Upphandlingsformer

När man startar ett nytt byggprojekt så finns det mycket att tänka på, för att allting ska gå rätt till. Det är viktigt att man ända från början ser till att göra allting på rätt sätt, så att man inte upptäcker misstag längre fram som inte längre går att åtgärda. Det finns många beslut att ta och många olika val som behöver göras, även innan man startar det fysiska arbetet i form av bygget. En av de viktigaste sakerna som man bör göra innan någonting sätter igång är att bestämma vem som ansvarar för vad, och att skriva ner det i ett avtal som alla berörda parter också signerar. Då blir det enklare att hålla någon skyldig om ett fel skulle uppstå under arbetet gång, och problem går snabbare att lösa.

Upphandlingsformer

 

Sedan är ett av de första valen som man måste göra att bestämma vilken typ av entreprenadform man ska ha. Efter man har valt entreprenadform går man vidare genom att välja upphandlingsform. Det är ens upphandlingsform som bestämmer hur många entreprenörer som ska anställas, det vill säga upphandlas, samt hur de olika entreprenörerna ska förhålla sig till varandra. Det finns tre stycken huvudsakliga upphandlingsformer, nämligen generalentreprenaden, den delade entreprenaden och den samordnade generalentreprenaden. Den här texten tittar närmre på upphandlingsformer, reder ut de olika sorterna av upphandlingsformer samt ger tips på vad man ska tänka på.

Vad är upphandlingsformer?

När man talar om upphandlingsformer så gör man ofta det i relation till entreprenadformer. Det är viktigt att man, speciellt som byggherre, har koll på skillnaden mellan dessa två separata koncept. Entreprenadform och upphandlingsform beskriver och avgör på olika sätt hur entreprenörer och byggherrar ska samarbeta samt vilka och hur många dessa är. Innan man startar ett byggprojekt brukar man välja både entreprenadform och upphandlingsform.

Upphandlingsformer som man väljer inför ett nytt byggprojekt är vad som avgör hur många leverantörer och entreprenörer man ska samarbeta med i projektet och vem som har ansvarar för vilket område i projektet och på själva byggarbetsplatsen. När man gör en överenskommelse med en leverantör eller en entreprenör så kallas det för att man upphandlar. Det finns ett fåtal centrala typer av upphandlingsformer, generalentreprenaden och den delad entreprenaden. I den delade entreprenaden upphandlar projektets byggherre med flera olika entreprenörer och entreprenörerna arbetar då vid sidan av varandra, som så kallade sidoentreprenörer. I generalentreprenaden upphandlar man direkt med endast en entreprenör, vilken sedan ges ansvar för att anställa eller upphandla de underentreprenörer som anses relevanta och nödvändiga. Då är det underentreprenörerna som kallas för sidoentreprenörerna. I en generalentreprenad har byggherren, eller uppdragsgivaren, enbart avtal med generalentreprenören. Det finns också en tredje typ av upphandlingsform vilken är en form av generalentreprenad, den samordnade generalentreprenaden. Alla tre typer av upphandlingsformer beskrivs närmre i följande avsnitt.

Generalentreprenad

Till att börja med är det bra att förstå vad en entreprenad är för någonting. Med ordet entreprenad kan man mena olika saker. Det kan till exempel vara benämningen på ett byggföretag, som man anlitar för ett byggprojekt. Men i grunden så innebär ordet entreprenad det löfte som en entreprenör gör till en byggherre när de två kommer överens om ett pris och om exakt vad entreprenören ska utföra åt byggherren. Då bestämmer man också när det här arbetet ska vara klart. I dagligt tal är det dock vanligast att man pratar om ett byggföretag när man använder sig av ordet entreprenad.

Generalentreprenaden är den vanligaste typen av upphandlingsform. Av alla upphandlingsformer är generalentreprenaden den typ som innebär mest avlastning för byggherren eller uppdragsgivaren. Det beror på att man i en generalentreprenad upphandlar med endast en enda entreprenör, det vill säga byggfirma, som ska ta hand om ens byggprojekt. Det är sedan den entreprenörens ansvar att upphandla med de underentreprenörer som projektet kräver, och generalentreprenören har samordningsansvar under hela projektets gång. I praktiken innebär det att uppdragsgivaren ofta inte behöver dra i några trådar, kontrollera så att allting går rätt till eller se till så att ingenting hamnar mellan stolarna. Byggherren behöver bara skriva under ett avtal, och det är direkt med generalentreprenören, och behöver inte ha kontakt med fler parter än så. Man kan vara trygg i vetskapen om att generalentreprenören sköter allt, så länge det är en entreprenör som man kan lita på.

Det avtal som byggherren skriver med generalentreprenören brukar baseras på redan färdiga bygghandlingar. Det går att göra ändringar i dessa bygghandlingar utefter vad entreprenören kan erbjuda. När avtalet väl är undertecknat är det viktigt att man under arbetets gång håller koll på vad som ingår och inte ingår enligt avtalet, eftersom att alla eventuella ändringar kan komma att innebära antingen kostnadsavdrag eller -tillägg. Alla ändringar som sker bör antecknas under byggprojektets gång.

Det finns två stycken typer av generalentreprenader. Det första typen kallas för totalentreprenad. En totalentreprenad är en form av entreprenad där generalentreprenören är ansvarig för i princip allting, det vill säga både själva projektstyrningen och utförandet av det fysiska arbetet. På pappret kallas det för att entreprenören då har ett funktionsansvar, vilket innebär ett ansvar för att själva byggprojektet i slutändan fullföljer de kraven som satts och att resultatet uppfyller den funktionen som angavs i avtalet. Det är viktigt vid en totalentreprenad att uppdragsgivaren, alltså beställaren, tydligt och noga anger och beskriver alla de funktionskrav som man har i samband med att avtalet skrivs.

Den andra typen av generalentreprenad kallas för utförandeentreprenad. I en utförandeentreprenad är ansvaret till en viss del uppdelat. Till skillnad från vid en totalentreprenad så bibehåller byggherren (uppdragsgivaren/beställaren) ansvaret för projektstyrningen av bygget, medan generalentreprenören har ansvar för utförandet av arbetet. Det är uppdragsgivaren som bestämmer exakt vad entreprenören ska göra för något, vilket denne kommer fram till genom att först utreda projektet noggrant. Uppdragsgivaren behåller också funktionsansvaret, det vill säga att projekts resultat lever upp till de funktionskrav som ställt vid projektets inledning. I verkligheten förekommer det ofta kombinationer av de här två typerna av generalentreprenader.

Samordnad generalentreprenad

Det här är en vanlig typ upphandlingsform och påminner om generalentreprenaden. Den samordnade generalentreprenaden går ut på att byggherren upphandlar med ett företag för att sköta projektstyrningen och även för att förse projektet med dess material, medan man upphandlar med ett annat företag som har ansvar för det fysiska byggarbetet. Därtill är det ofta byggherren som har ansvar för att anlita de andra parter som kan behövas, så som elektriker och hantverkare för markarbeten och VVS. Vad som behövs beror på hur byggprojektet ser ut och hur pass stort det är. En samordnad generalentreprenad är på så sätt ett mellanting mellan en generalentreprenad och en delad entreprenad (vilken beskrivs nedan). Eftersom att ansvaret är uppdelat mellan olika företag och parter så kan det bli komplicerat och svårt att hålla rätt person ansvarig om ett problem eller fel skulle uppstå. Det händer ofta att de olika parterna skyller på varandra eller på, vad de menar, byggherrens bristfälliga samordning och ansvar.

Delad entreprenad

I en delad entreprenad upphandlar byggherren med flera olika entreprenörer, vilka som sagt då blir så kallade sidoentreprenörer till varandra. I den här typen av entreprenad fortsätter byggherren eller uppdragsgivaren att ha ett stort ansvar, delvis för samordningen över entreprenörerna men också för saker så som beslut om ansvarsområde och ekonomi. Det är upp till byggherren att bestämma vilken typ av arbete som varje entreprenör ska utföra. Den här upphandlingsformen är inte så vanlig och kan ofta vara rätt utmanade. Utmaningar och problem som kan uppstå är till exempel att olika saker faller mellan stolarna, att det blir svårt att veta vem som har orsakat fel,  var gränsen går för olika entreprenörers ansvarsområden och att se till så att allting sker i rätt ordning och i förhållande till projektets olika delar och parter. Det vilar ett tungt ansvar på byggherren i den delade entreprenaden, och det är viktigt att man är väl medveten om det när man bestämmer sig för den här upphandlingsformen.

I en delad entreprenad kan det dock förekomma något som kallas för en huvudentreprenör. Huvudentreprenören är den entreprenör som byggherren överlåter sitt ansvar för samordningen till. Det vanligaste är att byggherren överlåter det här ansvaret till den entreprenör som sköter huvuddelen av det fysiska byggarbetet. Det är praktiskt eftersom att byggentreprenören är den aktör som vanligtvis spenderar som mest tid på själva byggarbetsplatsen. När man har ansvar för samordningen så har man ofta också ansvar för arbetsmiljöfrågor. Huvudentreprenören kan bestämma att anställa en eller flera underentreprenader, precis som generalentreprenören kan göra. En underentreprenör jobbar således för huvud- eller generalentreprenören och inte för byggherren. I vissa fall har byggherren dock möjlighet att godkänna de underentreprenörer som ska anlitas för projektet i fråga.

Strategi för upphandlingen

Det är inte alltid det enklaste att veta vilken upphandlingsform som passar ens byggprojekt bäst. Det finns fördelar och nackdelar med alla typer, eftersom att de lämpar sig olika bra för olika sorters arbeten. Om man till exempel väljer att satsa på en delad entreprenad så kan en potentiell fördel vara att man i högre utsträckning kan använda sig av specialister, i jämförelse med vid en generalentreprenad. Det beror på att man vid en delad entreprenad kan anställda unika specialister för varje del av ens projekt, vilket resulterar i att jobbet förmodligen också får bättre resultat. Det här är såklart också möjligt vid en generalentreprenad, men då är det upp till generalentreprenören att anlita lämpliga underentreprenörer. Frågan är då om generalentreprenören har lika höga krav på arbetet och specialistkunskaper som byggherren själv. I en delad entreprenad har byggherren ofta direktkontakt med de olika entreprenörerna, så länge man inte lämnar det ansvaret till en huvudentreprenör, vilket gör det enklare att kommunicera eventuella önskemål och krav till dem. Så länge man sköter samordningen och koordinationen väl så kan man ofta också dra nytta av en större trygghet, eftersom att man har en tätare kontroll än vad man hade haft i en generalentreprenad. Många föredrar dock generalentreprenaden framför de andra typerna på grund av att man blir avlastad samtidigt som det blir lättare att undvika konflikter och tvister när det bara finns en ansvarig generalentreprenör.

När man bestämt sig för vilken typ av upphandlingsform som man ska använda sig av för sitt projekt så är det dags att börja anlita en eller flera entreprenörer (beroende på upphandlingsformen). Man vill i regel anlita den entreprenör som är mest effektiv och pålitlig. Här följer en stegvis beskrivning över hur man kan gå tillväga när man väljer ut de entreprenörer att upphandla med:

  1. Välkomna flera olika offerter och anbud: För att hitta den bäst lämpade entreprenören för ens projekt så är det en bra idé att ta emot offerter från flera olika företag innan man tar ett beslut. Då kan man jämföra deras erbjudanden och priser med varandra. Det blir lättare att göra om priset för de olika delarna så som arbete, material, underentreprenörer med mera delas upp var för sig. Vanligtvis inkluderar priset moms när det erbjuds till privatpersoner medan det anges utan moms till företag.
  2. Ta hänsyn till referenser: Det bästa och enklaste sättet att ta reda på om en specifik entreprenör är pålitlig eller inte är att använda sig av deras referenser. Det innebär att man hör efter med företagets tidigare kunder hur de upplevde arbetet. Man kan också leta upp recensioner på internet eller fråga eventuella kontakter som man har om de har någon information om entreprenören i fråga. För att ta det säkra före det osäkra kan man alltid kolla på svarta listor över entreprenörer och företag som man borde undvika av olika skäl.
  3. Kontrollera skattebevis och försäkringar: Innan man anlitar en entreprenör så bör man kontrollera att allting stämmer när det gäller viktiga aspekter som skattesedeln, skulder hos kronofogden och att entreprenören är försäkrad på rätt sätt.
  4. Ingå alltid ett skriftligt avtal: Ett muntligt avtal är allt för riskabelt och därför bör man alltid skriva under ett skriftligt avtal. I avtalet bör det klart och tydligt stå det som byggherren och entreprenören i fråga har kommit fram till tillsammans. Det kan inkludera saker som pris, omfattning av projektet, ansvarsområden, datum och deadlines. Alla parter måste skriva under innan det fysiska arbetet sätter igång.
  5. Kommunicera och var så tydlig som möjligt: Innan avtalet undertecknas för upphandlingen men också under arbetets gång är det väldigt viktigt att man är tydlig och specifik. Man ska aldrig anta att den andre partern förstår exakt vad man menar, utan hellre förklara en gång extra. Under projektet bör man ha kontinuerlig kontakt och som byggherre bör man försöka vara tillgänglig via åtminstone telefon så mycket som möjligt. Man ska komma ihåg att misstag ofta är dyrare att åtgärda ju senare in i ett projekt som de inträffar.

Att tänka på

Oavsett vilken upphandlingsform man använder så är det ofta positivt att vara närvarande på själva byggarbetsplatsen så ofta det går. Då kan man snabbare upptäcka eventuella fel, eller meddela ändringar till sina entreprenörer. Om man inte har möjlighet att vara fysiskt närvarande själv så mycket som man hade önskat så kan man ta hjälp av en certifierad kontrollansvarig. Att ha en kontrollansvarig är till och med obligatoriskt enligt lag, om ens byggprojekt innefattar rivnings-, bygg- eller marklov. Den kontrollansvarige är till för att agera som ett stöd för byggherren och ha koll på alla delar av byggprojektet samtidigt.

En kontrollansvarig måste alltid vara opartisk så att byggnadsnämnden kan lita på att kontrollen av byggarbetet går rätt till. Med hjälp av en kontrollansvarig blir slutresultatet ofta bättre, eftersom att man då håller kontinuerlig koll på att arbetet möter de kvalitetskrav som finns. Några av den kontrollansvariges ansvarsområden är att ta fram en kontrollplan, ofta tillsammans med byggherren, dokumentera besök och iakttagelser, kontrollera att arbetet flyter på som det ska och att alla obligatoriska och nödvändiga kontroller utförs när de ska.

En certifierad kontrollansvarig person behövs i regel inte vid mindre byggprojekt, när man gör förändringar av redan existerande byggnader eller när arbetet inte kräver bygg-, rivnings- eller marklov. Om man tycker att det är svårt att exempelvis skriva avtal eller att upphandla med en entreprenör så kan man alltid ta hjälp av en jurist som är expert inom det här området. Då ser man till att undvika svåra tvister som kan komma att uppstå längre fram.

Slutsats

Innan ett byggprojekt ska sätta igång så måste en byggherre i princip alltid bestämma sig för två olika saker. Dels måste man välja entreprenadform och dels måste man välja upphandlingsform. Upphandlingsformen är vad som avgör hur många entreprenörer man ska anlita för sitt projekt samt hur dessa olika entreprenörer ska arbeta tillsammans. Det finns tre stycken huvudsakliga upphandlingsformer: generalentreprenad, samordnad generalentreprenad och den delade entreprenaden. Den vanligaste formen är generalentreprenaden, där en byggherre upphandlar med en enda entreprenör vilken överlåts en majoritet av ansvaret för projektet. Generalentreprenören kan sedan välja att upphandla med så kallade underentreprenörer. I en samordnad generalentreprenad och en delad entreprenad har byggherren kvar en del av sitt ansvar. Det finns för- och nackdelar med alla formerna, och om man behöver hjälp kan man använda sig av en jurist som är expert på entreprenadrätt.