KickOff: Inspirationsmöte för att ex starta ett nytt projekt

Står du och din organisation inför starten av ett nytt projekt?

Då är det en god idé att ge det hela en bra start genom att anordna en kickoff där man kombinerar en social träff med viktig information och presentationer kring projektet.

Det är mycket viktigt att alla som är inblandade får möjligheten att träffa varandra samt att ta del av information som berör projektet.

Vad är en kickoff?

En kickoff är en händelse som markerar starten på ett projekt exempelvis. Denna händelse är till för alla som är inblandade i projektet och alla skall således bjudas in till evenemanget. Under en kickoff ska projektledaren förankra projektets mål och syfte så att alla projektmedlemmar är medvetna om hur arbetet kommer att se ut samt vad som förväntas av dem.

Innan kickoffen har projektmedlemmarna oftast ännu inte träffat klient eller sponsorer. Därför är detta tillfälle mycket viktigt för kommande arbetsrelationer och samarbeten. Under kickoffen måste alla medlemmar presenteras för varandra och det skall tydliggöras vem som har vilken roll i projektet. Man kommer även att gå igenom projektets uppbyggnad, och motiverande dialoger förs mellan projektledare, klienter, sponsorer och arbetare där det ska framgå hur samarbetet skall bli fruktsamt och effektivt. Det är viktigt att förstå innebörden av att motivera sina projektmedlemmar under denna fas, det är nämligen de som skall föra projektet framåt.

Nu finns det även tid och plats för projektmedlemmarna att få svar på eventuella frågor och funderingar. Tanken är att gruppen efter detta tillfälle skall vara väl införstådda med vad som väntar och att varje individ förstår vad som förväntas av hen. Tiden som sätts av för kickoffen kan variera mellan allt ifrån ett par timmar till flera dagar. Detta beror helt på vad är för typ av projekt och dess storlek. För större projekt kan man behöva fokusera på själva projektet under första dagen, för att under den andra dagen ägna sig åt att lära känna varandra och teambuilding.

Hur du anordnar en kickoff

Intern kickoff

Ibland kan det vara läge att först anordna en intern egen kickoff utan klienter och sponsorer. Detta gör man för att projektmedlemmarna först ska få bekanta sig med projektet och dess innehåll. Det kan ibland krävas att gruppen på egen hand får skapa sig en bild av situationen och på de förväntningar som finns utifrån. Intrycket blir då sedan mycket starkare och mer professionellt när det är dags för den officiella kickoffen tillsammans med projektledare, klienter och sponsorer. Dessa partners får då intrycket att medarbetarna har kontroll över situationen och att de är kompetenta och väl anpassade för detta projekt.

Detta kallas för en intern kickoff och agendan för en sådan kan se ut exempelvis så här;

Projektledaren ger en introduktion till projektet och bakgrunden till detta.
Projektledaren berättar om klienten och vem/vilka de är.
Projektledaren går igenom projektet i sin helhet samt dess omfattning.
Projektledaren berättar om det tillvägagångssätt som man önskar använda sig av med arbetarnas hjälp.
Projektledaren går igenom vem som skall ha vilken roll i projektet.
Projektledaren lyfter frågan om teamwork och dess vikt inom ett projekt.
Kickoff – projektmedlemmarna får möjligheten att lära känna varandra under mer avslappnade former. Tillsammans förbereder man sig för projektet som komma skall.
Projektledaren talar om vad som skall komma härnäst. Hen förbereder gruppen inför nästa kickoff där klienter och sponsorer kommer att vara närvarande.
Gruppen får ställa frågor och ventilera eventuella funderingar och frågeställningar.

Klient kickoff

En annan form av kickoff är den som sker mellan endast klient och projektledare, utan de övriga projektmedlemmarna. Detta bör ske efter den så kallade interna kickoffen och kan kallas för en klient kickoff eller en för-kickoff. Unden detta möte får projektledaren chansen att presentera hela teamet som kommer att arbeta inom projektet. Man går igenom projektmedlemmarnas styrkor och svagheter och diskuterar kring om alla har fått rätt roller tilldelat och så vidare. Man kan även diskutera milstolpar och delmål längs vägen. Man kan diskutera olika strategier och hur man skall ta sig an olika typer av problem. Ekonomin bör också beröras under denna för-kickoff.

Officiell kickoff

Den officiella kickoffen är den som kommer sist och som berör alla inblandade i projektet. Nu har det funnits tid till att träffa både projektmedlemmarna och klienten för sig. Man har planerat och finslipat presentationen tillsammans med klienten och gruppen har blivit förberedda på hur det kommande arbetet kommer att se ut i stora drag. Under den officiella kickoffen kommer alla länkar att sammanfogas och presenteras för varandra. Nu är det viktigt att klienten uppfattar din organisation och dina medarbetare som professionella och väl insatta i projektet och dess förväntningar. Projektledaren kan här med fördel använda sig av projektplanen när hen gör sin presentation.

Agendan för en officiell kickoff kan se ut på följande sätt;

Introduktion där man presenterar projektets medlemmar för varandra och klienten. Man gör även en kort introduktion till projektet.
Klienten presenterar bakgrunden till projektet.
Klienten presenterar de behov som man har identifierat.
Här går man igenom hur kvalitetsarbetet kommer att gå till samt hur arbetet kommer att bedömas. Projektmedlemmarna måste veta när de gör ett bra arbete och tvärtom.
Här går man igenom tidsplanen för projektet. Detta tydliggör deadlines och milstolpar för projektmedlemmarna.
Här går man igenom vilka resurserna är och bör vara för att arbetet skall gå att genomföra.
Här talar man om de risker som eventuellt kan finnas längs vägen samt hur dessa skall hanteras.
Nu ger man projektmedlemmarna möjligheten att ställa frågor kring det som precis presenterats.
Efter tid att umgås och socialisera med kollegorna kommer projektet att starta. Alla ska gå ifrån kickoffen med känslan av att de är väl införstådda med vad som komma skall.

Teambuilding

Syftet med kickoffen är att förbereda gruppen inför det kommande projektet. Detta gör man genom att ge dem de verktyg och information som de behöver. Det andra syftet är att skapa bra relationer med klienter och sponsorer. Sist men inte minst måste man ha en tydlig och bra plan samt en bra presentation av projektet. Det är viktigt att starten blir bra för det kommande arbetet.

Hur de olika formerna av kickoff kan se ut steg för steg har vi nu precis gått igenom. Det hela handlar mycket om att informera och tydliggöra projektets uppbyggnad och alla de olika rollerna. Men man får absolut inte glömma en av de viktigaste bitarna som kommer sist i kickoffen, nämligen själva teambuildingen. En kickoff måste avsätta tid för gruppen att lära känna varandra bättre under mer avslappnade former.

Teambuilding handlar om att få en bättre förståelse för varandras egenskaper och personligheter. Men det kan även handla om att lära sig samarbeta bättre till exempel. En kickoff måste ha vissa inslag av teambuilding eftersom ett projekts framgång hänger på hur väl projektmedlemmarna kan samarbeta. En god idé är att blanda både samarbetsövningar med att bara hänga tillsammans under en lunch, fika eller utekväll.

Något som är viktigt för att de olika gruppmedlemmarna ska våga öppna upp sig och underlätta samarbetet är förtroendet. Förtroendet får man och skapar man genom just öppenhet och ärlighet. Det är viktigt att både klienter och projektmedlemmar är öppna med varandra av just denna anledning.

Om man känner att man behöver hjälp med att anordna någon form av teambuilding aktivitet finns det olika företag som arbetar med endast detta. De är experter på specialsydda teambuilding-paket vars syfte är att förbättra det som beställaren anser att gruppen kan behöva träna på.

Men när det kommer till de mer lättsamma formerna av teambuilding är dessa lättare att anordna. Ofta är detta en naturlig del av en officiell kickoff. Presentationen går automatiskt över i en feststämning och alla börjar att mingla med varandra. En bra idé är att boka in hela kickoffen i en annorlunda miljö utanför kontoret. Det finns många anläggningar som är specialiserade på detta område. Exempelvis kan man åka till en annan ort eller till och med ett annat land. Detta ger kickoffen en mycket lyxig och spännande aura som kommer att motivera projektmedlemmarna ytterligare.

DISC-analys

Ett roligt sätt att skapa en bättre uppfattning om alla de olika personligheter och karaktärer som kan finnas i en grupp är att exempelvis låta någon föreläsa om DISC-analys. Detta är en modell som delar in de mänskliga personlighetsdragen i fyra olika personligheter; den röda, den gula, den blå och den gröna. Varje färg har tydliga drag åt något håll exempelvis den lugna kontrollerade och trygghetssökande eller den dominante och handlingskraftige.

Genom att använda sig av den här modellen kan alla projektmedlemmar få en bättre överblick och förståelse för att vi alla är olika och att vi måsta använda oss av varandras olikheter på ett positivt och effektivt sätt.

Röd personlighet

Handlingskraftig och dominant!

Den röda personligheten vill gärna ha en rak och tydlig kommunikation. Hen drivs av kontroll, effektivitet, resultat och många gånger av makt.

Hen vill inte beblanda sig med för mycket känslor, utan vill hellre tas emot med rakhet och tydlighet.

Det är inte helt ovanligt att röda personligheter är ledare/chef, säljare, politiker eller andra yrken som är baserade på prestation och resultat.

Gul personlighet

Entusiastisk och utåtriktad!

Den gula personligheten drivs av bekräftelse och beröm. Hen vill gärna bli bemött med mycket känslor och kommunicerar gärna och mycket.

Hen vill inte ha för hårda regler och tycker inte om att bli avvisad.

Vanliga yrken för gula personligheter kan vara till exempel säljare, kundservicemedarbetare eller andra mer kreativa yrken.

Grön personlighet

Tålmodig och lagspelare!

Den gröna personligheten vill ha säkerhet och stabilitet i livet. Hen vill inte ha snabba förändringar eller otrygghet.

Hen vill gärna bli bemött med tålamod och lugn.

Vanliga yrken för de gröna personligheterna kan vara vårdpersonal, polis eller HR och ekonomi.

Blå personlighet

Konservativ, plikttrogen, kritisk!

De gröna personligheterna vill ha struktur i livet, samt saklighet och korrekthet. De gilla absolut inte pressade situationer eller personer som uppfattas som irrationella.

Han vill gärna bli bemött med ärlighet, bra argument och korrekt fakta.

Vanliga yrken för blå personligheter är ofta psykolog, militär eller forskare exempelvis.

Varför är det viktigt med kickoff?

Att ha en kickoff kanske låter som något man gör bara för att det är kul. Vilket kanske delvis stämmer, men kontentan är att de flesta projekt behöver en kickoff i starten av projektet. Detta beror på att det handlar så mycket om samarbetsförmåga när man arbetar i projektform, och det är ofta helt nya gruppkonstellationer som skapas. Det är också viktigt att alla medlemmar är införstådda med projektets uppbyggnad, och denna kännedom får de genom att ta del av presentationen och klientens input.

Om man beslutar sig för att hoppa över kickoffen och gå direkt in i projektet är risken stor att mycket tid kommer gå åt till att lära känna varandra och lära sig att samarbeta. Detta är inte bra då dyrbar tid kan gå förlorad och missförstånd kan uppstå lättare.

Om man där emot ser till att genomföra alla de olika kickofferna med både intern kickoff klient-kickoff och den officiella kickoffen, kommer det att finnas gott om tid och utrymme för att styra upp sådant som är fel. Klienten och projektledaren har under sin klient-kickoff möjligheten att gå igenom hela projektet och dess medlemmar i lugn och ro. Projektledaren hinner också förbereda sina medarbetare på vad klienten har för bakgrund och erfarenheter. Dem får då i sin tur chansen att sätta sig in i projektet redan innan den officiella kickoffen. Man kan alltså säga att det är viktigt att alla de olika delarna av kickoffen finns med i planen och att man inte hoppas över någon. Detta beror dock som sagt även på projektets storlek, och om det endast handlar om ett mindre sådant är kanske inte behovet så stort av att ha tre separata kickoffer.

En mindre kickoff kan mycket väl bara handla om en kort presentation av projektet som sedan följs av någon form av teambuilding så som en aktivitet utomhus, lunch eller middag.

Sammanfattning

Kickoff är ett begrepp som används flitigt och består av en social tillställning kombinerad med viktig information inför starten av ett nytt projekt. Till evenemanget bjuds alla inblandade in för att på ett lättsamt sätt dels lära känna varandra, känna motivation inför projektet som skall starta samt få ta del av information och presentationer.

Projektmedlemmarna får under kickoffen veta sina roller och ansvarsområden inför kommande projekt samt samtala med projektledare, klienter, sponsorer och andra arbetare om bland annat projektets struktur. Motiverande dialoger vävs in i mötet och projektmedlemmarna får även utrymme att ställa frågor och ventilera sina tankar kring det hela.

Kickoffen kompletteras bäst tillsammans med teambuilding. Genom att gruppen på ett mer avslappnat sätt får socialisera sig med varandra byggs de band och förståelse som krävs för att gruppen sedan ska hantera projektet på rätt sätt. Teambuilding kan vara integrerad i själva kickoffen men det går även att beställa skräddarsydda teambuildingskurser från företag som endast arbetar med detta. En modell som används inom teambuilding är DISC-analys där individer delas in i fyra personligheter, den röda den gula den blåa och gröna.

En kickoff är viktig av många anledningar, inte minst för att stärka samarbetsförmågan och förståelsen för projektet. Genom att hålla en kickoff sparas det dessutom in tid på bland annat socialisering och tilldelning av roller som annars skulle ske när projektet har startat.