Begreppet utvecklingssamtal är något som de flesta av oss har en hel del associationer till. För vissa av oss för det tankarna till skolans samtal mellan föräldrar och lärare, där elevernas respektive prestationer diskuteras.
Nu i den vuxna världen så har däremot begreppet en lite annorlunda innebörd, och handlar om samtal mellan chef och anställda. Endera individuellt eller i grupp.
Trots detta så är de grundläggande principerna fortfarande desamma.
Under ett utvecklingssamtal så diskuterar man förväntningar, prestationer, framtida inriktningar och i stort sett allting som berör enskilda personers roll på arbetsplatsen.
Eller helt enkelt gruppen i stort.
Chef eller anställd
Hur man förhåller sig till utvecklingssamtalet beror i stor utsträckning på vilken roll man har. Det vill säga huruvida man är den chef som driver samtalet, eller den anställda som deltar. Men viktigt att poängtera är att ingen av dessa två roller är vare sig till fullo aktiv eller passiv. Tvärtom så kräver ett framgångsrikt och gynnsamt utvecklingssamtal att samtliga parter är öppna för samtal och deltar i en dialog på jämn nivå.
Utvecklingssamtal – en standard på arbetsplatsen
Nu för tiden är regelbundna utvecklingssamtal standard på i stort sett samtliga arbetsplatser runt om i landet. De har kommit att bli ett sätt att stämma av tiden som har gått, och samtidigt planera för framtiden.
Men om samtalen ska bli så effektiv som möjligt så krävs en hel del planering och struktur. Låt oss därför ta en närmare titt på utvecklingssamtalets funktion och hur man bör förhålla sig till det, både som chef och som anställd.
Varför Utvecklingssamtal?
En stor del av att vara människa handlar om förmågan att kunna både utvärdera tiden som har gått och planera för framtiden. Det anses ofta vara två av de viktigaste faktorerna för framgångsrikt samarbete. Men för att man gemensamt ska kunna sätta saker och ting i perspektiv så krävs så klart effektiv och målinriktad kommunikation.
Vad utvecklingssamtalet fyller för funktion är att under kontrollerade former samtala om hur man ser på den gemensamma verksamheten, samt hur man tänker sig att framtiden kommer att te sig.
I utvecklingssamtalet så krävs därför att man är både öppen och ärlig med sina egna prestationer, sina förväntningar på andra och var man ser sig själv i framtiden. Det blir helt enkelt ett sätt att synkronisera alla inblandade för att säkerställa att verksamheten är på rätt spår.
Utvecklingssamtal på tu man hand eller i grupp?
En viktig sak du måste ta ställning till är huruvida det är bättre med utvecklingssamtal i grupp eller mellan dig som ansvarig och en anställd. Både har sina för- och nackdelar och det finns egentligen ingen av varianterna som är bättre än den andra.
Låt oss därför ta en titt på vad som skiljer dem åt.
Samtal i grupp
I ett gruppsamtal så har man en unik möjlighet att få ett bredare och mer allmänt perspektiv. Det ger även en insikt i hur gruppen fungerar som en enhet.
Men det finns även en risk att gruppen speglar varandra och endast ger en sorts tillrättalagd bild av vad som egentligen pågår.
Det kan även vara svårare att styra ett gruppsamtal på så sätt att alla får chansen att prata. Gruppsamtal kräver även ett stort mått av diskretion, då det inte är acceptabelt att ta upp enskilda personers prestationer inför övriga.
Enskilda utvecklingssamtal
När man har ett utvecklingssamtal på tu man hand så har man avsevärt mycket större möjlighet att gå in på djupet gällande den enskilde individens prestationer och önskemål. Dessa samtal blir däremot ofta mycket mer personorienterade, och även om detta ofta är önskvärt så kan de i vissa situationer försvåra att få ett helhetsperspektiv på verksamheten.
Hur du planerar inför ett utvecklingssamtal
För att utvecklingssamtalet ska kunna fylla sin funktion så är det viktigt att man såväl är medveten om syftet med samtalet, och är tillräckligt förbered för att kunna delta. I många fall så finns det på arbetsplatsen färdiga mallar för utvecklingssamtal. Och då kan du i de flesta fall se vilka steg som samtalet innefattar. Men trots detta är det viktigt att du inför samtalet tar dig lite tid att utvärdera tiden som har gått, för att få perspektiv på såväl verksamheten som sin egen roll i den.
Men vad som krävs av du under samtalet beror i stor utsträckning på vilken roll du har.
Låt oss därför titta närmare på hur du kan förhålla sig till ett utvecklingssamtal som chef, och som anställd.
För dig som är chef eller arbetsledare
Som chef eller ansvarig för arbetets verksamhet har du mycket ansvar på sina axlar. Om du därtill har som uppgift att leda utvecklingssamtal så kan det lätt kännas att arbetsbördan helt enkelt är för stor.
Men med lite noggrann planering och struktur så kan du förvandla ett omständligt samtal till en rutinmässig händelse. På det stora hela är det som ansvarig viktigt att inför samtalet se till att ha såväl ett helhetsperspektiv som insikt om de enskilda individernas roll i verksamheten. Därför finns det en del saker som kan vara bra att tänka på inför förberedelsen.
Hur har den gångna tiden påverkat verksamheten?
En av de allra viktigaste faktorerna för ett framgångsrikt utvecklingssamtal är att ha insikt i hur tiden som har gått har påverkat verksamheten. Detta är nämligen ett måste för att du ska kunna sätta enskilda personers prestationer i förhållande till verksamhetens utveckling. Du kan så klart inte ha koll på alla historiska händelseförlopp. Men se till att skaffa perspektiv på de breda dragen.
Hur ser verksamhetens framtida mål ut?
Genom att vara på det klara med verksamhetens framtida inriktning så får du avsevärt mycket större möjligheter att sätta enskilda personers framtid inom verksamheten i en större kontext.
Du kan även säkerställa att de förstår vilka förväntningar och förhoppningar som finns gällande deras kommande prestationer. För att kunna sätta den anställdes roll i ett bredare kontext är det avgörande att ha koll på var verksamheten är påväg.
Hur kommer verksamhetens utveckling påverka de anställda?
När du har säkerställt att du har perspektiv på verksamhetens dåtida och framtida utmaningar så kommer du på att bra sätt att kunna förmedla dessa till de anställda. Då kan du även på ett enkelt sätt diskutera den anställdes möjligheten att även i framtiden vara en del av verksamheten. Här kommer ärlighet att vara en avgörande faktor. Det är sällan en bra idé att hålla inne med information som kan komma att påverka anställda i framtiden.
Hur har den anställde presterat?
Genom att bekanta dig med den anställdes historiska prestationer så kommer du att få insikt om hur personen i fråga har skött sina arbetsuppgifter och huruvida den väl har hanterat sina ansvarsområden. Detta är ett måste för att utvecklingssamtalet ska kunna täcka den anställdes framtida möjligheter inom verksamheten. Här är det viktigt att inte fokusera på allt för personliga saker. Utan istället endast diskutera de saker som objektivt sett förhåller sig till arbetsbeskrivningen. Annars riskerar den anställde att uppleva eventuella brister som personliga misslyckanden.
Hur har den anställdes prestationer motsvarat förväntningarna?
Detta är förmodligen en av de viktigaste och samtidigt mest känsliga delarna av förberedelsen inför ett utvecklingssamtal. Att sätta en anställda prestationer i relation till faktiska förväntningar kan väcka en hel del frågor och funderingar som inte nödvändigtvis talar gott för den anställdes framtida roll i verksamheten. Om situationen är sådan att den anställde inte har en framtida roll i verksamheten så är det viktigt att förklara huruvida personen i fråga kan göra något åt det.
För dig som är anställd
Även om du som anställd kan vara van med att ha en mer passiv roll i företaget, så krävs det ändå en del förberedelser inför utvecklingssamtalet. Mycket handlar om att på ett ärligt sätt fundera över hur du upplever att dina arbetsuppgifter har varit, och om du upplever att du som anställd har en fungerande roll i verksamheten. Kom ihåg att varje bra utvecklingssamtal kräver förtrolig dialog mellan dig som anställd och den som har hand om samtalet.
Hur har den gångna tiden varit rent jobbmässigt?
Genom att fundera på hur tiden som har gått har varit så får man chansen att reda ut huruvida man haft möjligheten att leva upp till de förväntningar som har presenteras, huruvida arbetsuppgifterna varit tillräckligt klara och alla de andra saker som är väsentliga för att arbetsuppgifterna ska vara möjliga att genomföra. Här krävs ett extra mått av självinsikt, och det är inte alltid lätt att behöva erkänna att saker kanske har varit för svåra eller rent utav för lätta. Ofta så lönar det sig i längden att inte hålla inne med vad man verkligen känner.
Har det funnits några hinder för att prestera?
Det är knappast ovanligt att du som anställd får axla endera för höga förväntningar eller för höga krav. Ofta så beror detta endera på att arbetsuppgifterna inte varit rätt utformade, eller för att du helt enkelt saknar den information eller kompetens som varit nödvändigt för uppgifternas utförande. Här har du en unik möjlighet att diskutera huruvida du upplever dig vara i behov av vidareutbildning, om kraven är för höga och allt annat som påverkat.
Hur har samarbetet med övriga fungerat?
Alla verksamheter är på ett eller annat sätt beroende av ett väl fungerande samarbete. Som anställd har du ofta en unik insikt i hur samarbetet fungerar. För att utvecklingssamtalet ska bli gynnsamt så är det en bra idé att fundera över om samarbetet har löpt på utan problem. Försök däremot att undvika att fokusera på interpersonella konflikter, då det sällan är en bra idé att lyfta fram enskilda personer.
Hur du strukturerar ett utvecklingssamtal
För att utvecklingssamtalet ska bli så produktivt som möjligt så är det mer eller mindre ett måste att du förhåller dig till någon form av mall eller dagordning. Ibland så finns det färdiga mallar på arbetsplatsen. Och då är det så klart en bra idé att du förhåller dig till dessa.
Men om det saknas sådana så kan det vara bra att på egen hand skapa en mall för samtalet. På så sätt undviker du att under samtalets gång tappar fokus och glömmer bort väsentliga saker.
Här kommer därför några tips på hur du lägger upp ett effektivt utvecklingssamtal. Kom ihåg att dessa endast är allmänna riktlinjer, och ofta behöver en samtalsmall anpassas utifrån de förutsättningar som föreligger på varje enskild arbetsplats.
Presentation och syftesförklaring
Det är alltid en bra idé att inleda ett utvecklingssamtal på ett både formell och samtidigt avslappnat sätt. Oavsett om ni är bekanta sedan tidigare så är det alltid en bra idé att skaka hand och välkomna varandra. Detta skapar en mer förtrolig miljö och visar att man är där på lika villkor. Undvik däremot att prata om saker som är utanför utvecklingssamtalets ramar. Då det trots allt inte är ett informellt möte. Om den anställde känner sig obekväm eller inte vet vad som förväntas så är det en bra idé att först förklara vad ni kommer att prata om. Ofta kan det vara en bra idé att i förväg låta de anställda ta del av mallen för utvecklingssamtalet.
Tiden som har gått
Genom att gemensamt prata om tiden som har gått så kan ni se huruvida ni har samma perspektiv på vad som har skett. Denna del av samtalet kan var ganska fri. Och uppmuntra gärna att prata om saker som har varit roliga, svåra eller oklara. Detta skapar en bra chans för att kontrollera huruvida den anställde förstår sin roll i verksamheten, och huruvida arbetsbördan varit rimligt. Ofta är det en bra idé att först låta den anställde berätta om tiden som har gått. Och därefter själv göra det samma med fokus på den anställdes roll i verksamheten. Här har ni möjligheten att vädra både styrkor och brister i prestationer.
Verksamhetens framtid
Då verksamhetens framtid är väldigt viktigt för alla som är inblandade så är det oerhört viktigt att prata om eventuella förändringar som kan komma att påverka den anställde. Här har du chansen att betrygga den anställde om dess fortsatta roll i framtiden. Eller vara ärlig med det eventuella faktumet att personens framtida roll är oklar. Även om det inte är nödvändigt att i detalj beröra planerade företagshändelser så är detta en unik chans att låta den anställda känna sig delaktig även i de större händelserna kring verksamheten.
Utvecklingsmöjligheter
Här har du chansen att prata om den anställdes nuvarande kompetens och framtida utvecklingsmöjligheter. Här kan den anställde med fördel uppmanas att själv berätta om huruvida kompetensen ligger på rätt nivå, eller om det är något som kan tänkas behövas ändras. Här är det viktigt att uppmuntra ärlighet, och säkerställa så att den anställde känner sig tryck att prata fritt.
Ofta drar sig folk för att säga att deras arbetsuppgifter är för svåra, trots att det vore högst väsentligt för alla att få reda på det. Här kan du som chef ta chansen att presentera vilka möjligheter som finns gällande fortbildning. Detta kan väcka engagemang och göra att den anställde känner sig mer delaktig.
Arbetsmiljö
Begreppet arbetsmiljö är väldigt brett och innefattar allt i från mänskliga relationer på arbetsplatsen till inomhusmiljö och säkerhet. Här kan man med fördel uppmuntra de anställda att prata fritt om hur saker och ting fungerar mellan de anställda, och även hur de anställda förhåller sig till dig som chef eller ansvarig. I detta slutskede är det ofta en bra idé att uppmuntra den anställde att tala fritt, och poängtera att det inte finns något som helst fel med att verkligen säga vad man tycker.
Måste man ha utvecklingssamtal?
Om man vill ha en bättre insikt i läget på arbetsplatsen och även kunna ta chansen att styra de anställda i en positiv riktning så är utvecklingssamtal absolut ett måste. Det är knappast en hemlighet att många drar sig för att delta. Men genom att göra den formella, men samtidigt lättsamma och givande så kan man ta bort en stor del av udden kring samtalen.
Vad kan man säga sammanfattningsvis?
Utvecklingssamtal är en viktig del av att säkerställa så att alla som är inblandade i verksamheten vet vad som förväntas av dem. Det är ett sätt att säkerställa gott samarbete och även planera för framtiden. De går att ha såväl i grupp som på tu man hand. Och vad man väljer beror i väldigt stor utsträckning vad man vill uppnå. Gruppsamtal har fördelen att de ofta ger ett bättre perspektiv på verksamheten i stort, medan enskilda samtal är bättre lämpade för att utvärdera anställdas prestationer. För att samtalet ska bli så effektivt som möjligt är det oerhört viktigt att man förbereder sig. Detta gäller oavsett om man är anställd eller den som ansvarar för utvecklingssamtalet. I många fall finns det på arbetsplatserna färdiga mallar för hur samtalen läggs upp. Men ibland är det upp till var och en att planera samtalet. Varje effektivt utvecklingssamtal bör beröra vad som har hänt, hur saker känns här och nu och vilka förväntningar som finns på framtiden. På så sätt blir de både ett bokslut över den gångna tiden, men även en del av planeringen för framtiden. Under samtalets gång har man även en unik chans att få ett perspektiv på arbetsmiljön och därmed samla information om eventuella åtgärder som krävs för att förbättra den.
