Vad visar en WBS?

I denna text kommer vi att besvara frågan ”Vad visar en WBS?”.

WBS är en förkortning för Work Breakdown Structure och är ett verktyg som används inom projektledning.

Man använder en WBS för att bryta ner ett projekt i tydliga beståndsdelar som hierarkiskt ordnas och är enkla att följa.

Vad visar en WBS

WBS:en börjar alltid med att en målsättning utförs för produkten och från denna bryts sedan arbetet ned i mindre delar som är hanterbara och förståeliga för teamet.

Målet med denna text är att förklara grunderna WBS och på vilket sätt den kan användas.

Vad visar en WBS?

En WBS visar ett projekts totala arbete nedbrutet i mindre beståndsdelar. WBS:en har ett enkelt grafiskt utseende som gör den rättfram och tydlig för de som arbetar med den. Den hierarkiska strukturen skapar också en tydlig prioriteringsordning inom projektet.

WBS skapar tydlig planering och överblick

En av de främsta egenskaperna med WBS är att den skapar en tydlig överblick och underlättar planering. Inom diagrammet beskrivs det som ska göras som leveranser och uppgifter, och det är tydligt vad som har högsta prioritet. Fokuset ligger på vad som ska göras i stället för hur det ska göras. Denna tydlighet gör att onödigt arbete sorteras bort och verksamheten blir mer effektiv. Det är vanligt att verksamheter hoppar över att göra en WBS för att de upplever att tiden inte finns. Man vill sätta i gång med arbetet på en gång och det finns inte tid för planering. Detta är ofta ett misstag eftersom kvaliteten på arbetet i slutändan riskerar att bli lidande. I många fall kan också en WBS skapa ett mer effektivt arbetssätt eftersom inget onödigt jobb behöver göras. Den tid man lägger ner i början av projektet får man alltså många gånger tillbaka.

Detta kan en WBS hjälpa till med

En WBS kan räkna ut kostnader inom ett projekt, hjälpa till att sätta schema och dela upp arbetsuppgifter samt förstå vilka risker som eventuellt kan uppstå. En mycket uppskattad del av WBS är den visuella biten. Det är enkelt att få överblick och förstå diagrammet och alla subkategorier av arbete som ska utföras tills målet är nått blir tydligt representerade. Eftersom arbetet också bryts ner i mindre bitar skapar det ett mer hanterbart arbete. När man har en stor uppgift framför sig är det vanligt att man skjuter upp det till sista stund, men med hjälp av en WBS är det lättare att sätta i gång med de mindre delmålen.

Så ser ett WBS-diagram ut

WBS-diagram kan se ut på lite olika sätt, men vanligast är den klassiska trädstrukturen. I denna delas projektet upp i grenar och man kan följa arbetets status. En uppgift som är aktuell grönmarkeras i diagrammet, en uppgift som är försenad markeras i rött och eventuella risker kan ses i gult. När en uppgift är slutförd markeras den i blått i diagrammet och teamet kan lämna den och gå vidare med nya uppgifter.