RACI-modellen: Responsible, Accountable, Consulted och Informed

Att arbeta tillsammans med andra människor är inte alltid det lättaste. Man kan ha olika åsikter, arbetssätt, perspektiv och nivå på sina kompetenser. Men ibland är det absolut nödvändigt att jobba i ett team av kolleger, och det kan dessutom vara fördelaktigt att tillsammans hantera en uppgift när alla har sin unika utbildningsbakgrund och erfarenhet. Då kan det vara till stor hjälp att veta exakt vad man ska göra och vilka allas specifika arbetsuppgifter och -roller är.

RACI modellen

 

Det spelar ingen roll om man har en komplett projektplan och fantastiska kolleger, om man inte har en tydlig uppdelning av uppgifter medarbetarna emellan så kan det vara lätt att förlora fokus, speciellt när det kommer till lite mer komplexa projekt. När det är oklart vad alla ansvarar för så uppstår förvirring och konflikter och medarbetarna kan bli omotiverade till att fortsätta framåt i projektet. Ett sätt att undvika att en sådan situation uppstår är att använda sig av en metod för att delegera och dela upp ansvar och arbetsroller.

En sådan metod är RACI matrisen. RACI modellen används för att så tydligt som möjligt dela upp roller och ansvar för varje specifik uppgift eller beslut inom ett projekt. Genom att tydligt kartlägga vilka olika roller som är involverade i varje uppgift och på vilken nivå, så kan man eliminera negativa känslor och situationer som man uppstå när medarbetarna blir stressade. Det gäller oavsett hur stort eller litet projektet är, men ju mer komplext projektet är desto viktigare blir det att man på ett tydligt sätt delegerar uppgifter och roller.

Vad är RACI-modellen?

RACI är ett engelskt akronym för de fyra huvudsakliga nivåerna av ansvar för en specifik uppgift inom ett projekt: Responsible, Accountable, Consulted och Informed. På svenska så brukar man ibland översätta modellens namn till HUKI, vilket är kort för Huvudansvarig, Utförare, Konsulteras och Informeras men det vanligaste är att benämna metoden som RACI. RACI matrisen är ett praktiskt verktyg inom projektledning som man kan använda för att förtydliga och specificera vem som ska göra vad inom en projektgrupp.

Det är viktigt inom alla sorters projekt och arbetsgrupper att alla deltagare är väl informerade om och införstådda med vilket ansvar de har. Metoden kan användas inom mindre grupper men är också effektiv när det kommer till stora team som arbetar över olika avdelningar och även över landsgränser på en internationell nivå. RACI matrisen utgör en formell process för att kartlägga och härleda ansvar och ser på så sätt till att minska potentiell förvirring och hjälper till att slutföra projekt snabbare.

I RACI matrisen och modellen så skiljer man mellan en roll och en individ. En roll utgörs av en viss samling uppgifter. Flera individer kan ha samma roll, och en och samma individ kan ha flera olika roller. Till exempel så kan ett företag ha flera olika personer som alla är projektledare, vilket är en vanlig roll. Samtidigt kan en projektledare ha flera andra roller på samma gång, så som exempelvis analytiker. De fyra ansvarsområdena och rollerna som definieras inom RACI modellen är:

  • Responsible: Den som har denna roll i projektgruppen är den som har huvudansvaret för projektet i sin helhet och som säkerställer att man under arbetets gång och när projektet är avslutat har mött de angivna målsättningarna. Varje projekt och uppgift kräver minst en individ som har den här rollen, men det går bra att ha flera så länge ansvarsfördelningen fortfarande är tydlig.
  • Accountable: Den individ som har den här rollen brukar kallas för projektägaren och är den som delegerar arbetet och tar viktiga beslut. Det är den siste personenen att kontrollera så att uppgiften eller projektet lever upp till kundens förväntningar innan projektet anses vara färdigt. Ibland kan den som har rollen Responsible också ha rollen som Accountable, men man brukar bara ha en individ med den här rollen inom varje projekt eller uppgift för att inte krångla till det.
  • Consulted: Individer med den här rollen är sådana personer, ofta experter i om sina specifika områden, som behöver konsulteras innan ett projekt kan bli klart. Varje projekt och uppgift kan förbättras genom att bedömas av en ämnesexpert eller i alla fall andra personer än den som huvudsakligen har arbetat med uppgiften eller projektet.
  • Informed: De individer som har den här rollen är sådana personer som bör informeras om viktiga beslut, framsteg och åtgärder som tas under tiden som man arbetar med ett projekt. De behöver således inte veta om alla detaljer eller konsulteras, utan behöver bara hållas uppdaterade med den allra viktigaste informationen.

När RACI ska användas?

RACI matrisen kan som sagt användas till i princip alla olika typer av projekt, stora som små. Men metoden är särskilt användbar när projekt eller uppgifter till exempel kräver många olika sorters resurser, löper parallellt med andra projekt eller är beroende av andra projekt. Här är exempel på några situationer där RACI metoden kan vara till stor hjälp:

  • När den beslutsfattande processen eller godkännandet av projektet skulle riskera att sakta ner arbetet.
  • När det finns risk för att det uppstår konflikter om exempelvis projektägande eller vem som ska ta beslut.
  • När det känns som att mängden arbete och uppgifter inte är jämt fördelade över projektgruppens medlemmar.
  • När man befinner sig i en situation där medlemmar i projektgruppen ofta byts ut och man snabbt behöver fylla de tomma platserna.

Skapa en egen RACI matris

Själva RACI metoden utgörs av en matris eller tabell, vilket i princip är ett diagram som identifierar och delegerar nyckelroller och ansvarsområden över deltagare inom ett visst projekt. Således så fungerar RACI matrisen som en visuell representation av den funktionella roll som var och en inom projektet spelar. Att skapa matrisen tillsammans i teamet kan vara en bra övning för att balansera mängden arbete som behöver göras och för att tillsammans avgöra vem som ska bli beslutsfattare. Man kan följa dessa sex steg för att skapa sin egen RACI matris:

  1. Identifiera projektgruppens medlemmar: Exempel på medlemmar inkluderar projektledare, enhetschef, produktmanager, mjukvareutvecklare och analytiker.
  2. Identifiera de huvudsakliga milstolparna och uppgifterna i projektet: Om projektet till exempel går ut på att bygga en ny hemsida så kan milstolparna vara att designa webbsidan, testa den och att få kundens godkännande.
  3. Rita upp en matris: Att skapa själva matrisen är enkelt och kan göras i exempelvis Excel, men det går också att ladda ner färdiga mallar direkt från internet. Man sätter sedan in alla uppgifter, milstolpar och beslut som behöver tas i kolumnen till vänster i matrisen för att skapa matrisens rader. Därefter för man in alla roller eller deltagarnas namn i raden högst upp för att skapa kolumner.
  4. Fyll i varje cell i matrisen för att definiera vem som har vilken roll av R, A, C inom varje uppgift: Man ska se till så att varje uppgift har minst en person som har rollen som huvudansvarig, och komma ihåg att det bara ska finnas en projektägare för varje enskild uppgift. När det kommer till att få kundens godkännande i exemplet ovan med att bygga en hemsida, så hade projektledaren varit ansvarig för att få kundens godkännande (Responsible), enhetschefen hade varit projektägare (Accountable), analytikern hade konsulterats för mer information (Consulted) och mjukvareutvecklaren hade behövt bli informerad om resultatet (Informed).
  5. Diskutera, analysera och få godkännande från projektgruppen: Det är ofta projektägaren som är ansvarig för det här steget. Det är viktigt att alla är överens om hur RACI matrisen ser ut innan man startar projektet.
  6. Förse alla med en kopia av den färdiga RACI matrisen: Man kan till exempel mejla ut kopian till alla inblandade, så att alla kan återkomma till matrisen under arbetets gång vid behov.

Tips för att optimera RACI

Det bästa tänkbara scenariot när man skapar en RACI matris är att alla personer som är inblandade i projektet är närvarande. Det är dock inte alltid möjligt. Man måste dock vara helt säker på att alla personer som är representerade i en RACI matris har accepterat och godkänt hur rollerna och ansvarsområdena är fördelade. Man vill också vara säker på att att ens RACI matris eliminerar all form av förvirring som kan komma att uppstå i projektet. Följande tips kan hjälpa till att få ut det mesta av en RACI matris:

  • Man bör fokusera på specifika uppgifter, milstolpar och beslut inom sitt projekt när man skapar sin RACI matris, och avstå från att inkludera generella eller administrativa saker och händelser så som till exempel gruppmöten eller statusrapporter.
  • Man bör synkronisera sin RACI matris med den övergripande projektplanen, så att det inte råder någon förvirring eller mismatch mellan detaljer så som deadlines.
  • Det kan vara en bra idé att inkludera definitionerna och förklaringen av RACI-modellen i samma dokument som matrisen, ifall någon av deltagarna skulle glömma bort dess betydelse under projektets gång.

Vanliga misstag och hur man kan undvika dem

Det finns framför allt fem stycken misstag som man ofta råkar göra när man skapar och använder sig av en RACI matris:

  1. Man arbetar alltför detaljerat: Man ska komma ihåg att RACI matrisen inte är samma sak som projektplanen. Uppgifterna och ansvarsområdena behöver därför inte vara lika detaljerat beskrivna eller utförda lika ofta som det som ingår i projektplanen. Om det uppstår förvirring eller förfrågan om att lägga till mer detaljer i RACI modellen så kan det betyda att det är läge att istället cirkulera projektplanen bland medarbetarna.
  2. Man använder samma matris för flera olika projekt: Man kan använda en viss RACI matris som mall för ens unika projekt, men alla projekt har olika grader av komplexitet och består av varierande typer av uppgifter och milstolpar vilket varje färdig RACI matris bör representera.
  3. Brist på kontinuitet: Den person som utnämns till projektägare (Accountable) bör vara den som tar besluten för varje uppgift/steg/aktivitet/milstolpe som de har blivit delegerade i RACI matrisen. Om man avviker från de bestämda rollerna under arbetets gång i projektet så kan det leda till att misstro och förvirring uppstår, vilket i sin tur underminerar RACI-metoden och den matris som man har skapat tillsammans.
  4. Man lägger till alltför många kolumner i matrisen: Varje uppgift/kolumn i RACI matrisen bör vara en sådan som kräver någon form av beslut. Det är därför som man inte ska inkludera mer administrativa aktiviteter så som exempelvis möten.
  5. Att blanda ihop vem som är ansvarig (Responsible) med vem som är projektägare (Accountable): Den person som har fått rollen R ska helst inte också ha rollen som A för samma uppgift. Det är i praktiken ovanligt att den personen som utför själva uppgiften (Responsible) är auktoriserad att också godkänna arbetet eller ta besluten (Accountable).

Checklista för RACI matrisen

När man har gjort färdigt sin RACI matris så kan man med fördel kontrollera så att den uppfyller följande regler innan man godkänner och skickar ut matrisen till alla deltagare:

  • Varje uppgift har minst en person som har rollen R (Responsible).
  • Det finns bara en person med rollen A (Accountable) för varje uppgift, för att göra beslutsfattandet så smidigt som möjligt.
  • Ingen av projektgruppens deltagare riskerar att överarbetas på grund av att personen har för många R-roller för olika uppgifter.
  • Varje deltagare i projektgruppen har en roll för varje uppgift i matrisen. Det är till exempel inte ovanligt att många deltagare har rollen Informed för en majoritet av uppgifterna.
  • Om man har många C- och I-roller i sin RACI matris så bör man kontrollera så att man har etablerat enkla och smidiga sätt för att konsultera och informera dessa personerna. Det kan till exempel vara så pass lätt som att säkerställa att alla har tillgång till projektplanen så att de kan följa de framsteg som görs under projektets gång. Då måste man också se till så att man uppdaterar sin projektplan när framsteg görs.

Fördelar med RACI-metoden

I grund och botten så hjälper RACI-modellen till att sätta upp tydliga och realistiska förväntningar kring ett projekts olika uppgifter och ansvarsområden. Metoden säkerställer att man inte har för många personer som arbetar med samma uppgift på samma sätt, eller motarbetar varandra på grund av att uppgifterna inte var tydligt definierade eller uppdelade från början. RACI-modellen uppmuntrar och motiverar också projektgruppens deltagare att ta ansvar för sitt arbete, eller vända sig till någon annan om det behövs, samtidigt som risken för personliga konflikter minskar.

Inom en organisation så kan RACI-metoden hjälpa till att hålla reda på vem som ansvarar för vad, så att det blir lättare att hålla rätt person ansvarig när någonting går fel. Metoden ser också till så att alla medarbetare har inblick i vad som sker inom organisationen, och den ger samtidigt en informativ överblick över hur mycket arbete som varje person har på sin tallrik vilket gör det lättare för arbetsledare och chefer att hålla koll på om någon av medarbetarna har för mycket eller för lite att göra.

Kritik

Samtidigt som RACI-matrisen som en metod kan medföra många fördelar för dess användare så finns det också en del kritik. En del av kritiken innefattar följande punkter:

  • Metoden kan ibland kännas förvirrande: RACI är noggrann med att beskriva de olika rollerna som utgör metoden, men den är inte lika specifik när det kommer till att beskriva de faktiska åtgärder och handlingar som varje roll innebär. Det råder ibland förvirring kring vilken av rollerna R och A som har ansvaret för att planera projektet eller uppgiften, samt hur involverad och aktiv personen med roll C bör vara.
  • RACI-metoden kommer inte fixa en redan dysfunktionell arbetsgrupp: Även om RACI är en bra metod för att minska mängden konflikter och skapa en gemensam förståelse för allas uppdrag så krävs det först att arbetsgruppen redan fungerar bra ihop. För att RACI ska kunna förbättra exempelvis kommunikationen inom gruppen så måste gruppen först vara sammanhängande.
  • Är den ansvarige (R) inte ytterst ansvarig?: Eftersom att det ofta är två olika personer som har rollerna R och A så kan det verka som att personen med roll R inte bär ansvaret för sina handlingar inom projektet. Därför bör man göra denna ansvarsuppdelning så tydlig som möjligt innan projektet startar.

Slutsats

För att ett projekt ska kunna genomföras så bra som möjligt så är det i princip helt avgörande att själva projektgruppen fungerar och att alla som ingår i gruppen kan arbeta ihop utan några problem. RACI-modellen kan fungera vägledande och tjäna som ett organiserande verktyg, för att på ett tydligt vis strukturera och delegera ansvarsområden och uppgifter inom ett visst projekt. Genom att tillsammans rita upp RACI-matrisen inom projektgruppen så får alla deltagare en visuell bild av hur arbetet kommer att fördelas under projektets gång och vem som bär ansvar för vad. RACI-matrisen är inte detsamma som själva projektplanen.

Projektplanen beskriver på detaljnivå hur varje enskild uppgift ska utföras, vilka deadlines som måste mötas och hur projektet ska skötas. RACI-modellen, å andra sidan, fokuserar på att fördela de olika rollerna inom varje separat uppgift och ser till så att det finns rätt antal personer med rätt ansvarsområden för att hantera de olika uppgifterna och projektet i sin helhet. För att RACI ska vara en effektiv metod inom projektledning så krävs det att projektgruppen redan är välfungerande och att kollegerna trivs med varandra.