Digitalt ledarskap: Använder digitala verktyg i ledarskapet

Digitalisering är något som vi alla sett och upplevt och det är ingen förvåning att det även påverkar hur vi arbetar. Vi har länge gått mot en allt mer digital värld och detta börjar visa sig även på arbetsplatsen. Vi ser hur fler och fler möten och samtal sker online, digitala verktyg används för att utföra analyser och vi sparar det mesta i molnbaserade lösningar. Som digital ledare lär man sig hur man bättre kan nyttja dessa digitala tillgångar till sin egen och verksamhetens fördel. Den digitala transformationen är idag oundviklig och vi kommer alla möta digital förändringar på vår arbetsplats eller inom vårt yrke. Som ledare men även medarbetare är det därför viktigt att utveckla vår förmåga att hantera utvecklingen på bästa sätt och till vår fördel.

 

Digitalt Ledarskap

Vad är Digitalt Ledarskap?

Ett digitalt ledarskap innebär att man som ledare och verksamhet använder digitala tillgångar, så som verktyg och hjälpmedel, för att uppnå bättre resultat. Det handlar om att nyttja sina digitala tillgångar för att visa att man kan erbjuda sina kunder något bättre än konkurrenterna. Syftet med de flesta digitala verktygen är att de ska lösa problem på ett mer effektivt sätt samtidigt som de även ska öka effektiviteten genom att exempelvis kommunikation och dokumentation förbättras inom verksamheten.

Det är idag många traditionella företag som går igenom en digital transformation medan nyöppnade företag hoppar in direkt i den digitala världen. Detta är oundvikligt då vi alla på något sätt kopplas samman med de digitala verktygen och det är svårt att undvika att på något sätt bli påverkad. Även om man sjäv som verksamhet inte anammar den digitala transformationen så kommer man snabbt komma i kontakt med andra som kommer förvänta sig att man utvecklas digitalt också. Det kan exempelvis vara något så litet som att en kund begär att ett viktigt möte sker digitalt istället för att ske personligen.

Det digitala ledarskapet anammas och implementeras vanligtvis inom hela verksamheten för att uppnå full effekt. Det är möjligt att det sker exklusivt inom särskilda avdelningar eller projektgrupper om verksamheten är så pass mångsidig men de flesta fördelar kan nyttjas till full effekt om hela verksamheten går över till ett digitalt ledarskap. Detta är främst för att man nyttjar digitala verktyg och hjälpmedel som vanligtvis appliceras och används av alla inom verksamheten, exempelvis för att förbättra kommunikationen eller dokumentation.

Digitalt ledarskap är på ett sätt även en koppling mellan klassiska teorier och nya innovationer. Den digitala ledaren använder klassiska teorier om människan, kommunikation och effektivitet och förbättrar detta genom att använda digitala verktyg. Genom att identifiera de behov som både verksamheten och vi människor har så kan den digitala ledaren hitta digitala lösningar som kan stärka hela verksamheten. Den digitala ledaren kan exempelvis analysera hur kommunikationsflödet ser ut på arbetsplatsen för att sedan skapa förutsättningar för hur det kan digitaliseras och effektiviseras. Istället för att någon väntar på att träffa någon personligen så kan man med hjälp av digitala verktyg förmedla den informationen direkt.

 

Hur kan man bli en Digital Ledare?

Varje avdelning eller projektgrupp har olika behov vilket även betyder att dem kan vara i behov av olika digitala verktyg. Som digital ledare är det ditt jobb att identifiera vilka behov de har så att de kan få hjälp av rätt verktyg. Du som ledare utför en analys baserat på den avdelning som är i behov av stöd och identifierar deras arbetsuppgifter, arbetsprocesser samt aktuella digitala verktyg eller hjälpmedel. Baserat på vilka uppgifter de har och hur processerna ser ut så föreslår du vilka digitala verktyg som kan effektivisera dessa processer. Om det är så att de redan använder sig av några digitala verktyg så är det viktigt att se över hur de ska fasas ut eller användas vid sidan om det nya digitala verktyget som ska implementeras.

 

Vad krävs för att bli en Digital Ledare?

För att vara en digital ledare och skapa de förutsättningar som underlättar för en digital transformation inom en verksamhet behöver man arbeta på och utveckla flera egenskaper. Det är viktigt att du som ledare förbättrar och utökar din digitala kompetens. Detta innebär att du konstant utbildar dig själv inom det senaste som rör den digitala världen. Du behöver alltid ha koll på vilken utveckling som sker ute i världen och hur det kan gynna dig och din verksamhet. Det är även detta som kommer göra att din verksamhet får konkurrensfördelar gentemot andra samt att du förbereder dig på vad andra företag kan göra som gör att de får fördelar som lockar till sig mer kunder.

Som digital ledare och överhuvudtaget ledare är det även viktigt att förbättra din kommunikation. När nya digitala verktyg ska implementeras så behöver du kommunicera med alla berörda parter för att se till hur det digitala verktyget ska användas på bästa sätt. Det behöver finnas en plan för hur implementeringen ska gå till och hur verktyg ska hanteras. Många digitala verktyg används för just kommunikation och även i detta fallet behöver det finnas en plan för hur det ska nyttjas så att kommunikationen sker på bästa möjliga sätt. I många fall kan det hända att man blint förlitar sig på digital kommunikation och det kan bli missförstånd eller förseningar i kommunikationen som sedan kan ha en negativ påverkan. Som digital ledare behöver du klargöra hur kommunikationen ska ske och vilka prioriteringar man ska göra. Detta kan exempelvis innebära att någonting med hög prioritet ska kommuniceras både via det digitala verktyg och personligen så att inget missas.

En digital ledare behöver också kunna tänka långsiktigt och ha en vision för verksamheten. Det handlar om att förstå verksamhetens strategi och arbetsprocesser för att se vilka förändringar och vilken utveckling som kan göras i framtiden som kan gynna verksamheten. Det är många ledare och verksamheter som försöker skjuta upp den digitala transformationen eftersom att man ser att det kostar mycket pengar eller kan komma att ta andra resurser men det är viktigt som digital ledare att kunna presentera varför en digital transformation behöver ske och varför exempelvis ett digitalt verktyg är värt pengarna långsiktigt.

Det är även viktigt som digital ledare att förstå sin verksamhet och de arbetsprocesser som faktiskt sker. Detta gör att man kan identifiera vilka behov olika avdelningar, projektgrupper eller medarbetare har och om det finns något digitalt verktyg som skulle kunna lösa de problem som de upplever. Genom att konstant övervaka sin verksamhet och identifiera dessa behov eller brister kan man snabbare lösa de problem som kostar verksamheten tid och resurser.

 

Implementeringsfasen

Innan det är dags att implementera nya digitala verktyg eller hjälpmedel så behöver du som digital ledare skapa en plan för hur det ska gå tillväga. Eftersom att det kommer vara en process där implementeringen samt anpassningen till verktygen sker så behöver du ha en plan för hur du kan vara ett stöd och vad som ska hända om problem uppstår.

När nya digitala verktyg och arbetsprocesser ska implementeras så är det viktigt som ledare att ge stöd till dina medarbetare. Det finns en inlärningsprocess och period där man behöver anpassa sig och det är kritiskt att du som ledare är bredvid dina medarbetare under den här tiden. Det kan exempelvis vara så att komplikationer med verktygen sker eller att det inte fungerar på det sätt som man tänkte sig. Det kan vara svårt för medarbetare som arbetat på ett visst sätt under en längre period att vänja sig vid ett nytt verktyg vilket betyder att du även får hjälpa till med detta så att det underlättar för dina medarbetare.

 

Digitala verktygens hinder

Det finns flera digitala verktyg som kan innebära nya hinder för dig som ledare. Detta är något som du behöver ha i åtanke och anpassa dig efter. Många märker exempelvis att det blir svårare att få sin röst hörd under digitala möten och som ledare kan du därför lösa detta genom att alltid ge varje medarbetare några minuter till att få prata eller ha en öppen frågestund på slutet av varje möte. Gör det tydligt att alla ska ha sin mikrofon och kamera aktiverad under mötets gång och aktivt delta. När du sedan skickar ut mail angående nästa möte så se till att skriva med de tider du är tillgänglig ifall någon vill ta ett personligt möte med dig för att ställa några frågor eller gå igenom något. Även om det är enkelt att skicka mail till varandra så kan det fortfarande vara så att någon känner att de stör så betona det faktum att du är tillgänglig särskilda timmar för just personlig kommunikation och stöd.

 

Den personliga arbetsmiljön

Det som kan ske när många verktyg och processer digitaliseras är att den personliga arbetsmiljön påverkas. Det är viktig att inte glömma det humana perspektivet och se till de behov vi har som människor. När exempelvis många arbetar på distans så är det viktigt att som ledare ge det stöd som kan behövas även om medarbetaren inte är fysiskt på arbetsplatsen. Detta kan vara svårare att göra just digitalt men genom att till exempel fråga hur någon mår eller maila efter veckans slut och önska en trevlig helg kan göra att man känner att man har en god relation och bra kontakt.

 

Som ledare alltid ha koll på effektivitet

Även efter att nya verktyg har implementerats så behöver den digitala ledaren bevaka så att de används på rätt sätt och att deras fulla potential uppnås. Det är lätt att tro att digitala verktyg ska lösa alla problem åt verksamheten och det är nog det som många förväntar sig att de ska göra men så är inte fallet och det är viktigt att alltid vara på sin vakt med de verktyg som implementerats för att se till att de fungerar och används som de ska. Det kommer också komma en tid när verktygen behöver uppdateras eller bytas ut och detta är också någonting som den digitala ledaren behöver ha koll på.

 

Vad är fördelen med Digitalt Ledarskap?

Det finns många fördelar med att skapa förutsättningar för en digital transformation och samtidigt leda förändringarna i en positiv riktning. I många fall sker en digital transformation vare sig man planerar för det eller inte och det är därför till verksamhetens fördel att vara beredd på det och välkomna förändringen.

En fördel med att vara en digital ledare är att man skapar en plan och förutsättningar för att den digitala transformation ska ske så lyckat som möjligt. Istället för att låta verksamheten och olika avdelningar eller projektgrupper överraskas när det ska ske en förändring så är man väl förberedd och den digitala ledaren leder förändringen framåt. Den digitala ledaren identifierar också vilka behov verksamheten har vilket gör att man kan göra smartare val när det kommer till att välja olika digitala verktyg.

En annan fördel med digitalt ledarskapet och en digital transformation är att medarbetare får verktyg som ger dem bättre stöd och i sin tur ökar deras effektiviteten. På så sätt stärks även verksamheten och man kan i det långa loppet spara på både tid och resurser. De digitala verktygen är till för att just lösa problem och agera stöd till medarbetare, projektgrupper och avdelningar som gör att verksamheten kan lägga sina resurser på annat istället.

Även verksamhetens kunder kommer att se en förändring i exempelvis effektivitet, responstid och bekvämlighet. Detta är en stor fördel för verksamheter som behöver få en konkurrensfördel gentemot andra företag och kan med hjälp av digital verktyg svara snabbare, vara lättare att nå och lösa problem mer effektivt. Detta leder till ännu en fördel vilket är att verksamheten kommer att se en ökning av intäkter samt få ett bättre rykte som kan komma att locka nya kunder. De nöjda kunderna kommer också ha en större orsak till att förbli kunder istället för att vilja lämna och gå till en konkurrent.

Att använda sig utav digitala verktyg eller på något sätt implementera en digital process kan i många fall också innebära en fördel för miljön. Att möten sker online istället för att man flyger till en annan stad, att saker och ting dokumenteras i digital form istället för pappersform, detta är alla handlingar som gör att vi minskar på miljöutsläpp som påverkar vår miljö negativt.

 

Risker med Digitalt Ledarskap

Även om digitalt ledarskap kommer med många fördelar och i många fall även bli tvunget att på något sätt implementeras i en verksamhet idag så finns det några risker som är värda att ta hänsyn till. Genom att veta om riskerna kan du också bättre förbereda dig på att hantera dem.

Digitalt ledarskap innebär att många nya verktyg och hjälpmedel implementeras för att arbetet ska bli mer effektivt. Detta är i sig en fördel men detta betyder också att man som medarbetare, ledare eller till och med verksamhet blir beroende av verktyget. När verksamheten har blivit så beroende av verktyget så kan det skapa stora problem om det en dag slutar att fungera. Med teknik så finns det alltid en risk att något kan sluta fungera och det kan bero på många olika orsaker. Genom att använda sig utav externa resurser så behöver man räkna med att det kan bli problem som påverkar arbetsprocesserna. Du som ledare behöver forma en aktionsplan så att du vet hur ett sådant problem ska hanteras om det uppstår.

Det är även viktigt att inte glömma det humana perspektivet när man genomgår en digital transformation eller börjar använda sig utav många olika digitala verktyg. Att digitalisera verksamheten kan leda till fördelar för verksamhetens arbetsprocesser men man behöver ha i åtanke människorna som arbetar med processerna och de digitala verktygen. Som människor behöver vi fortfarande känna att vi har kontakt med våra kollegor och vår chef vilket kan tappas när man byter till digitala verktyg eller exempelvis arbetar på distans. Som digital ledare är det därför viktigt att också skapa de förutsättningar som gör att ens medarbetare känner sig trygga och bekväma.

 

Sammanfattning

Den digitala transformationen påverkar oss alla och som digital ledare skapar man de förutsättningar som gör att man på ett bättre och mer effektivt sätt kan hantera en sådan förändring. Man använder digitala verktyg och förändringen till sin fördel och skapar en starkare verksamhet. Genom att identifiera och analysera de behov som verksamheten har och utifrån det välja ut digitala hjälpmedel som kan lösa problem så kan verksamhetens resurser och tid sparas.

Som digital ledare behöver man se upp för de risker som digitala verktyg kan innebära, att exempelvis bli låst till ett digitalt verktyg kan skapa problem om det slutar att fungera och det är viktigt att ha en plan för hur man ska åtgärda ett sådant problem. Det är också viktigt att inte glömma bort människorna som arbetar med de digitala verktygen och även om digitaliseringen kopplar oss samman när vi är långt ifrån varandra så behöver man veta att man kan få det stöd man behöver även om man inte fysiskt befinner sig på arbetsplatsen.

Att använda sig utav digitala verktyg och nyttja de fördelar som den digitala transformationen innebär kan göra att en verksamhet får konkurrensfördelar som kan öka både effektiviteten och lönsamheten. Kommunikationen inom verksamheten kan stärkas, problem kan lösas på ett mer effektivt sätt, och som resultat får man mer nöjda kunder. Kunder som är nöjda är också villiga att stanna vilket gör att verksamheten kan stärka sitt rykte och även öka sin kundbas.