Alla projektledare upplever någon gång under ett projekt att det är för mycket arbete och att tiden inte räcker till.
När risken för förseningar ökar och resurserna sakta minskar kan man som projektledare uppleva stress och även press från projektets intressenter.
80/20-regeln är en teknik man kan använda vid sådana tillfällen för att snabbt identifiera vilka aktiviteter som kräver mer uppmärksamhet och hur man får ordningen på resursfördelningen.
Vad är 80/20-regeln?
80/20-regeln, även kallad Paretoprincipen, är en princip som utvecklats av ekonomen Vilfredo Pareto.
Paretoprincipen menar att allt i livet, vare sig det är arbete, ekonomi eller projektledning, så skapas 80% av effekten du söker från endast 20% av arbetet.
Du kan applicera principen inom flera områden i vardagen och just inom projektledning kan du som projektledare dra stor nytta av principen.
Inom projektledning används 80/20-regeln främst för planerandet av tidsplanen i projektet. Som projektledare söker du alltid efter den snabbaste och mest effektiva vägen för att få färdigt ett projekt och 80/20-regeln är ett sätt för projektledaren att identifiera vad den snabbaste vägen är.
Projektledaren använder regeln för att identifiera de mest kritiska aktiviteterna för projektet. Det är de 20% av arbetet som står för 80% av effekten och det är dessa aktiviteter som projektledaren vill se till utförs på bästa möjliga sätt så att resten av projektet kan fortskrida som det ska enligt plan. När dessa kritiska aktiviteter identifierats så utgör de det man kallar för ”den kritiska linjen”. Den kritiska linjen är den kortaste vägen av aktiviteter i projektet för att uppnå ett lyckat resultat. Det är de aktiviteter som huvudsakligen är viktiga för att projektets andra aktiviteter ska kunna påbörjas och avslutas, som alltså andra aktiviteter är beroende av.
Utöver tidsplanering så kan 80/20-regeln också användas för planerandet av budget, resursfördelning och problemhantering. Det behöver inte alltid vara 80 och 20 procent som projektledaren identifierar i projektet utan fokus ligger på att inse att en minoritet av händelser och aktiviteter kan orsaka en majoritet av effekten. För budgeterande så kan projektledaren exempelvis identifiera att 20% av funktionerna kräver 80% av budgeten. Detta behöver inte vara något negativt eller chockerande att inse, utan detta innebär att man i projektet inser vilka aktiviteter som faktiskt kräver mer resurser för att uppnå ett lyckat resultat i projektet. Det är därför bara en fördel för projektledaren att identifiera dessa aktiviteter och vad de behöver för att utföras.
Användningen av 80/20-regeln förbättras ofta allteftersom en projektledare får mer chans att nyttja den. Med mer erfarenhet av regeln och också projektledning generellt kan projektledaren förbättra sättet han eller hon arbetar på i ett projekt. Att överlag kunna identifiera styrkor och svagheter i ett projekt är en god egenskap hos projektledare och med hjälp av 80/20-regeln kan projektledare göra just detta. Den utmaningen som många nya projektledare upplever är att de ser många problem och risker men har svårt att välja vilken de ska fokusera på. Misstaget som ofta sker är att fokus läggs på fel problem och istället för att motverka problemen så går det bara åt mer och mer resurser.
Hur använder man 80/20-regeln?
80/20-regeln kan användas i alla projekt och överlag inom alla aktiviteter och till och med verksamheter. Regelns fokus är på att snabbt kunna identifiera styrkor och svagheter och utnyttja dem på bästa, möjliga sätt för att projektet ska uppnå ett lyckat resultat som kunden blir nöjd med.
Projektledaren behöver först påbörja arbetet med att skapa en projektplan för sitt projekt. I projektplanen beskrivs allt som har med projektet att göra och tidsplan, schema och aktiviteter är en del av det. När aktiviteterna har identifierats så kan projektledaren använda 80/20-regeln för att strukturera upp dem.
De aktiviteter som anses vara kritiska är de som är viktiga för att projektet ska kunna lyckas. Det är de aktiviteterna som måste utföras på ett effektivt sätt och som resterande aktiviteter är beroende av för att lyckas. Det man snabbt inser med 80/20-regeln är vilka aktiviteter som indirekt påverkar varandra. Aktiviteterna kan också vara beroende av varandra vilket också innebär att om en försening sker i en aktivitet så riskerar andra att också bli försenade. Om projektledaren därför redan innan kan identifiera dessa beroenden så blir det lättare att kontrollera dem under projektets gång.
Aktiviteter
80/20-regeln används främst för att strukturera upp projektets aktiviteter. Principen är baserad på att 20% av aktiviteterna står för 80% av effekten och det är därför projektledaren bör fokusera på dessa kritiska aktiviteter. Projektledaren behöver lägga ner en hel del tid och energi på att identifiera dessa aktiviteter. Det är dessa aktiviteter som är bärande för projektet och det lättaste sättet att identifiera dem på är att se vilka aktiviteter som inte kan utföras förrän en annan aktivitet är avklarad. De aktiviteter som har ett beroende till många andra aktiviteter är oftast de som är kritiska.
Ett annat sätt för att identifiera bärande aktiviteter är att se vilka aktiviteter som måste utföras för att ett projekt ska kunna fortsätta till nästa fas. I de flesta projekt delar projektledaren in aktiviteterna och schemat i olika faser. För varje fas finns det vissa milstolpar som behöver uppnås och för att uppnå dessa finns det tillhörande aktiviteter. Många av dessa aktiviteter kan vara bärande för att projektet ska lyckas och projektet kan inte fortsätta till nästa fas förrän dessa aktiviteter har utförts.
Om ett projekt inte innehåller så många tydliga eller specifika aktiviteter så kan projektledaren istället identifiera de kritiska aktiviteterna genom att kolla på data och undersökningar. Data om vinst, försäljning och användning som direkt kan kopplas till aktiviteterna kan hjälpa till att definiera vilka som står för 80% av effekten. Om ett projekt exempelvis har som mål att skapa en ny mobilapplikation och undersökningar har visat att applikationens chattfunktion kommer ha mest användning så kan man definiera chattfunktionen som en kritisk aktivitet att utföra. Fokus blir då på att göra chattfunktionen så bra som möjligt eftersom att man förväntar sig att det är den funktionen användarna har störst behov av.
Problem
Projektledaren kan också använda 80/20-regeln för att hantera problem. Med riskhantering så kan projektledaren applicera regeln för att identifiera vilka 20% av problemen som orsakar 80% av den negativa effekten. Det kan vara så att många av de små problemen faktiskt har sitt ursprung i några få större problem och det är dessa problem projektledaren bör identifiera och hantera först. Syftet är att identifiera roten till alla mindre problem, som egentligen kan definieras som symptom, eftersom att även om projektledaren hanterar alla symptom så finns det underliggande problemet fortfarande kvar. Många oerfarna projektledare kan stirra sig blint på symptomen istället för att fixa kärnan av problemet och riskerar därför att slösa bort både tid och energi.
Regeln kan också appliceras för att förbättra kvalitén och hantera defekter i exempelvis produktion och med 80/20-regeln kan en verksamhet se hur 80% av defekterna eller bristerna skapas på grund av 20% av problemen eller misstagen. Om verksamheten kan göra något åt dessa 20% så kan alltså 80% av defekterna minska. På samma sätt som med problemhanteringen så är det inte symptomen man vill hantera, som att exempelvis behöva fixa varje pennskrin som råkat få med sig en penna extra. Istället vill man undersöka varför en extra penna kommer med i varje pennskrin, är det till exempel fel på en maskin eller har det blivit något misstag vid paketeringen?
Produktivitet
För att öka produktiviteten och göra den mer effektiv i projektet så kan man också applicera 80/20-regeln. När man har många aktiviteter och små uppgifter att utföra så är det i människans natur att börja med de mindre uppgifterna som oftast är fler istället för att ta itu med en större och mer energikrävande uppgift. 80/20-regeln menar att det är de större och mer energikrävande uppgifterna som ofta också genererar mer effekt och det är därför mer fördelaktigt att ta itu med dessa uppgifter först istället för att slösa tid och energi på mindre uppgifter. När man genomfört en större uppgift så kan projektledaren märka att många av de mindre uppgifterna också försvinner då de indirekt har en påverkan på varandra.
Som projektledare kämpar man alltid mot tiden och det finns många som i slutet av dagen säger ”var tog tiden vägen?”. Projektledare bör undvika detta och ett sätt att förbättra produktiviteten är just att först analysera vilka uppgifter eller aktiviteter man har framför sig och sedan ta itu med de uppgifter som faktiskt generar en större och mer fördelaktig effekt på projektet. Projektledaren behöver inte bara göra detta för sitt eget arbete utan för alla som är med i projektgruppen. På så sätt kan projektledaren utveckla och förbättra produktiviteten i projektet och snabbare nå ett lyckat resultat. Det blir också lättare att motivera projektgruppen om de vet vad de ska fokusera på.
Budget
På många sätt kan man också använda sig utav 80/20-regeln i budgeten. Regeln grundar sig i ekonomin och det finns många fördelar med att använda regeln när projektledaren planerar för projektets budget. 80% av budgeten spenderas oftast på 20% av funktionen i projektet och om man som projektledare tar hänsyn till detta redan innan projekt påbörjas så kan man se till att resurserna allokeras på rätt sätt. Projektledaren vill undvika risken för överbudgetering och genom att identifiera nyckelaktiviteter som är i behov av rätt budget så kan projektet lyckas på ett mycket bättre och smidigare sätt. Det är alltså de kritiska aktiviteterna som utgör dessa 20% och därav ska ha 80% av resurserna.
När projektledaren planerar för projektets budget så vill man se till så att de funktioner som det finns störst behov av får den mängd resurser som de behöver. Om det exempelvis är en hemsida som ska skapas för en webbshop och den viktigaste funktionen är att besökarna på ett bra sätt kan se produkterna de vill köpa, genom att till exempel kunna se flera bilder, en video och även kunna läsa recensioner, så bör projektledaren lägga en stor del av resurserna just på denna funktionen. Även om det är en liten funktion så kan den behöva en större andel resurser just för att den har en så viktig uppgift på hemsidan. De tester och undersökningar som görs tidigare i projektet kan ha visat att det är just denna funktionen användarna behöver mest.
80/20 procent
Det är inte alltid 80 och 20 procent det handlar om, mängderna kan variera i olika projekt och verksamheter men generellt så menar 80/20-regeln att en större mängd effekt skapas av en mindre mängd orsaker. På samma sätt kan en större mängd framgång skapas av en mindre mängd aktiviteter. Fokus är på effektivitet och att identifiera de aktiviteter eller problem som är större eller mindre än de verkar.
Regeln ger också projektledaren ett nytt synsätt och perspektiv på hur aktiviteter och även problem kan hanteras i projekt. Att snabbt kunna inse vilket problem som orsakar att mest resurser går åt kan spara väldigt mycket tid och pengar åt hela verksamheten. På samma sätt kan projektledaren också se vilka aktiviteter som behöver mer fokus för att effektivisera hela projektet vilket också i sin tur leder till att resurser kan sparas.
80/20-regeln i verksamheter
80/20-regeln är inte bara användbar i projekt utan kan appliceras på hela verksamheter. Projektledare kan tillsammans med ledningen se över verksamhetens huvudaktiviteter, projekt och resurser. På samma sätt som i projekten så kan ledningen i verksamheten identifiera de 20% av aktiviteterna som kan skapa 80% av framgång för verksamheten. Om verksamheten upplever problem under en period så kan ledningen använda regeln för att identifiera de 20% av problemen som orsakar 80% av den negativa effekten.
Regeln handlar i grund och botten om att fokusera på de 20% inom en verksamhet som verkligen kan göra en skillnad för verksamhetens framgång. Verksamheten behöver se till att de lägger ner sin energi, tid och resurser på det som är verksamhetens kärna. Om en verksamhet inte är säker på vilka aktiviteter som är de viktigaste för dem så kan de behöva göra en större omvärdering av sin verksamhet för att ta reda på vad de har för vision och mål.
Vad är fördelarna med 80/20-regeln
I alla projekt behöver projektledaren strukturera upp en tydlig projektplan som ska leda projektet till ett lyckat resultat. 80/20-regeln kan komma bra till hands redan under förarbetet när projektplanen skapas och även under projektets gång för att hantera problem. Regelns fokus ligger på att identifiera det positiva och negativa som sker i projektet och koppla det samman för att hitta det bästa sättet att arbeta på.
Med hjälp av regeln kan projektledaren under skapandet av projektplanen försöka identifiera vilka huvudaktiviteter som projektet kommer ha. Dessa huvudaktiviteter, som också utgör projektets kritiska linje, är de 20% av aktiviteterna som kommer stå för 80% av den positiva effekten. Genom att redan i förarbetet identifiera och definiera dessa aktiviteter så kan också budget- och tidsplanerande göras utifrån dessa aktiviteter.
Projektledaren vet då redan från start vilka aktiviteter det ska ligga fokus på och som inte får försenas. På så sätt kan projektledaren också arbeta utifrån det målet att dessa aktiviteter ska vara i fokus och även motivera och styra projektgruppen i samma riktning. Med hjälp av 80/20-regeln så har projektledaren därför fått ett bra och enkelt sätt att finna fokus i projektet så att även projektgruppen känner sig motiverade och vet vad de ska göra.
Under projektets gång så kan projektledaren stöta på problem eller risker. Om det är flera problem som uppstår så kan projektledaren använda sig utav regeln för att identifiera vilka huvudproblem som orsakar många mindre problem. Om projektet exempelvis syftar till att skapa en ny mobilapplikation och det har uppstått flera problem under testningen där applikationen inte fungerar som den ska, kraschar och andra liknande problem så bör projektledaren kunna härleda problemen till ett huvudproblem, till exempel ett misstag i koden.
Genom att snabbt kunna se vilka problem som hör ihop så kan projektledaren också identifiera kärnan till problemen. 80/20-regeln hjälper därför främst projektledaren med att anamma ett nytt perspektiv för att snabbt identifiera styrkor och svagheter i projektet för att sedan snabbt kunna hantera dessa på bästa sätt.
Regeln hjälper främst projektledaren att se till att rätt fokus hamnar på rätt aktiviteter och detta ger också indirekt flera andra fördelar som att dra ner på budget och spara tid. Eftersom att mycket energi och resurser ofta läggs på fel aktiviteter eller att projektledare blint hanterar symptom istället för problem så kan regeln hjälpa projektet att undvika detta och på så sätt även spara resurser och tid. I längden kommer både projektledaren och verksamheten se stora fördelar med detta och kan allteftersom implementera användandet av metoden i alla projekt och över hela verksamheten.
80/20-regeln är en användbar metod inte bara inom projektledning utan också för många andra aktiviteter och arbeten. Regeln kan appliceras på ens vardagliga liv, stora som små projekt och i verksamheter. Det finns många som kan ta fördel av att använda metoden och det viktiga är inte att fokusera på just 80 och 20 procent, utan att identifiera majoriteter och minoriteter. Det är också styrkor och svagheter som identifieras vilket hjälper projektledaren till att hitta rätt mål i sina projekt.
