Maskinbyråkrati är ett begrepp inom organisationsteori och utgör en typ av formell struktur som en organisation kan vara uppbyggd utifrån. Som en av Mintzbergs sex olika arketyper utgör Maskinbyråkratin den mest hierarkiska och kontrollerade. Den är ofta starkt standardiserad, och arbetsuppgifterna är vanligtvis strikt avskilda och specialiserade.
Låter det stelt och tråkigt? Maskinbyråkratin kritiseras ofta för att vara just oflexibel och byråkratisk, men organisationsformen har också sina fördelar. Bland annat leder den till stabilitet och förutsägbarhet. Läs vidare för att få reda på allt viktigt det finns att veta om Maskinbyråkratin!
Organisationsteori
För att förstå maskinbyråkratins principer och användningsområde kan det vara bra att först förstå vad organisationsteori är för något. Organisationsteori är kort och gott läran om organisationer. Med organisation åsyftas både olika typer av företag men också offentliga institutioner, politiska partier, frivilligorganisationer och föreningar. Organisationsteori innefattar allt från att beskriva organisationer, till att förändra dem eller förklara dess olika delar (exempelvis funktion, förändring, framväxt med mera). Organisationsteori innefattar explicita eller implicita beskrivningar av organisationer samt på vilket sätt de kan förstås. En organisation definieras vanligtvis som en grupp individer som alla strävar mot samma mål.
Mintzbergs konfigurationer
Henry Mintzberg, född 1939, är en erkänd kanadensiskt professor inom fältet för organisationsteori och management, och har förutom en oräknelig mängd vetenskapliga artiklar dessutom publicerat 15 egenskrivna böcker. Han har undervisat vid McGill University i Kanada sedan 1968, och har tillgivits ett flertal hedervärda utmärkelser för sin uppmärksammade forskning.
Henry Mintzberg är grundaren bakom Mintzbergs konfigurationer, vilket är en omfattande organisationsteori som lagt grunden för hur olika organisationers studeras och kategoriseras idag. I boken “Strukturering av organisationer” från 1979 uppger Henry Mintzberg hur han anser att organisationer bör struktureras för att fungera så effektivt som möjligt. En av dessa organisationsformer är Maskinbyråkratin.
Maskinbyråkrati – Vad är det?
Enligt Mintzbergs är Maskinbyråkrati en enklare och aningen mer gammaldags form av organisationsstruktur än de övriga arketyperna. Maskinbyråkratin kan liknas vid ett maskineri, där alla delar i organisationen behöver vara tätt sammanlänkade och synkroniserade för att maskineriet ska fungera. Vanligtvis uppkommer Maskinbyråkratin i producerande företag, där en eller flera varor utgör företagets kärnprodukt. Dess främsta och mest urskiljande särdrag är formaliserat beteende och arbetsspecialisering, förenkling och standardisering av arbetet, centraliserad makt för beslutsfattande och en markant åtskillnad mellan ledning och arbetare.
Detta innebär bland annat att de olika arbetsmomenten är beskrivna på detaljnivå, och flexibilitet efter förändrade förutsättningar är knappt närvarande. Tillverkningsprocesserna av företagets produkter är ofta bestående av flera olika steg, och de operativt arbetande medarbetarna specialiseras inom dessa. Inrättningar som regler, policys och föreskrifter genomsyrar den maskinbyråkratiska strukturen och beslutsfattande har en benägenhet att ägas av en auktoritär grupp av aktörer inom organisationen. Mellanchefernas ansvarsområden ligger främst i att övervaka den dagliga driften och att rapportera det fortskridande arbetet upp till organisationens strategiska ledningsgrupp. De ska också vidarebefordra information från ledningen ner till den operativa kärnan. Dessutom är Maskinbyråkratin ofta kantad av ett formellt språk och brist på personliga kontakter. Den maskinbyråkratiska strukturen gör att organisationen har bristande flexibilitet, eftersom alla steg i processerna är detaljstyrda och för att olika delar är starkt påverkade och beroende av varandra.
Arbetsspecialisering
Med arbetsspecialisering avses hur processen för att tillverka en viss produkt delas upp i olika steg, som respektive medarbetare specialiseras i att utföra. Utförandet karaktäriseras av rutinmässig upprepning enligt ett standardiserat mönster. Arbetsspecialiseringen används i syfte att uppnå den högsta graden av effektivitet. Arbetsuppgifterna ställer dessutom inte några högre krav på medarbetarnas kompetens eller engagemang. Detta formaliserade arbete och arbetsspecialisering av uppgifter är inte minst synlig i McDonalds klassiska organisationsstruktur, där arbetarna i den dagliga driften förväntas utföra av en eller ett fåtal enklare uppgifter åt gången i mycket snabb takt. Arbetsspecialiseringen är visserligen en fördel när det kommer till standardiserade arbetsuppgifter, men leder inte sällan till tristess för medarbetarna.
Förenkling och standardisering av arbetet
Maskinbyråkratin definieras ofta utifrån sin standardisering av arbetet. Enligt Mintzberg innebär standardisering av en organisations arbetsprocesser att det detaljerade utförandet av de olika arbetsuppgifterna i högsta utsträckning är bestämt i förväg. Det dagliga arbetet i verksamheten kontrolleras av de standardiserade metoderna och platssatta cheferna, som i sin tur följs upp av aktörer högre upp i den hierarkiska kedjan. Detta har som syfte att eliminera osäkerhet och säkerställa att produktionen i möjligaste mån fortskrider friktionsfritt. Standardiseringen appliceras också i organisationens teknostruktur och i dess stödfunktioner. Eftersom den standardiserade strukturen bygger på att olika steg i processen ska utföras på ett visst sätt och i en viss ordning i förhållande till varandra, finns det inte mycket möjligheter till att agera situationsbaserat eller anpassa till förändringar. Även om det medför viss trygghet, kan strukturen av denna anledning upplevas som sårbart.
Centraliserad makt för beslutsfattande
Vanligtvis har Maskinbyråkratiska organisationer en centraliserad maktfunktion, där strategiska beslutsfattanden tas av en mindre grupp auktoritära aktörer i hierarkins topp. De beslut och riktlinjer som fattas i den strategiska ledningen förmedlas vanligtvis via mellancheferna ner till verksamhetens operativa avdelning.
Åtskillnad mellan ledning och arbetare
Inom Maskinbyråkrati finns det vanligtvis ett flertal nivåer mellan den strategiska toppen och den operativa grunden. Den har vanligtvis en betydelsefull teknostruktur och en omfattande stödfunktion, vilket utgör tydliga skillnaden mellan Maskinbyråkrati och Den enkla strukturen, en av de andra arketyperna i Mintzbergs konfigurationer. Kommunikationen sker främst i vertikal nivå, där ledningens styrning går via mellancheferna för att nå den operativa kärnan, och att resultaten rapporteras samma väg tillbaka upp till ledningen igen.
Maskinbyråktratins olika nivåer
Enligt Mintzbergs teori finns det sex olika delar som en organisation kan vara uppdelad i. Hur de olika delarna förhåller sig till varandra visualiserar Mintzberg med hjälp av formationen av en fluga. Hur denna uppdelning ser ut och används är vad som skiljer Maskinbyråkratin från de övriga arketyperna.
- Strategisk ledning – högst upp i kedjan
Den strategiska ledningen i en organisation avser den enskilda medarbetare eller grupp av medarbetare som har det övergripande ansvaret för organisationens övergripande vision, målsättningar och långsiktiga arbete. I denna kategori återfinns roller som styrelse, VD och eventuella assistenter och sekreterare.
I en maskinbyråkrati har den strategiska toppen det överskådliga ansvaret för hela organisationen, och den mesta delen av makten och beslutsfattandet är centraliserat hit. Eftersom resten av organisationen vanligtvis är indelad efter funktion, har den strategiska toppen ett stort ansvar för att allokera resurser på ett effektivt sätt och att se till att samordningen mellan de olika avdelningarna fungerar.
- Mellanchefer – i mitten av kedjan
I större organisationer återfinns ofta en länk mellan den strategiska ledningen och den operativa kärnan, i form av så kallade mellanchefer. I mindre organisationer är detta inte lika nödvändigt, och i dessa fall styrs övriga medarbetare direkt av den strategiska ledningen. Denna grupp består av roller som avdelningschefer, projektledare och kontorschefer. Mellanchefernas huvudsakliga arbetsuppgifter är att samordna och övervaka den dagliga driften, så att denna går i linje med de strategiska målen som formulerats av organisationens ledning. Därutöver har de till uppgift att kommunicera information från ledning ner till övriga medarbetare, och att rapportera arbetets fortsskridning från den operativa kärnan upp till ledningen.
I en Maskinbyråkrati fyller mellancheferna en ytterst viktig funktion i organisationsstrukturen, eftersom de har som syfte att organisera arbetet och synkronisera de olika avdelningarna och nivåerna. De har till uppgift att säkerställa att styrningens beslut implementeras, och att det fortskridande arbetet i den operativa kärnan rapporteras tillbaka i uppåtgående led. Eftersom mellanchefernas nivå ofta är tydligt funktionsindelat ställs det höga krav på ledningens strategiska förmåga, då det bara är dem som har en helomfattande överblick.
- Den operativa kärnan – längst ner i kedjan
I den operativa kärnan utförs organisationens dagliga drift, vilket exempelvis kan bestå av inköp, att producera en eller flera varor och att sälja produkter och tjänster. Medarbetarna i den operativa kärnan utför organisationens så kallade kärnverksamhet.
I en maskinbyråkrati är den operativa kärnan grunden för hela företagets verksamhet. De enskilda medarbetarna i den tillverkande nivån har sällan någon vidare överblick över organisationens övergripande mål och vision, och blir sällan inkluderade i att förstå det egna arbetets funktion för den stora bilden. Vanligtvis isoleras den operativa kärnan från yttre påverkan i största möjliga utsträckning, eftersom en organisation som är beroende av externa förutsättningar blir mer sårbar.
- Teknostrukturen – vid sidan av
Vid sidan av den huvudsakliga kedjan i en organisation finns den så kallade teknostrukturen. Denna kan bestå av bland annat kvalitetskontrollanter, analytiker och revisorer. Denna grupp av medarbetare arbetar med standardiseringen av organisationens olika processer och aktiviteter.
Eftersom en maskinbyråkrati i högsta grad består av standardiserade arbetsprocesser fyller teknostrukturen en oerhört viktig roll i denna typ av organisationer, till skillnad från flera av de andra. Inom en maskinbyråkrati har teknostrukturen vanligtvis en stor informell makt.
- Servicestruktur – vid sidan av
Ytterligare en funktion i Mintzbergs teori som ligger utanför den huvudsakliga organisationsstrukturen är servicestrukturen. Detta avser en stödfunktion som exempelvis kan bestå av juridiska ombud, städtjänster, telefonväxel eller forskningsenheter. Dessa enheter ska fungera som ett stöd till organisationens kärnverksamhet.
- Ideologin som karaktäriserar organisationen
Henry Mintzberg använder sig av begreppet ideologi för att beskriva den kultur som en organisation skapar genom värderingar, traditioner och standarder. Han förtydligar hur dessa byggstenar har en stor betydelse för att göra en organisation framgångsrik.
Tekniska system i en maskinbyråkrati
Vanligtvis är de tekniska systemen i en maskinbyråkrati inte speciellt komplicerade. Snarare tenderar de att vara mycket lätthanterliga i syfte att ställa så låga krav som möjligt på användaren och på så sätt effektivisera det operativa arbetet i möjligaste mån. Detta innebär emellertid inte att maskinbyråkratiska organisationer inte kan vara digitaliserade, tvärtom är denna typ av stödfunktioner ofta mycket användbara. Däremot skulle automatisering av de arbetsuppgifter som utförs av en outbildad personalstyrka betyda att man frångår maskinbyråkratins huvudsakliga principer.
Vart används Maskinbyråkrati?
Maskinbyråkrati lämpar sig bäst i tröga och väletablerade organisationer, där stabilitet och kontinuitet går före innovation och förändring. Det är bland annat vanligt företag som massproducerar specifika produkter och inom kommunala och statliga verksamheter. Exempel på företag som använder sig av maskinbyråkrati är exempelvis McDonalds och i tillverkningsfabriker för stora klädföretag. Inom kommunala och statliga verksamheter har emellertid den ursprungliga tanken med organisationsformen börjat utmanas under de senaste decennierna i takt med att offentliga verksamheter genomgått stora förändringar.
Maskinbyråkratins styrkor och svagheter
Mintzbergs beskriver hur styrkan i den Maskinbyråkratiska strukturen är dess stabila grund, något som är en nödvändighet för att upprätthålla de sociotekniska system som denna typ av organisation är beroende av. Tack vare stabiliteten finns en förmåga till förutsägbarhet och kontroll, och i och med den väletablerade fördelningen av ansvarsområden och anpassade standardiseringen kan det operativa arbetet ske effektivt och relativt friktionsfritt.
Samtidigt lägger stabiliteten grund för arketypens svagheter, nämligen att de berörda organisationerna tenderar att bli både oflexibla och tröga. Kontroll är ofta en avgörande grundpelare inom företag där maskinbyråkratin står för uppbyggnaden, och övervakning av arbetare och uppgifter tillhör inte sällan kulturen på arbetsplatsen. Detta kan innebära att de anställdas inre kompetens inte kommer till användning på så vis som den skulle gjort i andra organisationsformer. Detta beror på att intresset av att följa angivna regler är stort. Trots att det finns vissa fördelar för en organisation att ha en stabil grund och en hierarkisk ordning så menar Mintzbergs att nackdelarna oftast blir fler, där organisationen har svårt att anpassa sig efter yttre förändringar och där anställda längre ner i den byråkratiska ordningen enbart ses och känner sig som ett obetydligt kugghjul i ett stort maskineri. Att beslutsmakten är i högsta grad centraliserad kan resultera i att medarbetare tappar motivation och intresse för sitt arbete.
Mintzbergs övriga arketyper
Mintzbergs beskriver i sin teori hur en organisation kan vara uppbyggd enligt sex olika så kallade arketyper. Utöver Maskinbyråkrati utgörs de sex kategorierna av:
- Den enkla strukturen
- Den divisionaliserade strukturen
- Den professionella byråkratin
- Adhocratin
- Den missionerande organisationen
Den enkla strukturen
Den enkla strukturen återfinns ofta inom mindre organisationer eller projekt, och kännetecknas av en styrande aktör (vanligtvis i form av en chef eller projektledare), som bestämmer över sina anställda. Under den ledande positionen finns det vanligtvis ett litet antal medarbetare. Makten och beslutsfattandet ligger ofta direkt under VD:ns kontroll, framförallt beroende på att det helt enkelt saknas mellannivåer i företaget där ansvaret decentraliseras. Oftast är Den enkla strukturen använd i organisationer där det är själva grundaren som leder arbetet med ett fåtal anställda under sig. I mer sällsynta fall kan organisationsformens struktur också uppkomma i kriser, där företaget måste hållas under högre kontroll. Den kan också uppstå i de fall där ledningen vill inneha en stor del av makten.
Den divisionaliserade strukturen
Med Den divisionaliserade formen avser de företagsstrukturer där organisationen är uppdelad i olika så kallade divisioner. Divisionerna motsvarar olika avdelningar, som bland annat kan vara ansvariga för en produkt eller ett projekt. Vanligtvis är divisionerna markant avskilda från varandra och drivs nästintill som enskilda företag. Det innebär också att varje enhet kan drivas organisatoriskt som en av de andra arketyperna, exempelvis Maskinbyråkrati. Den divisionaliserade strukturen är allra mest förekommande i större företag, där den separerande strukturen blir nästintill nödvändig för att behållas effektivt.
Den professionella byråkratin
Den professionella byråkratin skiljer sig från övriga eftersom den sällan återfinns i skolor, utan snarare inom mer offentliga organisationer som statliga skolor och sjukhus. Makten för beslutsfattande ligger ofta decentraliserat utanför själva enheten, och vanligtvis är det regler, lagar och normer som styr den dagliga driften. De operativa aktörerna består av formellt utbildad personal. Vanligtvis har denna typ av organisation ett väl etablerat arbetssätt, vilket gör att den kan ha svårt att anpassa sig efter förändringar och nya behov.
Den professionella byråkratin har vissa likheter med Maskinbyråkratin, även om de också skiljer sig avsevärt från varandra. Likheter består i att de båda formerna är byråkratiska, och att arbetsuppgifter sker genom standardisering och specialisering. En viktig skillnad ligger emellertid i att Maskinbyråkratin utformar sina egna standarder, där teknostrukturen utformar hur den operativa kärnan ska arbeta medan mellancheferna övervakar detta. Däremot, i Den professionella byråkratin, utformas standardiseringen utanför den huvudsakliga verksamheten. Dessutom är Maskinbyråkratin mer hierarkiskt styrd, medan Den professionella byråkratin har en mer horisontellt decentraliserad maktstruktur.
Adhocratin
Adhocatrin är definierad som motsatsen till Maskinbyråkrati, och blir en allt vanligare organisationsform bland nya företag. Strukturen uppskattas främst bland de organisationer som är i förändring internt, eller befinner sig i en omgivning där förutsättningarna är under förändring. Den flexibla uppbyggnaden möjliggör för innovation och utveckling. Adhocratin gör att organisationen enkelt kan anpassa sig efter att rådande omständigheter utvecklas, vilket bland annat baseras på att det saknas den formella hierarki mellan ledare och medarbetare som återfinns i exempelvis Maskinbyråkratin. Dessutom finns en avsaknad av formella processer, och medarbetare har ofta mycket nära och personlig kontakt med varandra. Nackdelen med Adhocratin är att den kan vara i svåraste laget att kontrollera.
Den missionerande organisationen
Inom den missionerande existerar en mer lös struktur, och beslutsfattande och styrning baseras främst på en gemensam ideologi och gemensamma normer som delas inom organisationen. Kontrollen är indirekt applicerad, och det saknas ofta de flesta former av hierarkiska strukturer. Exempel på missionerande organisationer är vissa religiösa samfund.
