Prioriteringsmatris, PICK-graf

En arbetsledares ansvarsområden kan se väldigt olika ut. Det kan till exempel inkludera att skapa och vägleda förändringsprocesser, kommunicera viktig information till de anställda, kartlägga olika processer eller hantera organisationens externa intressenter. I de allra flesta fall ingår det i en arbetsledares ansvar att prioritera uppgifter och projekt, vilket många gånger innebär att man behöver fatta svåra beslut. Därför är det viktigt att man dels har de kompetenser som krävs för att kunna ta sådana typer av beslut, och dels att man har tillgång till rätt sorts verktyg för att kunna prioritera. Att kunna prioritera rätt är avgörande inom de flesta sorters organisationer, eftersom att resurser nästan alltid är en bristvara. Dessutom så förändras en organisations förutsättningar och de externa omständigheterna ofta, vilket innebär att man behöver fatta nya beslut med jämna mellanrum.

Besluten som en arbetsledare behöver ta innebär ofta att man behöver välja mellan olika idéer för lösningar eller förbättringsalternativ. När man har tagit fram de här olika idéerna, till exempel genom brainstorming med sina medarbetare, så är det dags att prioritera mellan dem för att på så sätt ta reda på vilket alternativ som är bäst. Ett sätt att göra det på är med hjälp av en prioriteringsmatris, det vill säga en visuell representation av de olika alternativ som man behöver prioritera mellan. En prioriteringsmatris som är relativt enkel att använda är den så kallade PICK-grafen. PICK-grafen är till för att, ofta i grupp, utvärdera de olika förslag som ligger framför en baserat på hur stor effekt samt hur mycket ansträngning som varje förslag innebär eller kräver, i relation till det problem eller  förbättringsbehov som man behöver hantera. Målet med PICK-grafen som en prioriteringsmatris är att man ska kunna välja ut det alternativ som har den största (positiva) påverkan med minsta möjliga ansträngning. Den här texten undersöker vad en prioriteringsmatris är, och tittar närmre på just PICK-grafen som ett exempel på en sådan.

 

Vad är en prioriteringsmatris?

Att prioritera är ett viktigt element när det kommer till framgångsrikt ledda organisationer och företag, särskilt när arbetsledare och specialister inte enbart går på sin egen intuition vid beslutsfattande utan också använder sig av olika tekniker eller verktyg som en prioriteringsmatris.

En prioriteringsmatris är en form av verktyg som används för att sortera, analysera och prioritera uppgifter, idéer och förslag. En prioriteringsmatris används inom företag för affärsanalyser som med hjälp av specifika kriterier gör det möjligt för individer och projektteam att objektivt jämföra flera olika val. Själva matrisen består av en graf där grafens axlar ofta utgörs av faktorer så som värde på uppgiften/idén, brådska och eller kostnad/ansträngning. Genom att utvärdera hur varje uppgift eller idé står sig i relation till grafens axlar så kan man placera ut dem inuti grafen. Med hjälp av sin prioriteringsmatris så kan man sedan avgöra:

  • Vilken uppgift eller idé som är mest brådskande och därför behöver prioriteras högst
  • Vilken uppgift eller idé som kommer tvåa
  • Vilken uppgift eller idé som är mest värdefull för ens organisation
  • Vilken uppgift eller idé som är mest trolig att vara framgångsrik
  • Om någon av uppgifterna eller idéerna bör överges helt

Vem som helst, oavsett om man bedriver sitt egna projekt eller om man är ett större team eller organisation, kan dra nytta av en prioriteringsmatris. Verktyget går att applicera på de flesta typer av projekt och processer, oavsett hur enkla eller komplexa de är. När prioriteringsmatrisen används på rätt sätt så är det ett pålitligt verktyg som kan fungera effektivt för att till exempel hantera konflikter inom ett projekt eller en organisation, och kan hjälpa till att snabbare fatta konkurrenskraftiga beslut för hur man ska fördela organisations resurser. Det finns många olika sorters prioriteringsmatriser, och PICK-grafen är en av dem.

Vad är en PICK-graf?

På svenska brukar PICK-grafen kallas för insats- och effektmatrisen. PICK-grafen togs först fram av Lockheed Martin, och är idag ett verktyg som används inom förbättringsarbete, och LEAN och Six Sigma. Med hjälp av PICK-grafen så kan man ta reda på vilket av ens förslag för förbättring som kommer göra mest nytta för ens organisation, med hjälp av så lite resurser som möjligt från organisationens sida. Förslagens positiva effekt ställs helt enkelt i relation till hur stor insats som förslaget kräver. PICK-grafens två axlar består således av variablerna effekt och insats, och dessa två axlar skapar tillsammans en fyrfältig prioriteringsmatris.

När man bedömer hur stor insats ett visst förbättringsförslag kräver så tittar man på faktorer som:

  • Hur mycket förslaget skulle komma att kosta
  • Hur komplext förslaget är organisationsmässigt, det vill säga hur många individer och aktörer som behövs för att utföra förändringsarbetet samt hur många som kommer bli berörda av resultatet
  • Hur komplext förslaget är systemmässigt
  • Hur lång tid förslaget skulle ta att utföra

När man bedömer hur stor positiv påverkan och effekt de olika förbättringsförslagen kommer ha så tittar man bland annat på:

  • Hur mycket pengar organisationen i fråga kan spara in på genom att följa förbättringsförslaget
  • Hur mycket tid organisationen kan frigöra genom att följa förslaget
  • Hur organisationen kan uppnå högre kvalitetsnivåer genom förslaget

När man har bedömt de två variablerna insats och effekt för varje enskilt förslag så hamnar förslaget i en av fyra stycken kategorier. Det är dessa fyra stycken kategorier som utgör de fyra kvadranterna i PICK-grafen, och vars engelska namn namnger själva verktyget. De fyra kategorierna är nämligen möjligt (P för possibles), genomför (I för implement) , Utmana (C för challenge) och avfärda (K för kill):

  • Möjligt: De förbättringsförslag som hamnar i den här kategorien bedöms vara genomförbara men behöver vara tillräckligt värdefulla för att prioriteras
  • Genomför: De här förbättringsförslagen är de som organisationen i fråga bör prioritera högst, eftersom att de kräver en liten insats men ger en stor effekt
  • Utmana: Förslagen som hamnar i den här kategorin behöver förändras innan de kan utvärderas helt, till exempel genom att minska dess tidsåtgång, sänka kostnaderna eller på något annat sätt minska de insatser som förslaget kräver
  • Avfärda: De här förslagen bör organisationen avfärda, men komma tillbaka till i framtiden för att utvärdera igen eftersom att förutsättningarna kan ha förändrats.

En PICK-graf kan användas vid fler tillfällen än enbart när man behöver fatta svåra prioriteringsbeslut. Det här verktyget kan nämligen också fungera väl vid exempelvis brainstorming eller är man planerar ett projekt. PICK-grafen är enkel att förstå och använda och hjälper en arbets- eller projektledare att bättre fokusera diskussioner och att uppnå ett koncensus inom arbetsgruppen. När man har satt in sina förbättringsförslag i grafen så får man en bättre uppfattning av vilket steg man borde ta härnäst. De förslag som hamnar i kategorin I (Genomför) är generellt de som organisationen bör genomföra direkt. De förslag som hamnar i kategorin C (utmana) kan dock också vara intressanta, om man hittar ett lättare sätt att utföra dem på. P-förslag (möjliga) kan utföras om man har lite extra tid, medan K-förslagen (avfärda) brukar avskrivas direkt. Beroende på hur ens arbete ser ut och hur mycket resurser man har att tillgå så kan K-förslagen dock komma att bli relevanta längre fram, men behöver då en del justering.

När borde man använda en prioriteringsmatris så som PICK-grafen

En prioriteringsmatris används som sagt när man vill jämföra olika alternativ. Det gör man för att ta reda på vilket alternativ som bör prioriteras, eftersom att man ofta har begränsade resurser vad gäller pengar och tid såväl som personal. Målet när man använder sig av ett verktyg som PICK-grafen är att i slutändan kunna rangordna eller eliminera sina olika alternativ. Här följer mer ingående beskrivningar av varför en prioriteringsmatris som PICK-grafen kan vara användbar:

  1. För att prioritera projekt, uppgifter eller förslag: Arbets- och projektledare möter ofta många olika begränsningar i sitt arbete med att uppnå projektens målsättningar och leverera den önskade produkten. För att inte slösa bort vare sig tid eller pengar så måste organisationerna prioritera de projekt som skapar mest fördelar och leder till mest framgång för organisationen, samt har de största chanserna att nå lyckade resultat.
  2. För bättre tidshantering: Om man upplever att ens produktivitet inte är på topp så kan man använda sig av en prioriteringsmatris för att förbättra sin egen eller sitt teams tidshantering. Genom PICK-grafen kan man till exempel avgöra:
    1. Vilka uppgifter som är mest kritiska och brådskande, som till exempel behöver slutföras samma dag och därför måste göras klart direkt
    2. Vilka uppgifter som man bör lägga så lite tid som möjligt på
  1. För att skapa koncensus i gruppen: Som exempelvis marknadsföringschef kan man ställas inför situationer där ens avdelning har flera olika projekt som konkurrerar om finansiering och uppmärksamhet. Då behöver man en objektiv, faktabaserad och logisk process för att avgöra vilka projekt som ska prioriteras. Beroende på vem man frågar skiljer sig prioriteringarna såklart. Även den enklaste formen av en prioriteringsmatris som PICK-grafen kan vara till stor hjälp för att lösa den här sortens konflikter kring prioriteringar och fördelning av resurser. Om man gör det rätt så kan verktyget hjälpa en att lösa åsiktsskillnader och i slutändan skapa ett konsensus på avdelningen.

Fördelar med att använda en PICK-graf

När oförutsedda problem uppstår i sista minuten i ett projekt så är det en bra idé att stanna upp, analysera situationen och därefter komma fram till potentiella lösningar på problemet. I den processen kan det vara hjälpsamt att veta hur man använder sig av en prioriteringsmatris, eftersom att det här verktyget är något som borde ingå i de flesta typer av planeringsprocesser. När det kommer till projektledning och teamwork så finns det många fördelar med att ta hjälp av en prioriteringsmatris, exempelvis:

  • Nå effektivare lösningar
  • Utvärdera medarbetarnas åsikter och förväntningar
  • Identifiera lämpliga urvalskriterier
  • Utforska olika alternativ och idéer
  • Identifiering av risker

För att man ska kunna dra så stor nytta som möjligt av en prioriteringsmatris, som PICK-grafen, så måste man dock se till att använda verktyget på rätt sätt och med de rätta intentionerna. En del menar att PICK-grafen också kan medföra vissa utmaningar. Ju fler förslag eller idéer som man inkluderar i sin graf, desto längre tid tar det såklart att skapa sin prioriteringsmatris. För att kunna begränsa tiden, och de medföljande diskussionerna och analyserna, så brukar man säga att man ska försöka hålla sig till max tio stycken förslag per PICK-graf. Därför är det viktigt att man först gör en gallring där man väljer de förslag eller idéer som känns allra viktigast. Det är först när man fokuserar koncentrationen på ett mindre antal idéer som man verkligen kan fördjupa sig i varje idé och därmed få ut det mesta av verktyget. Det är också viktigt att alla som deltar i skapandet av PICK-grafen håller sig objektiva till varje idé, och att man inte bara favoriserar sin egen idé. Annars finns det en risk att man går miste om värdefulla perspektiv och synpunkter.

Så använder man sig av en prioriteringsmatris

Det finns som sagt många olika former av prioriteringsmatriser, vilka är olika mycket komplexa eller lätta att använda. Följande beskrivning gäller generellt för många typer av prioriteringsmatriser, medan en beskrivning av hur man ritar upp en PICK-graf kommer längre ner.

Steg 1 – Bestäm urvalskriterierna

Varje projekt, oavsett typ, startar med någon form av målsättning och syfte. Varje produkt, tjänst eller lösning kommer till genom att ett problem av något slag behöver lösas. Och varje prioriteringsmatris börjar med ett set givna urvalskriterier som man jämför och värderar sina förslag eller idéer mot. Det är viktigt att ens urvalskriterier är i linje med projektets eller arbetets övergripande mål. Beroende på projektets typ så kan sådana mål till exempel gälla saker som grad av inflytande, effektivitet och problemens omfattning. I kombination med urvalskriterierna så måste man också bestämma vilka poängvärden man ska använda sig av. Det är ens poängvärden som sedan ligger till grund för själva jämförelsen eller rangordningen som man gör av de olika förslagen. Därefter behöver man sätta ett så kallat viktat värde på vart och ett av ens urvalskriterier. Det är prioriteringsnivån på varje kriterium som avgör vilket värde det kriteriet bör ha.

Steg 2 – Värdera de olika förslagen

Nu är det dags att ta reda på vilket poängvärde vart och ett av ens förslag har som ska vara med i matrisen. För att den här bedömningen ska ske så objektivt och relevant som möjligt så bör den göras i grupp och inte enskilt. Man kan också be två mindre grupper att göra separata bedömningar, varpå man sedan tar medelvärdet av deras olika bedömningar. Samtidigt vill man vara säker på att de individer som ingår i analysen är sakkunniga inom det område som jämförelsen fokuserar på. Därtill kan det vara enbart idé att se till så att teamet har tillgång till exempelvis organisationens policies och övergripande målsättningar, så att analysen görs i linje med dessa.

Steg 3 – Räkna ut de viktade poängen för varje förslag

När man har värderat de olika förslagen var för sig är det dags att räkna ut deras viktade poäng. Hur man kalkylerar dessa poäng beror på vilken sorts prioriteringsmatris man använder, men i regel multiplicerar man förslagens värde med urvalskriteriernas viktade värden. När man har räknat ut den viktade poängen för varje kriterium per förslag så lägger man ihop poängen för att få den sammanlagda poängen för varje förslag.

Steg 4 – Jämför resultaten

Även här vill man att utvärderingen av resultaten ska ske objektivt, vilket är anledningen till att även detta steg bör ske i grupp och inte enskilt. På så sätt blir det också enklare att hantera eventuella åsiktsskillnader och konflikter som kan uppstå direkt.

Rita PICK-grafen

För att skapa en PICK-graf där man kan sätta in sina olika förslag och idéer som ska undersökas så börjar man med att rita upp en så kallad fyrfältare, det vill säga en graf med två axlar och fyra stycken kvadranter. Eftersom att man med fördel använder PICK-grafen i grupp så kan man till exempel rita upp grafen på en whiteboardtavla. I en PICK-graf så sätter man variabeln effekt på ena axeln och variabeln insats på den andra axeln.

När man använder sig av en PICK-graf så är det vanligt att man inte är riktigt lika detaljerad i sina uträkningar och analyser för varje förslag. Istället brukar det gå till som så att man tillsammans i teamet gör en uppskattning för varje förslag, vilken tittar på hur stor effekt och hur mycket insats varje förslag kräver. Praktiskt sett brukar man sedan skriva ner förslaget på en post-it, varpå man fäster post-it lappen på den plats i någon av de fyra kvadranterna (P, I, C eller K) i grafen där man tycker att den hör hemma.

Slutsats

Oavsett om man arbetar på egen hand eller tillsammans i ett team och oavsett vilket sorts företag man driver så är resurser så som tid, pengar och energi nästan alltid begränsade. Därför är det viktigt att man prioriterar rätt, så att organisationens resurser går dit där de behövs som mest och där de kan göra som mest nytta för organisationen. Med hjälp av en prioriteringsmatris, som PICK-grafen, blir det enklare att ta reda på vilka förslag och projekt som bör prioriteras, att nå koncensus medarbetarna emellan samt att på ett grafiskt sätt visualisera den bedömning man gör.