När man arbetar med ett projekt så har man ofta ett tydligt mål som man strävar efter och en plan på hur man vill uppnå målet. I ett projekt så möter man dock begränsningar av olika slag som man under projektets gång behöver ta hänsyn till och ha en plan för.
När man har en tydlig plan och ett mål för sitt projekt så kan man använda sig utav ”Projekttriangeln”.
En projekttriangel är en illustration av tre element där de vägs mot varandra och som också har beroenden. Om en faktor i triangeln påverkas så kan de andra två också komma att påverkas. Man placerar ut faktorerna i en illustration för att få en bättre insikt om vad det är man fokuserar på och detta är något som alla i projektet kan ta del av. De tre vanligaste elementen som man brukar ta hänsyn till är tid, budget, och resultat.
Vad är Projekttriangeln?
Projekttriangeln definierar tre variabler som man i ett projekt behöver ta hänsyn till. Dessa tre variabler kan ibland ha olika namn men de innebär samma sak:
- Tid/Schema
- Pengar/Budget
- Mål/Resultat
Att dessa faktorer är placerade i en triangel visar på att de är beroende av varandra och att man oftast vill ha någon form av balans. Om kravet på en av faktorerna ändras så påverkas också de andra. Det är viktigt att man som projektledare tar hänsyn till faktorernas beroenden och förstår att man exempelvis inte kan uppnå något både snabbt och med bra kvalité med en låg budget eller samma mängd resurser. I det fallet så behövs det mer resurser, exempelvis mer arbetskraft eller pengar. Är det så att man vill ha högre kvalité men bli färdig snabbt så kommer kostnaden att behöva gå upp för att kompensera.
Projekttriangeln används på ett eller annat sätt i alla projekt och är en väldigt effektiv metod för att strukturera upp vad man prioriterar i ett projekt. Den hjälper också till att klassificera mindre delmål genom att placera dem vid de tre större faktorerna så att man får en tydlig idé om vad det faktiskt är man prioriterar.
Hur använder man Projekttriangeln?
För att använda projekttriangeln så behöver man innan projektet satt igång ha en tydlig bild av vad som ska göras, vad som behövs, och när det ska vara klart. Om man är osäker på dessa punkter så kan man först använda sig utav andra projektmetoder så som SMARTA mål för att klarlägga hur projektet ska gå till. När man har sina mål tydliga så kan man börja applicera dem på en projekttriangel.
Man behöver inte rita en riktig triangel utan man kan använda en egen illustration som att exempelvis istället ha tre kolumner för de tre olika kategorierna. Man placerar då ut den information man har om varje punkt på de tre sidorna eller kolumnerna och man kan direkt börja se på vilken av sidorna det börjar dra eller var fokus ligger. Låt oss gå in på de tre faktorerna närmare och se vad de brukar innehålla:
Tid
Tid innebär det schemat eller deadline som man följer under projektets gång. Man vill veta när det ska bli färdigt och hur lång tid varje fas eller delmål beräknas ta. Det är viktigt att man har ett tidsmål så att alla inom projektet strävar mot att uppnå målet inom den tidsram som man får. Om man är osäker på hur lång tid det kommer ta att uppnå målet så kan man ta hjälp av andra i verksamheten eller göra en uppskattning. Om man gör en uppskattning så kan det vara så att man är flexibel med när resultatet ska uppnås. Om det är så att man arbetar på ett projekt åt en kund så är deadline oftast tydligt bestämd.
När man ska definiera tidsfaktorn så kan man svara på frågor som:
– När ska projektet bli färdigt?
– Hur lång tid beräknas varje delmål/uppgift ta?
När man i detta skede definierar tidsfaktorn så märker man oftast hur mycket faktorn också prioriteras. Är det viktigt att projektet blir färdigt snabbt? Hur flexibla är vi med vår deadline? Om man väljer att ta hänsyn till tidsfaktorn och prioritera den mer så menar man att man har ett fokus på att ”jag vill att det ska bli gjort snabbt”.
Budget
Budget innebär de resurser man har för projektet, både ekonomiska resurser och arbetskraft, alltså hur många som ska arbeta på projektet. Projektledaren har oftast en tydlig bild om vad budgeten är men det kan vara svårt att göra en uppskattning som matchar hur mycket man tror man kommer behöva. Projektledare med erfarenhet av liknande projekt kan oftast göra en bättre uppskattning.
När man ska definiera budgetfaktorn så kan man svara på frågor som:
– Hur mycket resurser beräknar vi behöva?
– Hur mycket resurser beräknar vi ha tillgängliga?
– Hur flexibla är vi med resursernas fördelning?
När man besvarar dessa frågor så märker man också som projektledare eller projektgrupp var fokus ska läggas och hur flexibel man är med resurserna. Om man har en liten budget att arbeta med så märker man direkt att man kommer behöva mer tid för att bli färdig eftersom man inte har tillräckligt med resurser. Om man väljer att ta hänsyn till budgetfaktorn och prioritera den mer så menar man att man har ett fokus på att ”jag vill att det ska bli gjort billigt”.
Mål/Resultat
Mål och resultat innebär vad det är som ska bli färdigt när man är klar med projektet. Vad är det man ska arbeta med och vad är det man vill få fram. Det är viktigt att målen är tydliga så att man inte mitt under projektet märker att man gör fel eller att man prioriterat fel. Om målen inte är tydliga så finns det stor risk för att projektet inte kan avslutas eller att mer resurser måste tas in.
När man ska definiera resultatfaktorn så kan man svara på frågor som:
– Vad är målet med projektet?
– Vilka delmål kan vi identifiera?
Även i detta skede märker man vilka mål det blir fokus på och vad exakt målet för projektet är. I vissa projekt kan målet vara flexibelt, att man exempelvis har en uppskattning på vad ungefär resultatet förväntas bli eftersom man inte har tidigare erfarenhet medan det i andra projekt är väldigt viktigt att målet uppnås. Om man väljer att ta hänsyn till resultatfaktorn och prioritera den mer så menar man att man har ett fokus på att ”jag vill att det ska bli gjort bra”.
Att arbeta utifrån en Projekttriangel
Efter att man definierat de tre faktorerna i projekttriangeln så har man nu en tydlig bild av vad man ska göra, vad man har för resurser, och när det beräknas bli färdigt. Man får också en bra insikt om var fokus ligger, att det exempelvis är viktigt att bli klar snabbt eller att få ett bra resultat.
Eftersom att man vet var fokus ligger så vet man också vilka risker som finns och hur man i så fall kan hantera riskerna. Om man vet att projektet ska bli klart snabbt så kan det hända att mer resurser som arbetskraft kan behövas och därav också mer pengar. Det skulle också kunna vara så att man får offra lite av kvalitén på resultatet om man vill ha det färdigt snabbare.
Under projektets gång blir fokuset också tydligare och tydligare. Om man märker att tiden börjar rinna ut så kan man vara villig att lägga till mer resurser för att se till att målet nås i tid. Det är därför bra att följa sin projekttriangel och uppdatera den om man märker att någon förändring sker i projektet. Är det så att man börjar bli försenad så ska man uppdatera det och man kan direkt börja se var man kan dra resurser från i triangeln. Är man försenad så kanske man väljer att ändra målet för vad som ska bli färdigt eller så tar man in mer resurser i form av arbetskraft.
När man utvecklar sitt projekts projekttriangel så kan det vara bra att definiera vilken av faktorerna som är fast, alltså vilken faktor som inte bör ändras. Det kan exempelvis vara att målet måste uppnås den dag, vecka, eller månad man specificerat, eller att man exempelvis inte ska gå över budget. Om man är tydlig med vilken faktor som man måste hålla sig till så kan det vara lättare att se riskerna och därav också ha en strategi för hur man ska hantera riskerna. Om man har bestämt att man inte får gå över budget så vet man att man i så fall måste kompensera med kvalité eller deadline.
Det kan hända att två faktorer är fasta i ett projekt och det kan därför bli ännu svårare att hantera risker eftersom att man har lite flexibilitet att styra om i triangeln. I få fall så kan alla tre faktorer vara fasta och projektet kan därför ses som en hög risk och kanske inte heller är värt att påbörja.
Det är inte alltid man får problem under projektets gång och behöver dra i de andra faktorerna för att jämna ut det utan det kan också bli så att man har gått under budget och har extra resurser som kan användas. I en sådan situation kan man också använda sig utav projekttriangeln och då se hur man kan fördela resurserna till de två andra delarna. Har man extra resurser så kan man exempelvis förbättra kvalitén och det kan vara så att man blir färdig tidigare än förväntat.
Alternativa Projekttrianglar
I den originella projekttriangeln så finns det tre faktorer men det finns alternativa projekttrianglar, som då inte längre är trianglar utan snarare fyrkanter, där man lagt till andra faktorer. Tids- och budgetfaktorn är sig lik men resultatfaktorn kan tolkas olika i olika projekt. Detta är för att man i vissa fall fortfarande kan uppnå ett godkänt resultat även om man blivit tvungen att offra lite av kvalitén eller funktionaliteten på sitt resultat. Därför kan man använda sig utav en projekttriangel som har en fjärde faktor, kvalité.
När man använder sig utav kvalité också så menar man att det finns sätt att påverka kvalitén för projektets mål utan att påverka resultatet. I många projektet kan resultatet vara fysiskt, att exempelvis utveckla en ny bilmodell, och för ett sådant resultat så kan det vara svårt att kompromissa på kvalité. Om bilen exempelvis inte skulle ha fyra hjul så skulle den inte rulla framåt så bra, den skulle egentligen inte rulla överhuvudtaget och man har då offrat kvalité. I detta fall är resultat och kvalité i princip samma sak, eftersom målet och resultatet är att ha en rullande bil. Om man istället har ett projekt där man jobbar med mjukvara så kan resultatet vara mer flexibelt. Detta är för att man exempelvis önskar att en ny mjukvara ska kunna uppfylla ett par funktioner, men när tiden börjar ta slut så kan man offra en eller två av de mindre funktionerna och fortfarande ha en fungerande mjukvara. Man har alltså uppnått nästan samma resultat men med lite mindre kvalité.
Denna sorters projekttriangel kan vara användbar för de projekt där målet inte är fysiskt eller exempelvis bara är en uppdatering av ett tidigare resultat. Man kan då offra funktioner för att senare lägga till funktionerna i ett kommande projekt. Om man inte är säker på om man ska använda sig utav en projekttriangel med eller utan kvalitetsfaktorn så bör man utgå ifrån målen för sitt projekt och resultat. Vad är målet med projektet och hur mycket kan man kompromissa på resultatet, för att ändå uppnå ett önskat resultat?
Varför ska man använda Projekttriangeln?
När man använder sig utav projekttriangeln så får man ett redskap som hjälper projektledaren och projektgruppen att tydligt definiera vad som faktiskt ingår i projektet och hur mycket flexibilitet man har. Det blir väldigt tydligt vad man har att jobba med och mot.
När man tydligt definierar de tre faktorerna i projekttriangeln så får man också direkt en klar bild av var det finns risker och vilka möjligheter man har för att hantera riskerna. Det är också när man placerar ut sina mål, resurser och scheman på triangelns tre sidor som man bättre ser var fokus ligger och om det finns någon faktor som man måste hålla fast vid, att exempelvis projektet måste bli färdigt i tid. Om man vet vilken sida man måste hålla fast vid så kan man lättare förbereda sig på om det går snett någon gång under projektets gång. Om det exempelvis blir en försening så vet man var i projekttriangeln man kan dra för att åtgärda situationen.
Om man använder sig utav projekttriangeln så behöver man inte måla just en triangel, men man kan använda sig utav någon form av illustration vilket ger både projektdeltagarna och andra aktörer som är inblandade i projektet en tydlig bild av vilka faktorer som påverkar projektet. Man kan på ett traditionellt sätt använda sig utav penna och papper eller en White board-tavla, eller så kan man använda sig utav olika program och mjukvara som tillhandahålls av projektledningsföretag. När man målar upp projekttriangeln och dess faktorer så kan alla i projektet vara delaktiga och också följa triangeln under projektets gång.
Projekttriangeln hjälper också till att tydliggöra hur de olika faktorerna påverkar varandra. Även om ett projekt får en stor budget med mycket ekonomiskt stöd så betyder det inte att projektet kan bli färdigt snabbare. Det kan vara kvalitetsfaktorn som man får kompromissa på istället eftersom att det kan finnas saker som inte går att påverka med pengar. I andra projekt kan större ekonomiska resurser vara exakt det som behövs för att projektet ska uppnå högre kvalitét eller bli färdigt tidigare.
Att använda sig utav projekttriangeln i sitt projekt är en stark fördel och hjälper till att förtydliga många delar av projektet för alla som är inblandade i projektet. En viktig aspekt som man måste ta hänsyn till när man använder sig utav projekttriangeln är att man måste vara transparent. Man måste ha en bra grund och tydliga mål så att det man definierar i triangeln verkligen stämmer. Om man gör för stora uppskattningar och avrundningar så kommer inte de tre sidorna i triangeln att vara i balans och om man då under projektets gång försöker dra i olika sidor så kan resultatet bli katastrofalt. Det kan exempelvis vara så att man arbetar med en kund som har en viss idé om vad de vill ha, men de har inte tekniska kunskaper nog för att kunna förstå hur resultatet faktiskt ska uppnås. Du och din projektgrupp tar dig an projektet med förhoppning om att uppnå resultatet som redan är otydligt och baserar budget och tid på det som kunden förväntar sig.
När projektet sedan kommer igång så kan det först verka som att resultatet går att åstadkomma men man kan sedan nå en punkt där budgeten plötsligt inte räcker eller resultatet är omöjligt att uppnå, eftersom att resurserna inte finns. Det går då inte att dra i någon av de tre sidorna i triangeln eftersom beräkningarna som står som grund är felaktiga eller överdrivna. Man riskerar då tyvärr att projektet inte går att avsluta och både kunden och du riskerar att bli väldigt besvikna.
