För att förstå ett problem behöver man hitta orsaken bakom detta. En vanlig metod då man söker efter bakomliggande orsaker är att använda sig av en rotorsaksanalys. Denna princip grundar sig i tanken att det är mer effektivt att systematiskt analysera problem genom vissa parametrar i stället för att identifiera dem genom magkänsla. Rotorsaksanalyser kan egentligen användas i vilken situation som helst, men vanligt är att man genomför dem på företag. Analysen fungerar då som ett verktyg för att undvika framtida problem och skapa ett mer effektivt arbetssätt. Man kan dessutom använda rotorsaksanalys för att identifiera framgångsfaktorer och förstärka positiva arbetssätt.
Något av det viktigaste då man ska genomföra en rotorsaksanalys är att arbetet sker mycket effektivt och fokuserat. Det är ett tidskrävande arbete och man behöver vara ett dedikerat team som håller i gång ända tills lösningen, eller rotorsaken, har hittats. Man kan med fördel använda många olika typer av kompetenser för att genomföra en lyckad rotorsaksanalys.
Fördelar och mål med en rotorsaksanalys
Att utföra en rotorsaksanalys är både tids- och resurskrävande. Därför är det något som ofta prioriteras bort till förmån för andra saker. Man arbetar med tillfällig problemlösning och hoppas att det inte händer igen. Många vanliga problem kan dock enkelt undvikas genom att genomföra en analys som kan förklara varför det hände. Därför kan den tid man lägger i stunden göra att man sparar tid i framtiden. För att illustrera hur rotorsaksanalys kan hjälpa ett företag är det viktigt att förstå vilka fördelar och mål som finns med processen.
Fördelar
Det finns flertalet fördelar med att göra en rotorsaksanalys, men de tydligaste handlar om hur analysen hjälper företaget att implementera mer permanenta lösningar och dessutom skapar rutiner för framtida problemanalys. Dessutom är det en klar fördel att hitta orsaken till vissa problem som är återkommande. I stället för att sätta plåster på såren så går man till botten med problemet med en gång.
Permanenta lösningar
En av de viktigaste fördelarna är att en rotorsaksanalys ser till att problem får permanenta lösningar. Om man upptäckt den underliggande orsaken kan man göra ett förändringsarbete direkt som riktar sig mot att förändra i grunden. Det som orsakar problemet kan därför förändras, omarbetas eller helt enkelt tas bort. Dessa permanenta lösningar leder dessutom till att företaget sparar resurser i framtiden eftersom problemet försvinner.
Utvecklar en problemlösningsstrategi för ett företag
En rotorsaksanalys har ett logiskt förhållningssätt till problemlösning och erbjuder tydliga metoder som är lätta att följa. Eftersom metoden är framtagen för att på det mest effektiva sättet hitta ett problem, utan att riskera att man misslyckas, blir den ett bra verktyg för framtida problemhantering. Ett företag som endast en gång använder sig av en rotorsaksanalys kan därför fortsatt implementera detta tankesätt för ett mer framgångsrikt problemlösningsarbete.
Teamutvecklande
En rotorsaksanalys är resurskrävande och behöver därför ett stort team som tillsammans arbetar för att hitta lösningen på det aktuella problemet. När en grupp arbetar tillsammans mot samma mål skapas teambuilding vilket kan vara mycket positivt för att medarbetare ska lyckas bygga meningsfulla relationer med varandra. I förlängningen kan detta leda till bättre och mer effektiva resultat för företaget.
Mål
Det finns tre tydliga mål för en rotorsaksanalys som alla är viktiga delar för att processen ska vara lyckad. De kan kokas ner till: identifikation av rotorsaken, att finna en lösning samt hur man kan undvika att det händer igen.
Identifiera rotorsaken
Det första målet är att identifiera själva rotorsaken till det som hänt. Det kan finnas många olika alternativ och personer kan vara oense om vad som faktiskt är den sanna anledningen till problemet. Att identifiera den grundläggande orsaken till att något negativt hänt är själva grunden för en rotorsaksanalys och därför den viktigaste delen. En rotorsaksanalys som misslyckas med att hitta rotorsaken har därför misslyckats med sitt syfte.
Identifiera hur problemet kan lösas
Det andra målet är att försöka hitta lösningar på problemet. Trots att man har orsaken framför sig kan det finnas en mängd olika sätt att lösa det på. Här behöver teamet tillsammans komma med olika förslag och tydliga idéer för hur problemet bäst kan lösas. Precis som det kan finnas flera olika orsaker till en händelse eller ett problem kan det även finnas flera olika lösningsalternativ.
Identifiera hur det undviks
Det tredje målet är att identifiera hur man i framtiden kan undvika att samma sak händer igen. Efter att man identifierat problemet är nästa steg att komma med lösningar och förslag på hur samma typ av problem kan förebyggas. Detta är den viktigaste delen av en rotorsaksanalys: att verka förebyggande. Om man bara vill få bukt med ett problem finns det ofta många snabba lösningar. Om man däremot vill se till att ett problem inte upprepas måste man göra ett större och mer grundläggande förändringsarbete. På grund av det tredje målet upplevs rotorsaksanalyser ofta som mycket krävande, både tids- och resursmässigt. Man behöver här ha en tydlig uppfattning om hur många problem man kan bespara sig i framtiden på grund av detta förebyggande arbete.
Grundprinciper inom rotorsaksanalys
När man gör en rotorsaksanalys för första gången kan det lätt bli fel. Därför bör man ha koll på vissa grundprinciper inom konceptet så att man kan undvika att göra misstag. Om man vill att medarbetare i ett team på företaget ska genomföra rotorsaksanalysen är det viktigt att ha en genomgång med medarbetarna för att förklara hur en rotorsaksanalys går till. Det finns olika metoder, och för att den ska bli så framgångsrik som möjligt är det fundamentalt att de som ska genomföra analysen arbetar efter samma metod. Grundprinciperna kan variera men några av de vanligaste är baserade på vanliga missförstånd.
Fokus på rotorsaken och inte symptomen
Det är mycket viktigt att se till att man hittat grunden till problemet och inte bara det som är en följd utav det. Ibland är det svårt att avgöra skillnaden mellan dessa symptom och de faktiska orsakerna, men för att kunna genomföra en lyckad rotorsaksanalys är detta A och O. Om en orsak kan ledas vidare till en annan orsak är denna oftast ett symptom på ett större problem.
Det finns ofta flera rotorsaker
När något inträffar är det sällan på grund av en enda orsak. Saker händer på grund av en mängd olika faktorer som kan hänga samman eller verka helt oberoende av varandra. Att vara medveten om att det kan finnas flera rotorsaker till ett problem är en bra start för en lyckad rotorsaksanalys.
Hur och varför, inte vem
I det dagliga arbetet på ett företag eller i en organisation är det vanligt att misstag begås. Många olika personer arbetar tillsammans och den mänskliga faktorn gör att det ibland går snett. Rotorsaksanalysen ska hitta brister i det vardagliga arbetet som kan åtgärdas för att skapa ett mer effektivt arbetssätt. Därför är det viktigt att man fokuserar på hur och varför något hände, och inte vems fel det var.
Se till att arbetet utförs metodiskt
För att rotorsaksanalysen ska bli användbar behöver informationsinsamlande och undersökningar ske på ett metodiskt och logiskt sätt. Man ska enkelt kunna följa arbetet bakåt och se att den eller de rotorsaker man funnit tydligt leder till problemet som en konsekvens. Om arbetet varit slarvigt kan rotorsaken bli feldiagnostiserad och då måste allt göras om på nytt. Att vara noggrann i arbetet från första början är ett bra sätt att undvika problem i framtiden.
Hur man genomför en rotorsaksanalys
En rotorsaksanalys kan gå till på olika vis och det finns skilda tillvägagångssätt för hur man bäst genomför den. Det är viktigt att man går igenom alla punkter noggrant och följer alla steg. De flesta metoder för rotorsaksanalyser har några punkter gemensamt som med nödvändighet behöver ingå i processen.
1. Forma ett arbetslag
Det första man måste göra då man ska genomföra en rotorsaksanalys är att forma ett arbetslag. Det kan vara ett team av olika kompetenser som tillsammans bedöms kapabla att hitta rotorsaken till ett problem. Ofta väljer man medarbetare på företaget som arbetar inom den avdelning där problemen uppstått. På så vis stärks deras relationer samtidigt som de får en direkt uppfattning av hur problemen inom avdelningen ser ut, har uppkommit och kan undvikas.
2. Identifiera möjliga orsaker
Teamet inleder sedan rotorsaksanalysen genom att identifiera möjliga faktorer. Dessa kan vara många och man bör gå igenom alla som på något vis kunnat leda fram till eller orsaka problemet. Här är det viktigt att teamet är öppet och försöker finna så många möjliga orsaker som möjligt. Man kan genomföra detta steg genom att tillsammans brainstorma kring alla olika möjligheter. De olika orsakerna bör presenteras på ett tydligt strukturerat sätt, gärna i ett diagram.
3. Identifiera rotorsaken eller rotorsakerna
När man har alla möjliga orsaker presenterade i diagrammet forsätter man att ställa frågor relaterade till problemet för att försöka hitta vilka orsaker som är kopplade till händelsen. När man till sist har några orsaker kvar som inte kan uteslutas ha orsakat händelsen, och som inte heller kan ledas bakåt till andra orsaker, behöver dessa antas vara rotorsakerna.
4. Hitta lösningar till problemet
När man identifierat rotorsakerna kan man börja formulera lösningar. Dessa ska vara enkla att följa och tydliga för alla medarbetare i teamet. Krångliga lösningar på ett problem bli ofta inte hållbara i längden och är dessutom svåra att implementera.
5. Implementera lösningarna i arbetet
När lösningar funnits bör dessa implementeras, ofta som rutiner i det löpande arbetet. Detta är ett av de viktigaste stegen eftersom det är vad som hindrar händelsen eller problemet från att återkomma. Dessa lösningar bör vara välformulerade och enkla att implementera för att bli framgångsrika.
5 x Varför
En annan populär metod för att utföra en rotorsaksanalys kallas på engelska för 5 x Why? Denna kan användas inom den vanliga rotorsakmetoden som ett effektivt sätt under fasen då man söker efter möjliga orsaker. Tanken är att roten till ett problem eller en händelse ofta kan bero flera olika saker. 5 x Varför tvingar teamet att analysera fler än en orsak även om man tror sig veta direkt vilken som är den rätta. Det är alltså en mycket enkel metod för att få fram den möjliga rotorsaken. Det går självklart att utöka 5 x Varför till fler varför om man anser det nödvändigt att gå än djupare i sin analys.
Fiskbensdiagram
Det vanligaste diagrammet man använder då man genomför en rotorsaksanalys är ett fiskbensdiagram eller Ishikawa diagram. Det ser så att man genom några bestämda kategorier försöka hitta olika möjliga orsaker som kan leda fram till problemet man försöker lösa. Problemet eller händelsen bör vara tydligt utskriven i diagrammet för att man ska få en god överblick över orsakerna. Kategorierna man använder sig av i fiskbensdiagrammet kan variera beroende på problemet men de vanligaste är dessa: människor, maskiner, metod, mätning, material och miljö.
1. Människor
Den här kategorin innefattar de människor som arbetat på samma plats eller i relation till att problemet skedde. Det är mycket viktigt att analysen av dessa händelser utförs objektivt och inte försöker lägga skuld på en enskild medarbetare. När problem eller oönskade händelser sker på en arbetsplats är det ofta bristande rutiner eller felaktiga instruktioner som är problemet snarare än individuella handlingar.
2. Maskiner
Här går man igenom de möjliga orsaker som olika typer maskinfel kan gett upphov till. Detta kan bero på att en maskin oväntat gått sönder eller inte kontrollerats ordentligt. Ofta är det på grund av slarvigt underhållsarbete som företag upplever problem orsakade av maskiner.
3. Metoder
Under metoder går man igenom vilken typ av instruktioner och rutiner som fanns på plats då problemet uppstod. Det är inte ovanligt att bristande rutiner eller dåligt kommunicerade instruktioner ligger till grund för ett problem.
4. Mätning
Denna kategori går igenom vilken typ av mätbara faktorer som varit bristfälliga eller kan gått snett och därför lett fram till problemet. Detta kan vara en mängd saker från en anställds synfel till en felaktigt måttad ingrediens.
5. Material
Eftersom det är vanligt att ett dåligt eller felaktigt material är rotorsaken vid ett produktionsfel bör man gå igenom alla möjliga materialfel. Detta kan exempelvis vara bristande kvalité eller dåligt levererade material.
6. Miljö
Sist i ett fiskbensdiagram går man igenom de möjliga orsakerna miljön kan ge upphov till. Ofta innebär bristfälliga lokaler stora problem vid produktframställning. Hög luftfuktighet eller dålig förvaring kan leda till stora produktionsfel och bör därför undvikas.
Fiskbensdiagrammets olika delar är utbytbara om dessa kategorier inte fungerar för analys av en viss orsak. För företag som arbetar med produktion är de dock ofta mycket effektiva eftersom de täcker de allra flesta delar vid framtagningen av en produkt. Ofta kan det vara flera orsaker som tillsammans utgör rotorsaken. Om en produkt blivit förstörd kan detta exempelvis bero både på materialets bristande kvalité och att den handskats felaktigt av personalen. Då behöver man se över om båda dessa rotorsaker måste åtgärdas eller om en lösning räcker.
Rotorsaksanalys även vid framgångar
Rotorsaksanalysen är ett mycket effektivt sätt att leta reda på fel eller brister i en verksamhets produktion. Den är utarbetad på ett logiskt och tydligt sätt vilket gör att man i efterhand kan kontrollera delarna och se att analysen skett på ett korrekt sätt. Ett misstag man gör är dock att enbart utföra rotorsaksanalyser för att förhindra oönskade händelser eller problem. Likaväl som man vill identifiera grundorsaken till varför något dåligt händer, kan man göra detsamma för något bra. Att identifiera rotorsaker vid framgångar är mycket effektivt för att kontinuerligt bedriva ett förbättringsarbete. Precis som tidigare nämnt bedrivs rotorsaksanalyser i team vilket kan verka stärkande för relationerna på arbetsplatsen eller avdelningen. När dessa medarbetare kollektivt analyserar sina vinster och framgångar leder det ofta till en mycket positiv och stärkande stämning.
Sammanfattning rotorsaksanalys
De flesta tror att de förstår orsakssamband bra och att de enkelt kan se vad som är anledningen till att något negativt hänt. Dock är det inte alltid så enkelt och så fort man börjar genomföra rotorsaksanalyser upptäcker man snart att en orsak som upplevts som rotorsaken ofta bara är ett symptom och inte själva det grundläggande problemet. Det enklaste sättet att förklara detta med ett exempel är att använda sig av medicinska fall. En person som konstant har ont i huvudet kan ta värktabletter var femte timme för att slippa smärtan. Huvudvärken är i detta exempel problemet, medan värktabletterna är lösningen. Dock finns en mer permanent lösning på detta problem, nämligen att gå till doktorn och hitta grundorsaken till huvudvärken och bota denna.
Rotorsaksanalys bygger på samma typ av tanke. I stället för att hela tiden implementera lösningar, som visserligen funkar men ofta är ineffektiva, så kan man genom att leta reda på rotorsaken implementera en permanent och bättre lösning. För många företag, och särskilt de som arbetar med produktion och försäljning kan rotorsaksanalysen ofta upplevas som alltför resurskrävande i den dagliga verksamheten. Man upplever helt enkelt att det är enklare att blunda för rotorsaken och fortsätta behandla symptomen med tillfälliga lösningar. Detta bör undvikas då det ofta faktiskt kostar företagen mer i längden. En enkel kostnadskalkyl över hur mycket en permanent lösning skulle kosta företaget med en gång jämfört med tillfälliga lösningar i längden brukar visa att rotorsaksanalysen faktiskt är det billigare alternativet.
