En påläggskalkyl är en typ av självkostnadskalkyl som ofta används av företag. Det finns många olika typer av produktkalkyler, men påläggsmetodens relativt enkla och direkta tillvägagångssätt har gjort den mycket populär historiskt. Det vanligaste är att de företag som sysslar med påläggskalkylering arbetar inom detaljhandel eller e-shoppar, alltså företag som framställer någon typ av produkter. Den fungerar på det sätt att genom att beräkna produktframställningens olika kostnader, såsom direkta kostnader, tillverkningsomkostnader och materialomkostnader får man fram ett självpris för produkten.
Omkostnader, eller indirekta kostnader, måste på något sätt fördelas till företagets produkter och detta görs i en påläggskalkyl i relation till de direkta kostnaderna. När man tar alla dessa parametrar i beaktning får man en tydligare totalkostnad för produkten. En självkostnadskalkyl används ofta då man vill beräkna sina långsiktiga lönsamheter. Denna siffra används även som underlag då man prissätter produkten. En produktkalkylering kan vara en förkalkyl, alltså en kalkyl som görs i syfte att motivera eller hjälpa företaget ta beslut i förhållande till produkten. Den kan också vara en efterkalkyl där företaget analyserar de faktiska kostnaderna och intäkterna.
Tanken med en påläggskalkylering är att alla kostnader ska beräknas som direkta kostnader. Därför läggs de indirekta kostnaderna helt enkelt på de direkta kostnaderna i form av pålägg i stället för att beräknas separat. Genom att använda sig av fördelningsnycklar delar man ut de indirekta kostnaderna som procentuella pålägg på produkten. Storleken på pålägget kan se olika ut beroende på företag och produkt.
Företag använder kalkyler i många olika situationer. Ofta är det för att uppnå en god prissättning av produkten som en påläggskalkylering utförs, men det kan även göras för att ge företaget mer utförlig information om sina produktionskostnader. Ett företag som vill förändra sina produktionsmetoder gör ofta en kostnadskalkyl för att upptäcka brister eller läckage i företagets ekonomiska mående. Det är vanligt att ett företags ledning har vissa vinstkrav eller en tydlig företagsstrategi som kräver att prissättningen av företagets produkter ska generera en viss procentuell vinst. Därför gör man ofta produktkalkyler för att kontrollera att företagets mål nås.
Vad innebär ett pålägg?
Ett pålägg kan beskrivas som en tilläggskostnad på en produkt, ofta i form av en kostnad eller en skatteavgift. Det är mycket vanligt att pålägg läggs till en produkts pris men inte redovisas i det annonserade priset. Detta kan exempelvis hända då man bokar en flygbiljett och sedan behöver betala extra för både flyg- och bränsleskatt. Ibland används detta av företag som ett sätt att tjäna mer pengar genom att locka kunder med ett lågt pris, som sedan redovisa som ett högre pris då kunden redan kommit långt i köpprocessen.
De företag som säljer produkter använder termen pålägg flitigt, men då betyder det inte samma sak. Pålägget vid en påläggskalkyl innebär den summa man lägger till på slutkostnaden av produkten. Detta beräknas ofta genom en balans mellan företagets rörelsekostnader och den önskade vinsten. Dessa blir sedan en procentandel som är det pålägg man behöver lägga på varan för att den ska bli lukrativ. Pålägget är inom påläggskalkylering också samma sak som indirekta kostnader. Dessa räknas samman och fördelas mellan företagets kalkylobjekt för att få en mer sanningsenlig bild av de faktiska kostnaderna och intäkterna.
Påläggskalkylering förklarad
För att bättre förstå hur påläggskalkylering fungerar behöver man först gå igenom vissa centrala begrepp. Ofta kan det kännas krångligt att sätta sig in i genomgångar av påläggskalkyleringar, men med lite bakgrund blir det betydligt tydligare. För att förstå hur påläggskalkylering kan gynna ett mindre företag kan man behöva sätta sig in ytterligare i hur kalkyler är uppbyggda och för vem. De flesta guider riktar sig till större företag, trots att majoriteten av företagen i Sverige är små.
Kalkylobjekt
Inom påläggskalkylering talar man ofta om ett eller flera ”kalkylobjekt”. Dessa objekt är helt enkelt de produkter man räknar på. Inom produktkalkylering är kalkylobjektet oftast en produkt, men när man beräknas påläggskalkyl kan kalkylobjektet också vara ett projekt, ett företag eller en marknad.
Kostnadsbärare
Man kallar den produkt som man gör påläggskalkyleringen på för kostnadsbärare. Detta kommer sig av att idén bakom kalkylen är att produkten själv ska bära de kostnader den gett upphov till. Kostnadsbäraren är samma sak som kalkylobjektet och är i de allra flesta fall en produkt.
Fördelningsnycklar
Fördelningsnycklar använder man för att lättare fördela de indirekta kostnaderna vid en påläggskalkylering. De fyra vanliga fördelningsnycklar som finns är materialomkostnader, tillverkningsomkostnader, administrationsomkostnader och försäljningsomkostnader.
Kostnadsfördelning
För att förstå produktens faktiska kostnader behöver man dela upp dessa och fördela dem korrekt på sina kostnadsbärare. Det görs ofta i två grupper, direkta och indirekta kostnader. Det som är viktigt är då hur tydligt vissa kostnader är knutna till produkten. En kostnad som väldigt enkelt kan härledas till den specifika produkten kallas för en direkt kostnad, medan en mer otydlig kostnad kallas indirekt.
Direkta kostnader
De direkta kostnaderna är tätt sammankopplade med kostnadsbärarna. Detta är ofta kostnader som man enkelt kan se har orsakats av den specifika produkten. Exempel på olika typer av direkta kostnader är: direkt materialkostnad, lönekostnader för ett specifikt arbete och direkta tillverkningskostnader.
Indirekta kostnader
Indirekta kostnader är i stället mer vaga och svåra att härleda direkt till kostnadsbäraren. Ofta är dessa kostnader delade av flera olika kostnadsbärare. Det kan vara svårt att beräkna exakt hur mycket en specifik produkt är delaktig i de indirekta kostnaderna och därför är det viktigt att man som företag utvecklar en bra process för hur man hanterar sina indirekta kostnader. Exempel på indirekta kostnader kan vara lokalhyra, kostnad för maskiner eller kostnad för det administrativa arbetet på företaget. Dessa kostnader kan mycket sällan kopplas samman med en enskild produkt, men kostar trots det mycket pengar. Indirekta kostnader kallas ofta också overhead-kostnader eller omkostnader. Dessa kostnader fördelas i en påläggskalkylering med hjälp av de fyra vanliga fördelningsnycklarna.
Materialomkostnad
De omkostnader som kan kopplas till produkternas material läggs till den direkta materialkostnaden. Detta kan vara många olika såsom exempelvis lokalhyra. En materialomkostnad förkortas ofta MO-pålägg.
Tillverkningsomkostnad
Tillverkningsomkostnaden är i stället de indirekta tillverkningskostnaderna. Dessa är alltså på något vis sammankopplade med tillverkningen av den specifika produkten, men kan inte belasta den enskilda produkten ensam då de också kan kopplas till andra produkter. Detta kan vara kostnaden för ett maskininköp eller lönekostnader. Tillverkningsomkostnad förkortas TO-pålägg.
Administrationsomkostnad
Alla företag har administrativa kostnader som belastar ekonomin på olika sätt. Det kan vara kostnaden för en receptionist, mötesbokare eller det vardagliga administrativa arbetet. Dessa kostnader delas av alla produkter som företaget tillverkar och bedöms därför vara indirekta. När en administrationsomkostnad tillförs som ett pålägg på en kostnadsbärares direkta kostnader kallas det AO-pålägg.
Försäljningsomkostnad
Den sista av de fyra fördelningsnycklarna är försäljningsomkostnaden. Detta innefattar löner för säljpersonal och reklam- och marknadsföringskostnader. Denna typ av indirekta kostnad förkortas ofta FO-pålägg.
AFFO-omkostnad
Det händer mer ofta än sällan att företag slår ihop sina försäljningskostnader med sina administrationsomkostnader. Dessa kan ofta vara svåra att skilja åt och fördelas dessutom på samma direktkostnad. Därför ser man ofta att de skrivs ihop som så kallade AFFO-pålägg.
Påläggsmetoden
När man gör en självkostnadskalkylering med hjälp av påläggsmetoden börjar man med att allokera de direkta kostnaderna som kopplas samman med produkten. Man skiljer på de direkta kostnaderna och de indirekta, men delar ut de indirekta kostnaderna som procentuella pålägg. De fyra fördelningsnycklarna, MO-pålägg, TO-pålägg, AO-pålägg och FO-pålägg läggs samman med de redan beräknade direkta kostnaderna. Storleken på de procentuella påläggen beräknas utefter företagets behov och produktens kostnad. Påläggskostnaderna fördelas sedan mellan kalkylobjekten utefter företagets förväntade kostnader.
I och med att fabriker och företag blir alltmer automatiserade förändras också de indirekta kostnaderna. I stället för att utgöras av löner för personal utgörs dessa kostnader allt oftare av maskinomkostnader och maskintid. Detta har gjort att påläggsmetoden blivit mer svåranvänd och i värsta fall opålitlig.
ABC-metoden
ABC-metoden, eller aktivitetsbaserad kalkylering, är en elaborerad typ av självkostnadskalkyl som ofta ställs mot och jämförs med påläggskalkyl. De är alltså två olika typer av självkostnadskalkyler som har skilda tillvägagångssätt. Varför ABC-metoden ofta anses mer utvecklad än påläggsmetoden är därför att den tar hänsyn till vilken typ av omfattning resurser använts för varje enskild produkt. På detta sätt får man en mer korrekt bild av den specifika kostnadsbärarens självpris. Det är vanligt att större företag använder sig av denna metod eftersom den ger en mer korrekt bild av produktens faktiska självkostnad. Alla kostnader prissätts inom ABC-metoden, även de interna. ABC-metoden används som en tvådelad process där man tittar på resurser och aktiviteter. Aktiviteter är det som gör att produkten blir till, och dessa behöver resurser i form av tid, material och personal.
Även om ABC-metoden är mycket effektiv och ger en mer exakt bild än påläggskalkylering för hur mycket indirekta kostnader ett kalkylobjekt faktiskt bär så krävs det resurser och tid för analys när man vill identifiera dessa. På så vis kan ABC-metoden till och med bli kontraproduktiv och kosta företaget mer i slutändan. För att undvika problem med denna metod bör företaget se till att ha tydliga rutiner på plats för att fördela de olika resurserna och aktiviteterna till sina produkter.
De som kan vinna på att använda ABC-metoden är större företag som inte skadas av de extra kostnader och resurser som ABC-metoden kräver i jämförelse med andra kalkylmetoder. Mindre företag bör försöka implementera en metod som fungerar för den typ av verksamhet som bedrivs. En kostsam uppstart av ABC-metoden kan bli lönsamt i längden, men mindre företag tjänar oftast på att använda sig av enklare och mer direkta metoder för produktkalkylering.
Påläggskalkylering vid prissättning
Den vanligaste anledningen till att man utför en påläggskalkylering är helt enkelt för att på ett korrekt och väluttänkt sätt prissätta sina produkter. Att företag har bra prissättningar är A och O för att verksamheten ska bli lukrativ. En felaktig eller slarvig prissättning kan göra att företag förlorar pengar. Därför är det mycket viktigt att hålla koll på den totala självkostnaden för en produkt. Det är en god idé att koppla samman sin produktkalkyl med sin prissättningsstrategi. På så vis kan man säkerställa bästa resultat vid sin produktprissättning.
Prissättningen styrs alltså främst av ett företags interna faktorer, såsom kostnader, omkostnader och framtidsmål. Däremot finns även externa faktorer som påverkar prissättningen såsom marknadens mående, tillgång och efterfrågan. Dessa måste företag alltså separat hålla koll på innan prissättningsstrategin bestämts. En påläggskalkylering fungerar som en enkel metod för att beräkna företagets interna kostnader och omkostnader men har självfallet också sina begränsningar. Det finns många olika typer av produktkalkyleringar att välja på, och många är mer exakta än påläggskalkylen. Det bör vara företagets verksamhet och behov som styr vilken typ av produktkalkyl man väljer. Påläggskalkyleringen kan räcka för vissa företag, medan andra behöver använda en annan metod. Att göra det mer komplicerat än nödvändigt bör man dock undvika.
Påläggskalkyleringens begränsningar
Påläggskalkyleringen är traditionellt sätt både en bra och effektiv metod för produktkalkylering. Den används flitigt än idag och fungerar oftast mycket väl. Dock finns det ett flertal tillfällen då påläggskalkylen har brister.
De indirekta kostnaderna är stora
När de indirekta kostnaderna är stora blir påläggskalkylen osäker. Eftersom man ofta fördelar dessa kostnader enligt en schablon blir de ungefär samma för alla produkter. När omkostnaderna är så stora att de till och med överstiger de direkta kostnaderna måste man fundera över om påläggskalkylering verkligen är en fungerande metod. På företag idag är det vanligt att de indirekta kostnaderna är mycket stora i och med räntekostnader och kostnad för en ökad administration. Då de enligt påläggsmetoden beräknas procentuellt blir det problematiskt att få verklighetstrogna siffror. Detta kan leda till att man felberäknar självpriset för produkten och därför gör ogrundade bedömningar både vid större beslut och prissättning.
Felaktig självkostnad
Vanligt vid påläggskalkylering är också att i och med det procentuella pålägget bedöms produkter fel. En produkt som krävt mycket mer timmar i arbetstid än en annan kan bli felbedömd och se lönsam ut, trots att den egentligen är olönsam. Detta kan få stora konsekvenser då företag gör ett förändringsarbete och bestämmer sig för att slopa vissa produkter. Är produktkalkylen felaktig kan olönsamma produkter bli kvar medan lönsamma försvinner. I längden bidrar detta till stora förluster för företaget.
Problematiskt för enklare produkter
Produkter som är enklare att tillverka blir ofta lidande vid en påläggskalkyl då de mer komplicerade produkterna driver upp omkostnaderna. Här missbedöms ofta de enkla produkterna som dyrare än de är och kostnaderna fördelas fel. För att komma undan från detta kan man försöka att ändra sina fördelningsnycklar från de traditionella. Om fördelningsnycklarna tydligare är kopplad till företagets produktion och de indirekta kostnaderna kan de ge en mer rättvis bild fördelat per produkt. Fördelningsnycklarna är traditionellt kopplade till de direkta kostnaderna, vilka hos ett företag med högre indirekta kostnader inte säger särskilt mycket.
Förändringar i tillverkningsvolymen
Påläggskalkylen utgår oftast från en bestämd tillverkningsvolym. Den procentuella andel som används för pålägget fungerar bra så länge tillverkningsvolymen är densamma. Dock fungerar inte ekonomin så att tillverkningsvolym och efterfrågan är statiska, utan det kan fluktuera över tid. Då kan de indirekta kostnaderna fördelas felaktigt och produkten blir mer svårsåld eftersom prissättningen är felaktig. Här riskerar påläggskalkylen att bli mycket opålitlig och måste hela tiden omvärderas utefter företaget aktuella tillverkningsvolym.
Sammanfattning påläggskalkylering
Att bedriva någon typ av produktkalkyl är uppenbart nödvändigt för att få information om sitt företag och dess produkter. Påläggskalkylering är en enkel metod som kan vara mycket effektiv då man snabbt vill få en uppfattning om företagets totala kostnader. Däremot är metoden svåranvänd då man letar efter mer exakta siffror för varje produkts självkostnad. Det finns vissa sätt man kan öka tilliten till sin påläggskalkylering.
Något av det viktigaste är att man har bra fördelningsnycklar. Det är dessa som bestämmer hur kostnaderna ska fördelas mellan produkterna, och är de inte genomtänka kan självkostnaden bli fel. Man ska i största möjliga utsträckning utforma fördelningsnycklarna så att den produkt som orsakat kostnaderna själv får bära dem. Dessa bör därför omformas inför varje unik kalkylsituation. På så vis får man en mer sanningsenlig bild av företagets totala kostnader. Dessutom behöver fördelningsnycklarna förändras då kostnadsförändringar sker. Om en fördelningsnyckels värde exempelvis minskar, måste också kostnaden i påläggskalkylen minska med samma andel.
Påläggskalkylen är inte utformad för att ge en exakt bild, utan det är snarare en uppskattning för att förstå företagets rörelsekostnader. Det viktiga blir då att se påläggskalkylen som just detta, en måttstock för företagets kostnader och vinst. Problemet uppkommer då man börjar lita blint på de siffror som påläggskalkylen genererar. I många situationer behöver man kunna lita på sin kalkyl, exempelvis då man vill avgöra värdet på sin produkt. Att ha goda marginaler i förhållande till sin analys är därför mycket viktigt.
Historiskt sätt har påläggskalkylering varit ett mycket värdefullt verktyg för svenska företag. Den har fungerat som ett sätt att förstå sin verksamhet och varit en bra metod för att prissätta sina produkter. Idag har påläggskalkyleringens popularitet minskat drastiskt, i och med förändrade kostnadssituationer. När omkostnaderna ökar blir påläggskalkylen opålitlig och bör därför slopas. Trots väldesignade fördelningsnycklar kan stora indirekta kostnader leda till pålägg på flera hundra procent, vilket vare sig blir lönsamt eller realistiskt i längden. Företag med låga omkostnader kan dock fortsatt använda påläggskalkyler för att få en tydlig bild av företagets produkter och deras individuella självkostnader.
