Att hålla effektiva möten är en konst i sig, och alltför mycket värdefull tid slösas bort på att medverka i möten som egentligen inte leder någon vart. Efter en sådan sammankomst uppkommer ofta en känsla av förvirring, av att man nu vet mindre om det berörda ämnet än vad man faktiskt gjorde innan man gick in i rummet.
Eftersom man inte kan förneka att olika former av möten är nödvändiga i arbetslivet får man helt enkelt lära sig sätt att handskas med dem för att få ut mesta möjliga. Låt innehållslösa, trista och röriga möten bli ett minne blott – här kommer de bästa tipsen på hur man håller effektiva möten som ger mervärde till alla inblandade!
Varför möten är viktiga
Kommunikation är grundläggande för människans existens och att ses ansikte mot ansikte är en nödvändighet för att kunna driva saker framåt. Att delta på möten på arbetsplatsen är med andra ord ingenting vi kan komma undan, detta behövs helt enkelt! Att träffas regelbundet för att diskutera och fatta gemensamma beslut kan till och med anses ännu viktigare nu än förr, eftersom varor och tjänster blir alltmer avancerade och arbetsplatser växer både geografiskt och till anställningstal. För att organisationen ska fungera smidigt behöver alla inblandade ha en konstant förståelse för vad som händer och vad företaget planerar framåt. Att hålla regelbundna möten möjliggör dessutom för ökad transparens och deltagande, vilket både kan innebära bättre lösningar men också att de iblandade får känna sig delaktiga.
Ineffektiva möten – och dess konsekvenser
Alla har någon gång suttit på ett eftermiddagsmöte på kontoret som drar ut på tiden. Man ser stressat på när minuterna flyger förbi, utan att man kommer fram till något vettigt. Kanske pratar folk i munnen på varandra, eller också är det ingen som säger något alls. Frustrationen ökar i rummet, och till slut kanske ett förhastat beslut tas bara för att alla ska få gå hem. Detta är ett exempel på ett ineffektivt möte. Ineffektiva möten karaktäriseras oftast av att de är alldeles för många och ostrukturerade. Ofta saknas ett tydligt syfte med mötesagendan, och när medarbetarna ankommer till mötet är de inte sällan helt oförberedda på vad som väntar. I många fall upplever deltagare på möten att de inte vet varför de ens är där, kanske för att mötets agenda inte överhuvudtaget berör dem och deras arbetsuppgifter. Att ha alldeles för många möten när detta egentligen inte krävs är ytterligare ett tecken på hur möten inte hanteras på ett effektivt sätt. Statistik visar att kontorsarbetare i Sverige spenderar omkring en tredjedel av sin arbetstid i möten. För chefer är denna siffra dubbelt så hög. Ytterligare forskning visar att amerikanska arbetare enbart spenderar tre dagar av sin arbetsvecka på att utföra faktiska arbetsuppgifter – resten är ett rent tidsslöseri. Att ineffektiva möten är den största boven i det dramat går inte att bortse från.
Med detta i bakhuvudet kan man bara ana vilka oönskade konsekvenser som kan uppstå på en arbetsplats där mötena som hålls varken är tidseffektiva eller har något vidare innehåll. Till att börja med blir det en ekonomisk fråga, eftersom värdefull tid går till spillo, som med andra verktyg hade kunnat användas till att arbeta och utveckla företaget. Dessutom resulterar inte sällan ineffektiva möten i frustration och irritation hos de medarbetare som tvingas delta. Även stress tenderar att bli en negativ konsekvens av alltför många eller långdragna möten, eftersom det kan leda till känslor av att man spiller tid och inte hinner med att fullfölja övriga arbetsuppgifter. Detta kan i sin tur leda till ett sämre arbetsklimat och en bristande motivation hos personalen.
7 tips för effektiva möten
Kanske arbetar man på just en sådan arbetsplats där ineffektiva möten är en irriterande del av den dagliga driften. Kanske saknas en ambition på högre nivå om att förändra detta, varför det är viktigt att någon väljer att lyfta problemet så att det kan göras något åt det. Ta möjligheten att påverka och förändra hur arbetsmötena utformas och vilket innehåll dessa fylls med. Det kommer inte bara ha en avgörande inverkan på det faktiska mötet i sig, utan kan också medföra långsiktigt positiva konsekvenser både för företaget och för dig som medarbetare. Använd följande tips för att utforma effektiva möten på arbetsplatsen:
- Klargör mötets syfte
- Rätt personer på mötet
- Ordentlig förberedelse och struktur
- Roller och regler
- Delegering av ansvarsområden
- Spara ”uppåtstickare”
- Transparens och tillgänglighet/tydlighet
Klargör mötets syfte
Statistiken är inte bara tydlig, utan också chockerande. Så mycket som 50 % av alla möten saknar ett tydligt syfte, vilket är en av de största anledningarna till att människor ofta upplever sina arbetsrelaterade sammankomster som bortkastad tid. Att sakna ett tydligt syfte riskerar att bidra till en oklar struktur på hela mötet, med förvirrade deltagare som följd. Genom att klargöra målsättningen med mötet, och att dela detta med alla deltagare innan mötet ens har börjat, är en riktig framgångsfaktor. På så vis ger man medarbetarna chansen att komma till mötet fullt förberedda och med tillräcklig insikt om mötets innehåll för att kunna bidra till att göra det ännu bättre. Situationer där en stor del av möten förläggs på att ta hand om förvirrade frågor eller irriterade ifrågasättanden blir färre. Möten med ett tydligt syfte tenderar istället att bli mer tidseffektiva, eftersom fler punkter kan avhandlas under den tid man har tillgodo.
Rätt personer på mötet
Hur många har någon gång suttit på ett möte utan att vare sig förstå agendans innehåll eller vad man egentligen gör där? Studier visar att det ofta bjuds in alldeles för många individer till olika möten, ofta på ren rutin, och där en större andel av dessa egentligen inte berörs av mötets agenda. Att bli inbjuden till ett möte där man inte vare sig får ut speciellt mycket eller där man kan bidra med något riskerar att bli ett riktigt irritationsobjekt. Inte bara spenderas onödig arbetstid – som hade kunnat förläggas på att ta sig vidare i arbetsuppgifterna – dessutom kan det uppstå situationer där medarbetare inte känner sig bekräftade och respekterade. Att bjudas in till möten där man inte berörs av innehållet kan upplevas som en nonchalant gest mot den faktiska roll och de arbetsuppgifter som man egentligen har på arbetsplatsen.
Att bjuda in fler individer än vad som är nödvändigt kan vara en rutinfråga, men också handla om att det är mer tidseffektivt att bjuda in ”alla” än att ordentligt fundera igenom vilka som i slutändan kommer vara relevanta. Värdet av att enbart bjuda in dem som kan bidra till mötets syfte kommer emellertid att löna sig i längden, både för deltagarna och för företaget i sin helhet. Att därutöver genomföra ett möte där nyckelpersonerna inte kan närvara är ytterligare ett misstag man bör undvika, eftersom det riskerar att leda till ytterligare förvirring (och kanske, i slutändan, ännu fler möten…). Se till att rätt personer deltar på mötet, och kan inte dessa, planera om och välj en annan dag!
Ordentlig förberedelse och struktur
För att ett möte ska bli effektivt och för att deltagarna ska få ut mesta möjliga av sammankomsten är det av största betydelse att från början ha en tydlig struktur och planering. Genom att i god tid tillgodose deltagarna med det genomtänkta syftet och mötets agenda har dessa möjlighet att förbereda sig och på så vis bidra till att möte blir ännu bättre. Finns det annan information eller bakgrundsmaterial kan det vara bra att deltagarna får tillgång till detta innan, så att de i lugn och ro kan sätta sig in i allt innan mötets start. Det kan också vara en god idé att uppmärksamma deltagarna på vilken roll de förväntas fylla på mötet, och om de ska förbereda något specifikt. Att se till att alla har samma utgångsläge vid mötets start sparar värdefull tid som kan läggas på att gå igenom dagordningen och uppnå önskade resultat.
Roller och regler
Vilka regler som ska styra under mötet skiljer sig givetvis från arbetsplats till arbetsplats, samt är beroende av vilken typ av möte det är. Har mötesagendan en snäv struktur, där frågor och idéer får vänta till en avslutande punkt i dagordningen, eller är det snarare ett fritt och flexibelt möte där spontana uppstickare avklaras efter hand som de uppkommer? Annat att tänka på, och som bör klargöras vid mötets start (eller allra helst redan i inbjudan till mötet) är huruvida det är tillåtet med mobiltelefoner, vad man har för upplägg kring pauser och om det fika på plats.
Roller är ytterligare en punkt som möjliggör ytterligare struktur och effektivitet. På vissa möten utses en ordförande som ser till att gå igenom dagordningen i tur och ordning och fördela ordet mellan de medverkande. Kanske förväntas någon ta anteckningar som sedan renskrivs och skickas ut till deltagarna efter att mötet är slut. På vissa möten förväntas olika deltagare ansvara för olika punkten på agendan. Det viktiga är att mötets struktur är förtydligad för alla inblandade, så att alla har möjlighet att förbereda sig.
Delegering av ansvarsområden
Ofta tenderar mötens olika punkter på agendan att dra ut på tiden, och plötsligt upptäcker man att man bara har hunnit halvvägs genom det planerade innehåller när tiden är slut. Ofta uppstår problemet i att vi vill lösa dagordningens fulla innehåll på plats, istället för att gå igenom varje punkt tillsammans och sedan delegera ansvaret för respektive sak. I många fall kan en diskussion bli så utdragen att man till slut väljer att gå vidare utan att någon försetts med uppgiften att slutföra punkten. Det medför i värsta fall att punkten avhandlats helt i onödan och att den kommer behöva tas upp på nytt någon gång framöver. För att varje punkt i ett mötets dagordning ska anses uppfylld är det av stor vikt att klargöra vem som ska ansvara för punkten, samt vilken deadline denne person har och hur den ska rapportera detta.
Spara ”uppstickare”
När en grupp medarbetare äntligen har möjlighet att ses under en sammankomst är det inte ovanligt att någon eller några tar tillfället i akt att lyfta saker som ligger utanför mötets agenda. I vissa fall kan dessa ”uppstickare” vara fullt relevanta i relation för mötets innehåll, men kanske tas upp under fel punkt i dagordningen. Var noga med att inte fastna i en diskussion som egentligen inte fyller någon funktion för mötets syfte, och som sker på bekostnad av mötets planerade innehåll. Möjliggör för sidospår att lyftas, eftersom dessa inte sällan innehåller intressanta tankar och idéer. Men istället för att avhandla dem på en gång bör de sparas till en avskild punkt i agendan så att mötet kan fortsätta enligt den bestämda planeringen. Det är en god idé att spara ”uppstickarna” till slutet av mötet, eftersom denna typ av diskussioner tenderar att dra ut på tiden.
Transparens och tillgänglighet
Trots att ett möte haft ett tydligt syfte, en strukturerad dagordning och en välgenomtänkt fördelning av ansvar uppstår det inte sällan situationer där det man kommit överens om på mötet aldrig genomförs. Grundorsaker är i många fall att deltagarna redan har så mycket uppgifter att ta itu med, och att det delegerade ansvaret helt enkelt faller mellan stolarna eller långt er i en inkorg någonstans. Var därför noga med att klargöra det fördelade ansvarsuppgifterna i slutet av mötet, så att varje individ vet vad som förväntas av den. Att förse varje ansvarsområde med en tydlig deadline och en bestämd person eller arbetsgrupp som den genomförda uppgiften ska rapporteras till är ytterligare en faktor som ökar chansen för genomförande. Genom att dessutom skapa en god transparens för alla deltagare att kunna följa respektive uppgift och steg i bestämmelserna från mötet ökar möjligheten till måluppfyllelse. På så vis kan man vara än mer trygg i att de beslut som fattats på mötet blir genomförda.
Välj de rätta mötesverktygen
För att skapa en effektiviserande och lättförståelig struktur till mötet kan man använda sig av olika mötesverktyg. Dessa väljs ut beroende på mötets agenda, vilka som ska delta i mötet och på vilken typ av arbetsplats som mötet ska hållas. Idag finns en mängd olika tips och trix, paketerat i allt från appar till digitaliserade spel till hederliga rastlekar, för att underlätta mötet och göra det så framgångsrikt som möjligt. För att välja ut de bästa verktygen för respektive möte kan det vara ett bra första steg att ställa sig följande frågor:
- Hur kan mötena förbättras?
- Vilka funktioner behövs som inte finns tillgängligt idag?
- Hur kan nya verktyg integreras i de redan existerande?
Eftersom utbudet av hjälpmedel är stort kan det finnas en risk att man vill använda sig av alldeles för mycket, vilket riskerar att komplicera mötet för deltagarna istället för att fylla sitt syfte att förenkla och effektivisera. Nedan följer ett antal verktyg och tips man kan fundera lite extra kring inför nästa möte man ska ansvara för.
Verktyg för agenda och anteckningar
Till att börja med är det viktigt att förse sig med ett program där det är enkelt att följa dagordningen och att skriva anteckningar. Word är ett smidigt verktyg som inte kostar en förmögenhet och som är enkelt att använda. Ett annat sådant är att arbeta i google docs, här är det dessutom möjligt att bjuda in alla mötesdeltagare i ett gemensamt dokument där alla kan följa dagordningen och de anteckningar som skrivs. Detta möjliggör både för ökad delaktighet och transparens.
Bra kommunikationskanaler
För att försäkra sig om att alla mötesdeltagare får del av anteckningar och beslut som fattats på mötet är det av största vikt att ha fungerande kommunikationskanaler. En sådan kan vara en intern chatfunktion eller en maillista. Se till att uppdatera mailgrupper och kontaktuppgifter löpande, så att inte anteckningar och ansvarsområden riskerar att hamna hos någon som inte medverkat på mötet denna gång. Däremot är det viktigt att se till att informationen från mötet når de som skulle ha medverkat men inte kunde av olika skäl.
Effektivisera pauserna
Pauser är viktigt för att hålla energinivån och koncentrationen på topp under hela mötet. För att effektivisera pauserna är det viktigt att från början klargöra för de deltagande när dessa kommer att infalla, samt hur långa de kommer vara. På så vis kan alla planera toalettbesök och påfyllning vid kaffemaskinen i lugn och ro, istället för att detta ska bli ett irritationsmoment senare. Ytterligare ett tips är att ha gemensamma pauser, med en snabb lek eller stretchövning. På så vis fyller alla deltagarna effektivt på med ny energi, utan att pausen ska dra ut på tiden.
Slutsats
Att människor träffas för att diskutera uppgifter, utbyta idéer och fatta beslut är i grunden något mycket positivt – det är rentav en väsentlig grundpelare till människans existens och utveckling. Ineffektiva sammankomster bidrar inte bara till förlorad arbetstid och ekonomiska förluster. Sorgligt nog resulterar det dessutom inte sällan i att människor blir dränerade på både sin energi och motivation, med en försämrad arbetsmiljö som följd. Att lära sig hålla effektiva möten är därför en nödvändighet, och en fantastisk möjlighet till att effektivisera en hel organisation. Effektiva möten leder inte bara till nöjdare och mer tillfredsställda anställda och chefer, utan också till att företaget kan utvecklas snabbare och nå en högre lönsamhet!
