formell planen i fråga är, vilken nivå inom en organisation den gäller samt vilken sorts strategi planen avser.