Strategisk planering: Metod för att ta mer konkurrenskraftiga beslut

Att vara förberedda och ha god framförhållning är avgörande för framgångsrika företag och organisationer. En god framförhållning skapar man genom att planera väl och i tid. Med just strategisk planering syftar man på den organisatoriska strategi som används i små såväl som i stora företag, där man fokuserar sin energi, identifierar sina prioriteringar och överlag stärker sina aktiviteter för att på så sätt uppnå sina mål.

Strategisk planering

Strategisk planering är ett effektivt verktyg som brukar användas inom de flesta sektorer och branscher. Därför har alla inom en organisation att tjäna på att lära sig mer om strategisk planering i detalj och hur det går till i praktiken. Samtidigt är samtliga medarbetare en viktig del av den strategiska planeringsprocessen. Det finns inget strikt tidslinje för hur strategisk planering ska tillämpas och följas. Många organisationer brukar blicka två till tre år framåt i tiden, medan andra tar fram en ny plan varje år. Den här artikeln definierar begreppet strategisk planering, reder ut vad det är för något, varför det behövs, fördelar och nackdelar samt går igenom den strategiska planeringsprocessen.

 

Vad är Strategisk planering?

Strategisk planering är den process som företag och organisation ägnar sig åt för att bibehålla en konkurrenskraftig position på sin marknad genom att kombinera sina målsättningar, resurser, möjligheter och kompetenser. Den strategiska planeringen hjälper företagen att hålla koll på och förstå sin omgivning och marknad, vilket är viktigt för att man ska kunna ligga steget före sina konkurrenter.

Att planera strategiskt innebär att man utvecklar sina affärsstrategier, ofta inom marknadsföring, implementerar dem varpå man sedan utvärderar resultatet i relation till företagets långsiktiga målsättningar eller behov. Strategisk planering kan också användas för att identifiera och konkretisera ens målsättningar, och för att ta fram nya processer för exempelvis utvärdering och övervakning. Det är ett koncept som fokuserar på att integrera olika delar av ett företag, så som finans, bokföring, marknadsföring och human resources. Själva konceptet utvecklades först i början på 1950-talet och är än idag ett viktigt och populärt verktyg inom affärsvärlden.

När det kommer till den analys och utvärdering som man gör inom strategisk planering så använder många företag sig av en så kallad SWOT-analys. Det gör man för att kunna identifiera de underliggande faktorer som driver företagets nuvarande prestationer och resultat. Det dokument som den strategiska planeringen i slutändan leder till fungerar ofta som ett viktigt och vägledande dokument för hela organisationen, vilket alla medarbetare därför bör följa så gott det går. Medan varje företag är unikt på sitt sätt så innehåller de flesta strategiska planer följande viktiga delar:

  • En tydlig vision och ett tydligt syfte, som ramar in dokumentet och dess kontext
  • Tydliga tidslinjer och deadlines för implementeringen av planen och övervakningen av den
  • Delmål och milstoplar som kan informera företaget under tiden om man är på väg i rätt riktning eller ej
  • Identifiering av källor och datapunkter för inhämtning av data, vilka kan användas för att kartlägga och övervaka framsteg som görs
  • Identifiering av de individer eller team som är ansvariga för de olika delarna av strategin

Var och när strategisk planering bör användas

Utöver i den initiala start-up fasen kan strategisk planeringen vara en användbar och effektiv process att använda under ett företags hela livstid. Det går dock inte att säga bestämt när eller hur ofta man borde ägna sig åt den strategiska planeringen, utan det beror på varje enskilt företag. En del företag sköter sin strategiska planering årligen och justerar sina mål och strategier kontinuerligt vid behov. Andra företag och organisationer gör det oftare eller mer sällan, det beror till exempel på hur ens verksamhet ser ut eller hur snabbt ens marknadsförhållanden förändras.

Strategisk planering kan också med fördel bedrivas av ett företag vid något av följande tillfällen:

  • När industrin eller den ekonomiska marknaden förändras kraftigt
  • Innan man lanserar en ny produkt eller gren av företaget
  • Till följd av en sammanslutning med ett annat företag
  • Till följd av att ledarskapet inom företaget har bytts ut eller på något annat sätt förändrats

Vem borde delta i företagets strategiska planering?

Vanligtvis brukar framför allt de mer seniora cheferna och arbetsledarens delta i de inledande faserna av strategisk planering. Därefter brukar de cheferna engagera och involvera sina arbetsgrupper i arbetet, ibland för att få deras feedback på strategin och ibland bara för att informera dem om läget. När en strategisk plan väl har implementerats och kommit på plats så är det alla medarbetares ansvar att utföra planen och att övervaka dess utveckling och framsteg. Även fast varje avdelning tenderar att hålla koll på de del-mål som är mest relevanta för dem så är det i regel upp till det seniora ledarskapet att hantera den formella, kontinuerliga övervakningen av arbetet mot företagets större mål. Då brukar också företagens dataanalytiker delta för att bistå med verktyg och system, och samlar in den data som cheferna behöver för att kunna utvärdera den strategiska planen.

Det första och mest grundläggande steget inom strategisk planering är att skapa en vision och att formulera ett övergripande syfte för planeringen. Det kan vara till stor hjälp att börja på det sättet eftersom att man då säkerställer att ens värderingar och långsiktiga målsättningar är vad som guidar och vägleder planeringens målformulering och aktiviteter. För de företag som redan har en solid vision så kan det här första steget innebära mer av en justering istället för att skapa något helt nytt. Då handlar det mer om att anpassa visionen så att den representerar det nya eller förändrade projektet i fråga.

Den strategiska planeringsprocessen

Den strategiska planeringen som ett verktyg kan vara väldigt användbart för företag när det hjälper till att skapa mätbara målsättningar, vilka stöttar det dagliga beslutsfattandet. Den här planeringsprocessen förebygger och förhindrar att företagen planlöst utför olika projekt och uppgifter utan konkreta prioriteringar eller med ett faktiskt syfte. Utan en klar och tydlig vision för framtiden i åtanke kan cheferna och arbetsledarna fatta dåliga eller till och med felaktiga beslut för sina företag och att de anställda kan känna sig förvirrade. En strategisk planeringsprocess är utformad för att skjutsa företagen framåt i rätt riktning, genom att driva på utbytet av användbara idéer mellan människor och anställda som har gemensamma mål.

Den strategiska planeringsprocessen består i princip av en lista av steg som managers och chefer bör följa för att slutföra och implementera en kraftfull strategi inom sitt företag. Det finns flera viktiga delar och komponenter som ingår i en strategisk planeringsprocess, vilket inkluderar vanliga faser som strategisk analys, strategiformulering, implementering och övervakning. Även om den ibland tidskrävande processen kan kräva tålamod så brukar de flesta företag vara överens om att strategisk planering vanligtvis leder till bättre resultat.

Den strategiska planeringsprocessen kräver en hel del eftertanke och planering från chefernas sida. Innan man klubbar igenom en plan och bestämmer hur den ska implementeras så strategiskt som möjligt så brukar cheferna först gå igenom flera olika potentiella alternativ. Målet är i de flesta fall att ta fram en strategisk plan som är så kostnadseffektiv som möjligt men med en hög sannolikhet att få genomslag i praktiken. Planen måste kunna ge något slags löfte om att minska finansiella risker så gott det går. Här följer beskrivningar av de tre stycken steg som brukar sammanfatta den strategiska planeringsprocessen.

Steg 1 – Formulera en strategi

I arbetet med att formulera en strategi så brukar man börja med att bedöma den nuvarande situationen genom att göra en intern och extern granskning av företaget. Syftet med det är att identifiera företagets styrkor och svagheter, samt potentiella möjligheter och hot. I det här steget brukar många som sagt ta hjälp av en så kallad SWOT-analys. Baserat på de resultat som analysen ger kan cheferna sedan avgöra:

  • Vilka planer, marknader eller produkter som man antingen borde fokusera på eller överge
  • Hur man bäst fördelar företagets resurser
  • Om man borde vidta åtgärder för att exempelvis expandera sin verksamhet genom sammanslagningar med andra företag.

Steg 2 – Implementering av strategin

Efter att strategin är färdig så är nästa steg att formulera och etablera specifika, mätbara mål som är kopplade till implementeringen av strategin i praktiken. Man måste också bestämma hur företagets resurser ska fördelas för utförandet av strategin. Hur lyckad och framgångsrik implementeringen av strategin blir avgörs ofta av hur pass bra företagets ledarskap är på att i ett tidigt skede kommunicera strategin till de anställda och skapa en motivation hos de anställda att vilja implementera strategin. En effektiv implementering inkluderar att utveckla en solid struktur för att verkställa strategin, att maximera användningen av resurser och att styra om marknadsföringen så att den ligger i linje med strategins mål och syfte.

Steg 3 – Utvärdera strategin

Den erfarne affärsledaren är väl medveten om att ett framgångsrikt företag idag inte nödvändigtvis innebär ett framgångsrikt företag imorgon. Det innebär således att det är viktigt att kontinuerligt övervaka och utvärdera hur bra den utvalda och implementerade strategin fungerar i praktiken. Utvärdering av en strategisk plan består i huvudsak av tre stycken aktiviteter:

  1. Granska de interna och externa faktorer som påverkar implementeringen och genomförandet av strategin
  2. Att mäta resultat
  3. Att vidta nödvändiga åtgärder för att göra strategin mer effektiv.

Alla de tre stegen i den strategiska planeringsprocessen sker inom flera hierarkiska nivåer inom ett företag, det vill säga de högsta cheferna, mellancheferna och de operativa nivåerna. Det är därför absolut nödvändigt att främja kommunikation och interaktion mellan de anställda och cheferna på alla nivåer för att hjälpa företaget att fungera som ett mer funktionellt och effektivt team.

Fördelar och nackdelar med att planera strategiskt

Fördelar

Den rörlighet som karaktäriserar affärsvärlden idag gör att många företag använder sig av reaktiva strategier istället för proaktiva strategier. Reaktiva strategier är dock vanligtvis bara effektiva på kort sikt, fastän de kan kräva att man spenderar en betydande mängd resurser och tid på att genomföra dem. Strategisk planering hjälper företag att förbereda sig proaktivt och ta itu med frågor med en mer långsiktig tidsplan och framförhållning. Den här typen av planer gör det möjligt för företag att initiera inflytande på marknaden istället för att bara svara på externa situationer. Några av de främsta fördelarna med strategisk planering sammanfattas nedan.

Den logiska och systematiska metoden skapar bättre strategier

Det här anses ofta var den viktigaste, och mest grundläggande, fördelen med att ägna sig åt strategisk planering. Det finns studier som visar att den strategiska planeringsprocessen i sig självt leder till en förbättrad verksamhet och resultat inom företagen, oberoende av hur lyckad den implementerade strategin är.

Förbättrad kommunikation mellan arbetsgivare och anställda

God kommunikation är avgörande för ett lyckat genomförande av den strategiska planeringsprocessen. Processen grundare sig i deltagande och dialog mellan managers och medarbetare. Den strategiska planeringen visar också engagemanget som finns för att nå företagets organisatoriska mål från chefernas såväl som från de anställdas sida. Den strategiska planeringen gör företagens mål och syfte mer konkreta, vilket gör det lättare för de anställda att förstå sambandet mellan deras insats, företagets framgång och kompensationen för deras arbete. Som ett resultat så tenderar både anställda och managers att bli mer innovativa och kreativa, vilket i sin tur främjar utvecklingen inom hela organisationen.

Det stärker de individer som jobbar inom företaget

Den ökade dialogen och kommunikation som spänner över alla delar av implementeringen av den strategiska planen stärker de anställas känsla av effektivitet. Därför är det viktigt att man som företag decentraliserar den strategiska planeringsprocessen genom att involvera managers och anställda på de lägre nivåerna i organisationen.

Minimerar risk

Inga företag kan bedrivas utan någon som helst risk. Därför är det viktigt att man tar hjälp av effektiva mekanismer för att identifiera och så gott det går förebygga de riskerna. En av de vikigaste aspekterna med strategisk planering är att det hjälper företagen med sin riskhantering. Strategisk planering tvingar chefer och anställda att tänka utanför lådan och bli mer kreativa dels i sina analyser och dels i sina planer och genomförande.

Nackdelar

När man misslyckas med en strategisk plan så beror det ofta på externa faktorer så som förändringar på marknaden, konkurrenter och den teknologiska utvecklingen. Makroekonomiska faktorer som har en tendens att snabbt förändras kan också störa mer långsiktiga, strategiska planer. Att skapa, implementera, genomföra och utvärdera en strategisk plan kan i längden kännas som en tidskrävande, rigid och kostsam process. Det kan ibland ta mer än fem år att implementera en strategisk plan och det kan ta tid innan man hinner dra nytta av de första fördelarna.

På pappret kan strategisk planering verka som en relativt enkel och rättfram metod att använda sig, men det kan i praktiken bli en rätt komplex process. Riktigt ordentlig och detaljerad strategisk planering, vilken tar tid, brukar delas upp i sex stycken steg i stället för tre:

  1. Utvärdera den nuvarande situationen, mål och syften
  2. Analysera den externa miljön
  3. Omvärdera mål och syfte
  4. Formulera strategin
  5. Implementera strategin
  6. Övervaka och utvärdera resultaten

Saker att tänka på

När man är igång med strategisk planering inom företaget så finns det några saker som kan vara bra att tänka på. Här följer några hjälpsamma tips:

  • Fördela alltid företagets resurser i linje med den strategiska planen: Om den strategiska planen utgör företagets centrala styrdokument så borde resursfördelningen alltid ske baserat på den planen. Det innerbär ofta att det är nödvändigt att inkludera personal från avdelningarna med ansvar över exempelvis ekonomi och HR, vilka antagligen inte deltog i utvecklingen av den strategiska planen från början.
  • Utveckla mål med en top-down struktur: Så kallade ”kaskad-mål” är något som företag använder sig av för att säkerställa att de mål som sätts på de högre nivåerna inom organisationen ligger i linje med verksamheten på alla nivåer undertill. Man utgår helt enkelt från målen på högsta nivån i den strategiska planen, varpå man sedan på sätt och vis planerar baklänges för att ta fram delmålen för varje nivå. När målsättningen går till på det här viset blir det som sagt lättare för de anställda att se kopplingen mellan deras egen insats och företagets framgång.
  • Skapa en infrastruktur för övervakning av resultat: Att bygga en robust infrastruktur för övervakning kan hjälpa företaget att hålla sig på rätt spår med sin strategiska plan. Detta kräver identifiering av datapunkter och personer som är ansvariga för att analysera och rapportera data. Strukturen skapar en möjlighet att förfina sin plan efter behov.

Slutsats

Allt fler företag använder strategisk planering för att formulera sina planer och för att ta mer konkurrenskraftiga beslut. Medan den strategiska planeringen kan kräva mycket tid, ansträngning och pengar så främjar en väl genomtänkt strategisk plan effektiv tillväxt av företaget, måluppfyllelse och nöjdare medarbetare. Den strategiska planeringsprocessen brukar delas in i tre stycken faser (eller upp till sex stycken beroende på hur detaljerat processen beskrivs), nämligen formulering av själva strategin, implementering av strategin samt den viktiga utvärderingen. Förutom att strategisk planering rent generellt kan hjälpa till att boosta ett företag och dess verksamhet så kan den här typen av planering innebära flera andra fördelar. Några av de fördelarna inkluderar att skapa ett konsensus bland medarbetarna, förbättra kommunikationen mellan medarbetarna och dess chefer, förtydliga mål och prioriteringar samt analysera företagens styrkor, svagheter, risker och möjligheter.