Projektkvalitet, project quality management, är processen som går ut på att försäkra sig om att alla nödvändiga moment beträffande projektets design, planering och tillämpning är effektiva med hänsyn till dess syfte och utförande. Detta är ingen enskild process som är frånskild från andra processer inom projektet, utan pågår tvärtom från projektets start till dess slut.
Det är viktigt att skilja på projektets kvalitet och dess ”gradering”. Graderingen handlar om bedömningar kring saker som material, service och förmåner. Kvaliteten, däremot, handlar om att det inte ska förekomma några defekter inom projektet. Ett projekt kan alltså ha hög kvalitet och låg gradering på samma gång.
Arbetssättet handlar främst om att förebygga och därmed förhindra att lågkvalitativ output uppstår, snarare än att mäta och försöka fixa till lågkvalitativ output i efterhand. Detta är en del som ingår i varje projektledningsprocess, och under hela projektets gång.
Att leda ett projekt kvalitativt kan till exempel innebära att fokusera på intressenters eller beställares tillfredsställelse genom projektet, men det finns även interna fokus såsom att förbättra dess processer samt att minska eller ta bort onödiga moment. Projektkvalitet baseras i stor utsträckning på kontinuitet, vilket är viktigt både internt för projektgruppen och externt för intressenter av olika slag.
Definition av kvalitet
En definition av kvalitet är: ”de egenskaper hos en enhet som har en förmåga att tillfredsställa de uttalade eller underförstådda önskemålen”. Kvalitetsönskemålen utgår från de inputs som definierar projektet, vilka kommer från beställarna och intressenterna.
Kvaliteten kan även definieras som en överensstämmelse mellan önskemålen och dess användningsbarhet. Även detta innebär att produkten eller tjänsten som tillhandahålls inom projektets ramar behöver mäta sig med de förväntade resultaten som finns för projektet samt ha ett värde för beställarna och intressenterna på så sätt att de kan använda sig av produkterna eller tjänsterna på det sättet som det var tänkt.
Det huvudsakliga kvalitetsfokuset är att leva upp till, eller överstiga, de förväntningarna som intressenterna har, och utforma projektet därefter.
Kvaliteten bedöms sedan utifrån hur nära resultatet kommer det förväntade resultatet som funnits. Hur beställare definierar kvalitet kan dock vara helt åtskilt från denna definition, och kan vara väldigt subjektivt. Det finns dock vissa metoder som går att använda sig av för att mäta kvalitet på ett mer objektivt sätt. Det kan till exempel göras genom att definiera individuella egenskaper inom projektet och därigenom förutsäga en eller fler kärnpunkter som kan spegla dessa egenskaper. Det kan även mätas genom att se till så att antalet fel som gjorts är så få och så minimala som möjligt. Det går också att räkna problem som uppstått över tid, allteftersom produkten används.
Kvalitetshantering handlar som sagt om en process under hela projektets gång – och i vissa fall kan processen fortgå även efter att projektet formellt är avslutat – och inte något som handlar om en specifik aktivitet eller moment under en specifik del av projektet. Det handlar om att upprepade gånger mäta kvaliteten, uppdatera processerna och upprepa detta tills att kvalitetsmålen har uppnåtts.
Syftet med projektkvalitet och kvalitetshantering
Syftet med projektkvaliteten är att garantera att intressenternas och beställarnas förväntningar, önskemål och behov tillfredsställs. En förutsättning för att kunna åstadkomma detta är att det finns en god relation mellan projektgruppen och intressenterna och beställarna, för att till fullo kunna förstå vad kvalitet är för just dem. En anledning till att projekt blir lågkvalitativa är att det brister i kommunikationen mellan projektgruppen, beställarna och intressenterna, vilket leder till att det som fokuseras på främst är formaliteter som har uttryckts skriftligt i exempelvis avtalet. För vissa kan interaktionen som sådan vara en kvalitetsmarkör som är viktig.
Kvaliteten måste visa sig inom både schemat, planeringen och budgeten. Om en intressent eller beställare inte är nöjd med projektets kvalitet och det som levereras kommer projektgruppen bli tvungen att göra justeringar i sitt arbete för att göra kunden nöjd och för att kunna försäkra sig om att önskemålen levs upp till.
I vissa fall kan det räcka med att följa de formella bestämmelser som finns kring projektet, såsom att hålla sig till schemat, leverera produkterna i tid och att hålla sig till budgeten som kommit överens om – medan i andra fall krävs det dessutom en god jobbrelation mellan alla inblandade parter där de kan känna sig involverade i det som pågår och kan ge input och kommunicera kring projektet som sådant.
Till kvalitetshantering hör fyra huvudsakliga processer:
• Kvalitetsdefinition
• Kvalitetsförsäkran
• Kvalitetskontroll
• Kvalitetsförbättring
Kvalitetsdefinition
Det första steget när det kommer till kvalitetshantering är att definiera vad kvaliteten består av. Detta görs gemensamt av projektledaren och projektgruppen genom att identifiera de kvalitetsstandarder som kommer användas inom projektet samt kolla på vad beställarna, organisationen och andra intressenter har för önskemål. Inom vissa branscher och organisationer kan det finnas standarddefinitioner av detta, det är vanligt att det finns inom till exempel vård-, miljö- och utbildningssektorerna. Om det finns kan man i vissa fall utgå från dessa, och i andra fall får man skapa det själv utifrån de kärnpunkter som finns att tillgå inom projektet.
Att identifiera kvalitetsstandarderna som finns är en viktig komponent när det gäller att definiera kvaliteten. Detta bidrar även till att identifiera olika egenskaper inom projektet som kommer vara relevanta vid olika arbetsinsatser inom projektet. Det är även viktigt för att ha någonting att utgå ifrån när man ska komma överens med intressenterna och beställarna om projektets kvalitet och det förväntade resultatet.
Kvalitetshantering gör det möjligt att undvika att vissa situationer uppstår och främja att andra situationer uppstår. Det gör det också möjligt att komma på förebyggande åtgärder för att de oönskade resultaten inte visar sig. På så sätt kan man även se om projektgruppen är överens om, och har förstått, hur kvaliteten har definierats.
Källor vid kvalitetsdefinition
När det gäller källorna för kvalitetsdefinitionen kan de kommer från flera olika håll, såsom från:
• Beställaren: När projektet ska påbörjas krävs det ofta att det finns en etablerad kontakt med beställaren. På så sätt skapas en ömsesidig förståelse för projektet som sådant, med dess möjligheter och begränsningar, samt skapar överenskommelser för när och hur projektet ska levereras, vilka önskemål som finns och vad som förväntas.
• Intressenterna: En annan källa till kvalitetsdefinition kommer från intressenterna. För att projektgruppen ska kunna genomföra projektet på ett så bra och önskvärt sätt som möjligt, i förhållande till de önskemål och resultatförväntningar som finns, behöver de förstå hur intressenterna ser på, och definierar, kvalitet. Fokuset här är ofta huvudsakligen på tillämpningen, och på det färdiga resultatet och de sätt som produkten eller tjänsten kan tänkas gynna deras verksamhet eller vardag på olika sätt. Genom att kolla på det förväntade resultatet kan man se om projektet uppfyller de behov och önskemål som finns, utifrån intressenternas perspektiv.
• Organisationen: Om det är en organisation man jobbar för, eller inom, finns det ofta redan definierade kvalitetsstandarder där som man utgår ifrån. Kvaliteten kan här fokusera på både tekniska aspekter och ledningens arbetssätt. Organisationen kan till exempel förvänta sig att projektet levereras på tidpunkten som har bestämts, samt att information kring projektet tillhandahålls så att det finns en möjlighet att ta ställning till detta. Kvalitetsstandarden kan både definieras inom mer preciserade områden och mer övergripande sådana.
• Gemensamma standarder: Det finns även standarder som är gemensamma för akuta projekt internationellt, kallat för Sphere Standard. Dessa används främst inom krisprojekt vars syfte är att förbättra biståndskvaliteten för de personer som har råkat ut för katastrofer av olika slag. I dessa standarder har det angivits riktlinjer för miniminormen för saker som vatten, hälsa, skydd, livsmedelssäkerhet, näring och boende.
Kvalitativa egenskaper
Alla varor och tjänster har olika typer av egenskaper som kännetecknar deras kvalitet. Kvaliteten kan till exempel handla om hur pass väl materialet, utformningen och servicen möter de förväntningar som funnits på projektets resultat och hur pass väl det når upp till de önskemål som intressenterna och beställarna har haft. Egenskaperna kan handla om både attribut, mätbara ting och de metoder som används vid tillverkningen av produkten eller vid tillhandahållandet av tjänsten. Några sätt att tänka kring kvalitetsegenskaperna är följande:
• Funktionalitet: Handlar om i vilken grad produkten eller tjänsten lever upp till dess tänkta funktion. Funktionaliteten hos en produkt är oftast viktigare när det rör sig om tekniska varor, där det ställs krav på att produkten beter sig på ett specifikt sätt.
• Uppträdande: Detta handlar om den utsträckning som varan eller tjänsten uppträder på det tänkta sättet, vilket är det sättet intressenterna och beställarna hade användning av. Det kan både handla om saker som att produkten gör det som är tänkt att den ska göra (dess funktion), men också att den lever upp till ytterligare kriterier som kan ha funnits, såsom att produkten är kostnadseffektiv, energisnål eller vilka önskemål som nu kan ha funnits.
• Pålitlighet: För att en vara eller tjänst ska kunna betraktas som pålitlig krävs det ofta att den uppträder på det tänkta sättet, under de tänkta givna förutsättningarna som funnits. Om en produkt till exempel går sönder när den används på det tänkta sättet och under de tänkta omständigheterna kanske den inte ses som pålitlig. I vissa fall utför man testsessioner där en testgrupp får testa produkten för att lokalisera och identifiera dess eventuella kritiska punkter, som sedan kan åtgärdas innan den riktiga leveransen till beställaren sker. På så sätt kan man förebygga lågkvalitativ pålitlighet hos produkten.
• Relevans: Huruvida en produkt eller tjänst anses vara relevant beror på om, eller i vilken utsträckning, denna möter beställarens och intressenternas faktiska behov. Produkten eller tjänsten bör vara både möjlig att tillämpa, applicera och kunna användas på det specifika sättet som har tänkts, för att anses vara relevant.
• Punktlighet: Tidsmässigt kan kvalitet mätas i dess punktlighet; ifall leveransen sker när det är tänkt och om de olika delarna i projektet genomförs i enighet med schemat. Om leveransen sker senare än tänkt kan det betraktas som sämre, än om det sker under det tänkta leveransdatumet.
• Användbarhet: Produkten eller tjänstens användbarhet avser hur pass väl det tänkta användningsområdet och projektets resultat stämmer överens med varandra. Detta kan syfta både till slutprodukten som sådan, men även att det fungerar på det tänkta sättet och i det tänkta syftet.
• Fullständighet: Fullständigheten i ett projekt, produkt eller tjänst syftar ofta på processen i sin helhet. Det kan handla om att allt material som ska användas finns tillgängligt när det behövs, att varje arbetsmoment utförs enligt planen eller att projektet blir färdigt när det är tänkt.
• Konsekvens: Att vara konsekvent handlar i det här fallet om att alla intressenter och beställare behandlas likvärdigt; att leveransen sker på samma sätt till alla och att de kliniska testerna som utförs görs genom samma procedur för varje kund.
Kvalitetsplan
En del av att definiera kvaliteten innefattar skapandet av en kvalitetsplan och en checklista över kvalitetens olika delar. Dessa kan sedan användas under projektet som både utgångspunkter och referenspunkter. Vanligtvis brukar man börja med checklistan, vilken kan fungera som ett sätt för projektgruppen och andra medverkande aktörer att försäkra sig om att projektet uppnår det tänkta resultatet och de förväntade önskemålen som finns beträffande kvaliteten.
När projektets kvalitetsstandarder och -egenskaper har definierats är det dags att skapa kvalitetsplanen. Denna utgår från de punkter som finns nämnda i checklistan. På så sätt läggs fokus på kvalitetspunkterna i projektet. I kvalitetsplanen beskrivs också vilka områden och under vilka omständigheter produkten är tänkt att användas i, och vilka behov som förväntas tillfredsställas. Den här informationen används för att skapa en gemensam förståelse, både för de som arbetar med projektet och för de som är intresserade av projektets resultat på olika sätt.
Till kvalitetsplanen hör även proceduren att försäkra sig om att projektmedlemmarna följer kvalitetsstandarderna. Detta görs för att kontrollera så att kvaliteten uppnås och att kvalitetsplanen följs, samt gör det möjligt att i ett tidigt skede upptäcka om det inte gör det.
Kvalitetsförsäkran
Kvalitetsförsäkran är när man samlar information kring kvalitetsrelaterade aktiviteter inom projektet, och kollar så att projektet utförs effektivt. Detta görs för att intressenterna ska kunna känna sig trygga i att projektet går enligt planen, och att det förväntade resultatet kommer uppnås.
Ett annat syfte med att göra kvalitetsförsäkran är att de som är ansvariga för genomförandet av projektet kan hålla koll på hur projektet befinner sig i förhållande till projektplanen. På så sätt går det att upptäcka om någonting avvikande sker eller om kvaliteten inte uppnås i något avseende. Det är alltid bra att upptäcka eventuella felaktigheter inom projektet så tidigt som möjligt för att på så sätt kunna åtgärda dem, eller förebygga att det sker igen.
Kvalitetsförsäkran är alltså till för både de som genomför projektet, och de som projektet genomförs åt. Det kan omfatta allt från processer och procedurer till tekniker, verktyg, metodologier, projektledningen, schemat, budgeten och kvaliteten. Kvalitetsförsäkran används som ett sätt att se till så att projektet uppnår de förväntningar som finns på det.
Kvalitetskontroll
Kvalitetskontroll innebär att använda olika tekniker för att jämföra den faktiska kvaliteten som uppnåtts med de målsättningar som finns för projektet. Med denna process blir det lättare att förutse vilka resultat som kommer bli och gör det möjligt att eliminera orsakerna som kan finnas till att resultatet inte blir som förväntat eller önskat. Målet med att göra en kvalitetskontroll är att förbättra kvaliteten under projektets gång och på så sätt också skapa ett så bra slutresultat som möjligt. Det finns här några punkter som går att utgå ifrån när man gör en kvalitetskontroll:
• Acceptans: Intressenterna, beställarna och andra nyckelpersoner för projektet kan antingen acceptera eller neka produkten eller servicen som tillhandahålls. Acceptans sker efter att kunderna har kunnat göra en utvärdering av produkten eller tjänsten.
• Omarbetning: Om produkten eller tjänsten inte skulle godkännas eller accepteras, utan blir nekad, kan det vara nödvändigt att göra vissa omarbetningar. Det kan till exempel handla om att göra förändringar i vissa specifikationer inom projektet eller att kunderna ändrar sina förväntningar. Att göra förändringar av detta slag är ofta kostsamt, vilket innebär att man generellt vill undvika att behöva göra om delar av arbetet. I vissa fall kan dessa kostnader betalas av kunderna, och i andra fall bekostas det inte av dem.
• Justeringar: Justeringar som görs kan antingen innebära att rätta till något misstag som har gjorts eller att göra vissa regleringar i syfte att undvika ytterligare kvalitetsproblem. Justeringar ses ofta som den process som har en inverkan på projektets utfall.
Det finns flera olika verktyg för att göra kvalitetskontroller, såsom diagram över orsak och verkan, Pareto Charts och kontrollscheman.
Kvalitetsförbättring
Kvalitetsförbättring är den systematiska processen som syftar till att optimera arbetet och att göra dess processer mer effektiva, tillämpliga och relevanta. Kvalitetsförbättring görs för att minska klyftan som kan finnas mellan befintliga och förväntade kvalitetsnivåer. Genom att förstå och identifiera olika delar i hur projektet fungerar blir det också möjligt att påverka utfallet av dessa. Det finns fyra generella steg man brukar gå igenom när det kommer till att förbättra kvaliteten inom ett projekt:
• Identifiera: Det första steget är att identifiera vad det är man vill förbättra inom projektet. Här är det vanligt att använda olika typer av data som samlats in under projektets gång för att på så sätt se inom vilka områden förbättringar behöver göras.
• Analysera: Nästa steg är att göra en analys av problemet eller systemet som har upptäckts. När det har gjorts har projektgruppen vanligtvis fått reda på orsaken bakom problemet. Orsaken kan vara såväl intern som extern.
• Förbättra: När orsaken har identifierats är det dags att åtgärda den för att på så sätt kunna skapa förbättringar. Till det här steget hör ofta att låta projektgruppen komma med idéer och möjliga lösningar på problemen som har upptäckts. Efter att en lämplig lösning har upptäckts kan denna tillämpas.
• Testa: Här ska den bestämda lösningen tillämpas. I vissa fall kan projektgruppen vilja testa lösningen i mindre skala innan den tillämpas på hela projektet. På så sätt kan det fås en indikation på huruvida lösningen är passande eller inte. Om den anses vara det kan den tillämpas på resten av projektet, och om det upptäcks att det finns betydande brister i den kan det behöva beslutas om ett annat alternativ.
PDCA Cycle
En metod som kan användas för att försäkra sig om kvaliteten kallas för PDCA Cycle , även kallad Shewhart Cycle. Detta är en av de mest populära verktygen för det ändamålet, och utgår från fyra delar: Plan (planera), do (göra), check (kontrollera) och act (agera). Stegen kan beskrivas innefatta följande saker:
• Plan: Etablera processer och egenskaper som efterfrågas, i syfte att kunna leverera det förväntade resultatet.
• Do: Tillämpa processerna och egenskaperna som har beslutats om.
• Check: Kontrollera och värdera hur tillämpningen skett och hur resultatet har blivit. Jämför resultaten mot de förväntade resultaten.
• Act: Genomför åtgärder som är nödvändiga för att förbättra resultaten och för att åstadkomma eventuella åtgärder som behövs.
