Innan ett nytt projekt inleds är det nödvändigt att göra visst förarbete.
Förarbetet innebär bland annat att ha klargjort aspekter som gäller projektets omfattning och vilka personer som kommer att vara inblandade.
Trots att förarbetet kan verka tradigt är det mycket viktigt för projektets framgång.
Som del av förarbetet är det vanligt att använda sig av intressentmodellen.
I denna artikel ges en överblick av intressentmodellen, hur den kan användas i projektarbete samt varför den är relevant genom hela projektet.
Vad används intressentmodellen till?
Intressentmodellen skapas i början av ett projekt för att identifiera vilka som kommer att delta i projektet och på vilken nivå. Även individer, organisationer eller grupper som inte är direkt involverade i projektet kan vara intressenter, om de påverkas av projektet under genomförandet eller av dess resultat.
Hur intressenter identifieras
Först och främst är det viktigt att notera att alla projektmedlemmar bör ha tillgång till modellen för att de ska ha möjlighet att ge synpunkter och bidra med kunskap om relevanta intressenter. Ofta används någon typ av visuellt verktyg, antingen digitalt eller på papper, för att tydliggöra modellen. Fördelen med att använda ett datorprogram är möjligheten att uppdatera modellen efter hand. Värt att ha i åtanke är alltså att trots att intressentmodellen skapas i början av projektet används den genom hela processen. Dels är den relevant för att hålla reda på olika intressenters ibland konflikterande ståndpunkter och perspektiv, dels beror det på att vissa intressenter kan tillkomma under projektets gång i takt med att projektgruppen får mer kunskap om området.
Intressenterna identifieras genom att först särskilja interna och externa relationer. Exempel på interna intressenter är anställda, ledningen och aktieägare. Externa intressenter är vanligen kunder, leverantörer, kommunen, rättsväsendet och media. Intressenterna har således på ett eller annat sätt inverkan på projektet eller dess resultat. Därefter förtydligas modellen genom att fastställa huruvida intressenterna är direkta eller indirekta. Direkta intressenter är sådana som har en direkt relation till verksamheten eller projektet, medan indirekta intressenter inte har direktkontakt med personerna involverade i projektet.
Hur intressentmodellen är användbar i projekt
I vissa fall tydliggörs direkt när intressenterna identifierats att det finns hög risk att problem eller konflikter kan komma att uppstå på grund av att intressenterna har olika fokus. Det kan verka oroväckande, men samtidigt ger det projektteamet möjlighet att åtgärda eller åtminstone minimera dessa problem i förväg. Detta kan gälla exempelvis om en intressent vill att projektet ska utfärdas så snabbt som möjligt till så låg kostnad som möjligt, medan en annan intressent prioriterar kvalitet högre än tid och pris. Denna konflikt kan tas upp för diskussion tidigt i projektet för att göra alla parter medvetna om de eventuella restriktioner som finns för aspekterna kvalitet, tid och kostnad.
Genom att använda intressentmodellen är det möjligt att förutse händelser som kan komma att infalla under projektets gång, vilket också ger projektteamet möjlighet att förbereda för dessa. På så sätt är sannolikheten högre att projektet blir framgångsrikt.
