VUCA

Under de senaste årtiondena har världen förändrats i en snabb takt och många uppfattar det som att det blir allt svårare att veta hur man ska hantera alla dessa förändringar och världen. Många menar att världen karaktäriseras allt mer av osäkerhet, turbulens, hastiga förändringar och uppbrott. Företagen vittnar om en ökad konkurrens och snabbt föränderliga marknader med nya förhållanden och förutsättningar som man fort behöver anpassa sig efter. De senaste åren har termen VUCA blivit allt mer populär för att beskriva de olika element och dimensioner som beskriver denna närmast okontrollerbara miljö och verklighet. Namnet VUCA är en akronym för engelskans Volatility, Uncertainty, Complexity och Ambiguity.

På svenska så står VUCA för de fyra elementen instabilitet, osäkerhet, komplexitet och tvetydighet. Inom affärsvärlden idag är det till och med vanligt att hänvisa till den värld som man existerar inom som en VUCA-värld. En sak är dock säker, och det är att alla, både privatpersoner och företag, står inför helt andra sorters utmaningar idag än vad men gjorde för till och med bara några årtionden sedan. Och det går inte att använda gamla lösningar för att lösa nya problem, utan man behöver tänka till och tänka om. Utmaningarna från förr var ibland också komplexa till en viss grad, men ofta gick det att hantera dem genom att analysera problemet och koncentrera sig på de viktigaste aspekterna.

Idag är många utmaningar så pass komplexa att det i princip är omöjligt att reducera ner ett problem till mindre delar. Då hjälper ett ramverk så som VUCA till för att bättre förstå den snabbt föränderliga och stundtals svårbegripliga miljö som har byggts upp med åren, som ofta kräver en viss förmåga att improvisera och tänka kortsiktigt men agera långsiktigt.

Även om det dröjde fram tills för några år sedan för VUCA att nå högre nivåer av popularitet och användning så kan ramverket, eller modellen, VUCA kan härledas tillbaka till år 1987. VUCA grundades på teorier av Warren Bennis och Burt Nanus, och användes först framför allt av USAs armés universitet. Världen som den ser ut idag kan innebära stora utmaningar för organisationer och företag, speciellt när de affärsmodeller som ligger till grund för mångas verksamheter och som har fungerat fram tills idag och genererat stora vinster inte fungerar imorgon. Många tvingas då till att tänka och satsa mer på nya och innovativa lösningar.

Innovationsarbete kan dock ofta associeras med högre risker i kombination med högre kostnader, vilket är en utmaning i sig. Allt eftersom att de parametrar som definierar den marknad som ett företag opererar på blir mer instabila, osäkra, komplexa och tvetydiga, desto tydligare blir det att företagen ibland måste styra om och byta riktning, och det är upp till ledarskapet på företaget att definiera hur företaget ska förhålla sig till sådana förändringar för att fortsätta att gå med vinst och se positiva resultat. En värld som domineras av VUCA-förhållanden utmanar således företagen till att förnya sig själva och hitta sin egen nisch.

Inom VUCA ser man därtill på misslyckande på ett unikt sätt. Att misslyckas är nämligen inte ett misslyckande i sig, utan istället så betraktas det som ett misslyckande att inte använda sig av möjligheten att lära sig från misslyckandet. Det gäller på alla nivåer inom en organisation. VUCA fokuserar dock till en stor del på ledarskap och en stor del av ansvarat för att bygga en resilient och anpassningsbar organisation eller företag ligger på organisationens ledare och managers. Hur bra ledare inom VUCA är inom strategiskt tänkande och sin verksamhet beror på hur bra man är på att läsa av de tekniska, sociala, politiska, ekonomiska och marknadsmässiga faktorerna som tillsammans skapar den miljö som man arbetar i.

De fyra element som utgör VUCA

Världen så som den ser ut idag är en värld som ständigt förändras, och i det stora hela så blir den på så sätt också mer och mer instabil för varje dag. Stora som små förändringar blir svårare att förutspå, samtidigt som de ofta sker mer plötsligt och snabbare och snabbare. VUCA representerar en metod inom problemlösning som ämnar till att minska risken för sådana oväntade situationer, eller konsekvenserna av dem. De fyra element som VUCA är uppbyggt av utgör fyra typer av utmaningar som alla kräver olika svar.

Inom dessa fyra kategorier av utmaningar kan man vidare hitta utmaningar som är kopplade till politiska frågor, miljön, ekonomi och samhället i stort. De fyra elementen representerar den kontext som ett företag är verksamt i idag och i framtiden, och de interagerar på sätt som antingen kan ifrågasätta beslut som tas eller utveckla en förmåga att göra strategiska antaganden och ta fram prognoser för framtiden. Med en djupare innebörd och förståelse av varje element av VUCA genom arbetet och applikationen av modellen så kan medarbetarnas strategiska tänkande också vässas. Därmed är VUCA ett viktigt, praktiskt verktyg för att skapa ett medvetande och bygga en beredskap för alla sorters organisationer, inklusive företag, utbildningsinstanser, militären och statliga organisationer.

Instabilitet (Votality)

Det första elementet somär instabilitet, eller volatilitet, fokuserar på och refererar till förändringshastigheten inom en viss marknad eller inom en särskild bransch och industri. Det kan också gälla förändringshastigheten i ett land eller till och med i hela världen. Ju mer volatil världen är, desto mer och snabbare förändras den. När det kommer till den privata sektorn och företagsvärlden så handlar detta begreppet mycket om hur snabbt behov och efterfrågan ökar och minskar, eller uppkommer och försvinner. På en volatil marknad så kan priserna på en specifik vara eller tjänst minska eller stiga avsevärt på en mycket kort tid, och en trend kan vända utan några varningar.

Osäkerhet (Uncertainty)

Osäkerheten, det andra elementet i VUCA, handlar om bristen på förutsägbarhet och risken för överraskningar. Det refererar till hur bra eller hur tillförlitligt man kan förutse och förutspå framtida situationer och trender. Ju mer osäker nutiden är, desto svårare blir det såklart att förutspå framtiden. Osäkerheten handlar dock också om ens förmåga att förstå sig på omvärlden, även om den förändras snabbt. Det här elementet kan också objektivt karaktärisera en miljö, där verkligt osäkra miljöer är de som inte går att förutspå överhuvdtaget, inte ens med statiska mått och uträkningar.

En anledning till att omvärlden blir allt svårare att förstå och att förändringarna blir svårare att förutspå är att historiska händelser och prognoser inte längre är applicerbara på nutiden eftersom att skillnaderna är så pass stora. Därför mister dessa sin betydelse och relevans när det kommer till att skapa en prognos för framtiden. Det kan på så vis bli näst intill omöjligt att planera investeringar, utvecklingsmöjligheter och tillväxt när det är så osäkert i vilken riktning världen, och olika marknader, är på väg.

Komplexitet (Complexity)

Den moderna världen är mer komplex än någonsin förut. Vad detta beror på och vad effekterna av det är kan vara svåra att förstå. Problem och utmaningar består många gånger av ett flertal olika lager som döljer källan, medan de olika lagren därtill interagerar med varandra vilket gör det svårt att skapa en klar och tydlig överblick över situationen och förstå hur saker och ting är kopplade till varandra. Elementet komplexitet handlar således om det stora och växande antalet faktorer som man numera måste ta hänsyn till i sina beräkningar, samt hur de många olika faktorerna varierar och interagerar med varandra.

Ju fler faktorer det rör sig om, ju mer variationer det finns och ju fler olika sätt som faktorerna interagerar med varandra på, desto större blir komplexiteten. När det råder en hög grad av komplexitet så är det i princip omöjligt att göra en komplett analys av omvärlden och att kunna nå rationella antaganden och slutsatser. I en situation eller för ett händelseförlopp som är väldigt komplext så kan det därtill vara svårt att avgöra och ta reda på orsakerna till diverse problem, för att på så sätt kunna lösa dem.

Tvetydighet (Ambiguity)

Elementet tvetydighet refererar till en bristande förmåga att kunna tolka en situation. En situation är tvetydig när till exempel informationen om den är inkomplett, motsägande eller alltför bristfällig och felaktig för att kunna dra några slutsatser om den. Elementet tvetydighet refererar också mer generellt till vaga och suddiga idéer, politiska ståndpunkter, uttalanden och terminologier. Ju mer tvetydig omvärlden är desto svårare är den alltså att tolka och förstå, och lättare att både misstolka och missförstå.

VUCA i praktiken

I en enbart instabil värld, där det inte råder någon osäkerhet, komplexitet eller tvetydighet, så skulle det endast råda mycket och snabb men förutsägbara förändringar. Medan det i en osäker värld, som är varken instabil, komplex eller tvetydig, så är det huvudsakligen svårt att kunna avgöra hur saker och ting kommer att utvecklas. I en en värld som enbart är komplex, utan någon instabilitet, osäkerhet eller tvetydighet, så är saker svåra att reda ut och förstå. Slutligen, i en enbart tvetydig värld, utan någon rådande instabilitet, osäkerhet eller komplexitet, så är det svårt att urskilja och särskilja mellan olika faktorer i diverse situationer. Med facit i hand så går det att säga att ingen av dessa fyra verkligheter existerar, utan istället så karaktäriseras världen som den ser ut idag av alla de fyra elementen till olika grad och med olika mycket interaktion mellan elementen.

Hur relevant VUCA är för ett specifikt företag eller organisation beror ofta på hur medarbetarna eller personerna där ser på de omständigheter och förutsättningar som formar deras beslut för framtiden, hur de hanterar risker, bemöter förändring och löser problem. Generellt sett så kan användningen av VUCA forma och förhoppningsvis öka ett företags kapacitet att:

Förutse avgörande incidenter
Förstå konsekvenserna av incidenter och handlingar
Uppskatta interaktionen mellan faktorer
Förbereda för alternativa verkligheter och utmaningar
Tolka och hantera intressanta och relevanta möjligheter

Var och ett av de fyra elementen som bygger upp VUCA representerar distinkta aspekter som gör en miljö (om det så är en marknad, en hel industri eller hela världen) svårare att ta in och kontrollera. Men i praktiken så är de fyra elementen väldigt sammankopplade och även beroende av varandra. Ju mer komplex och instabil som exempelvis en industri är, desto svårare är den att förutspå och därmed blir industrin också mer oförutsägbar.

Som tidigare nämnts så är en vanlig uppfattning att världen idag är mycket mer instabil, komplex, osäker och tvetydig än vad den var förr. Men om man tittar närmre på detta så finns det i själva verket väldigt lite bevis på att till exempel affärs- och företagsledare hanterar mer av de fyra elementen i VUCA idag än vad deras föregångare gjorde förr. Istället så skulle det kunna vara precis tvärtom.

Forskning på ekonomiska trender över de senaste decennierna visar bland annat att aktiemarknaden är mindre instabil idag än den var förr och att det råder mindre konkurrens i en mängd olika industrier. Vad experterna istället menar är att det snarare är företagsledarna som på en daglig basis känner och upplever att deras industrier och att världen är mer instabil, osäker och komplex på grund av att det finns mer av det fjärde elementet tvetydighet.

Tvetydighet har nästan blivit ett standardtillstånd för många företag då det är enklare att acceptera och utgå ifrån att man opererar med en viss partiskhet än vad det är att ställa obekväma frågor som börjar med Varför och Hur, vilka ibland tvingar en till att helt tänka om kring det man håller på med. Men kostnaderna för att jobba med en inbyggd tvetydighet kan bli stora. En tvetydig arbetsroll och -beskrivning kan snabbt leda till ineffektivt och underpresterande arbete och en tvetydig projektplan kan resultera i stora förluster av både tid och pengar.

Fyra strategier för V, U, C och A

För att lära ut VUCA-modellen så räcker det inte med traditionell undervisning genom läroböcker och professorer. Istället så vore ett ett ledarskapsprogram där VUCA är kärnan en bättre idé, som sköts av ledande experter som besitter ovärderliga kunskaper och erfarenheter från verkligheten. Men det är viktigt att inte bara se till VUCA som ett ramverk utan också en möjlighet för att ta fram mot-strategier som kan hjälpa till att hantera de fyra elementen, till exempel som följande:

Vision: Definiera tydligt företagets värderingar som ett svar på en rådande instabilitet.
Understanding: Förstå, lyssna och ta reda på så mycket som möjligt, från kunder, personal såväl som partners, för att på så sätt motarbeta eller möta osäkerheten.
Courage: I en komplex värld så kan man fundera hur länge som helst på vad som är rätt och fel och svaret kommer alltid vara något oklart. Därför krävs det mod för att våga ta beslut snabbt. Besluten kan kännas riskfyllda men samtidigt så erbjuder de en möjlighet och chans till att lyckas med någonting nytt och outforskat.
Adaptability: Långsiktiga strategier riskerar alltid att behöva avstyras innan de når sin destination eller fulla potential. En god anpassningsförmåga är väldigt viktigt i tider av motsägelsefulla dynamiker och krafter. Att inte bara överleva utmanande perioder utan att också växa sig starkare är en av de förmågor och kvalitéer som utmärker och kan avgöra hur väl man lyckas i den så kallade VUCA-världen.

Lyckat ledarskap

För att löpa högre chanser att lyckas i VUCA-världen så är starkt ledarskap en nyckelfaktor. Ett sådant ledarskap karaktäriseras av att:

Vara närvarande, inom alla avdelningar på hela företaget
Lyssna väl, och vara öppen för annorlunda, ny och kritisk information
Lära, och bygga upp en organisation baserat på lärande och utveckling
Vara modig, och åta sig att initiera och hantera förändring
Investera, och hjälpa arbetskraften att bli smidigare och utveckla nya verktyg, kompetenser och tankesätt
Ge alla en tydlig förståelse för meningen av det de ägnar sig åt
På ett synligt sätt fira även de små framgångarna av transformation och förändring

Slutsats – VUCA

Det är inte mycket i dagens samhälle som är 100 % tydligt och uppenbart eller definierbart. Allting är inte längre antingen svart eller vitt utan grått är numera också ett vanligt alternativ. Att ta beslut kräver mod, medvetenhet och en positiv inställning till att begå misstag. Det första elementet i VUCA-modellen, vilket är instabilitet, avgör hur snabbt och plötsligt förändringar sker. På exempelvis en marknad så kan en hög instabilitet leda till att priserna på en vara snabbt kan stiga eller sjunka. Osäkerhet, vilket är det andra elementet, refererar till hur oförutsägbara sådana förändringar är.

Komplexiteten, det tredje elementet, beror av en mängd olika faktorer, varav vissa av dem kan vara väldigt snårigt sammankopplade. Sist men inte minst så manifesteras tvetydigheten, det fjärde elementet, genom en brist på klarhet och förmåga att förstå en situation precis som den är. För att ett företag ska kunna nå framgång i en VUCA-värld så krävs det att man vågar utmana det rådande tillståndet, medan man samtidigt är väl medveten om vilka risker som finns. Ens arbetssätt, metoder och strategier bör genomsyras av innovation, snabba reaktioner och en vilja av att förnyas.

Att utvärdera, testa, omvärdera och utveckla är viktiga nyckelfaktorer. VUCA uppmanar sina användare till att ställa obekväma frågor som penetrerar ens verksamhet på djupet och stimulerar olika tankesätt och formar nya perspektiv.