Herzbergs motivationsteori: Ökar de anställdas nöjdhet på arbetsplatsen

Att trivas på sitt jobb kan vara avgörande för hur motiverad man känner sig i sitt arbete, vilket i sin tur kan påverka hur bra man presterar. Att ta reda på vilka faktorer som är viktigast för att ens anställda eller medarbetare ska trivas är därför viktigt. Det är lätt att tro att de flesta bara bryr sig om en hög lön för att de ska bli nöjda, men verkligheten ser ofta betydligt mer komplex ut än så. För många människor är bra relationer med kollegerna, möjlighet till utveckling och goda pendlingsmöjligheter faktorer som är viktigare eller i alla fall minst lika viktiga som en bra lön. Att ta reda på vad ens anställda behöver innebär att man tar reda på vad deras källa till motivation är och genom att engagera sig i dessa frågor så hjälper man således sina medarbetare att kunna prestera sitt allra bästa. På 1950- och 1960-talet ställde psykologen Fredrick Herzberg liknande frågor angående just motivation, för att på så sätt bättre förstå anställdas nöjdhet på jobbet.

Tvåfaktorsteorin (även känd som Herzbergs motivationsteori) innebär att det finns särskilda faktorer på arbetsplatsen som bidrar till tillfredsställelse men också ett separat antal faktorer som orsakar missnöje, där alla faktorer verkar oberoende av varandra.

För att kunna förstå effekten som attityd har på motivation så bad han människor att beskriva de situationer på jobbet där de trivdes väldigt bra och de situationer där de trivdes dåligt. Han upptäckte framför allt att de som trivdes väldigt bra på jobbet gav väldigt olika svar jämfört med de som inte trivdes på sina jobb. Enligt den teori som Herzberg sedan tog fram så finns det två olika sorters faktorer på en arbetsplats. Dels så finns det de faktorerna som skapar tillfredsställdhet och nöjda medarbetare som därmed höjer motivationsnivån och uppmuntrar medarbetarna till att arbeta hårdare. Dels så finns det de faktorerna som istället sänker motivationen och trivseln om de inte är närvarande.

Då teorin bygger på de här två typerna av faktorer, så kallade motivationsfaktorer och hygienfaktorer, så kallas den ibland också för Herzbergs tvåfaktorsteori. Enligt teorin så existerar faktorerna oberoende av varandra och alla går att justera och påverka för att på så sätt höja motivationen bland de anställda. Målet med att använda teorin är helt enkelt att kunna besvara frågan ”Vad motiverar mina medarbetare?”.

Vad är Herzbergs motivationsteori?

Som arbetsgivare eller arbetsledare kan det vara väl värt att systematiskt kontrollera hur ens anställda eller medarbetare mår. Med jämna mellanrum så bör man kontrollera hur väl de drivs, hur de tycker att de behandlas på arbetsplatsen och om det enligt dem finns utrymme för förbättring. När man väl börjar ställa dessa frågor kan man bli överrumplad av vad man får veta, men ofta gäller det ganska enkla saker som går snabbt att rätta till. När man lär sig vad medarbetarna vill få ut av sitt jobb så kan man på så sätt hjälpa dem att få det och också hjälpa dem att växa och utvecklas som både anställda och som individer. Allt det här hjälper en arbetsgivare att stärka motivationen på arbetsplatsen.

År 1959 tog Frederick Herzberg fram sin motivationsteori, inspirerad av Abraham Maslow som grundade Maslows behovstrappa, som används än idag. Han kom fram till motivationsfaktorerna och hygienfaktorerna genom att ställa frågor kring motivation på arbetsplatsen till en stor mängd amerikanska arbetare och tjänstemän på diverse företag. Tanken bakom Herzbergs efterforskningar var att ta fram ett verktyg som kunde hjälpa organisationer och företag att bättre motivera sina anställda till att prestera bättre, och faktorerna var till en början tänkta att skapa en basnivå för vad som utgör en idealisk arbetsmiljö generellt sett.

En viktig lärdom som Herzberg kunde dra från sina studier var att de olika faktorerna var helt oberoende från varandra, och att det alltså inte fanns någon korrelation mellan tillfredsställelse och missnöje på jobbet. Det innebär att det inte räcker att enbart ta bort eller rätta till faktorerna som orsakar missnöje för att få de anställda att trivas bättre och känna sig mer motiverade. Istället så måste man satsa på att hantera både motivationsfaktorerna och hygienfaktorerna. Herzbergs motivationsteori har vissa likheter med Maslows behovstrappa, framför allt teorin som säger att människor först vill tillfredsställa sina lägre och mer grundläggande behov, i det här fallet är det hygienfaktorerna, innan de går vidare med att tillfredsställa sina högre behov, här motivationsfaktorerna.

Varför medarbetarnas motivation är viktig

Att arbeta för att göra sina medarbetare mer motiverade till att jobba hårdare och göra bättre ifrån sig kan kräva både pengar och andra resurser, men det är det i princip alltid värt. Som tidigare nämnts så beror det framför allt på att en högre motivation generellt sett leder till högre prestation, bättre resultat inom organisationen och bättre lönsamhet. Samtidigt visar forskning att in genomsnitt så är bara omkring 15% av arbetsplatsens medarbetade särskilt engagerade i det arbete som de utför vilket innebär att det finns en hel del utrymme för förbättring eftersom att företagen går miste om 85% av sina möjligheter. Några av de mer specifika fördelarna med att motivera sina anställda är:

Fler av de anställda stannar kvar på arbetsplatsen, vilket i längden gör att företaget sparar pengar
Arbetsgrupperna och de olika avdelningarna arbetar mer effektivt och blir bättre på att möta sina olika mål
Produktiviteten på företaget ökar med högre satta kvalitetsnivåer
De anställda blir generellt gladare överlag och arbetar därför mer effektivt

Faktorerna som utgör grunden i Herzbergs motivationsteori

Hygienfaktorerna i motivationsteorin är de behov som är grundläggande för att någon ska kunna utföra ett gott arbete, men bidrar inte direkt till en ökad trivsel eller motivation. De är snarare viktiga detaljer som en anställd tar för givet, så som lön, arbetsförhållanden och administration. Motivationsfaktorerna är kompletterande till de grundläggande hygienfaktorerna och kan öka en anställds motivation och därmed prestation och produktivitet, som exempelvis ansvar, erkännande och kvalitén på arbetsuppgifterna. Vidare så är hygienfaktorerna sådana konkreta saker som går att mäta eller att faktiskt ta på, medan motivationsfaktorerna är mer osynliga och inte är lika lätta att kvantifiera.

Hygienfaktorerna

Hygienfaktorerna är som sagt den sortens faktorer som utgör grunden för en funktionell arbetsplats och dess närvaro kan anses vara en förutsättning för motivation och för att en anställd ska kunna utföra sina arbetsuppgifter. Att faktorerna finns gör dock inte i sig att motivationen och trivseln bland medarbetarna ökar, utan lägger snarare grunden för motivationsfaktorerna som i sin tur är motivationshöjande. Om de här faktorerna inte är närvarande så leder det till ett missnöje bland de anställda. Hygienfaktorerna inkluderar följande:

Ledarskapskvalitét och övervakning: Övervakningen av arbetsuppgifter måste vara rättvis, motiverad och lämplig. En anställd borde få vara så autonom som möjligt.
Företagspolicy: De borde vara rättvisa och tydliga för samtliga av de anställda. De bör också vara jämlika, eller bättre, med konkurrenternas.
Arbetsförhållanden: All utrustning och arbetsmiljön bör vara så säker som möjligt, hygienisk och lämplig för de uppgifter som ska utföras.
Lön: Lönestrukturen på arbetsplatsen ska vara rättvis och lämplig, samt konkurrenskraftig jämfört med andra organisationer inom samma bransch.
Relationerna på arbetsplatsen: Det måste råda nolltolerans mot mobbning. Hälsosamma, trevliga och lämpliga relationer bör råda mellan medarbetare, chefer och underordnade.
Arbetstrygghet: Det är viktigt att de anställda känner att deras jobb är säkert och att de inte går runt och ständigt är rädda för att bli av med jobbet.
Status: De anställdas status inom organisationen bör vara familjär och bevaras med tiden.

Motivationsfaktorerna

Enligt Herzberg så kan inte hygienfaktorerna höja en medarbetares motivation, utan gör det enbart möjligt för motivation att överhuvudtaget existera på arbetsplatsen. Istället så är det motivationsfaktorerna som skapar en ökad känsla av trivsel och som kan motivera de anställda att prestera på topp. Medan hygienfaktorerna framför allt kopplades till den fysiska arbetsmiljön så kopplas motivationsfaktorerna istället till utförandet av arbetet och det psykologiska välmåendet hos de anställda. Motivationsfaktorerna inkluderar:

Bekräftelse: Ett jobb måste kunna ge en anställd erkännande för deras prestation. Erkännandet och beröm bör komma både från medarbetarna och från de överordnade.
Meningsfulla arbetsuppgifter: Arbetsuppgifterna måste vara intressanta, varierade och erbjuda tillräckligt mycket av en utmaning för att hålla den anställde motiverad.
Ansvar: De anställda bör ”äga” sitt eget arbete och ta ansvar för att deras uppgifter sköts, och inte känna att de kontrolleras eller detaljstyrs för hårt uppifrån.
Befordran: Det bör finnas möjligheter till befordran.
Tillväxt och utveckling: Arbetet måste ge utrymme för den anställde att utvecklas och att lära sig nya skickligheter och kompetenser. Det kan ske antingen genom de vanliga arbetsuppgifterna eller genom mer formell träning och utbildning.
Framgång och prestation: Arbetsuppgifterna måste ge de anställda en chans att känna framgång och att de är nöjda med vad de har presterat. Det gör att de känner sig stolta över att ha klarat av någonting svårt men att det var värt besväret.

Fyra olika kombinationer

Enligt Herzberg så finns det fyra stycken olika kombinationer av faktorerna, det vill säga fyra stycken olika tillstånd som en arbetsplats kan befinna sig i:

Hög hygien + hög motivation: Den här kombinationen utgör den optimala situationen för en organisation och är vad arbetsgivare bör sträva efter att uppnå. Det är ett tillstånd där de anställda trivs bra, är mycket motiverade och inte har några särskilda klagomål.
Hög hygien + låg motivation: I den här situationen har de anställda heller inte några särskilda klagomål men det råder inte så hög motivation bland de anställda. De anställdas mål med arbetet är egentligen bara att få lön och arbetsuppgifterna känns varken spännande eller meningsfulla.
Låg hygien + hög motivation: På den här arbetsplatsen så är de anställda starkt motiverade men har en hel del klagomål. I den här situationen så trivs de anställda ofta med sina spännande och roliga arbetsuppgifter som de känner sig motiverade till att utföra. Dock så möter inte arbetsförhållandena och lönerna deras förväntningar.
Låg hygien och låg motivation: Det här är självklart den sämst tänkbara situationen, där de anställda har mycket att klaga på och ingen motivation.

Herzbergs motivationsteori i praktiken

Även fast det var över 60 år sedan Herzberg utvecklade sin motivationsteori så kan den fortfarande vara applicerbar och användbar på arbetsplatser och i organisationer än idag. Det beror främst på att modellen tittar på tillfredsställelse och motivation på en så pass grundläggande nivå, att det inte spelar någon roll att så många andra externa faktorer har förändrats sedan 50- och 60-talet. Att använda sig av Herzbergs motivationsteori för att höja motivationen bland sina anställda är relativt enkelt och görs i två stycken steg:

Eliminera motivationssänkande faktorer
Förstärka motivationshöjande faktorer

1. Eliminera motivationssänkande faktorer

Det första steget för att höja motivationen är att försäkra att inga av hygienfaktorerna skapar ett missnöje hos de anställda. Det är viktigt att ta hänsyn till det faktum att alla anställda kan ha ett unikt perspektiv på hygienfaktorerna och hur väl de levereras på företaget. Det kan exempelvis röra sig om en opopulär chef, dåliga löner, otrivsamma miljöer eller en kombination av samtliga. När man eliminerar de här faktorerna så gör man så att organisationen hamnar i ett neutralt läge, varifrån man sedan har möjligheten att höja motivationen. Här är några tips för att hur man kan ta bort faktorer som ofta sänker motivationen som sätter press på hygienfaktorerna:

Rätta till onödiga och byråkratiska policies
Säkerställ att varje anställd känner att de får det stöd de behöver utan att de känner sig ”micromanaged”, det vill säga onödigt kontrollerade uppifrån.
Kontrollera så att den dagliga jobbkulturen på företaget är stöttande, att det inte förekommer någon mobbning och att alla behandlas och bemöts med samma respekt.
Säkerställ att företagets löner ligger på samma nivå eller högre jämfört med andra företag inom samma bransch, och att det inte förekommer några stora skillnader på lönerna mellan anställda som utför samma jobb.
För att öka de anställdas nöjdhet och status så sikta på att konstruera och designa arbetsrollerna så att varje anställd känner att just deras jobb är meningsfullt och viktigt.

2. Förstärka motivationshöjande faktorer

När man har eliminerat eller rättat till hygienfaktorerna så är nästa steg att öka de anställdas nöjdhet på jobbet. Fokus bör ligga på de anställdas arbetsuppgifter och på hur deras arbete kan utvecklas. Cheferna på företaget bör utforska olika sätt och vägar för att ge de anställda mer makt över sina egna arbetssituationer och så mycket självständighet som möjligt. Generellt sett så finns det tre huvudsakliga sätt att öka de anställdas motivation genom:

Öka arbetstillfredsställelsen för varje medarbetare genom att ge dem mer utmanade och komplexa uppgifter att utföra. Det gör arbetet mer intressant.
Öka jobbvariationen genom att ge de anställda mer varierande uppgifter.
Förstärk medarbetarna genom att öka ansvaret som delegeras till varje person.

Man bör komma ihåg att varje medarbetare är unik på sitt sätt, med unika motiverande faktorer. Därför är det viktigt att be sina anställda om feedback, även om man huvudsakligen lutar sig mot Herzbergs motivationsteori. Som chef eller arbetsledare spelar man också en viktig roll som förebild och hur man själv agerar kan ha ett starkt inflytande på de anställda. Om chefen har en tendens att slita ut sig, hoppa över ledighet och semester eller vars beteende eller arbete förstärker negativiteten på arbetsplatsen så kan det leda till liknande beteenden hos medarbetarna.

Kritik mot Herzbergs motivationsteori

Medan många menar att Hertz tvåfaktorsteori är användbar i praktiken så finns det också de som menar att modellen har en del begränsningar. Kritiken har framför allt fokuserat på den tudelning mellan faktorer som teorin grundar sig i. Studier som gjorts inom området hävdar att det finns gråzoner mellan de två grupperingarna tillfredsställelse och otillfredsställelse, någonting som Herzberg inte tar hänsyn till. Samma studie menar också att flera av hygienfaktorerna visst kan bidra till att höja medarbetares motivation och trivsel.

Dessutom så kan vad som motiverar någon skilja sig betydligt mellan olika branscher men också från person till person på samma arbetsplats. Herzbergs motivationsteori lägger väldigt mycket fokus vid att förbättra de anställdas tillfredsställelse och nöjdhet, men tillfredsställelse på jobbet behöver inte nödvändigtvis alltid leda till ökad produktivitet. Slutligen så finns det inget objektivt sätt att mäta de anställdas nöjdhet och motivation inom modellen.

Herzbergs teori sammanfattat

Herzbergs motivationsteori, eller tvåfaktorsteori som den också kallas, syftar till att öka de anställdas nöjdhet på arbetsplatsen och därmed deras motivation och produktivitet. Teorin delar upp faktorer som påverkar hur de anställda trivs i två stycken kategorier, nämligen hygienfaktorer och motivationsfaktorer. Hygienfaktorer, vilka främst rör den fysiska arbetsmiljön och -villkor, måste vara närvarande och tillgodoses för att de anställda överhuvudtaget ska kunna trivas på jobbet och för att motivation ska kunna existera.

Om hygienfaktorerna inte finns närvarande eller inte möter de anställdas krav och förväntningar så leder det till ett missnöje. När hygienfaktorerna har blivit tillgodosedda så kan man gå vidare till motivationsfaktorerna. Motivationsfaktorerna, vilka framför allt inkluderar den psykiska arbetsmiljön, ökar trivseln bland de anställda och stärker deras motivation och förhoppningsvis så leder det till en förbättrad prestation. Ju fler motivationsfaktorer som finns närvarande desto bättre trivs medarbetarna.

På så sätt så hjälper Herzbergs motivationsteori företag att i det långa loppet öka sin effektivitet och lönsamhet. Modellen har dock blivit kritiserad för att förenkla relationen mellan nöjdhet och arbetsprestation, och det här är ett samband som varje arbetsledare måste titta närmre på för att vara säker på att modellen leder till positiva resultat på just deras arbetsplats.