Skiljelinjen mellan operativt och strategiskt arbete och planering kan ibland verka lite suddig. Men i dagens konkurrenskraftiga affärsvärld måste effektiva ledare och chefer förstå skillnaden mellan operativt och strategiskt arbete. Att lära sig mer om hur strategi och operationer hänger ihop och existerar parallellt med varandra kan driva ens resultat och prestation framåt och göra ens organisation starkare än konkurrenterna.
Eftersom de operativa processerna och de strategiska processerna många gånger är separerade inom en organisation med olika chefer som sköter dem, kan det uppstå en viss spänning eller konflikt mellan dessa områden. När samtliga chefer förstår det kan de också motarbeta de problemen som kan uppstå och spela en viktig roll i att istället identifiera nya möjligheter.
Välskötta och små företag brukar vanligtvis starta sin planeringsprocess med en bred vision. Även fast en sådan startpunkt, det vill säga en bred och övergripande vision, ofta är nödvändig är den inte särskilt effektiv eller användbar förrän visionen har blivit översatt till en strategisk plan. Den strategiska planen används sedan för att guida företagets olika operativa aktiviteter. Ett företags chefer och managers tjänar således på att förstå skillnaden mellan strategiska och operativa målsättningar och planer, eftersom att den skillnaden spelar en viktig roll i omvandlingen av en övergripande vision till konkreta och specifika uppgifter. Även fast de strategiska och de operativa målsättningarna och syftena är olika är det samtidigt viktigt förstå att de är nära besläktade. Det är nämligen inte särskilt sannolikt att en organisation uppnår sina strategiska målsättningar om man misslyckas med att först översätta dem till praktiskt genomförbara mål. Samtidigt är operativa mål och planer endast effektiva när de designas för att tjäna ett strategiskt syfte.
Vad är operativt och strategiskt arbete?
Strategiskt arbete och operativt arbete är olika saker men i praktiken lika viktiga delar av ett företags verksamhet. De utgör separata men nära sammanlänkade processer som sker parallellt med varandra. Varje typ av process kan fungera på egen hand och i mindre välfungerande organisationer är det ofta fallet. I större och mer välstyrda företag fortgår de två typerna av processer simultant och får i princip lika mycket fokus, vilket är en förutsättning för att företaget ska fungera bra som en helhet. Med ordet operativt beskriver man någonting som gör att arbete eller processer bland de anställda kan fungera på ett visst (korrekt) sätt idag, medan ordet strategiskt istället framförallt används bland de övre cheferna och som definierar mer långsiktiga planer som kan vara mindre konkreta. När både det operativa och det strategiska arbetet flyter på väl blir det tydligare vilka roller företagets managers spelar inom varje aspekt av processerna. Då blir det också enklare att identifiera nya strategiska möjligheter som dyker upp. Därmed kan chefer och managers knyta samman det operativa och det strategiska arbetet med målet att gemensamt skapa ett konkurrenskraftigare företag med förbättrade resultat.
Operativt arbete
Vad operativt arbete är behöver inte vara särskilt svårt att förstå och det är vanligtvis enklare att greppa än vad det strategiska arbetet är. Det handlar nämligen om alla de olika aktiviteter som sker inom ett företag och de avdelningar som sköter de aktiviteterna eller delar av dem. Det operativa arbetet handlar helt enkelt om vad ett företag gör för något, rent praktiskt. De avdelningar som ägnar sig åt företagets operativa arbete är de avdelningar som sköter saker som produktion, logistik, informationsteknologi, finans och ekonomi, försäljning samt kundtjänst. De olika aktiviteterna, eller operationerna som man kan kalla dem, skapar tillsammans den kedja som i slutändan leder till att företaget i fråga kan leverera sin produkt eller tjänst och därmed möta sina affärsmål. Om ett företags ledare inte lägger tillräckligt mycket tid och energi på det strategiska arbetet kommer det leda till att det operativa arbetet och de anställda nere ”på golvet” får lida eftersom att effektiviteten sjunker.
Strategiskt arbete
Om det operativa arbetet är ”vad” ett företag gör för något, så beskriver det strategiska arbetet ”hur” och ”varför” företaget ska göra det. Strategiskt arbete i form av planering och management är de processerna som skapar en väg och riktning som företaget ska röra sig i och utvecklas mot i framtiden. Den här typen av arbetsprocesser hjälper företag att hitta nya sätt att bli mer konkurrenskraftiga på. Som ett resultat av effektivt och bra strategiskt arbete och planering kan företagen utvecklas snabbare, skapa mer fördelar för sig själva på marknaden och nå mer framgång i det långa loppet. Den här typen av strategisk planering beskriver i detalj vad ett företag behöver göra och hur det ska göra det. Den informationen används sedan för att driva det operativa arbetet. Företagens styrelser bör alltid ha en vision när det kommer till hur man vill att företaget ska se ut i framtiden, samt ha en bild av hur konkurrensen kommer att se ut längre fram. Den kommer troligtvis att se väldigt annorlunda ut än vad den gör idag, eftersom att branscher och industrier samt dess förutsättningar förändras hela tiden.
Ett företags strategier definierar hur företaget och dess anställda behöver utvecklas och arbeta för att kunna uppnå långsiktig lönsamhet och möta de olika målsättningar som satts upp. Strategierna, om det så gäller produktion, marknadsföring eller konkurrens, ska alltid ligga i linje med företagets större vision. Att arbeta strategiskt innebär mer än att bara tänka och planera och det handlar mycket om att kunna ställa de rätta frågorna och att kunna förutspå olika förändringar och utmaningar som kan dyka upp längre fram. Det har också mycket att göra med att känna till sin egen organisation, samt dess styrkor och svagheter. Detta för att man ska kunna koppla sitt strategiska arbete till företagets operativa arbete utan problem.
Det är framförallt när det kommer till just det strategiska arbetet som det är så viktigt att det finns en diversitet bland cheferna och avdelningarnas managers. Det beror på att diversiteten bidrar till flera perspektiv och därför en mer övergripande planering. När flera olika perspektiv och åsikter förs samman så kan det bidra till att nya frågor ställs och att man tar hänsyn till fler faktorer i de beslutsfattande processerna.
Olika delar av strategiskt arbete
En rad olika delar bygger upp det strategiska arbetet. Strategisk arbetsledning och planering kräver att företagets chefer tillsammans bestämmer vad som förväntas och krävs av sig själva och de anställda. Ett av de främsta syftena med bra strategisk planering är såklart att hålla kostnaderna nere, samtidigt som man tjänar bättre än sina konkurrenter. Genom strategiska processer utforskar cheferna nya sätt att lösa problem, samt ta fram nya produkter, tjänster och koncept.
Marknadsföringsavdelningen är ofta en viktig och självklar del av företagens strategiska planer. I sin roll utforskar de nya marknader och kundgrupper, så väl som lösningar och koncept som kan användas för att penetrera de nya marknaderna eller för att locka till sig de nya kunderna.
Tillsammans med nya strategier följer också nya hot, möjligheter, styrkor och svagheter. Det innebär att företagen måste vara vaksamma och eventuellt vara redo att ta ett steg tillbaka för att på så sätt sköta sin riskhantering ordentligt. Med hjälp av effektiv riskhantering som en del av det strategiska arbetet kan företagen lättare identifiera och motverka nya riskområden. Samtidigt är det minst lika viktigt inom affärsvärlden att kunna identifiera nya möjligheter och att vara reda att fånga dem när de dyker upp.
Strategiskt arbete och planering är inte någon exakt vetenskap. Det kräver ofta en hel del experimenterande när man aktiverar nya planer och processer. Det är en av anledningarna till varför det är så viktigt att det finns en nära koppling mellan det strategiska och det operativa arbetet. Om det finns kommunikation mellan de olika typerna av affärsprocesserna går det snabbare att åtgärda de strategiska planerna om det visar sig genom det operativa arbetet att någonting fungerar dåligt. Ju mer flexibelt och anpassningsbart det strategiska arbetet är, desto bättre kan det operativa arbetet fungera och vice versa.
Operativa planer baserat på strategiskt arbete
Enkelt beskrivet är ens operativa plan en slags manual för hur ens företag och dess verksamhet ska bedrivas och skötas ner på detaljnivå. Den är designad för att det ska vara så enkelt som möjligt för företaget och dess anställda att uppnå organisationens mål. Det är en självklar och grundläggande del av vilket högpresterande och målfokuserat team som helst. En operativ plan brukar beskriva av vem, vad, när och hur dagliga aktiviteter och uppgifter ska utföras, vanligtvis för ett år framöver. Den här typen av plan är tänkt att definiera hur mänskliga, finansiella och fysiska resurser ska fördelas och användas för att man ska kunna uppnå företagets mer kortsiktiga målsättningar. Det vill säga de kortsiktiga målsättningarna som i längden stöttar företagets övergripande, stora vision och mål som beskrivs genom det strategiska arbetet. På en daglig basis kan en operativ plan besvara följande sorters frågor:
- Vem ska jobba med vilka uppgifter?
- Hur ska resurserna fördelas för en given uppgift?
- Vilka risker finns det just nu?
- Hur kan sådana risker minimeras?
Så utvecklar man en operativ plan
För att utveckla en konkret och handlingskraftig operativ plan kan man följa de här tre tipsen.
1. Starta med den strategiska planen
I praktiken är den operativa planen som sagt ett verktyg för att förverkliga och konkretisera det strategiska arbetet och de strategiska planerna. Därför är det viktigt att man är säker på att man har en stark och tydlig strategi på plats först, en strategi som alla inblandade parter kan förstå. Att försöka driva det operativa arbetet framåt utan en strategisk plan att grunda det på är som att försöka planera en semester utan att veta vilket resmål man ska åka till. Om man har svårt för att koppla ett visst element av ens operativa plan till den strategiska planen och se hur det elementet bidrar till att man ska uppnå de strategiska målen, borde det elementet helt enkelt inte vara en del av den operativa planen alls.
2. Fokusera på de allra viktigaste målen
Det finns en gyllene regel när det kommer till operativt arbete och operativa planer. Nämligen att ju mer komplex den operativa planen är, desto mindre troligt är det att de anställda kommer följa den till punkt och pricka och att det inte kommer gå som det var tänkt. För att undvika allt för mycket komplexitet bör man därför fokusera på de målsättningarna som spelar mest roll. Innan man ens börjar skriva ner den operativa planen så kan man sätta sig ner och försöka dela upp den strategiska planen i årliga målsättningar. Sedan går man vidare genom att avgöra vilka initiativ och aktiviteter som kan hjälpa en att möta dem målen.
3. Använd ledande och inte eftersläpande indikatorer
De mest effektiva faktorerna att mäta när man bedömer sina framsteg är de ledande indikatorerna, det vill säga förutsägbara åtgärder som kan indikera vad man kan förvänta sig i framtiden. På så sätt hjälper de till att anpassa ens plan allteftersom att det operativa arbetet fortgår. Eftersläpande indikatorer visar istället på att ens arbete inte levererar när det redan är för sent att fixa, vilket gör den här sortens indikatorer till ett dåligt val för att hålla koll på ens verksamhet. Samtidigt är det viktigt med en god kommunikation mellan avdelningar och mellan de arbetsledare som sköter det operativa arbetet och de chefer som sköter det strategiska arbetet.
De viktigaste skillnaderna mellan operativt arbete och strategiskt arbete
I det här avsnittet beskrivs de fyra viktigaste skillnaderna mellan operativt och strategiskt arbete ytterligare.
Tidsperioden
Det strategiska arbetet inom en organisation beskriver de långsiktiga målen som organisationen har för till exempel de kommande fem åren. Det som man inom företaget behöver göra för att nå de långsiktiga målen i det dagliga arbetet den närmsta tiden beskrivs i de operativa planerna och genom det operativa arbetet.
Målfokusering
Målen med det strategiska arbetet och de planer som det arbetet leder till beskriver som sagt företagens långsiktiga visioner och hur alla avdelningar ska arbeta tillsammans för att förverkliga de visionerna. Målet med det operativa arbetet och dess planer fokuserar inte på organisationen som en helhet, utan fokuserar istället på varje specifik avdelning var för sig. Det kan finnas överlappning mellan de olika avdelningarna men eftersom att det inte är så vanligt så brukar det inte utgöra något problem. Större avdelningar kan ibland behöva flera operativa planer.
Hur man tar fram planerna
Företagens högsta ledningsorgan är ansvariga för att skapa de strategiska planerna genom att leda det strategiska arbetet. När de strategiska planerna är framtagna så skickas de vidare till multifunktionella teams som vidare arbetar tillsammans för att säkerställa att de strategiska planerna verkställs.
Varje enskild avdelning bör ha minst en person eller ledare som är ansvarig för att skapa avdelningens operativa plan. Även fast varje operativa plan är designad för varje unika avdelning, leder en framgångsrik implementering av varje plan till mer framgång för hela företaget. Till exempel så anger marknadsföringsavdelningens plan vilka aktiviteter de måste utföra för att öka företagets synlighet. De aktiviteterna leder sedan till att företagets försäljning ökar, vilket i sin tur ökar företags avkastning. Både försäljningen och avkastningen ingår troligtvis i företaget strategiska plan.
Rapportering
När man rapporterar tillbaka angående den strategiska planen, vilket man brukar göra både varje kvartal och årligen, kommer ledningen eller styrelsen att vilja se hur företaget har presterat i förhållande till visionen och målsättningarna. De diskussionerna som den rapporteringen leder till tenderar att inte vara särskilt detaljerad och brukar hållas på en hög nivå inom organisationen.
De operativa rapporterna, å andra sidan, beskriver väldigt många olika projekt och uppgifter som de anställda på avdelningen arbetar med. Månatliga rapporter och möten ger arbetsledarna och resten av avdelningen en bra indikation över hur varje projekt går.
Slutsats
Operativt arbete och strategiskt arbete utgörs av separata processer i ett företag, men är nära besläktade. De båda typerna av processer och arbete är avhängande av varandra. Det strategiska arbetet sker framförallt uppe hos företagens ledning och chefer. Det går ut på att ta fram strategiska planer som bygger på företagets vision och som beskriver målsättningar och hur framtiden ser ut för företaget. De strategiska planerna ligger sedan till grund för det operativa arbetet som till skillnad från det strategiska långsiktiga arbetet, fokuserar på korta målsättningar och dagliga aktiviteter. Det operativa arbetet är således vad som förverkligar företagets strategier och visioner. För att företagets ledning ska kunna göra ett bra strategiskt arbete krävs det att de har tillräckligt med information och innovation för att kunna föreställa sig och förutspå vilken typ av produkt som kunderna kommer vilja ha i framtiden. I det strategiska arbetet ingår därför att kunna förbereda företaget för framtida förändringar, till exempel när det gäller marknaden, miljön eller kundbasen. Det operativa arbetet måste vara anpassningsbart och arbetsledarna därför lyhörda och agila. Ibland kan det vara så att den ena typen av processer får mer uppmärksamhet än den andra typen, men generellt gäller det att det operativa arbetet och det strategiska arbetet bör få i princip lika mycket fokus.
