I varje projekt finns ett antal olika individer som har ett intresse av att se projektet genomföras på ett visst sätt.
Dessa personer kallas projektets intressenter.
Intressenterna har inte nödvändigtvis samma perspektiv på hur projektet ska genomföras, vilket kan leda till vissa motsättningar.
För att i så hög grad som möjligt undvika dessa utmaningar rekommenderas att i början av ett projekt göra en intressentmodell tillsammans med projektteamet.
I den här artikeln ges en beskrivning av vad en intressentmodell består av och hur den används för att underlätta både i projektets initiala skede och allt eftersom det mognar.
Hur gör man en intressentmodell?
Det enklaste sättet att visualisera intressentförhållanden är att grafiskt modellera dessa, ofta digitalt eftersom detta underlättar om senare anpassningar och förändringar krävs. Man utgår från projektets kärna och noterar sedan alla intressenter som på något sätt kan påverka och påverkas av projektet.
Intressenter har olika perspektiv
Ofta kategoriseras intressenter utifrån deras möjlighet till inflytande på projektet, hur aktiva de är i sitt inflytande, huruvida de är interna eller externa intressenter samt huruvida de begär någonting av projektet eller projektet begär någonting av dem. Detta kan markeras i intressentmodellen exempelvis genom olika färger och pilar som visar relationen mellan parterna inom projektet.
Under denna analys av intressenter noteras ofta att olika intressenter har olika mål med sitt inflytande. Ibland kan dessa mål inte gå direkt hand i hand eller till och med vara direkt motsatta. Trots att detta kan verka oroväckande är det fördelaktigt att ha fastställt detta i projektets initiala skede. På så sätt kan proaktiva åtgärder tas för att minimera risken för framtida käppar i hjulet. Till exempel kan det ibland löna sig att ta upp dessa ämnen för diskussion med båda parter tidigt i projektet för att fastställa förväntningar.
Intressentmodellen tillåter flexibilitet
En av de största fördelarna med intressentmodellen är att den är mycket flexibel och kan anpassas till varje enskilt projekt. Dessutom tillåter den förändringar – i många fall upptäcks fler intressenter i senare skeden av projektet, men detta är inget problem att anpassa i modellen. Vidare är modellen ett hjälpsamt verktyg för att få de som är involverade i projektet att förstå varför och hur projektet förväntas leda till resultat. Om projektteamet är involverat i skapandet av modellen i början av projektet och dessutom har tillgång till denna modell även senare, minskar risken för missförstånd. Projektteamet får således möjlighet att förstå vilka intressenter de kommer att kommunicera med och vilka som bör fokuseras på under projektets gång.
Potentiella problem med intressentmodellen
Problem kan uppstå vid användandet av intressentmodellen om intressenterna inte själva har klart för sig vad de förväntar sig av projektet. Det är därför möjligt att dessa ger en felaktig eller åtminstone inte fullständig bild av deras intentioner. En annan potentiell problemställning är om intressenten oavsiktligt eller avsiktligt inte uppger tillräckligt med information. Det kan då vara mycket tidskrävande från projektledarens sida att återkoppla fram och tillbaka för att få tag i informationen som krävs.
