PROPS | Projektledning.se

Att styra projekt så bra som möjligt är avgörande för att uppnå tillräcklig effektivitet inom produktion men också annan typ av verksamhet. Det är viktigt att projekten är väl genomtänkta, men även att man följer en given plan eller strategi. Då blir det nämligen väldigt mycket enklare att samarbeta, samt att kommunicera projektet, dess målsättningar och dess resultat till interna såväl som till externa aktörer och intressenter. De allra flesta projektgrupper använder sig av någon form av projektmodell. Det finns flera sådana att välja mellan, så det är viktigt att man väljer rätt modell. Man kan dock också utveckla sin egen. PROPS är ett exempel på en välanvänd projektmodell.

PROPS är en förkortning för Projekt för Projektstyrning. Ibland benämns modellen också som Project Operation and Planning System på engelska. Det är en modell inom projektstyrning som först utvecklades inom företaget Ericsson på slutet av 1980-talet, närmare bestämt 1987. Modellen användes länge centralt inom företaget och inom alla av företagets olika projekt. Dessutom spreds modellen till många av Ericssons partnerföretag, men också till andra företag inom samma och liknande branscher. För tio år sedan tog företaget Semcom över PROPS som nu är ett registrerat varumärke. Semcom är idag den aktör som förvaltar modellen. Det innebär att det enbart är Semcom som har den juridiska rätten att marknadsföra, sälja och utveckla PROPS samt sköta utbildningar om modellen och liknande. PROPS syftar, precis som de flesta projektstyrningsmodeller, till att stötta de personer som arbetar i ett projekt inom specifika områden.

PROPS – en projektstyrningsmodell

Precis som många andra företag brukade Ericsson också sköta en majoritet av sin verksamhet inom produktutveckling som projekt. Allteftersom lösningarna för telefon och kommunikation blev mer och mer komplexa krävdes det ofta att fler teknologier sammanfördes i samma projekt. På grund av att Ericsson var ett stort företag, vars kompetens och anställda var utspridda över stora delar av världen, var det viktigt att det fanns enkla och effektiva sätt för att kunna samarbeta och styra multifunktionella projekt. Medan det definitivt kan vara en fördel med projekt som inkluderar aktörer och anställda från olika delar av världen med olika expertkunskaper, kan det också vara komplicerat att styra projekt som är så pass komplexa. Många av Ericssons projekt löpte simultant och parallellt, och dessutom var det ofta att man behövde konkurrera om resurser. För att kunna lyckas med den här utmaningen behövde Eriksson en ny metodik som skulle genomsyra och vägleda hela företaget och alla dess processer och projekt. Syftet med metoden var att skapa en gemensam bild inom företaget av bland annat:

Hur framförallt de mänskliga resurserna inom företaget skulle fördelas
Rollerna som ingick i företagets projekt och som definierade vad de anställda skulle göra
De kriterierna som skulle användas för att ta beslut inom projekten och i relation till andra projekt

En delad syn på projektledning är också en förutsättning för att hantera konflikter inom en organisation där projektet som arbetsform är dominerande. I slutet av 1980-talet hade olika Ericsson-företag och enheter uppnått olika mognadsgrader i sin projektledning. Den kombinerade erfarenheten kunde tillsammans skapa den metod som kom att kallas för PROPS. Den utbredda användningen av PROPS inom företaget gav Ericsson och dess anställda en gemensam terminologi och ett gemensamt perspektiv på alla sina projekt. Det bidrog till bland annat till kortare tid till marknaden och till kunderna.

Vad är PROPS?

PROPS är som sagt en modell inom projektstyrning. Även fast modellen först togs from inom telefoniföretaget Ericsson så kan modellen appliceras på projekt inom en mängd olika områden och branscher. Det grundläggande syftet med modellen är att effektivisera företags och projekts resursanvändning på bästa sätt, samtidigt som man maximerar kundernas nöjdhet. På det sättet ämnar PROPS till att garantera ett företags långsiktiga framgång och lönsamhet. Idag används PROPS inom områden som produktutveckling, bygg och konstruktion samt marknadsföring.

En av styrkorna med PROPS som en modell och metod är hur bred den är i form av sin applicerbarhet. Modellen baserar sig på erfarenheter och ju fler personer och användare som ingår i ett projekt, desto bättre brukar metoden fungera eftersom att modellen då får en högre nivå av support. Precis som det skedde inom Ericsson, leder appliceringen av PROPS till att företag uppnår en gemensam användning av terminologi och språkbruk, vilket gör det enklare och smidigare att kommunicera med varandra. Det blir också lättare att introducera nya anställda eller samarbetspartners till projekten och verksamheten generellt.

Med hjälp av PROPS blir det också enklare att skapa sig en överblick över sina projekt, genom att modellen bland annat utgörs av så kallade milestones och tollgates. På svenska kan dessa komponenter översättas till avstämningspunkter respektive beslutspunkter. Tack vare utformningen av modellen kan PROPS appliceras på stora såväl som små projekt.

Vad är en projektstyrningsmodell?

För att verkligen kunna förstå sig på vad PROPS är måste man först förstå vad som menas med en projektstyrningsmodell. Det är först då det blir tydligt hur PROPS kan komma till nytta för ett företag och dess olika projekt.

Varje projekt, oavsett vilket företag eller bransch det existerar i, är unikt på sitt sätt. Det innebär att det inte kan finnas en enda standardstruktur som man kan använda för att utföra alla projekt. I alla fall inte om man vill ha ett effektivt arbetsflöde och en lyckad utkomst. Det beror på att olika projekt skiljer sig åt när det kommer till faktorer och parametrar som arbetsmetod, typ av bransch, arbetsteamets kompetenser och storlek, med mera. För att kunna ha en bra plan för projektet krävs det att man har ett tydligt ramverk att rätta sig efter i projektets alla steg, vilket avgörs av typen på projekt det gäller. Projektstyrningsmodeller som PROPS är vad som utgör det ramverket. Ett ramverk, eller modell, är vad som brukar ange hur ofta ett projektteam kommer att träffas, hur och vilka dokument som behövs tas fram, hur man ska kommunicera inom projektet och så vidare. Modellen är ofta fokuserad på en viss typ av lösning, och för att hjälpa projektteamet så syftar en projektstyrningsmodell till att bryta ner, förutsäga, tidsbestämma och strukturera de olika delarna av ett projekt. Utöver PROPS finns det många andra projektstyrningsmodeller, som alla mer eller mindre är anpassade för olika sorters projekt. Följande avsnitt ger en bild av hur projektstyrningsmodeller kan skilja sig åt, genom att beskriva vad man ska titta och tänka på när man väljer rätt modell för ett projekt.

Så väljer man rätt modell

Även fast många projektstyrningsmodeller ofta går att applicera på olika typer av projekt är det viktigt att hitta den modell som kan ge det ultimata resultatet för ens eget projekt. Här följer beskrivningar av en rad olika faktorer som kan vara viktiga att ta hänsyn till när man väljer modell.

Utvärdera projektet

När man väljer projektstyrningsmodell hjälper det ofta att börja från slutet. Med det menas att man behöver ha koll på ganska exakt hur projektets slutprodukt ska se ut och vad man behöver för att kunna nå det resultatet. Man bör i det här skedet fokusera på att samla in alla de krav som finns på slutprodukten. Om ens kravlista antyder att man behöver ett stort team med spridda bakgrunder och expertiser, bör man till exempel välja en modell som tillåter en sådan grad av flexibilitet. Om man har en tydlig bild av sitt slutresultat kan man välja en mer strukturerad modell, medan en iterativ metod kan vara bättre lämpad för projekt som är mer vaga. Andra aspekter att titta på när man utvärderar sitt projekt är:

Projektets budget
Tidslinje och deadlines
Storlek och komplexitet på projektet
Intressenters eller kunders förväntningar och behov
Projekttyp och bransch

Utvärdera projektteamet

Projektstyrningsmodellen är som sagt vad som utgör projektets ramverk och som ligger till grund för projektets plan. Det är vad som berättar för projektteamet vad som behöver göras och vem som ska göra det. För att det ska vara möjligt i praktiken måste dock projektteamet först förstå själva ramverket. Med andra ord, om ens team inte är bekant med projektstyrningsmodellen så kommer det vara desto svårare att nå några resultat. Det är någonting man bör ta hänsyn till när man matchar ett team med en modell, eftersom att man kommer behöva lägga ner tid på att lära upp de medarbetare som inte känner till ens ramverk. Man bör också titta på teamets komposition och identifiera dess styrkor och svagheter. Om ens team trivs bra med att samarbeta nära varandra går det till exempel ofta bra att välja en modell som än mindre strukturerad, som agila metoder. Om ens team har begränsade resurser bör man välja en modell som är resurseffektiv. Det viktigaste är att man väljer en modell som passar ens team istället för att tvinga sina medarbetare att passa ihop med modellen. Här är exempel på några faktorer att ta hänsyn till när man utvärderar sitt projektteam:

Teamets gemensamma erfarenhet
Hur bra teamet är på att organisera sig själva och sitt arbete
Om teamet behöver någon specifik utbildning
Hur förberett ens team är
Om teamet är utspritt geografiskt och vad det i så fall innebär för projektet

Utvärdera företaget

Hur ens företag är organiserat och strukturerat, samt hur dess organisationskultur och förflutna ser ut, kan ha en stor inverkan på vilken typ av modell som är passande för dess projekt. En del modeller fungerar till exempel bäst för stora företag som har tydligt etablerade hierarkiska nivåer. Man bör exempelvis undersöka om modeller som företaget använt tidigare har varit framgångsrika eller inte, för att avgöra om en viss modell är lämpad för ens projekt. När man utvärderar sitt företag bör man bland annat se till:

Historik
Organisationsstruktur
Företagets nivå av flexibilitet och anpassning
Företagets storlek
Tillgängliga resurser

Utvärdera intressenterna

När man väljer projektstyrningsmodell bör man ta hänsyn till och skilja mellan:

Intressenternas inblandning i projektet: En del modeller kräver att projektets intressenter regelbundet involveras i varje steg av projektet, till exempel för att bidra med sin viktiga feedback. Om ens intressenter är väldigt upptagna och har ont om tid bör man exempelvis välja en modell som kräver mindre engagemang och inkludering av intressenterna.
Intressenternas krav på projektet: Om ens intressenter exempelvis är kända för att ofta vilja ändra på projektets mål eller omfång är det bäst att välja en modell som tillåter en hög nivå av flexibilitet och anpassning. Med tanke på att intressenterna är en så pass viktig del av ett projekt och hur framgångsrikt det kan bli, är det avgörande att se till att man tar hänsyn till deras krav.

Utvärdera verktygen

Verktyg inom projektstyrning är ofta utformade för att fungera särskilt bra med specifika metoder och modeller. Därför kan de verktyg man har tillgång till och kunskap om, både fysiska och till exempel en mjukvara, påverka ens val. För att lyckas med detta bör man börja med att göra en lista över de verktyg och program som man har tillgång till. Därefter skriver man ner vilka begränsningar samt styrkor och förmågor som de olika verktygen har. Till slut jämför man den listan med de krav som en viss projektstyrningsmodell ställer. Det bästa är såklart om den modell man väljer fungerar med de verktyg och resurser man redan har tillgång till. Om man behöver investera i nya verktyg bör man komma ihåg att det inte enbart kommer kräva mer resurser i form av pengar, utan även tid eftersom man kommer behöver lära upp sitt team i de nya verktygen.

Att göra en så här djup utvärdering hjälper en att välja en modell som är i linje med målsättningarna för ens projekt, med sitt teams kompetenser samt intressenternas krav och förväntningar. Att välja rätt modell kan göra att projektet kommer att fortlöpa snabbare, smidigare och mer effektivt.

Så går PROPS till

PROPS består av fyra stycken grundpelare, nämligen tollgates, projektmodell, arbetsmodell och milestones (milstolpar). Tollgate-komponenten kommer ursprungligen från Six Sigma och är till för att säkerställa att projektet har ett starkt kundfokus samtidigt som man säkerställer att företaget når sina affärsmål. Här följer en kort beskrivning av de olika grundpelarna.

PROPS grundpelare och beståndsdelar

De fyra stycken grundpelarna är centrala för modellen. En grundpelare kan antingen existera igenom hela PROPS-modellen eller enbart i delar av modellen och återkomma då och då.

Tollgates (beslutspunkter)

Tollgates är namnet på de punkter inom projektet där viktiga beslut ska tas. Dessa formella beslut brukar huvudsakligen tas av den som är ekonomiskt ansvarig för projektet, det vill säga projektets ”sponsor”. De beslut som tas vid modellens tollgates kan röra projektets mål, tillvägagångssätt med mera och måste ligga i linje med projektets ekonomiska resurser.

Projektmodell

Projektmodellen hör till modellens yttre del (när man illustrerar PROPS grafiskt) och är vad som definierar och beskriver till exempel vad projektledaren behöver göra, vilken typ av dokumentation som är nödvändig med mera. Projektmodellen gäller hela arbetet, det vill säga från projektets förarbetet till att projektet är slutfört och inrapporterat.

Arbetsmodell

Arbetsmodellen är vad som finns i modellens inre del och beskriver det arbete och uppgifter som projektteamet behöver ägna sig åt. Arbetsmodellen anger specifikt vilka aktiviteter som är en del av projektet och hur de ska utföras, för att på så sätt uppnå projektet målsättningar. Arbetsmodellen beskriver också vad som ska ingå i modellens milstolpar.

Milestones (milstolpar)

Modellens milstolpar fungerar som projektets punkter för avstämning. Vid varje avstämningspunkt finns det förbestämda och mätbara händelser och resultat angivna. När man når en sådan punkt inom projektet ska man ha uppnått det resultatet. Milstolparna är också viktiga därför att de kopplar ihop modellens projektmodell med dess arbetsmodell.

Faserna inom PROPS

PROPS består av fyra faser, som alla består av särskilda uppgifter och moment som måste utföras innan man kan avancera till nästa fas av projektet:

Förstudie: I förstudien är målet att ta fram olika lösningar på projektet baserat på både tekniska och kundrelaterade krav och behov, samt uppskatta hur lång tid de lösningarna kommer ta.
Utredningsfas: Utredningsfasens syfte är att förbereda arbetet och lägga en lämplig grund för hela projektet. Här analyserar man de olika lösningarna från första fasen närmre. Man konkretiserar också projektets målsättningar och utvecklar strategier och planer. Man utreder även eventuella risker.
Utförande: Nu genomför man projektet enligt planen som utvecklades i fas två. Det är viktigt att ta hänsyn till ens begränsningar när det gäller tid, pengar, verktyg och andra resurser. Arbetet kontrolleras kontinuerligt för att säkerställa dess kvalitet.
Avslutningsfas: Resurser fasas ut, teamet bryts upp och resultat, erfarenheter och lärdomar dokumenteras.

Slutsats

PROPS, en modell inom projektstyrning som står för Projekt för Projektstyrning, kommer ursprungligen från företaget Ericsson. Modellen har sedan starten på 1980-talet utvecklats och går nu att applicera på en mängd olika projekt inom olika typer av branscher. PROPS förvaltas idag av Semcom, som äger rättigheterna till att sälja, anpassa och utveckla modellen. PROPS är uppbyggd av de fyra stycken grundpelarna tollgates (beslutspunkter), projektmodell, arbetsmodell och milestones (milstoplar eller avstämningspunkter). Modellen består vidare av de fyra faserna förstudie, utredningsfas, utförande och avslutningsfas.