När man startar ett projekt är det första steget vanligtvis att initiera det, även kallat projektinitiering. Detta innebär att projektet definieras, att beställare identifieras och att det undersöks huruvida intressenterna är intresserade av projektet. Detta kan till exempel göras genom att skapa en Genomförbarhetsstudie eller en Business Case Template.
Vad är en Genomförbarhetsstudie?
En genomförbarhetsstudie är en studie som görs inom vissa projekt i dess inledningsfas. Genomförbarhetsstudien görs att kolla huruvida projektet är genomförbart och ifall det kommer vara lönsamt att genomföra det. Det kan bland annat användas som en vägledning gällande projektets eventuella fortgång och för att redan i ett tidigt skede kunna identifiera eventuella delar inom projektet som kan behöva justeras.
Anledningen till att genomförbarhetsstudien görs i början av ett projekt är för att ha koll på projektets potential innan man investerar såväl resurser som pengar i det. Det är vanligtvis projektledaren som genomför studien, och som bedömer de risker som kan tänkas finnas med projektet samt hur lönsamheten för projektet ser ut.
När görs en genomförbarhetsstudie?
Genomförbarhetsstudien görs innan själva projektinitieringen genomförs på ett mer omfattande plan. Till genomförbarhetsstudien hör det även att studera olika processer som kommer finnas inom projektet, och identifiera huruvida dessa kommer gynna eller missgynna det slutliga resultatet för projektet. Oavsett om projektet riktar sig till att skapa en produkt eller tillhandahålla en tjänst så är oftast stegen för bedömningen densamma.
Vilka steg ingår i en genomförbarhetsstudie?
De olika stegen genomförbarhetsstudien består av är följande:
• Projektbeskrivning: Projektbeskrivningen innebär att skapa ett namn för projektet och att identifiera projektets syfte. Se till att inkludera så många detaljer som möjligt gällande bland annat intressenterna och vilka resultat som förväntas uppnå.
• Mål: Målen som beskrivs kan vara både kortsiktiga och långsiktiga sådana. Fundera sedan på vilka processer som är nödvändiga för att kunna nå upp till de beskrivna målen.
• Tidslinje: Gör en beräkning på hur lång tid det kommer ta att genomföra olika delar av projektet samt hur lång den totala tidslinjen för projektet som helhet kommer att vara.
• Kostnader och budget: Till kostnader och budget hör alla utgifter som kommer innefattas i projektet. Detta inkluderar även kostnaden för genomförbarhetsstudien.
• Syfte: Vad är projektets syfte, vem kommer gynnas av detta och på vilket sätt?
• Marknadsanalys: Gör en analys av marknaden och fundera på hur denna kommer påverka projektet och på vilket sätt det kommer kunna ske. Det kan vara såväl positiv som negativ påverkan.
• Resurser: Identifiera samtliga resurser som kommer behövas för att genomföra projektet. Till detta räknas både tekniska, materiella, ekonomiska, mänskliga och andra slags resurser.
• Projektprocess: Projektprocessen handlar om hur olika processer och flöden inom projektet kommer te sig. Ett sätt att kolla på projektets olika faser på är att göra flödesscheman där detta framgår.
• Ledning och arbetslag: Vem är det som ska genomföra vad inom projektet? Vilka arbetsinsatser är det som kommer behövas? Vem är ansvarig för vad och i vilket avseende?
• Observationer: Observationer är saker som lagts märke till inom de olika ovanstående kategorierna som säger någonting om hur projektet kan komma att utmynna. Det kan vara både sådant som stödjer projektet och sådant som motsätter sig det. Det kan till exempel handla om huruvida det finns tillräckliga ekonomiska resurser för att genomföra projektet eller om projektets olika processer kommer gå att genomföra.
Vilka resultat kan man se med en genomförbarhetsstudie?
Resultatet av en genomförbarhetsstudie handlar, precis som namnet antyder, om att kolla huruvida ett projekt är genomförbart eller inte, samt att kolla vad det eventuella genomförandet av projektet kommer komma att innebära i olika avseenden. Efter att genomförbarhetsstudien har gjorts går det att ta ställning till huruvida projektet ska fortsättas med, justeras eller om det ska läggas ner. För att få en så omfattande uppfattning om projektet kan man även fundera på följande punkter:
• Projektproblem: Finns det några områden inom projektet som kan betraktas som, eller komma att bli, problematiska? Vad behövs i såna fall för att kunna förebygga eller åtgärda dessa? Är det tydligt beskrivet hur hanteringen av dessa ska ske?
• Resultat: Varje studie bör innehålla information om projektprocessen, produkten, förfrågningar från kunder, projektets egna målsättningar och hur dessa olika faktorer påverkar projektets utfall och resultat. Resultaten som upptäcks kan vara både fördelaktiga och mindre önskvärda, vilket gör att det kan vara bra att försöka se på resultatet på ett så nyanserat sätt som möjligt.
• Alternativ: Finns det några alternativ till de olika delarna som finns inom projektet, och vad består de i såna fall i? Det kan både vara alternativ som har undersökts och alternativ som har föreslagits utan att de har studerats närmre.
• Bedömning: Bedömningen i genomförbarhetsstudien kan till exempel omfatta riskhantering, kontroller av olika slag, förslag på lösningar, huruvida projektet är genomförbart samt hur projektet i såna fall ska genomföras.
Sammanfattningsvis handlar genomförbarhetsstudien om att studera projektet närmre, för att på så sätt få en bättre helhetsbild och samtidigt en mer detaljerad uppfattning om vad projektet kan innebära. Det fungerar som ett verktyg för att kunna se vilka resurser som kommer behövas, vilken tid det kommer innebära och vilka ansträngningar som kommer bli nödvändiga. Genom att veta detta i förväg, innan projektet påbörjats, kan man också ta ställning till huruvida projektet är rimligt att genomföras eller inte.
Vad är Business Case Template?
Business Case Template är en mall som skapas i syfte att undersöka olika aspekter av ett blivande projekt. Fokuset för det här dokumentet är vanligtvis de problemområden, förväntade resultat, övervägningar och motiveringar som kan tänkas finnas inom projektet. Även en projektöversikt som innefattar projektbeskrivning, projektmål, åtgärder, antaganden, begränsningar och alternativ är delar som finns med i dokumentet. Nedan kommer en redogörelse för de olika delarna som finns i Business Case Template och mer detaljerad information om vad delarna innebär:
Problemområden: I det här avsnittet ska eventuella problem som kan finnas inom projektet beskrivas. Fokuset ska inte vara på lösningen eller hanteringen av dessa problem, utan det ska bara framgå vad problemet är och hur det kommer sig att det är ett problem. Det kan till exempel handla om att det administrativa arbetet har blivit mer komplext som följd av att ett företag har expanderat eller decentraliserat sin verksamhet, att det finns många interna eller externa krav på verksamheten eller att tekniska redskap som använts inom verksamheten tidigare inte längre lämpar sig för arbetet. Det kan också handla om ekonomiska aspekter eller resursproblem av olika slag, såväl mänskliga som materiella.
Förväntade resultat: De förväntade resultat är de resultaten som projektet strävar efter att uppnå om det genomförs. Resultaten förekommer på flera olika nivåer, till exempel hur projektet kommer gynna företaget som sådant, vilket slutdatum det är som gäller för projektet och hur projektet som helhet kommer tas emot av kunderna. Det kan också handla om hur olika faser av projektet kommer te sig, hur interaktionen mellan olika faktorer kommer se ut och hur eventuella problem som uppstår kommer att åtgärdas.
Övervägningar: Övervägningar syftar till att analysera olika möjligheter som finns inom projektet och att utifrån detta fatta beslut om vilket alternativ som lämpar sig bäst för det specifika ändamålet. Det kan till exempel handla om vilket sätt som anses vara det lämpligaste att hantera tekniska redskap på eller hur projektprocesser bäst organiseras. Övervägningarna som görs sker alltid i förbindelse till huruvida de fungerar möjliggörande för att nå de övergripande målsättningarna som finns inom projektet. Genom att kontinuerligt göra övervägningar av detta slag kan man också över tid förbättra effektiviteten inom projektet.
Motiveringar: Efter att övervägningarna av olika faktorer har gjorts är det dags att motivera varför just dessa beslut fattades, vilka effekter det kan innebära samt vilka konsekvenser det hade kunnat bli om andra beslut fattats. Genom att ange detta går det i efterhand att se vilka resonemang som var bärande för de olika beslut som fattades. Motiveringarna kan till exempel bestå i att ett alternativ är mer ekonomiskt fördelaktigt än ett annat, att det går att jobba mer effektivt om ett visst beslut fattas istället för ett annat. I grund och botten handlar motiveringarna och det som underbygger dessa till stor del om vad som prioriteras och värdesätts inom projektet, vilket kan skilja sig åt såväl mellan olika projekt och inom olika delar av samma projekt.
Projektbeskrivning: En projektbeskrivning handlar om att definiera vad projektet ska bestå i, hur projektet ska användas, hur det ska utföras och vad dess syfte är. Genom att beskriva detta kommer det underlätta projektets gång, genom att utförandet kan bli mer effektivt och att det framgår tydligare vad som behöver göras. För medarbetarna kan det innebära större flexibilitet såväl som ökad autonomi.
Projektmål: Det finns flera olika typer av projektmål som handlar om hur man ska förhålla sig till olika delar inom projektet. Det kan till exempel röra sig om när leveranser ska ske, hur rapporteringar ska göras, hur arbetseffektiviteten ska öka, hur kostnader ska kunna hållas nere och hur arbetarna ska få så hög flexibilitet och autonomi som möjligt.
Åtgärder: För att kunna kontrollera hur projektet befinner sig i förhållande till projektmålen som satts upp kan man hantera det med hjälp av olika åtgärder. Det kan till exempel handla om att göra rapporteringar av olika slag, scheman, listor över resurser så man vet vad man har att utgå ifrån och liknande.
Antaganden: När ett projekt planeras är det ofta nödvändigt att göra antaganden av olika slag. Detta beror på att det kan vara svårt att veta all information i förväg, vilket gör att man får kolla på till exempel sannolikhet istället. Ju längre gånget projektet är, desto mer information kommer kunna fyllas i och bytas ut efterhand. Att göra antaganden är ofta nödvändigt för att kunna komma igång med ett projekt överhuvudtaget. Det viktiga här är snarare att vara medveten om att det är just antaganden som gjorts, och inget definitivt, och därmed är öppen för att antaganden också kan förändras.
Begränsningar: På den här punkten ska eventuella begränsningar för det föreslagna projektet anges. I det här skedet kommer begränsningarna vara på en grundläggande nivå, i och med att projektplanen ännu inte är skapad, men efterhand kan begränsningarna komma att bli mer detaljerade. Det här är med andra ord en preliminär lista som ska göras. Begränsningarna kan till exempel handla om de resurser som finns tillgängliga, vilka administrativa aktiviteter som går att genomföra och vilka leverantörer som kommer tillhandahålla olika material som kommer behövas.
Alternativ: Om problem uppstår inom projektet behöver dessa hanteras på något sätt. Genom att kolla vilka möjligheter som finns ökar handlingsutrymmet för olika sätt att hantera situationerna på. I vissa fall är alternativet att göra någonting annat, och i andra fall kan alternativet vara att låta saker fortsätta pågå och inte göra någonting aktivt för att förändra det som sker. Det kan finnas både fördelar och nackdelar med olika beslut som fattas, vilket kan innebära att det inte alltid är helt lätt att veta vilket alternativ som lämpar sig bäst. Av den anledningen kan det också vara bra att faktiskt tänka igenom de olika alternativen noggrant i förväg så man på förhand vet vad det är man beslutat sig för och varför.
Vilka delar finns med i initieringsfasen av ett projekt?
Utöver att skapa en genomförbarhetsplan och Business Case Template kan de olika delarna i initieringsfasen sammanfattas på följande sätt:
1. Projektdefinition: Projektet definieras genom att det bestäms ett avgränsat mål som projektet kommer bestå av, en specifik tidsperiod under vilken projektet kommer pågå, vilka resurser som kommer behövas i projektet och hur projektet kommer organiseras rent arbetsmässigt. Det avgränsade målet är vanligtvis i form av en unik uppgift och resurserna baseras ofta på de ekonomiska medel som finns att tillgå. De som jobbar med projektet kan vara en tillfälligt organiserad arbetsgrupp, såväl som en redan befintlig sådan.
2. Projektinformation: Innan man bestämmer sig för att påbörja ett projekt kan man samla in mer information kring det som kan vara viktig att ha vetskap om. Det kan till exempel handla om vem beställaren är och vilka kunderna är. Det kan också handla om att förtydliga vad som ska göras, varför det ska göras, hur det ska utföras och när det ska vara färdigt.
3. Bakgrund: Bakgrunden handlar om att kontextualisera projektet; dra paralleller till liknande projekt som genomförts tidigare och fundera på vilka förutsättningar som finns under tiden som projektet kommer pågå. Bakgrunden bör beskrivas så detaljerat som möjligt, så att det är enkelt för utomstående att följa resonemangen och informationen som framkommer. Kopplingarna mellan projektet, projektmålet och projektnyttan ska vara tydligt beskrivna. Bakgrunden kan bland annat komma att läsas av beställaren. Allt som beskrivs kring bakgrunden behöver inte vara mätbart, men det kan vara bra att veta vilka faktorer som utgör grunden för projektet och synen på detta.
4. Avgränsningar: Projektets avgränsningar handlar om att definiera vad som innefattas i projektet och vad som inte gör det. Var går avgränsningarna och varför just där? Vad innebär avgränsningarna för projektet? Det är viktigt att avgränsningarna framgår tydligt, då det annars kan uppstå missförstånd mellan vad det är som kommer genomföras inom projektet och vad intressenterna förväntar sig av det. Se till att vara så tydlig som möjligt.
5. Syfte: Vad är anledningen till att projektet behövs, och vad innebär projektet? Vilka effekter har projektet tänkt skapa? Genom att ha en klar uppfattning om detta blir det också lättare att följa projektet och att kunna se hur pass väl projektet lever upp till sina mål som har satts.
6. Mål: I målet beskrivs det vad som ska göras, hur det ska bli gjort och när. Målformuleringen bör vara specifik, mätbar, förankrat hos samtliga inblandade parter i projektet, tidssatt samt möjlig att uppnå. Att projektet ska vara specifikt innebär att det ska vara tydligt beskrivet och att beskrivning enbart ska gälla för just detta projektet. Det ska med andra ord vara en konkret beskrivning, snarare än en generell sådan. Mätbarheten i projektet handlar om att det ska vara enkelt att besvara frågan huruvida projektet nått sina mål eller inte när projektet är färdigt. Projektet ska vara förankrat både hos de som genomför projektet och hos intressenterna och beställarna. Att projektet är tidssatt betyder att det ska finnas angivna datum för när projektet ska vara slutfört, och att projektet helst ska vara färdigt då.
7. Beställaren: Projektet påbörjas ofta med att en förfrågan gör, vilket kan innefatta allt från direktbeställningar till att beställaren kommer med ett önskemål. I förfrågan framgår uppdragsbeskrivningen vilket inkluderar bakgrunden, målet, syftet, beställarens och kundens namn, tidsplan och kostnadsförslag. Det kan också finnas förtydliganden av olika slag med i uppdragsbeskrivningen. Det är beställarens uppgift att utforma uppdragsbeskrivningen.
8. Leverantören: Om projektgruppen accepterar beställarens uppdragsbeskrivning kan de skicka ut en offert till beställaren. I vissa fall kan det finnas en åtskillnad mellan vad beställaren faktiskt vill ha och vad denne formulerar i uppdragsbeskrivningen, vilket gör att det är bra att i förväg försäkra sig om att beställaren och leverantören menar samma saker innan offerten skickas ut.
9. Avtal: Avtal är olika typer av dokument som styr olika händelseförlopp inom projektet. Det kan till exempel handla om vilka önskemål beställaren har, vad projektet ska leverera, vem som ska göra vad, vad som ska tillhandahållas av vem och vilken budget det är som gäller.
