I denna text kommer vi att gå igenom hur man gör en WBS.
En WBS är ett visuellt verktyg för att bryta ner ett projekt i mindre bitar.
Det är mycket användbart för projektledningen som får överblick och större kontroll över delarna i projektet.
WBS används ofta för planering och för att hjälpa teamet att göra prioriterade val i sitt vardagliga arbete.
Ofta använder man någon typ av program som hjälper till att skapa en WBS.
Programmet ska vara enkelt att använda och tydligt för alla inblandade.
Man kan både använda en WBS för att få en överblick av vad som gjort och som ska göras, men även för att dela ut arbetsuppgifter och tydliggöra leveranser.
Målet med denna text är att förklara hur man går till då man vill göra en WBS.
Hur gör man en WBS?
En WBS skapas genom att man identifierar ett projekts mål och dess faser och sätter upp leveranser och arbetsuppgifter i ett WBS diagram. Man behöver även skapa en prioriteringsordning samt bestämma vem som ska göra vad.
Identifiera projektet och dess mål
Det första steget då man skapar en WBS är att identifiera vad det är som ska göras och vad man har för målbild. Hur omfattande projektet är ska också definieras eftersom det gör listandet av aktiviteter enklare. Man skapar en grundbild av projektet där teamets medlemmar ingår samt projektets mål och syfte definieras.
Definiera faser
Nästa steg är att definiera vilka faser som ska ingå i projektet. Här behöver man se över projektets start och mål och mellan dessa två definiera vilka faser som behöver avslutas för att processen ska fullföljas. I detta steg kan man också skapa så kallade kontrollkonton, som är kategorier för olika uppgiftsområden man vill kunna följa under projektets gång.
Lista leveranser
Utifrån projektets faser kan man nu börja lista vilka leveranser som behöver fullföljas. Dessa ska definieras tydligt och lättförståeligt och större leveranser ska också ytterligare delas upp i underkategorier. Genom att skapa mindre leveranser med god översikt blir det lättare för teamet att ta sig an sina arbetsuppgifter.
Sätt upp WBS-nivåer
Nu behöver man kategorisera de leveranser man definierat i olika nivåer, dvs sätta upp WBS-nivåer. Man går alltså igenom hela projektet i dess omfattning och sorterar och bryter ner delarna i en hierarkisk ordning. Detta skapar en tydlighet i vad som är viktigast och ska prioriteras inom projektet.
Skapa work packages
De leveranser som tidigare definierats är ofta stora och svåra att förstå. Dessa bör man bryta ner i alla de mindre beståndsdelar som ingår. Det betyder att man gör tydligare och enkla uppgifter som tillsammans bygger upp leveransen. Dessa grupperas sedan i work packages. Inom ens WBS kan man nu se sina leveranser och vad som ska göras för att uppnå dessa samt vilken tidsram man har att förhålla sig till.
Välj uppdragsägare
Sist så behöver man definiera och informera det team som tillsammans kommer att arbeta inom projektet. Varje uppgift inom ens projekt ska tilldelas en anställd. Det är viktigt att säkerställa att medlemmarna i teamet har tillgång till rätt typ av verktyg för att kunna slutföra sina uppgifter.
