Mötesteknik: Hur du håller effektiva & givande möten

av | 11 jun, 2020

Inom arbetslivet förekommer det ofta möten av olika slag. Det kan vara stora möten och små möten, men alla har gemensamt att de kräver en viss planering och struktur. Om du upplever att du ofta är den som håller i möten i din yrkesroll kan det vara en god idé att studera mötesteknik. Genom att utveckla din mötesteknik får du en bättre uppfattning kring hur du kan hålla effektiva och givande möten.

Mötesteknik

Vad är Mötesteknik?

Mötesteknik syftar till den struktur ett möte bör ha för att fungera så bra som möjligt. Det finnas olika sådana strukturer men det finns även en allmängiltig modell som fungerar i de flesta fall. Det är viktigt att möten inte hålls i onödan eller utan syfte, då riskerar man att slösa tiden på att göra ingenting vilket är oproduktivt. Ett bra möte är planerat, effektivt och anpassat efter deltagarna och ämnet. Nedan har du en beskrivning steg-för-steg på vad du bör tänka på som ledare för mötet.

 

Före mötet

Mötesteknik: Före mötet

1.Rensa agendan

Se till att frigöra tid för mötet så att mötet kan äga rum. Om du arbetar i en stor organisation kan det vara smart att se över om det är något annat stort evenemang som engagerar många i ett annat ärende när du planerar att hålla mötet. Det är fundamentalt att så många som möjligt som blir inbjudna kan delta i mötet.

 

2.Syfte

Det är viktigt att klargöra syftet med mötet innan du bjuder in deltagarna. Fundera och stolpa upp de punkter du vill beröra under mötet. På vilket sätt kommer detta möte att föra projektet eller verksamheten framåt? Vad vill vi åstadkomma?

 

3.Mål

Formulera fram ett mål med mötet. Hur vill vi att resultatet skall se ut när mötet är över och vad är anledningen till att mötet hålls? Det är viktigt att alla inblandade också är medvetna om målet och syftet med mötet.

 

4.Bjud in deltagarna

Anledningen till att du först måste sätta upp ett mål och syfte med mötet innan du bjuder in deltagarna är att du måste bjuda in rätt deltagare. Det är först då du vet vilka som kan komma att beröras av det som mötet ska handla om. Det är ingen idé att slösa andra medarbetares tid genom att bjuda in dem till ett möte som inte berör dem.

 

5.Planeringen

Nu är datum och tid satt och de som berörs av mötet är inbjudna. Nu kan du börja planera för hur mötet skall läggas upp och struktureras. Fundera över hur du kan inkludera deltagarna i mötet på bästa sätt. Identifiera de frågeställningar du vill ha svar på.

 

Mötesteknik under mötet

Mötesteknik: Under mötet

1.Inledning

Börja mötet med att åter igen förtydliga och förklara varför ni träffas, för att försäkra er om att alla är införstådda med detta. Om det är många på mötet som inte tidigare träffat varandra kan det vara bra med en kort presentationsrunda. Denna får dock absolut inte ta över hela mötet genom att man glider ifrån ämnet och anledningen till varför man träffas. Men det är alltid bra att veta vem det är som talar. Många gånger kan det vara personer som medarbetarna endast haft mejlkontakt med.

Visa gärna under inledningen en agenda för mötet som alla kan se så att man kan få en överblick över de punkter som skall beröras. Vid längre möten vill de flesta gärna veta när det är fikarast och lunchpaus vilket bör anges i agendan. Om det kommer att finnas viktig information i powerpointpresentationer och liknande kan det vara trevligt för deltagarna att få veta om denna information kommer att skickas ut efter att mötet är avslutat eller om man måste föra anteckningar.

 

2.Mötet är igång

Punkt efter punkt går du nu igenom alla de ämnen som skall beröras under mötet. Det är viktigt att inte fastna på en punkt för länge om det finns flera sådana inplanerade i agendan. Försök att avbryta diskussionerna på ett snyggt sätt om tiden rinner iväg. Tänk på att inkludera alla medarbetare i diskussionerna och att inte hänga ut någon under mötet. Om det finns kritik som måste framföras till enskilda individer kan du göra detta i enrum innan eller efter själva mötet.

 

3.Avslutning

När tiden för mötet har passerat och ni känner att alla punkter på agendan förhoppningsvis har ventilerats. Då är det dags att knyta ihop säcken och sammanfatta vad som sagts, av vem och vad som skall utföras och av vem. Det som är viktigt är att alla mötesdeltagare är införstådda med vad som har sagts och att det inte finns några missförstånd. Om det har skett allvarliga diskussioner under mötet kan man avsätta en stund efter mötet för att stämma av situationen med de/den berörda.

 

Mötesteknik efter mötet

Mötesteknik: Efter mötet

1.Utvärdering

Här går ni som är ansvariga igenom mötet och konstaterar vad resultatet blev. Nådde vi målet vi satte upp innan vi skickade ut inbjudan? Vad kan vi göra bättre nästa gång? Fundera över om mötet var nödvändigt eller om ni hade kunnat lösa detta på annat sätt och bespara deltagarna tid.

 

2.Uppföljning

Var noga med att skicka ut dokumentation till deltagarna från mötet så snart som möjligt efter mötet har hållits. Det kan exempelvis vara minnesanteckningar, protokoll, powerpointpresentationer och liknande. Vänta inte med att skicka ut detta för länge, det är viktigt att alla får ta del av informationen medan allt från mötet är färskt i minnet.

 

Tips och råd

Alla möten är och behöver inte vara långa och outhärdliga. Det finns många korta varianter för att träffas och stämma av, för det är ju det vi egentligen gör under ett möte. Vi träffas för att gå igenom ett visst antal punkter och komma fram till olika beslut tillsammans. Vissa möten är dock mer inriktade mot information och kan då kallas informationsmöte. Under denna form av möten ges oftast inte så mycket tid för deltagarna att komma med synpunkter eftersom syftet är att förmedla någon form av information (exempelvis organisationsförändringar). Man brukar då istället gör en uppföljning med ett möte där deltagarna får diskutera och ställa frågor till ledningen exempelvis.

Tänk på att inte blanda för många olika ämnen under ett och samma möte. Det kan upplevas som jobbigt för deltagarna att kastas mellan olika nivåer av samtalsämnen. Exempelvis om mötet handlar om motivation ska man inte ha med en punkt där man konstruktivt försöker kritisera deltagarna. Detta kan det finnas tid och plats för vid andra tillfällen.

Längden på mötet beror på vad som skall avhandlas, kortare avstämningsmöten kan vara upp till 30 minuter men även mycket kortare än så. Om det däremot handlar om ett möte där man ska diskutera strategier eller planera en verksamhet kan ett möte vara mellan några timmar till en hel dag. Då inkluderar man ofta lunchen i ”mötespaketet” och eventuellt går man iväg tillsammans och äter under mer avslappnade former för att sedan återgå till mötet.

Ett sista tips är att även avsätta tid för att gå igenom de punkter som eventuellt inte hinns med under mötet. Ibland räcker inte alltid tiden till, men det kan fortfarande finnas behov av att diskutera även dessa utelämnade punkter. Genom att mot slutet av mötet stämma av en tidpunkt för detta behöver man inte känna sig stressad över att något utelämnas.

 

Återkommande möten

Inom många organisationer och verksamheter har man kontinuerligt redan schemalagda möten. Det kan röra sig som veckomöten, månadsmöten eller kvartalsmöten. Ju oftare man har möten desto korta behöver de vara varje gång.

Under ett veckomöte exempelvis brukar man ofta först ge en lägesrapport över helheten och sedan får var och en ge sin rapport över situationen. Alla är här medvetna om vad det är för typ av ämnen man diskuterar under dessa möten och ingen tid spills på att sväva iväg. Under tiden som man går laget runt antecknar någon de punkter som tas upp. Sedan avgör man vilka punkter som behöver diskuteras under resten av mötet. Tänk på att avsluta en stund innan själva mötestiden är slut. Om du inte gör det är risken stor att ni går över tiden vilket många upplever som irriterande då man kan ha andra möten i anslutning till detta.

Ett kvartalsmöte är dock en mer uppstyrd och seriös form av möte. Det är mycket som skall avhandlas under den tid man ses, eftersom det är så sällan som man har denna avstämning. Ett kvartalsmöte kan pågå i upp till 2 dagar och äger i vissa branscher ofta rum i en konferensmiljö där man även inkluderar hotell och mat och eventuellt någon social aktivitet. Agendan för dessa möten är tydlig och förutbestämd. Ofta går en stor del av mötet åt till att följa upp vad som hänt sedan sist och om man uppnått de mål som diskuterades under den senaste träffen. Avslutningsvis brukar man bestämma datum och tid för nästa möte så att alla i god tid kan planera in detta i sina kalendrar.

 

Vett och etikett

Vad ska man då undvika när det kommer till beteende under ett möte, både som ledare och som deltagare? Vissa av dessa punkter kan kännas självklara, men de är viktiga att ta upp när det kommer till sociala koder och vett och etikett under möten.

  1. Kom inte försent till mötet och respektera andra människors tid. Det är otroligt störande med deltagare som stampar in i mötet när det redan har börjat. Det är dessutom respektlöst mot den/de som håller i mötet.
  2. Hälsa på alla och titta alla i ögonen när du talar med dem.
  3. Tänk på att ha en respektfull klädsel på dig. Denna punkt varierar i viktighetsgrad lite beroende på vilken typ av möte det handlar om. Ett veckomöte på en förskola en måndagsmorgon kanske inte kräver kostym och slips. Anpassa din klädsel efter sammanhanget.
  4. Om det är du som leder mötet är det mycket viktigt att komma väl förberedd. Var gärna på plats i lokalen en stund innan för att se till att tekniken fungerar och allt är som det ska.
  5. Stäng av mobiltelefonen eller sätt den på ljudlös. Om du absolut måste ta ett samtal tar du detta utanför rummet där mötet äger rum, och ursäktar dig innan du tar samtalet. Titta inte ned i din mobiltelefon under mötets gång.
  6. Var närvarande och aktiv under mötet både som ledare och som deltagare. För ledaren är det viktigt att lyssna aktivt och fokuserat. Hen skall inte gå i försvarsställning vid eventuella konfrontationer, utan behålla lugnet och låta deltagarna prata av sig. Försök att på ett konstruktivt sätt ta gruppen vidare i diskussionen. Be att få återkomma med ett bättre svar i värsta fall.
  7. Tala inte illa om personer som inte är med på mötet och inte heller om personer som befinner sig på mötet. Alla former av konflikter och personliga vendettor bör behandlas utanför mötet.
  8. Låt talaren tala till punkt och avbryt inte någon i onödan. Låt alla komma till tals.
  9. Undvik att inte vara ärlig under mötet. Det är alltid bättre att vara rak och tydlig i kommunikationen. Vita lögner kommer endast att sätta dig i svåra situationer.
  10. Ät inte mat under mötet utan att fråga övriga deltagare om det är okej att du äter. I vissa miljöer är det vanligt med lunchmöten på grund av tidsbrist och då är det ju självklart vanligt att man äter samtidigt som mötet pågår. Då brukar man också ofta benämna mötet som ett ”lunchmöte”

 

Verktyg och hjälpmedel

Det finns en del hjälpmedel att ta till när det kommer till det praktiska under ett möte. Du kan behöva en projektor och en White board att skriva på. Du kanske behöver förbereda en PowerPoint-presentation för att strukturera upp mötet lite bättre? Det finns även andra presentationsprogram att använda sig av, men PowerPoint är mycket lätt att förstå sig på och mycket vanligt förekommande i dessa sammanhang.

Om det finns ett behov att inkludera personer i mötet som inte kan befinna sig på plats, kan man använda sig av ett kommunikationssystem så som Skype eller liknande. Då är det viktigt att man ser till att det finns utrustning för detta i lokalen där mötet ska äga rum, och att den fungerar. Det måste exempelvis finnas internetuppkoppling om länken skall fungera. En god idé är att testa detta innan mötet om man är osäker.

 

Sammanfattning

Mötesteknik handlar om hur man bäst håller ett möte, mötets struktur och modell. Ett möte bör vara välplanerat med ett konkret syfte, anpassat efter ämnet samt deltagarna.

Nedan följer en beskrivning för hur ett möte skall planeras:

  • Rensa agendan – frigöra tid för att hålla mötet
  • Syfte – vara väl införstådda med syftet för mötet
  • Mål – veta vad målet med mötet är
  • Bjuda in deltagare – bjuda in rätt deltagare som är relevanta för ämnet
  • Planera – planera mötets struktur

 

Beskrivning av mötets struktur:

  • Inledning – presentation och försäkran om införståddhet
  • Mötet är igång – innehållet betas av punktvis
  • Avslutning – säcken knyts samman efter att allt berörts och diskuterats

 

Efter mötet är det bra att hålla:

  • Utvärdering – de ansvariga diskuterar resultatet med mötet och tillvägagångsprocessen
  • Uppföljning – dokumentation från mötet skickas ut till alla mötets deltagare

 

Vid andra typer av möten som exempelvis ett informationsmöte är upplägget annorlunda. Här ska istället deltagarna endast ta del av information och inte reflektera eller ventilera sina åsikter såvida det inte finns utrymme utsatt för detta. Det är mer vanligt att deltagarna får komma till tals under uppföljningen av mötet vid ett senare tillfälle.

Andra typer av möten kan vara av mer avslappnad karaktär och ett populärt alternativ är exempelvis ”lunchmöten” där man kombinerar att äta lunch med att hålla ett möte där man diskuterar strategier eller andra ämnen som tar längre tid. Kortare möten fungerar oftast som avstämningsmöten och tar upp mot 30 minuter att hålla.

I de fall när det inte finns tid för att diskutera eller beröra alla punkter är det bra att hålla en uppföljning för att hinna belysa och diskutera allt. Vid återkommande möten såsom dagliga och möten som hålls veckovis är tempot ganska rakt och punkterna betas av. Vid möten som hålls månad och kvartalsvis läggs mer tid på att diskutera innehållet och vid större organisationer och företag hålls dessa möten på konferenssalar och hotell ihop med något socialt evenemang och mat.

Vett och etikett – den som håller i ett möte eller medverkar bör tänka på inte komma för sent, inte vara högljudd eller störande, klä sig enligt normerna, vara aktiv och medverkande, vara förberedd och kunna lyssna aktivt, vara rak och ärlig samt undvika att tala illa om någon

Till sin hjälp att hålla i ett möte kan det vara bra att ha en White Board, projektor och Power Point samt en mindre mikrofon om lokalen är stor. I de fall när deltagare inte kan närvara fysiskt kan mötet även hållas via exempelvis Skype.