Världen rör sig i ett snabbt tempo, där internet utgör en naturlig del av de flesta människor vardag och där digitala lösningar ersätter de klassiskt analoga i allt större utsträckning. Med hjälp av digital transformation förändras den spelplan på vilken företag organiserar, gör affärer och skapar värde för sina kunder. De som väljer att inte följa med i utvecklingen riskerar att hamna på efterkälken, eller rent av drunkna i den rådande konkurrensen.
Men trots att en digital transformationsprocess tenderar att generera stora vinster i det långa loppet, är det inte en helt enkel och riskfri process att ta sig an. Inte sällan kan det bli aktuellt att ta in utomstående kompetens för att säkerställa att processen når de resultat man önskar, och att alla inblandade får tillgång till den kompetens som är avgörande för dess långsiktiga framgång.
Digital transformation – vad innebär det?
Med digital transformation åsyftas den process i vilken digital teknik införs i ett företag med avsikt att förenkla och förbättra affärsutveckling, innovationsmöjligheter och värde för kunden. I samband med att människors digitala behov förändras efterfrågas nya lösningar, något som blir ett måste för företagen att leva upp till för att hålla jämna steg med konkurrensen. En digital transformation handlar helt enkelt om förändring, där tekniska lösningar och verktyg används för att skapa nya förutsättningar. Exempel på digital transformation är hur det klassiska kontantsystemet i Sverige nästan helt och fullt ersatts av kortbetalning och nya digitala betallösningar.
Digital transformation blandas inte sällan ihop med digitalisering, men faktum är att de två begreppen skiljer sig avsevärt från varandra. Digitalisering sammanfattar en process när analoga lösningar görs om till digitala, exempelvis att fysiska dokument omformas till digitala pdf-format. Digital transformation, å andra sidan, handlar inte om att förvandla en redan existerande tjänst eller produkt till en digital sådan, utan snarare om att använda tekniska och digitala lösningar för att effektivisera och utveckla en verksamhet och de olika avdelningar som denna innefattar. I slutändan påverkar en digital transformation sättet vi agerar, tänker och konsumerar.
Sammanfattningsvis utgör det huvudsakliga målet med en digital transformationsprocess att öka värdet för kunden och att därigenom öka företagets lönsamhet på sikt. Detta uppnås genom utökad kostnadseffektivitet, förbättrad användarupplevelse och mer effektiva affärsprocesser.
Bakgrund till förändringsprocessen
Intresset för digitala transformationsprocesser inom dagens företag har sin grund i den världsomvälvande digitaliseringen, där introduktionen av internet i slutet på 1900-talet har haft en avgörande roll. De digitala lösningarna utvecklade globaliseringen på ett fundamentalt plan, och helt plötsligt befann sig kommunikation och handel på helt nya nivåer. Utvecklingen har rört sig fort, och hastigheterna har bara ökat med åren. Det har ställt höga krav på världens företag att hålla jämna steg med den digitala utvecklingen för att kunna hålla sig konkurrenskraftiga.
I Sverige befinner sig de flesta företag mitt i den digitala transformationen sett från ett nationellt perspektiv. Vissa branscher har kommit längre än andra, men de flesta företag jobbar idag aktivt med förändringen.
Den digitala transformationsprocessen
Inte sällan handlar en digital transformationsprocess om ett aktivt ledarskap och en tydlig analys av långsiktig strategi, snarare än om ren teknologisk utveckling. Trots att världen befinner sig i en digital era, där internet och teknik är en del av gemene mans vardag, innebär inte det att en digital transformationsprocess nödvändigtvis kan ske på ren automatik. Istället krävs det av verksamheter att ta aktiva beslut och definiera konkreta mål i syfte att kunna uppbåda de förändringar som en digital transformation innebär. Denna process kan innehålla allt från att öka kunskapen om teknologi bland sina medarbetare till att förändra grundläggande organisationsstrukturer och omorganisera. Det innebär inte sällan att en verksamhet behöver se över den befintliga kompetensen, och att planera för hur nya behov behöver fyllas.
Olika typer av företag
En digital transformation ser olika ut mellan små och stora företag, samt om företaget varit etablerat sen länge eller är ny på marknaden. Vanligtvis har små företag som fördel i förändringsprocesser att kunna fatta snabba beslut och implementera dessa utan att behöva ta några större omvägar. Däremot kan mindre företag vara i behov av resurser som inte alltid finns tillgängligt, något som större företag i högre utsträckning har möjlighet att investera. Detsamma gäller nystartade företag, där bristen på resurser kan vara den stora bromsklossen i transformationen. Å andra sidan har en nystartad verksamhet fördelen att kunna implementera digitala lösningar direkt i affärsmodellen, och slipper därmed att förändra redan existerande affärsmodeller och strategier. Ett väletablerat företag däremot kan i större omfattning investera de resurser som krävs för en förändringsprocess, men kan istället sitta på nackdelarna att behöva förändra redan befintlig struktur och organisation. På ett större företag tenderar processen dessutom att gå långsammare eftersom fler avdelningar och personer behöver inkluderas samtidigt som redan existerande policys och beslut kan stå i vägen och sakta ner.
Fördelar och nackdelar med digital transformation
I alla affärsprocesser finns det risker och vinster som hela tiden måste ställas mot varandra i syfte att hitta de bästa lösningarna – digital transformation är inte ett undantag. Idag är det nästintill oemotsagt att digitalisering är här för att bli kvar, varför vinsterna med att digitalisera ett företags affärsprocesser bör ses som något att sträva mot. Därmed inte sagt att man inte ska ta hänsyn till och värdera nackdelar och risker när de långsiktiga strategierna utvecklas. Här listas för- och nackdelar med digital transformation:
Fördelar
- Skapar bättre förutsättningar.
- Effektivitet och utveckling.
- Öppenhet för snabba förändringar.
- Ökar kundmedvetenheten.
Digital transformation innebär nya lösningar på gamla metoder och processer, vilket långsiktigt kan frigöra både tid och resurser. Se exempelvis på möjligheten att mejla dokument istället för att behöva faxa eller skicka per post. Snabbare lösningar skapar nya förutsättningar, där ett företag istället kan frigöra resurser till innovation och utveckling. Förändringarna förutsätter ett bra ledarskap och välfungerande team, något som företaget därmed förväntas prioritera resurser till. Detta har som välförtjänt resultat att arbetsmiljön för medarbetarna förbättras, vilket har en nära koppling till företagets lönsamhet. Digital transformation kan dessutom möjliggöra effektivisering av redan befintlig verksamhet, och utveckla redan existerande processer till att verka ännu bättre. På så vis kan nya affärsmöjligheter och samarbetslösningar uppstå, inte minst synligt i hur teknikbranschen ökat sin närvaro i bilbranschen, där självstyrande fordon inte längre tillhör framtiden.
Digitalisering gör dessutom ett företag mer mottagligt för snabba förändringar, något som kan ses som en nödvändighet i den globaliserade värld vi lever i. Det ökar därmed konkurrenskraften gentemot andra företag. Den digitala transformationen förändrar dessutom ofta ett företags relation till kunden, där mer fokus kan läggas på kundupplevelsen i produktutvecklingsprocesser.
Nackdelar
- Svåra utmaningar.
- Resurskrävande förändringar.
- Riskfyllda insatser.
- Förlorade jobb.
En digital transformationsprocess innebär ett helt nytt tankesätt för en verksamhet som tidigare varit mer analog och som inte har digitaliseringslösningar som en del av den grundläggande affärsplanen. Självklart medför det stora utmaningar, framförallt eftersom det ofta medför att basala utgångspunkter och strategier behöver ifrågasättas och utvecklas, vilket i sig tenderar att påverka hela organisationer och alla som är anställda där. Förändringarna kräver ofta resurskrävande insatser, där både tid, ekonomi och personal kan bli lidande. Förhoppningsvis resulterar förändringarna i lönsamhet långsiktigt, men även detta kan vara svårt att säkerställa innan med tanke på världens snabba rörelsemönster.
Ytterligare en aspekt i digitaliseringsprocesser är de förlorade jobben, där mänsklig arbetskraft i allt större utsträckning kan ersättas med digitala lösningar. Den påverkan denna förändringsprocess kommer att ha på den enskilde individen och på samhället i stort återstår fortfarande att se. Den förändrade jobbsektorn ställer nya krav på arbetsmarknaden, där nya jobb behöver uppfinnas i takt med att gamla försvinner.
Varför digital transformation är nödvändigt för företag
Även om vissa förändringar i en digital transformationsprocess kan tyckas mer utmanande än andra, kan man nog räkna med att digitaliseringen är här för att stanna. Digital teknik är en del av människors vardag, och påverkar allt från hur vi kommunicerar till hur vi konsumerar och agerar. Att vara del av den digitala processen utgör därmed en nödvändighet för de företag som vill vara lönsamma och stå ut i konkurrensen på lång sikt. Digitaliseringen möjliggör inte bara nya lösningar för att effektivisera och utveckla, det är dessutom i flera fall ett måste för att kunna göra affärer och nå ut till sin kund. De verksamheter som misslyckas med att hänga med i den digitala utvecklingen riskerar att bli utslagna av nystartade företag, där digitala lösningar redan befinner sig i hjärtat av affärsplanerna. Se bara på hur sådant som hotell- och transportbranscherna förändrats i grunden genom digitaliserade företag, som i flera fall inte äger varken egna transportmedel eller fastigheter utan gör sin förtjänst på att förmedla andra företags tjänster ut till kunden. Alltmedan spelreglerna ändras inom alltfler branscher tvingas företag att tänka proaktivt och befinna sig i ständig rörelse, där vidareutbildning av personal, förändringar av långsiktiga strategier och utveckling av nya produkter utgör avgörande byggstenar. Sammanfattningsvis kan man säga att orsakerna till att vilja genomgå en digital transformationsprocess skiljer sig från företag till företag. Den gemensamma nämnaren är emellertid att processen i de allra flesta fall anses nödvändig för att hänga med i utvecklingen och garantera sitt företags framtid.
Digital transformationsstrategi
I processen för att genomgå en transformation med digitala förtecken rekommenderas att man till att börja med utvecklar en tydlig strategisk plan. Denna bör bland annat innehålla de långsiktiga digitala målen för företaget, och vilka resultat man önskar uppnå i den slutgiltiga produkten eller tjänsten med hjälp av transformationen. Planen ska också innefatta sättet på vilket tekniska lösningar ska samverka med redan existerande affärsverksamhet. Vilken typ av teknik ska utgöra den fundamentala grunden för företagets transformation? Därutöver bör det göras en riskanalys, där man konkretiserar vilka risker som verksamheten är beredd att ta både före, under och efter den digitala transformationen. Den strategiska planen rekommenderas klargöra vilka roller respektive avdelning eller medarbetare ska ha i förändringsprocessen, samt sådant som förväntningar, tidsplan, ansvar och hur resultaten ska mätas.
Att inleda arbetet med att forma en långsiktig strategi för ett företags transformationsprocess är det första steget, och upplevs ofta som det mest utmanande. Många företag anser sig befinna sig långt bakom sina konkurrenter i denna typ av process, men även om så är sanningen är det bättre att starta igång maskineriet så fort som möjligt. Dessutom är det inte sällan upplevelsen om att ligga efter helt felaktig, där en bidragande faktor kan vara hur media överexponerar framgångssagor från tidiga föregångsföretag.
Handlingsplanen – hur ser det ut i praktiken?
Processen för en digital transformation innehåller vanligtvis tre huvudsakliga stadier:
- Analys av resurser och stöd
I det första stadiet ingår ageranden som att se över investeringar, säkerställa ledningsstöd och klargöra målen för satsningen. Stödet från företagets ledning är avgörande för om processen ska vara möjlig att genomföra, och detta stöd ska senare kunna mynna ut i behjälpliga resurser som kan investeras i förändringsprocessen.
- Lansering
I transformationsprocessens andra stadie, lanseringsstadiet, introduceras och implementeras en ny, digital företagskultur. Det kan vara nödvändigt att bygga nya arbetsgrupper och att starta de första projekten som sedan ska fungera som drivkraft och inspiration för den övriga processen.
- Upptrappning
I processens upptrappningsfas implementeras den nya strategin i full kraft, och kompetensutveckling av medarbetare kan bli en viktig hörnsten för den fortsatta förändringen. Alla ledare och medarbetare inom företaget måste vara väl insatta i syftet med den nya IT-löningen och de uppsatta mål som alla gemensamt ska sträva mot.
Vanliga roller
I en digital transformationsprocess pratar man ofta om fyra olika roller, som antingen tillsätts naturligt eller utses aktivt i den strategiska planen. Den första rollen är den så kallade Anslutaren, som helt enkelt ansluter IT-avdelningen och de nya digitala lösningarna till resten av den existerande verksamheten. Den andra rollen är Utmanaren, och utgörs av personer som kritisk analyserar och utvärderar processen i syfte att se att den följer den strategiska handlingsplanen och uppfyller de uppsatta målen. Förändringsfrämjaren utgör den tredje rollen, och är personer inom företaget som är snabba på att anpassa sig till de nya förändringarna och som dessutom kan hjälpa och inspirera övriga inom verksamheten att göra detsamma. Slutligen utgörs den sista rollen av Navigatören. Detta är de som tar kommandot och visar vägen för övriga. Det kan antingen vara specifikt utsedda ledaraktörer inom företaget alternativt konsulterande experter inom digital transformation.
Vanliga misstag i en transformationssatsning
En digital transformation innefattar inte sällan utmaningar som kan resultera i resurskrävande fallgropar, inte minst beroende på att processen är unik för alla företag och det därmed kan vara svårt att följa föregångare. Eftersom transformationen vanligtvis är en både kostsam och tidskrävande satsning, kan det vara en god idé att vidta åtgärder för att undvika alltför dyra felsteg. Ett vanligt misstag när ett företag ger sig in i en digital förändringsprocess är att inte formulera realistiska och konkreta mål. Otydlighet i målsättningen riskerar inte bara att göra handlingsplanen spretig och missvisande, det minskar dessutom möjligheterna för att mäta resultaten på ett konkret sätt. På så vis vet man inte vilka framgångsfaktorerna varit, och vad man kan lära sig från de mindre framgångsrika ageranden som gjorts. Ytterligare en miss som många företag gör är att inte ha rätt ledning i processen. Vanligtvis behåller man samma ledarroller som man haft tidigare i företaget, utan att ta hänsyn till att den digitala transformationen ställer krav på andra typer av kompetenser och färdigheter. Det kan också vara så att hela organisationsstrukturen behöver justeras, där nybildade team behöver en ny form av ledarskap. Det är därutöver viktigt att möjliggöra och effektivisera den interna kommunikationen, kanske fungerar inte samma kommunikationskanaler som man använt sig av tidigare. Att skapa goda förutsättningar för kommunikation medarbetare och avdelningar emellan är av stort värde, eftersom processen kan röra sig snabbt framåt och hanteras olika i olika avdelningar inom organisationen. Ytterligare en fallgrop i förändringsprocessen är att inte fokusera på kundupplevelsen. Ofta innebär resultatet av en digital transformation att ett företag har större möjligheter att utvärdera användarupplevelse och få en inblick i kundens perspektiv på företagets produkter och tjänster, men detta är inte alltid en lätt omställning i början av en process. Istället är det många företag som arbetar inifrån och ut, där företagets egen uppfattning går före kundens.
Kompetensutveckling och experthjälp
I många fall kräver den omfattande process som en digital transformation utgör att medarbetare och ledningsgrupper behöver utveckla sin kompetens inom området, och ibland kan det dessutom vara en stark rekommendation att ta in hjälp utifrån. Medarbetare befinner sig ofta på olika nivåer rent kunskapsmässigt när det kommer till teknik och digitalisering, vilket kan resultera i fallgropar och problem senare. Idag finns det mängder av företag som arbetar med att erbjuda utbildning inom digitaliseringsprocesser och tjänster inom tjänstdesign och kundupplevelse. I många fall kan det krävas att en utomstående konsultbyrå tar på sig rollen att transformera företaget i grunden. De kan genom det finnas med som stöd och drivkraft genom hela processen, från nulägesanalysen till den strategiska handlingsplanen, projektledningen och genomförandet. Detta brukar innefatta att hjälpa företag att kombinera existerande data och ny teknik i syfte att effektivisera administration, produktion och försäljning. En konsultbyrå inom digital transformation har expertkunskaper inom kundupplevelse och hur man optimerar produkter och tjänster i syfte att främja denna. De kan också hjälpa till att utvärdera processens olika insatser och mäta resultat.
