Eisenhower Matris är en väldigt populär metod för att prioritera och planera din tid. Den passar för dig som inte gillar att använda dig utav ”att göra listor” eller dig som inte gillar att spendera värdefull tid på att prioritera dina uppgifter.
Eisenhower Matris hjälper dig att visualisera det som behöver göras genom att enkelt visa vad som behöver göras först.
Metoden kan användas på flera sätt och inte enbart för att prioritera dina uppgifter. Ett exempel är för att sortera dina mail och ett annat är i en presentation för att visa var fokus ska läggas. Metoden är väldigt effekt när du väl har kommit igång med den och lärt dig hur den fungerar.
Eisenhower Matris har en liten inlärningskurva då du behöver lära dig att tänka och prioritera på andra sätt än du har gjort tidigare. Denna artikel kommer förhoppningsvis hjälpa dig att komma igång med metoden och hjälpa dig med att spara värdefull tid.
Vad är Eisenhower Matris?
Eisenhower Matris är ett sätt att prioritera dina uppgifter, mail och mycket annat. Metoden härstammar från den Amerikanska presidenten Dwight D. Eisenhower som lär ha använt den under sin tid som president. Han ska ha sagt ”What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important”. Det översätter fritt så här, ”det som är viktigt är sällan brådskande och det som är brådskande är sällan viktigt”. Eisenhower var tidigare general i den amerikanska armén under andra världskriget och behövde kontinuerligt ta väldigt tuffa beslut. Han lyckades med detta genom att lära sig att prioritera och planera sin tid. Han gjorde det såklart genom att använda sig utav sina egna metoder där Eisenhower Matris är en av dessa.
Metoden går ut på att prioritera beroende på hur viktigt och bråttom saker är. Eisenhower Matrisen består av fyra stycken rutor i ett rutnät, där den första raden är viktig och den andra raden är inte viktigt. Kolumnerna består utav den första kolumnen som är brådskande och den andra kolumnen som är inte brådskande. Detta system ger alla rutor en markering.
Första rutan är både viktig och brådskande. Det som hamnar i denna ruta bör alltså utföras först. Det är dock oftast det som är tråkigast och svårast som kanske har skjutits upp tidigare just av dessa anledningar.
Den andra rutan blir viktigt men inte brådskande. Dessa uppgifter kan du lägga mer tid på och du kommer i sin tur kunna leverera ett arbete med mycket högra kvalitet. Det kan även vara saker som du kommer arbeta med under en längre tid för att nått ett specifikt mål. Detta är den ideala rutan som du vill att så mycket av dina uppgifter som möjligt ska hamna i. Det är den stressfria rutan som ger dig tid att planera och revidera din uppgift.
Den tredje blir brådskande men inte viktig. Uppgifterna i denna ruta kan vara bra att delegera och ta bort från din egen att göra lista. Den sista rutan blir inte viktigt och inte heller brådskande. Dessa uppgifter är inte viktiga och inte brådskande och bör därför skjutas upp eller helt ignoreras. De brukar ofta vara uppgifter som inte tillför något värde för någon person, företaget eller mål.
Ruta 1 – Bråttom & viktigt
I ruta ett hamnar som sagt de uppgifter som är både brådskande och viktiga. Dessa uppgifter skapar ofta mycket stress och det kan vara viktigt att nöja sig med att bara göra dessa uppgifter till en ”good-enough”-nivå för att du inte ska stressa ihjäl dig. Om för mycket uppgifter hamnar i den här rutan bör du investera tid i att planera ditt arbete mer för att så lite som möjligt ska hamna här av dina dagliga uppgifter, låt bara det oväntade hamna här. Du kan även försöka delegera mer uppgifter eller helt enkelt hitta en ny metod att prioritera med. Det är väldigt lätt att du bränner ut dig själv om du har alldeles för mycket att göra i denna ruta. Det är dock oundvikligt att det inte hamnar några saker i denna ruta så känn ingen press när det väl gör det. Några exempel på saker kan vara:
- En kollega är sjuk och du måste ta över vissa uppgifter.
- Kunder kommer springandes med brådskande problem.
- Du har en vattenläcka i köket hemma.
- Du får in en uppgift brådskande uppgift med väldigt kort tid till deadline
Ruta 2 – Viktigt, inte bråttom
Den här rutan är den ideala rutan att arbeta från. Allt är viktigt men det är inget som är brådskande. Det är ofta dessa uppgifter som bidrar till mest värde för dig, dina kollegor och företaget. Det är också uppgifter som bidrar till dina långsiktiga mål. Försök hålla dina dagliga uppgifter i den här rutan istället för den första, genom att alltid planera och göra uppgifterna i den här rutan så borde inget gå vidare till ruta ett. Uppgifterna här kan du ge lite extra fokus för att skapa så mycket kvalitet som möjligt. Några exempel på vad som kan läggas i denna ruta:
- Planering och utförande av längre projekt
- Personlig utveckling som till exempel gå en kurs för att hålla dig uppdaterad på alla ny teknik.
- Dagliga uppgifter.
- Networking för att knyta nya kontakter och bygga upp relationer.
Ruta 3 – Bråttom, inte viktigt
Dessa uppgifter är de som är bäst att delegera. De är inte värda din tid så det är oftast bäst att låta någon annan göra dem. Dessa uppgifter kan vara saker med en deadline men som inte medför något värde för dig eller företaget. Det är ofta småsaker som du tror är viktiga men egentligen inte är. Se till att du inte slösar tid på dessa uppgifter. Uppgifter i denna kategori kan till exempel vara:
- Vissa möten
- Boka ett flyg eller hotell
- Svara i mobilen när du arbetar på ett viktigt projekt
Ruta 4 – Inte viktigt, inte bråttom
Det är oftast bara slöseri med tid att sitta med uppgifter som passar in i ruta fyra. Dessa uppgifter eller aktiviteter som inte bidrar över huvud taget med något värde borde helt enkelt tas bort eller ignoreras. Några exempel kan vara:
- Spendera timmar framför Tv:n
- Scrolla huvudlöst igenom sociala medier
- Onödig shopping eller mobilsurfing
- Undvikande uppgifter som att sortera mailen istället för att svara på dem.
Hur använder man Eisenhower Matris?
För att använda Eisenhower Matris gäller det att du kunna skilja på vad som är brådskande och vad som är viktigt. Du måste även kunna se vad som bara är slöseri med tid och som inte skapar värde. Brådskande är när du känner att du behöver agera som exempelvis när mobilen ringer, du får ett sms, ett mail eller liknande. Viktigt är när något bidrar till ett långsiktigt uppdrag, värdering eller mål. Det är lätt att bli lurad att det är brådskande när till exempel att mobilen ringer men ett mobilsamtal kan ju faktiskt vänta.
Ett bra tankesätt att ha när du sorterar upp dina uppgifter är att tänka vad det övergripande målet är. Det gör det lättare att se vad som inte bidrar till målet och borde då kanske det hamna i den fjärde rutan medan det som faktiskt bidrar borde hamna i ruta ett och två. När du lärt dig att skilja på dem kommer Eisenhower Matris bli ett väldigt kraftfullt verktyg i din verktygslåda.
Färgkoda rutorna
För att underlätta visualiseringen mera kan du färgkoda dina rutor. Du kan själv välja färgerna du vill ha men tänk på vad färgerna du väljer symboliserar för dig och dina kollegor. Ett vanligt sätt att färg-koda rutorna är att göra ruta ett röd. Den blir röd eftersom det är en ruta som är fylld utav stress, alltså ingen bra ruta att arbeta ifrån. Den andra rutan blir grön som symboliserar att du kan ta din tid med dessa uppgifter och leverera ett fantastiskt arbete utan att behöva stressa, den rutan vill du arbeta ifrån. Den tredje rutan kan vara orange eller blå och den sista rutan kan vara gul. De två sista rutorna spelar inte lika mycket roll som de övre eftersom det är det övre rutorna som bidrar med mest värde.
Flera uppgifter per ruta
Varje ruta behöver inte heller enbart fyllas med en enda uppgift utan man kan skriva in en hel ”att göra lista”. Försök bara att inte skriva in alldeles för mycket uppgifter i en ruta, ett bra riktmärke kan vara att hålla det till ca fem uppgifter i varje ruta. Att ha för mycket uppgifter i varje ruta gör hela matrisen onödig då du fortfarande måste lägga tid på att prioritera dina uppgifter, det är fortfarande svårt även fast listan är lite kortare.
Sortera mail
Att sortera upp dina mail med Eisenhower Matris är också ett väldigt användbart användningsområde för matrisen. Du behöver bara då fyra stycken inkorgar som är döpta till exempel, Brådskande & Viktigt, Viktigt, Delegera, Ignorera. Det ger en bra överblick bland dina mail och vad du ska fokusera på.
De mail som du lägger i Brådskande & Viktigt mappen borde du svara på med en gång. De som du lägger i Viktigt mappen kan du svara på senare, kanske vi slutet på dagen eller på morgonen dagen efter. Mailen du lägger i Delegera mappen kan vara saker som du inte har att göra med eller som du vet att någon annan kommer kunna lösa. De som du lägger i Ignorera mappen kan du kolla på någon annan gång eller bara ta bort. Här kan du också använda tankesättet jag nämnde ovan där man tänker på det övergripande målet när man sorter mailen. De mail som inte har något direkt påverkan på det övergripande målet bör sorteras bort.
Eisenhower Matris mall
Det finns massor med mallar för den här metoden att ladda ned på nätet. Du kan hitta en mall till i princip alla program du kan tänka dig. Det är även enkelt att skapa en egen mall i ett Excel ark. Det kräver ingen speciell kunskap inom Excel för att skapa en enkel Eisenhower Matris mall.
När använder man Eisenhower Matris?
Metoden fungerar som allra bäst när du påbörjar ett nytt projekt. När du använder den från börja så blir det mycket lättare att fylla i och uppehålla metoden så att du och din arbetsgrupp kan vara så effektiva som möjligt genom hela arbetet. Du fyller den med de initiala uppgifterna vid början av projektet och sedan tar bort när ni är klara eller lägger till de uppgifter som dyker upp längs vägen. Du bör också byta till den här metoden om du känner att du har svårt att ha koll på och prioritera din uppgifter. Det är enkelt att missa något och skjuta upp saker när det bara står på en ”att-göra-lista”. Att hålla koll på allt man ska göra och sina deadlines är ett måste.
Varför ska du använda Eisenhower Matris?
Vi bor i ett samhälle som är väldigt tidspressat där det är viktigt att spendera din tid på det som är viktigt och som skapar värde. Du kommer aldrig lyckas i din karriär om du missar deadlines och inte kan leverera bra arbeten. Du måste lära dig hur du använder tiden på ett effektivt sätt och att använda Eisenhower Matris kommer garanterat hjälpa till med det. Den kommer även hjälpa dig att ta snabba beslut när du har vant dig med denna typ av prioritering. Metoden är även användbar i privata sammanhang så det finns ingen anledning till att inte lära sig att använda den. Den här metoden är ett väldigt bra verktyg att ha i din verktygslåda. Metoden gör det mindre troligt att du kommer skjuta upp saker men det gäller att vara försiktig med ruta två. Där kan det vara lätt att börja skjuta upp saker eftersom det är lätt att känna sig som att man har hur mycket tid som helst att lösa de uppgifter.
Nackdelar med Eisenhower Matris
Metoden är så klart inte perfekt och har några få nackdelar som till exempel så sorterar den endast uppgifter på hur brådskande och viktiga de är, den ger inget fokus till uppgifters komplexitet och hur mycket ansträngning som behövs för att lösa uppgifterna.
Den har också en inlärningskurva då du behöver tänkta lite annorlunda om prioritering. Det kan även bli så att den äter upp för mycket tid om den ska ses över varje dag.
Den funkar inte heller så bra om du jobbar väldigt agilt då det alltid kommer nya saker att göra. Att försöka hålla matrisen uppdaterad tar bara väldigt mycket tid.
Sammanfattning
Eisenhower Matris är ett väldigt kraftfullt verktyg i verktygslådan som kommer hjälpa dig att prioritera dina uppgifter utefter hur viktiga och brådskande de är. Metoden kommer från en amerikansk president som använt den för att fatta viktiga beslut under sin tid som general i den amerikanska armén och under sin tid som president. Den fungerar genom att dela upp dina uppgifter i fyra olika rutor som alla är upplagda i rutnät.
Varje ruta visar hur olika brådskade och viktiga uppgifterna är vilket visar vilka uppgifter du bör göra först. Den första rutan är rutan med de uppgifter som är viktiga och brådskade och är de som skapar mest stress. Denna ruta vill man undvika just eftersom den skapar stress och man kan enkelt bränna ut sig själv om man arbetar med för mycket uppgifter i den. Den andra rutan är den idealiska rutan att arbeta ifrån. Här blir det ingen stress och man kan ta den tid man behöver för att göra ett bra arbete. I ruta tre hamnar de uppgifter som du borde delegera. Det är uppgifter som inte kräver din viktiga tid och kan oftast enkelt lösas av andra. Ruta fyra visar vilka uppgifter som borde tas bort eller ignoreras helt. De uppgifter som hamnar i denna ruta är ofta helt onödiga och skapar inget värde för någon.
För att underlätta visualiseringen av dina uppgifter är det smart att färg-koda rutorna. Färgerna gör det lättare att se vilka du ska prioritera. Genom att göra den första rutan röd till exempel visar att det är dåligt om saker hamnar här. Du kan även göra den andra rutan grön för att visa att det är en bra ruta att arbeta från och här vill du hålla dina uppgifter. Du vill inte heller lägga för mycket uppgifter i rutorna eftersom det bara skapar flera nya ”att-göra-listor”, ett bra riktmärke är ca fem uppgifter i varje ruta.
Syftet med matrisen är att spara tid och göra det enkelt att prioritera och planera dina uppgifter. Det krävs förstås lite tid för att lära sig att tänka och prioritera som Dwight D. Eisenhower gjorde på sin tid men när du väl kommit i gång med den kommer det att hjälpa både på jobbet och i hemmet. Den lär dig även att ta snabba beslut och ger dig en edge i detta tidspressade samhälle.
Eisenhower Matris är ingen perfekt metod med den underlättar väldigt mycket när det kommer till prioritering av dina uppgifter och att ta bort de uppgifter som inte bidrar med värde.
När du har använt metoden ett tag tycker jag att du ska ta en paus, se över hur metoden har hjälpt dig, vad den lärt dig och vilket resultat den har haft på din produktivitet.
