I alla projekt är det en stor del att som projektledare föra dokumentation över projektets utveckling och framsteg. Det är inte bara den egna projektgruppen som behöver information om projektet men även andra intressenter som ledningen, kunden och andra chefer. Med statusrapporter kan en projektledare hålla både sin projektgrupp och andra intressenter informerade om projektet medan det pågår och uppdatera dem om milstolpar som uppnåtts, aktiviteter som utförts och problem man stött på.
Vad är en Statusrapport?
En statusrapport används för att informera viktiga intressenter i ett projekt som exempelvis investeraren, kunden eller ledningen, om projektets status. En statusrapport skapas flera gånger under projektets gång för att uppdatera intressenterna sporadiskt om hur det går för projektet, vilka förändringar man har gjort och om projektet går enligt plan.
En statusrapport skrivs ofta av projektledaren och formas baserat på vem som ska läsa den. Det kan exempelvis vara en projektsponsor som vill ha en uppdatering om projektet och därför behöver projektledaren fokusera på projektsponsorns behov och skriva rapporten utifrån det som sponsorn troligtvis har intresse av. Nyckeln med att skriva en bra statusrapport är just att hålla den kort och koncis och fokusera på ämnet som är viktigt för personen eller personerna som ska läsa rapporten.
Statusrapporten täcker flera olika områden och beroende på vilket projekt du arbetar med eller hur stort det är så kan innehållet i rapporten variera men dessa element bör finnas i alla rapporter:
• Projektdetaljer
• Projektgrupp
• Datum
• Projektets tidsplan
• Projektets omfattning
• Projektets budget
• Kvalité
• Beroenden
• Problem
Som projektledare kan man själv forma en statusrapport baserat på sitt och projektets behov och även utifrån vem som ska läsa rapporten. Det finns även olika typer av statusrapporter där man fokuserar på olika områden av projektet och hur ofta man skriver rapporterna varierar också. Beroende på projektets storlek och vilka intressenter som har behov av att ta del av en statusrapport så kan projektledaren själv avgöra hur ofta och vilken typ av rapport som ska skapas. Projektledaren kan använda sig utav färdiga mallar eller skapa sin egen utifrån projektet som han eller hon arbetar med.
Hur använder man en statusrapport?
För att skapa en statusrapport så finns det en del saker som projektledaren bör ha i åtanke. Först och främst så ska rapporten ha ett tydligt fokus. En statusrapport görs under projektets gång och ska uppdatera om projektets status just då och därför bör det också vara fokus på den perioden. Om man har skapat statusrapporter tidigare under projektets gång så bör man alltså inte ta med sådant som nämnts i en tidigare rapport om det inte specifikt finns behov av det utan syftet är att uppdatera om projektets nuvarande status och även ge en inblick i den kommande perioden.
Informationen som projektledaren ska dela med sig av ska vara relevant för läsaren och det kan vara bra att också fokusera på siffror eller annan data som har med uppdateringen att göra så att läsaren vet precis vilka förändringar som skett och vad projektet har uppnått hittills. Det finns många tekniker och tips för hur man kan strukturera en statusrapport och det kan projektledaren välja själv baserat på vem som ska läsa rapporten. Det finns exempelvis program och applikationer som kan användas för att strukturera upp scheman med aktiviteter, faser och milstolpar som sedan kan generera en rapport. Om det är den första statusrapporten för projektet så kan beskrivningen vara mer generell och överskådlig så att läsaren får en bra insikt i projektets start.
I projektstatusrapporten bör projektledaren fokusera på följande information:
• Status
• Utveckling
• Beslut
• Handling
• Effekt
Status
Det är rätt så självklart att en statusrapport ska ha med en uppdatering om projektets status och det viktiga är att ha rätt fokus när man skriver rapporten. Man vill uppdatera läsaren om projektets nuvarande status och det innebär vad som sker just nu i projektet, håller man på att hantera några problem som uppstått, har det skett några förändringar och går man fortfarande enligt projektets tidsplan? Projektets status ska vara övergripande och tydlig att förstå redan när någon läser de första paragraferna av rapporten.
Utveckling
I rapporten ska projektledaren också redovisa för vilken utveckling projektet har haft under den senaste perioden. Eftersom att projektet följer en projektplan så jämför projektledaren hur projektet ligger till i jämförelse med planen, är projektet på rätt spår eller är det försenat? I en projektplan har man oftast delat upp projektet i olika faser med tillhörande aktiviteter och milstolpar och om man uppnått eller avslutat någon aktivitet eller milstolpe så kan man redogöra för det i rapporten. Faser, aktiviteter och milstolpar ska vara tydligt definierade med tillhörande beskrivning, varaktighet och vilka personer från projektgruppen som arbetar med dem.
Beslut
I statusrapporten bör man också ge detaljer om vilka beslut som har fattats, hur projektgruppen gick tillväga för att fatta besluten och vilken påverkan de har haft hittills. Om det har skett några ändringar i projektplanen så ska detta vara tydligt i rapporten och även uppdateras i projektets övriga dokumentation.
I alla projekt sker det olika former av beslut eller förändringar som är värda att notera. I vissa fall kan statusrapporten vara ett resultat av att en stor förändring i projektet har skett eller att beslut fattats av viktiga intressenter som andra i projektet också bör vara medvetna om. Det ska vara tydligt vem som har fattat vilka beslut och orsaken till varför de besluten har fattats.
Handling
Vad har skett under perioden som är viktigt att ge information om? Vilka handlingar har projektgruppen utfört eller har projektledaren gjort något som kan vara intressant för läsaren av rapporten att veta? Handlingar kan delas in i olika grupper om projektet är stort och täcker flera områden som exempelvis design, tillverkning och finans. Om projektgruppen exempelvis arbetar med att utveckla en ny mobilapplikation och är i designfasen så kan statusrapporten beskriva vilka tester man gjort av designen och på vilket sätt man arbetar för att få fram en användbar design till applikationen.
Effekt
Alla beslut och handlingar under perioden kommer leda till någon effekt eller påverkan på projektet och det är värt att i slutet av rapporten notera vilka effekter det skulle kunna vara och hur projektet kommer fortskrida. Om man har identifierat några risker eller problem med vissa beslut så kan man diskutera vad som behöver åtgärdas inför nästa fas i projektet.
Mallar för statusrapport
Det finns många färdiga mallar för statusrapporter som enkelt går att hitta på Internet. Man kan också använda sig utav gamla statusrapporter som kan hittas i äldre projekt i den egna verksamheten och på så sätt kan man också använda statusrapporter som är mer relevanta för sina egna projekt.
Hur ofta skapar man statusrapporter?
En statusrapport skapas regelbundet i ett projekt men det kan variera beroende på projektets längd och storlek. I många fall görs flera statusrapporter sporadiskt och baserat på behov och vem som begär ut rapporten. Det finns flera varianter av statusrapporter och de vanligaste är:
• Veckovis rapport
• Månadsvis rapport
• Rapport till ledningen
• Resurs- och projektgruppsrapport
• Datarapport
Veckovis rapport
Att generera en statusrapport varje vecka är vanligt i de flesta projekten. Projektledaren skapar och uppdaterar veckovisa rapporter under projektets gång som sammanfattar veckan och arbetet som skett. Rapporten är i detalj men fokuserar endast på den senaste veckan. Projektledaren skulle kunna dela med sig av rapporten inom en halvtimma om någon har behovet av att se den eftersom att den konstant uppdateras under projektets gång och oftast är redo att visa till andra. Den veckovisa rapporten är oftast menad för projektgruppen och projektledaren men kan också rikta sig mot en resurschef eller en viktig intressent.
Månadsvis rapport
En månadsvis rapport täcker månaden som gått och riktar sig oftast mot högre chefer och andra intressenter som behöver en snabb inblick i projektet. Det finns flera intressenter som arbetar med annat och inte har tid att få en veckovis uppdatering och den månatliga rapporten blir då mer relevant för dessa intressenter.
Rapporten behöver inte vara i lika mycket detalj som den veckovisa rapporten utan sammanfattar månaden, de aktiviteter man utfört och de milstolpar man uppnått. Om rapporten ska riktas mot högre chefer så finns det oftast ett större intresse av att veta mer detaljer om budgeten, tidsplanen och om man stött på några problem. Om projektledaren har identifierat några risker för projektet så kan det också vara bra att ge sin åsikt om risken och hur den kan hanteras. Intressenter kan baserat på informationen i rapporten sedan ge mer stöd eller feedback till projektet om det finns ett behov för det.
Rapport till ledningen
Under projektets gång kan ledningen specifikt behöva uppdateras och projektledaren skapar då en rapport som endast är till för ledningen i verksamheten. Ledningen i verksamheten ser över många olika projekt samtidigt och under projektets gång kan det hjälpa att de får ta del av en specifik rapport om projektet för att bättre veta hur det går och vad projektets status är.
I en sådan rapport kan projektledaren fokusera på att dela med sig av data och siffror angående projektets framsteg och vad man har uppnått hittills. Projektledaren kan också analysera tidigare siffror från projektets tidigare faser och ge en uppdatering om hur projektet ligger till. I rapporten bör det också vara tydligt vem som har gjort vad och vem som arbetar med vad. Om beslut har fattats eller ändringar skett så ska det också vara tydligt vem som deltog och påverkade den processen. Ledningen kan på så sätt ge projektet mer resurser om de inser att projektet är i behov av stöd för att lösa något problem eller en försening.
Resurs- och projektgruppsrapport
I vissa fall så kan en projektledare ha hand om flera projekt eller projektgrupper samtidigt. I en verksamhet kan det också finnas flera projekt som pågår samtidigt. Det kan därför vara nödvändigt att sammanställa en rapport där man uppdaterar om alla projektens status i form av resurserna som används eller inte används. Man ger en uppdatering om vilket arbete som just nu sker i projektet och vad som kommer behövas inom snar framtid. Rapporten är menad för resurschefer och andra chefer som har hand om resurser inom verksamheten och kan hjälpa dem att fördela resurserna jämnt mellan projekten.
Datarapport
En ny sorters rapporter som har kommit att användas alltmer ofta är datarapporter. Dessa rapporter fokuserar på data men på ett enkelt och tydligt sätt genom att exempelvis använda sig av tabeller, grafer och checklistor. I rapporten delar man med sig av siffror och datum som är viktiga för projektet men i korta och koncisa tabeller och scheman så att de är lättöverskådliga. Rapporten kan delas till både projektgruppen men främst viktiga intressenter som är intresserade av hur det går för projektet.
Utmaningar med att skapa statusrapporter
Det finns många fördelar med att använda statusrapporter men det kan uppstå en del utmaningar med att skapa rapporterna. All information som handlar om projektets framtid som identifierade risker, problem som kan uppstå eller budgetplaner är oftast gissningar. Även om man baserar informationen på sin erfarenhet och analyser så blir det inte alltid som man tänkt sig och risken blir att projektledaren skapar en statusrapport där mycket om framtiden diskuteras men som kan komma att bli irrelevant.
I mindre verksamheter eller i verksamheter där det pågår många projekt samtidigt kan flera av projekten behöva dela på resurserna och även om projektplanen för ett projekt är stark och tydlig så kan det ske förseningar i ett annat projekt inom verksamheten som indirekt kan påverka alla projekt. I många fall behöver projektmedlemmar gå över till andra projekt när de slutfört arbetet i sitt projekt men om det uppstår förseningar så kan nästa projekt bli försenat på grund av att rätt personer inte kan ansluta till projektet i tid.
En statusrapport bör därför först och främst fokusera på projektet i nutid och vad projektgruppen har åstadkommit och slutfört när rapporten skrivs. Analyser och tankar om framtiden ska komma i slutet av rapporten där projektledaren tydligt redogör för vad han eller hon har identifierat för risker och vad han eller hon baserar sina åsikter på.
En annan risk med rapportskrivande är att projektledaren kan vara för kort och koncis i sitt skrivande. I många fall vill man att rapporten ska vara lätt att läsa och även snabbt kunna ge den informationen som är viktig för läsaren men risken med det är att man hoppar över relevanta detaljer som kan vara nyttiga för läsaren att veta om. Det är främst med erfarenhet och även feedback från andra som en projektledare kan förbättra sitt rapportskrivande och det är därför viktigt att projektledaren alltid försöker identifiera vilken information en intressent är i behov av.
Vad är fördelarna med att använda en statusrapport?
Statusrapporter är ett väldigt bra sätt för företaget och projektledaren att hålla koll på hela projektet från start till slut. I en rapport tar projektledaren upp all information som är relevant för projektet och delar med sig av informationen till andra intressenter som exempelvis projektsponsorn eller ledningen i företaget. Med hjälp av statusrapporterna kan andra intressenter få den informationen som kan vara nödvändig för dem att veta under projektets gång även om de inte alltid aktivt deltar i projektet.
En statusrapport baseras på projektet och projektledaren kan själv bestämma hur rapporten ska formas. Den bör också formas utifrån läsarens behov och projektledaren kan därför se till att rätt information hamnar i rätt händer. Projektledaren kan dela med sig av intressant information om budgeten, framsteg i projektet eller problem som man stött på. Andra intressenter tar del av information och kan då delge om de har några åsikter eller behöver ingripa genom att ge projektet mer stöd och resurser.
Flera andra fördelar med statusrapporter är att de förbättrar kommunikationen mellan olika projektgrupper, projektledare och chefer inom verksamheten. Statusrapporterna är något som alla inom verksamheten kan ta del av och beroende på vem som är i behov av informationen så kan specifika rapporter skapas och sedan diskuteras bland de inblandade. Det gör också kommunikationen lättare bland de personer som inte alltid är direkt aktiva i projektet som högre chefer och andra intressenter. Istället för att projektledaren individuellt ska informera olika intressenter om uppdateringar eller hålla möten varje vecka med flera olika intressenter så kan en rapport skapas som ger den information som behövs till de intressenter som faktiskt är i behov av den.
Med rapporter kan alltså alla intressenter bli informerade om projektets status och projektledaren kan också ge specifik information till specifika intressenter. I gengäld kan projektet få bra stöd och feedback från intressenterna som tar del av rapporten och projektledaren kan fortsätta att bygga på ett framgångsrikt projekt med goda resultat.
Efter att projektet avslutas så kan rapporterna användas för analyser och stöd för framtida projekt om hur man kan hantera projekt. Med hjälp av dokumentationen ser man hur projektet har gått till, vilka resurser som använts och vilka problem man stött på. Man ser även hur risker har hanterats, hur beslutsfattandet har gått till och hur man uppnått milstolpar. Det finns en hel del som man kan lära sig av dokumentationen från äldre projekt och det kan vara väldigt värdefullt för verksamheten att ta del av i efterhand.
