Balanserat styrkort är ett begrepp som har varit förhållandevis vanligt förekommande inom såväl ekonomi- som företagsstyrning. Trots att det introducerades som styrmedel redan i början av 1990-talet så är det först på senare tid som det har fått ett större genomslag. Vad det åsyftar är att man, istället för som vid traditionell ekonomistyrning, tillämpar ett bredare och mer balanserat perspektiv. Genom att fokusera på såväl ekonomi som kunder, interna processer och kunskap, så får man en bättre insikt i den egna verksamheten samt dess förutsättningar och utmaningar.
I takt med att det blivit allt mer populärt så har det dykt upp ett flertal variationer, och vilken som tillämpas beror i stor utsträckning på vad man egentligen vill uppnå. Därför skiljer man ibland på internstrategiska och målorienterade balanserade styrkort. Även om begreppet inte har varit helt utan kritik så är balanserat styrkort ett av vår samtids mest populära modeller för att främja strategisk styrning och drift av verksamheter.
Låt oss därför ta en närmare titt på vad det handlar om, hur man tillämpar det samt eventuella nackdelar.
Vad är ett Balanserat styrkort?
Även om idén att beakta icke-ekonomiska faktorer i verksamhetsstyrning sträcker sig väldigt långt bak i tiden, så anses balanserat styrkort som koncept ha populariserats av de två amerikanerna Robert S. Kaplan och David P. Norton. Deras bok Det balanserade styrkortet blev något utav en storsuccé när den publicerades 1996 och tillgängliggjorde idéerna bakom balanserat styrkort till en väldigt stor mottarkrets. Begreppet tog avstamp i traditionell ekonomistyrning, men tillförde en ny dimension genom att även värdesätta icke-ekonomiska faktorer. Inom traditionell affärsverksamhet hade man nämligen nästan uteslutande fokuserat på just ekonomi som den mest avgörande faktorn i samband med beslutstagande.
Vad som särskiljer ett balanserat styrkort är att man däremot är avsevärt mycket mer bred i sin analys av verksamheten. Genom att alltid utgå från verksamhetens övergripande mål och driftstrategi så kan man jämföra nuläget med ett objektivt målvärde. Tanken är att man på ett konkret sätt ska kunna såväl se i vilken utsträckning man nått rådande ambitioner, och även få större insikt i verksamhetens drift.
- Utvärderar och jämför verksamheten i förhållande till ett referensvärde eller målbild.
- Ger viktiga strategiska insikter som går bortom traditionella strikt ekonomiska styrmedel.
- Gör det enklare att tillämpa de förändringar som krävs för att nå relevanta mål.
Ofta så beskrivs balanserat styrkort som en sluten analysmodell. Med detta åsyftas att man använder i förhand bestämda variabler för att jämföra dem med en statisk målbild. Detta innebär även att man själv avgör vilka faktorer som man väljer att titta närmare på. På så sätt kan resultatet av ett balanserat styrkort i stor utsträckning variera beroende på vem som gör den faktiska analysen.
Därför är balanserat styrkort inte tänkt att ersätta övriga analysmetoder och styrmedel, utan används istället som ett sorts komplement. Genom att vara tillräckligt flexibelt för att beakta information som förbises i övriga modeller så kan man med ett balanserat styrkort lägga grunden för avsevärt mycket bättre beslutsfattande.
Fördelarna med Balanserat styrkort
Balanserat styrkort uppstod i stor utsträckning som ett resultat av akademiska studier gällande utvärdering av prestationer inom verksamheter. Något som snabbt blev uppenbart var att traditionell ekonomisk analys inte var en särskild bra måttstock gällande en verksamhets övergripande förmåga att faktiskt prestera i enlighet med förväntningar.
När man istället lät icke-ekonomiska faktorer, så som
- Kundernas förhållande till verksamheten,
- Hur tidseffektiva verksamhetens olika processer är,
- Förmågan att upprätthålla konsekvent kvalitet och så vidare, så gav det en avsevärt mycket mer rättvisande bild gällande företagets allmänna organisatoriska hälsa och förmåga att leva upp till de verksamhetsrelaterade målen.
- Är ett kostnadseffektivt sätt att få viktig information om hur verksamheten står i förhållande till de egna målen.
- Tydliggör vilka mål, ambitioner och strategier som verksamheten har.
Många som tillämpar balanserat styrkort har kommit att värdesätta processen, då den inte bara synliggör var verksamheten är i förhållande till målen, utan även skapar bättre insikt om verksamhetens drift.
Med tiden har ett flertal olika förgreningar uppstått, och de kallas ofta för generationer av balanskort.
Den första generationen anses vara den ursprungliga, och mest traditionella, som även fokuserar på de fyra grundprinciperna ekonomi, kunder, interna processer och kunskap samt tillväxt. Även om det har blivit mindre vanligt att strikt förhålla sig till dessa faktorer så är det väldigt vanligt att man tillämpar denna sorts ursprungliga balanserat styrkort.
Andra generationen anses vara mer strategiskt orienterad och i större utsträckning utgå från verksamhetens faktiska ambitioner. Syftet med detta är att sätta den analyserade data i en mer specifik kontext som är mer relevant för verksamheten.
Tredje generationens balanserade styrkort har kommit att representeras av en tydligare fokus på målbilden. Detta ämnade korrigera en vanligt förekommande kritik gällande att balanserat styrkort inte var tillräckligt tydligt avseende vad som faktiskt krävde för att implementera nödvändiga förändringar i syfte att uppnå verksamhetsrelaterade mål. Numera är det väldigt vanligt att man använder såväl individuella modeller som varianter av de olika generationerna av balanserat styrkort. Detta är ett tydligt tecken på modellens relevans och flexibilitet när det kommer till moderna verksamhetsbehov.
1. Främjar insikt om de ekonomiska realiteterna
Även om balanserat styrkort har kommit att bli känt för att vara något utav en motpol till traditionell ekonomisk verksamhetsanalys så bör det definitivt inte tolkas som att ekonomiska mätetal inte värdesätts. Tvärt om är gedigen ekonomisk utvärdering en given del av ett balanserat styrkort. Genom att titta på allt i från kassaflöde till omsättning så får man en tydlig insikt i hur verksamhetens ekonomiska verklighet står i relation till de förväntade intäkterna. Vilka ekonomiska faktorer som man väljer att titta på kan i väldigt stor utsträckning variera. Och ofta väljer man att titta på de faktorer som är mest relevanta för den verksamhetsrelaterade strategi som man utvärderar.
2. Synliggör eventuella brister i interna processer
Då man tar en noggrann titt på de företagsinterna processerna, vilket kan handla om allt i från administration till produktion, så får man en inblick i huruvida man lever upp till såväl egna förväntningar på effektivitet och omvärldens krav. Det gör det enklare att se vad som behöver åtgärdas för att man ska kunna fortsätta bedriva konkurrenskraftig verksamhet. Begreppet interna processer är av naturliga skäl vagt, och kan därför omfatta i princip allt som påverkar verksamhetens drift. Ofta anses det vara synonymt med förmågan att tidsenligt leverera produkter och tjänster. Men det finns egentligen inga begränsningar för vad man väljer att inkludera, och därför kan interna processer även vara administrativa.
3. Sätter fingret på vad som krävs för kunskapsmässig utveckling
Något som sällan kan poängteras tillräckligt är vikten av att ständigt förbättra kunskapen inom verksamheten. Men detta åsyftas allt i från förutsättningarna för innovation till medarbetares möjlighet att växa i sina roller. Inte sällan råder det obalans mellan interna krav och de faktiska möjligheterna för anställda att leva upp till dem. Kunskap bör ses i ett brett perspektiv då det i ett verksamhetsrelaterat hänseende omfattar allt som bidrar till att verksamheten fortsätter skapa värde och utöka sin verksamhet.
4. Ger ökad förståelse för målgruppens syn på verksamheten
Genom att utvärdera verksamheten från ett kundperspektiv, så får man en tydlig inblick i hur det hela ser ut från utsidan. Detta skapar bättre förståelse för såväl kunder som intressenters perspektiv på verksamhetens förmåga att leva upp till den bild som faktiskt förmedlas. Inte sällan så kan diskrepans mellan kundernas uppfattning och verksamhetens förmåga att leva upp till förväntningar resultera i att kundernas förtroende på sikt minskar. Här har man stor frihet i huruvida man väljer att använda strikt objektiv data, så som försäljningssiffror och leveranstider, eller mer subjektiv data som kundernas upplevelse av verksamheten. Vad som är viktigt är att säkerställa att den data som används faktiskt avspeglar kundernas perspektiv på verksamheten.
Hur du använder Balanserat styrkort
Det finns numera väldigt många olika sätt att tillämpa balanserat styrkort. Och ofta så skiljer sig metoderna åt beroende på vad man utvärderar och vem som sköter utvärderingen. Då innebörden av begreppet även i viss utsträckning har förändrats med tiden så kan tillämpningen även skilja sig åt beroende på vilket balanserat styrkort man förhåller sig.
Men det finns fortfarande en hel del gemensamma drag i hur det hela går till. Denna översikt är allt annat än uttömmande, och om man på ett fullgott och tillfredställande sätt ska tillämpa balanserat styrkort så är det viktigt att man gör ett noggrant förarbete. Detta gäller såväl inhämtningen av data som att planera hur det balanserade styrkortet faktiskt ska utformas.
Det allmänna utförandet
En viktig del av det balanserade styrkortet är att vara noggrann i utförandet. Därför finns det ett antal allmängiltiga punkter som de flesta förhåller sig till när de planerar att utföra ett balanserat styrkort. Dessa skiljer sig givetvis åt beroende hur man väljer att arbeta med modellen. Och då den i sin natur är flexibel har många som tillämpar balanserat styrkort utvecklat egna upplägg som motsvarar specifika verksamheters behov.
Vad de flesta däremot börjar med är att börja med att titta på verksamhetens övergripande målbild och formulera den i mer praktiska ordalag. Därefter fokuserar man på att sammanlänka den konkretiserade målbilden med verksamhetens drift för att se vilka steg som faktiskt bidrar till att realisera den, och vad som kan förbättras. Genom att även titta på hur verksamheten planerar sitt arbete får man även ett tydligt perspektiv på det strategiska arbetet. Slutgiltigen satsar man på att knyta ihop säcken genom att koppla det hela till verksamhetens kunskaps- och konkurrensläge. Idén är att man genom arbetet ska få både en bättre förståelse för verksamheten, men även bilda insikt om vad som krävs för att nå upp till de verksamhetsrelaterade målen.
Vad ska man utvärdera? – Relevanta mätpunkter
Ett första steg är alltid att bestämma vad det egentligen är man ska utvärdera. I de flesta fall så sker analysen i ett flertal steg där man arbetar sig igenom olika faktorer inom verksamheten. Men för varje steg så måste man säkerställa så att relevant data inhämtas. Då utgångspunkten hela tiden är att sätta saker i relation till företagets övergripande strategiska mål så bör data vara representativ för verksamheten så som den faktiskt är. Genom att vara noggrann med sitt val av relevant mätpunkter så kan man på så sätt vara säker på att få en så representativ slutprodukt som möjligt.
Hur jämför man? – Relevant referensvärde
En av den mest viktiga aspekten av balanserat styrkort är att man sätter den verksamhetsrelaterade data i relation till externa referensvärden. Då syftet är att skapa grund för uppnåbar och relevant förändring så är det viktigt att dessa referensvärden är realistisk uppnåbara men samtidigt objektiva. Därför bör man se till att jämföra med endera referensvärden från en ledande konkurrent eller från vad som är realistiskt att uppnå men där man ännu inte är.
Vad krävs för förbättring? – Praktiskt genomförbara åtgärder
Ingen verksamhet existerar i ett vakuum och för att bättring ska vara möjligt så måste man fokusera på åtgärder som faktiskt är möjliga att genomföra. Därför är en viktig del av ett balanserat styrkort att fokusera på att synliggöra de åtgärder som både är möjliga att genomföra och som är väsentliga. Detta kräver att man noggrant analyserar den finstilta balansen som ofta råder mellan en verksamhets förutsättningar och omvärldens krav och förväntningar.
Är det alltid ett bra alternativ? – Gränserna för balanserade styrkort
Även om balanserat styrkort är ett oerhört populärt styrmedel, som används av uppskattningsvis hälften av alla företag, så har det ända sedan lanseringen av begreppet förekommit en hel del kritik kring det.
Mycket har handlat om att modellen, trots att den härstammar från akademiskt arbete, aldrig blivit publicerat och granskad i enlighet med ekonomisk teori. Men då väldigt få övriga modeller för ekonomisk styrning har blivit granskade så är ett vanligt motargument att man av någon anledning helt enkelt håller balanserat styrkort till en högra standard än övriga metoder. Många har även kommit att kritisera balanserat styrkort för att det resulterar i allt för breda och generella slutsatser som inte alltid går att implementera.
Ett vanligt förslag är därför att man förenar balanserat styrkort med mer specifika och detaljerade analytiska modeller. I och med att modellen i sin natur strävar efter att göra icke-ekonomiska faktorer mer relevanta i beslutsfattandet så finns det många som anser att detta gör att balanserat styrkort riskerar att leda till utkomster som är negativa för ekonomiska intressenter så som investerare och långivare till fördel för kunder och samhället i stort.
Sammanfattning
Balanserat styrkort är ett av vår tids mest populära modeller för att utvärdera en verksamhets förmåga att prestera och leva upp till såväl interna som externa förväntningar. Som en direkt motpol till strikt ekonomiska analysmodeller säkerställer balanserat styrkort att man beaktar samtliga faktorer som kan tänkas ha en inverkan på verksamheten. I tider då det knappast går att tillräckligt understryka värdet av ett mångfacetterat förhållningssätt så är det naturligt att populariteten för mångfacetterade utvärderingsmodeller ökar. Jämfört med många andra utvärderingsmodeller så har balanserat styrkort visat sig vara oerhört flexibel och levande. Regelbundna revisioner av modellen, som har uttryckt sig i olika generationer, har säkerställt att det fortsätter vara ett relevant alternativ även i våra moderna föränderliga tider.
