Inom projektledning är det vanligt att använda sig av olika typer av planeringsverktyg.
Ett populärt exempel på ett sådant verktyg är Gantt-schemat.
Ett Gantt schema gör så du får en tydlig och övergripande bild av projektets tidsintervaller i relation till de olika arbetsuppgifterna som ska genomföras.
I denna artikeln beskriver vi av vad ett Gantt schema är, hur det kan användas och olika för- och nackdelar med olika typer av Gantt-scheman.
Vad är ett Gantt-schema?
Ett Gantt-schema är ett grafiskt verktyg för att beskriva ett projekts arbetsflöde. Det kan till exempel vara olika delar, faser, tidslinjer, processer och relationer. Gantt-schemat används ofta inom projektledning under ett pågående projekt, och betraktas idag som en av de vanligaste planeringsteknikerna för projektplanering.
Gantt-schemat består av ett stapeldiagram som är placerade längs en tidslinje. Det vanligaste är att arbetsuppgifterna placeras vertikalt och tidslinjen horisontellt.
På detta sätt blir det tydligt:
• Vad som ska göras
• Hur lång tid varje arbetsuppgift beräknas ta
• Vem som ska göra vad
• Hur olika arbetsuppgifter överlappar varandra samt
• När varje del av projektet förväntas genomföras och vara färdigt
I vissa fall kan även relationerna mellan de olika moment illustreras i Gantt-schemat. Det är till exempel vanligt att vissa arbetsmoment pågår parallellt med varandra, eller att en del av arbetet påbörjas i samband med att en annan del blir färdig. Detta blir ett sätt att maximera effektiviteten av projekttiden.
När, av vem, och i vilka sammanhang används Gantt-schema?
Det är vanligt att använda Gantt-scheman inom projektledning framförallt, men även inom andra typer av projekt eller arbeten där du vill kunna visualisera uppgifterna som ska göras. Gantt schemat kan användas på olika sätt av olika personer, beroende på vilken roll personen har inom arbetet som ska genomföras. Ofta används Gantt-schemana gemensamt, där varje persons arbetsuppgifter och arbetsinsatser blir tydliga.
Exempel på arbetsbefattningar som kan ha användning av Gantt-schemat är:
• Projektledare
• Chefer
• Gruppledare
• Arbetsledare
• Marknadschefer och liknande
Gantt-scheman kan användas inom en mängd olika branscher där projekt av olika slag genomförs. Det kan vara allt från
• Byggnation
• Installation
• Infrastruktur
• IT
• Kultur
• Produktion
• Kommunikation
• Vård & omsorg
• Marknadsföring
• Regeringar och liknande
I vissa fall pågår och planeras projekt parallellt med varandra, där samma person är ansvarig för flera olika Gantt-scheman. Då kan det vara extra viktigt att ha koll på vilka resurser som används var, hur arbetsbelastningen ser ut och hur uppgifter hanteras så att ingenting krockar.
Hur skapar man ett Gantt-schema?
När du ska skapa ett Gantt-schema finns det ofta några punkter som är vanligt att utgå ifrån.
Det handlar bland annat om att tänka igenom
• Vilka uppgifter ska göras i projektet?
• Vem är ansvarig för vad?
• Hur lång tid kommer varje uppgift ta?
• Vilka eventuella problem kan tänkas uppstå under projektets gång?
Ju mer detaljerat man går in på varje del, desto lättare kommer det bli att skapa ett Gantt-schema som går smidigt att följa.
På så sätt går det dessutom att förebygga att vissa problem uppstår, genom att du redan från början är medveten om dessa och kan därmed komma fram till olika lösningar som går att använda sig av.
Ett Gantt-schema är även smidigt att ha rent praktiskt, då man kan överblicka i vilken ordning de olika beståndsdelarna i projektet ska genomföras, samt när varje del behöver vara klar för att projektet ska bli klart vid leveransdatumet som har bestämts. Om någon del tar längre tid än vad som är planerat kan det leda till att hela projektet hamnar ur fas och inte kan bli färdigt i tid.
Gantt-schemat kan också användas för att hålla alla involverade parter uppdaterade om vad som händer inom projektet och i vilken fas projektet befinner sig. Genom att uppdatera schemat i realtid ser man exakt hur långt de olika uppgifterna har kommit, vilket också gör att projektet blir mätbart på ett mer dynamiskt sätt – jämfört med vissa scheman där projektet kan vara påbörjat eller avslutat, utan att det är närmre specificerat.
Nedan följer 4 punkter att utgå ifrån när du skapar ett Gantt-schema
1. Identifiera de grundläggande uppgifterna och hur lång tid de tar
Börja med att skriva ner alla delar som projektet består av och alla uppgifter som kommer behöva göras. Fördela sedan arbetsuppgifterna mellan alla parter som är involverade i projektet. Det är ofta fördelaktigt att ha en så jämn arbetsfördelning som möjligt, för att förebygga att någon får för tung arbetsbelastning.
Därefter ska varje arbetsuppgift få en tidsram, med både startdatum och slutdatum. Detta ger sammantaget dess beräknade längd. Det går även att fundera på i vilken ordning uppgifterna behöver göras, för att få en uppfattning om när de olika uppgifterna kan få sitt startdatum. När de sedan sätts in i Gantt-schemat ska de vara synkade med varandra. Ju bättre koll man har tidigt, desto lättare blir också kommande punkter i planeringen inför projektet.
Tidsramarna som kan gälla kan vara allt från en dag upp till flera veckor, månader eller år. Det beror helt på vilken omfattning uppgifterna har, och vad som innefattas i dem.
2. Gruppera uppgifterna och definiera deras relationer till varandra
I och med att projektet består av flera olika beståndsdelar innebär det också att samtliga av dessa delar har en relation till varandra. Konkret betyder det att de olika arbetsuppgifterna förutsätter varandra: för att kunna påbörja uppgift B krävs det att uppgift A är färdig. Du behöver exempelvis ha tillgång till material innan du kan börja bygga någonting. Det kan också ses i en mer allmän bemärkelse: för att kunna slutföra projektet krävs det att varje beståndsdel är färdig.
När uppgifter kan påbörjas först när andra uppgifter har avslutats brukar de betraktas som linjära uppgifter. Uppgifter som inte är beroende av varandra, utan kan göras samtidigt som andra uppgifter, kallas för parallella uppgifter. Ett Gantt-schema kan innehålla samtliga av dessa typer av uppgifter.
De parallella uppgifterna kan ibland vara mer flytande, i avseendet att de inte behöver göras i en specifik ordning. Däremot kan de fortfarande i vissa fall behöva tillgång till det materialet som andra delar inom projektet producerat. I andra fall kan uppgifterna genomföras ändå, med hjälp av schabloner, som sedan ersätts med det riktiga materialet när det är färdigt. Det kan till exempel handla om design, där det är en specifik text eller bild som ska designas, men där designen fortfarande kan genomföras med en annan tillfällig text för att skapa själva grunden.
Det är bra att identifiera varje uppgifts art, det vill säga, om de är parallella eller linjära. Då blir det också tydligare vilken grundrelation de har till varandra, och det skapar i sin tur en större förståelse för hur projektet kan organiseras utifrån detta. Det är även till hjälp när det gäller att placera dem i Gantt-schemat.
I vissa fall kan uppgifter vara både linjära och parallella samtidigt; det kan till exempel handla om att både uppgift B och C behöver ha tillgång till uppgift A, som i sin tur löper parallellt med uppgift C. Det är ofta mer tidseffektivt att göra flera uppgifter parallellt, men det kan också göra projektet mer komplext att faktiskt jobba på det sättet, då beroenderelationerna mellan de olika uppgifterna kan bli väldigt framträdande om någonting skulle gå fel.
3. Skriv in aktiviteten i ett Gantt-schema
När du kartlagt varje beståndsdel i projektet, deras roll, deras typ och deras relationer till de andra uppgifterna, är det dags att skapa det visuella Gantt-schemat. Det görs ofta enklast med valfri programvara som är specialiserad på att skapa diagram och scheman. Till detta går det att använda både verktyg online eller program offline. Fundera på vilken typ av program som passar bäst för just det schemat du ska göra. Det kan till exempel handla om hur många personer som behöver ha tillgång till det, hur de tekniska resurserna ser ut på arbetsplatsen i avseende datorer och nätverksåtkomst och liknande.
Det finns inga program som är bättre eller sämre i sig själva, utan det handlar om att olika program tillhandahåller lite olika redskap och kan fungera på lite olika sätt. Av den anledningen är det bara ni som jobbar med projektet och som ska skapa Gantt-schemat som är lämpliga att avgöra vilket program som lämpar sig bäst, och på vilket sätt.
I programmen går det ofta att rita diagrammen för hand, men i vissa fall kan det även finnas färdiga mallar som går att utgå ifrån och modifiera lite så att det passar ens egna projekt bättre. När du har skrivit in samtliga av arbetsuppgifterna i Gantt-schemat kommer det förmodligen bestå av flera olika linjer, tidsramar och faser. Om tidigare steg för att ta sig hit har gått enligt planen betyder det att schemat som finns nedtecknat nu bör vara ganska förankrat med hur projektet kommer gå till under sitt genomförande.
4. Lägg in processerna som pågår i Gantt-schemat
Under tiden som projektet pågår kommer förändringar synas i Gantt-schemat.
Alla som arbetar inom projektet kommer uppdatera när de påbörjat eller avslutat sina olika arbetsuppgifter, vilket gör det enkelt för alla att följa processerna som pågår. I och med att vissa linjära uppgifter är beroende av varandra är det grundläggande att personerna inom projektet också kommer ihåg att uppdatera schemat regelbundet: både genom att fylla i sina egna arbetsinsatser, och för att få koll på vad kollegorna ägnar sig åt.
I vissa fall kan det uppstå problem under någon fas, vilket gör att projektet fördröjs. Även då kan det vara en god idé att uppdatera om vad som pågår i schemat så att de andra inom projektet inkluderas i vad som händer och kan anpassa sig efter det. Det kan vara viktigt både på grund av uppgifterna i sig, men även av hänsyn till kollegor och med ansvar gentemot sponsorer och andra som investerar i projektet.
Vilken program kan användas för att skapa ett Gantt-schema?
Det vanligaste idag är att använda Gantt-scheman online, men det finns fortfarande skrivbordsprogram som en del använder sig av. Exempel på onlineprogram är Gantt Pro, Smart Sheet, Tom’s Planner, TeamGantt och Canva. Exempel på offline-program är Microsoft Project, Gantt Project, Smart Draw, Team Gantt och Gantt Chart Template till Excel. De flesta av dessa program har öppen källkod och är gratis.
Huruvida Gantt-scheman online eller offline lämpar sig bäst för ens projekt beror på projektets utformning. Om det är flera personer som behöver ha tillgång till dokumentet är det oftast smidigast att använda sig av onlinescheman då det ger alla direkt åtkomst till det. Om man däremot bara använder schemat för sin egen skull kan man använda det offline.
För- och nackdelar med att ha Gantt-schemat online och offline
I samband med den tekniska utvecklingen har det uppstått nya sätt att både arbeta och planera arbetet på. Vad som tidigare gjordes manuellt kan nu även göras digitalt. Det finns både för- och nackdelar med att göra det både manuellt och digitalt, samt med att göra det online och offline.
Det har skapats flera olika mjukvaror som går att använda som verktyg när man planerar projekt, och dessa kan vara allt från väldigt grundläggande till mer avancerade. När Gantt-scheman görs digitalt
Fördelar med ett online-schema:
• Lättillgängligt. Den kanske främsta fördelen med onlinescheman är att det är lättillgängligt; både för en själv och för ens kollegor. Man är inte bunden till en specifik dator utan kan få åtkomst till schemat oavsett var man befinner sig, så länge man har tillgång till en dator, mobiltelefon eller surfplatta samt wifi eller mobildata. De flesta onlineprogram är dessutom gratis, vilket gör att det är ekonomiskt tillgängligt för vem som helst.
• Flexibelt. I och med att det går att uppdatera schemana, och att alla får uppdateringarna i realtid, blir online-scheman väldigt flexibelt. Det blir lätt för alla att följa vad som pågår och personerna får en tydlig inblick i projektet som sådant och vad medarbetarna håller på med. Ofta går det dessutom att bifoga filer och dokument i onlineprogramvaran, vilket även det kan vara smidigt.
Fördelar med ett offline-schema:
• Individuell planering. Offline-scheman passar sig ofta bra om det är en enskild person som planerar projektet, såsom exempelvis en chef. I dessa fall behöver inte alltid andra ha tillgång till materialet, och planeringen kan göras i vanliga skrivbordsprogram som har förmågan att skapa denna typ av scheman.
• Enkelt. Om man enbart behöver göra ett mer övergripande schema kan man ofta använda sig av olika kontorsprogram som redan finns på datorn, eller som är lätta att få tillgång till, såsom Excel eller olika kalkyleringsverktyg. Du behöver heller inte tillgång till internet för att kunna använda schemat.
Nackdelar med ett online-schema:
• Internetåtkomst krävs. En nackdel med att ha scheman online kan vara att det behövs tillgång till ett nätverk för att kunna nå det. Om detta av någon anledning inte skulle fungera innebär det att folk kan ha svårt att veta vad de ska göra, var i schemat de befinner sig och liknande. I och med att ett online-schema till viss del är baserat på att kunna följa projektet i realtid fallerar det vid nätverksfrånvaro.
• Tjänsten kan upphöra. En annan nackdel som kan finnas med online-scheman är att de sidor som tillhandahåller dessa tjänster kan stänga ner av någon anledning eller sluta fungera. Då kommer också schemat som skapats vara försvunnet. Det kan i viss mån förebyggas genom att spara schemat på fler ställen, eller genom att ha det på olika molntjänster, men det finns aldrig några garantier för att de är fullkomligt säkra.
Nackdelar med ett offline Gantt-schema:
• Svårt att ha gemensamt. En nackdel med offline-scheman är att det kan vara svårt att skicka det mellan olika enheter. Filerna kan vara stora och ta tid att överföra, och utrymmet i molntjänster kan vara begränsat vilket kan innebära omkostnader. Det kräver också att samtliga personer inom projektet har samma skrivbordsprogram så att de kan öppna filerna. Ibland kan även detta leda till ytterligare omkostnader.
• Beroende av en specifik enhet. Om schemat är sparat på exempelvis en specifik dator blir också denna enhet väldigt oumbärlig. Detta innebär att om någonting skulle hända med datorn, till exempel att den går sönder eller blir stulen, så kommer tillgången till Gantt-schemat också upphöra. Det kan i viss mån förebyggas genom att spara schemat på andra enheter, såsom USB-minnen, men samma problematik kan gälla för dessa.
Sammanfattning
Gantt-scheman kan vara bra att använda sig av när det gäller att planera och schemalägga ett specifikt projekt. Det gör så att man får insyn i hur lång tid olika uppgifter inom projektet kommer ta, vad som behöver utföras, vem som kommer göra vad och när varje uppgift kommer genomföras. Det går även att använda till att lokalisera arbetsuppgifternas relation till varandra, samt att hålla koll på vilken roll varje verksam person inom projektet har.
Med ett Gantt-schema går det både att följa projektets gång och de processer som pågår. Med vissa scheman går det att följa projektet i realtid, vilket gör att man snabbt kan förändra eller reglera olika delar inom projektet om det skulle behövas, då det upptäcks i tid.
Det finns med andra ord flera olika anledningar till att använda sig av Gantt-scheman, vilket också visat sig genom att det idag är en av de vanligaste verktygen inom projektplanering!
