Företag utför ständigt olika typer av projekt.
Planering av dessa projekt sker ofta på tre nivåer – en strategisk, en taktisk och en operativ.
Den strategiska planeringen är långsiktig och går inte in på detaljnivå.
Den taktiska planeringen handlar om de mer kortsiktiga stegen som krävs för att nå delmålen som i slutändan hjälper till att möta den strategiska planen.
Slutligen är den operativa planeringen den som mer detaljerat beskriver hur varje delmål i den taktiska planen ska uppnås. Det är denna operativa planering som ibland kallas aktivitetsplan.
I denna artikel ges insikt i vad en aktivitetsplan är och hur den är uppbyggd.
Vad är en aktivitetsplan?
En aktivitetsplan är en sammanfattning av de operativa aktiviteter som planeras för ett visst projekt. Aktivitetsplanen besvarar fyra övergripande frågor: vad som ska göras, när det ska göras, hur det ska göras och vem som är ansvarig för att respektive aktivitet utförs.
Att skapa en aktivitetsplan
Som ordet föreslår är aktivitetsplanen en del av ett projekts planeringsfas. Innan denna kan utföras är det dock viktigt att ha klargjort en så kallad Work Breakdown Structure (WBS). En WBS ger en bild av ett projekts olika faser och milstolpar, och denna används sedan för att identifiera vilka aktiviteter som krävs för att dessa milstolpar ska nås. En WBS beskriver alltså vad som ska utföras, medan aktivitetsplanen på en detaljerad nivå beskriver hur.
Det är projektledaren som är ytterst ansvarig för aktivitetsplaneringen, men denna assisteras ofta av andra i projektteamet för att kunna färdigställa den. Projektledaren har vanligtvis inte full insyn eller kunskap om precis alla områden som projektet involverar. Detta kan till exempel handla om tillgängliga resurser, beräknad längd på aktiviteter och eventuella områdesspecifika risker. Vidare är aktivitetsplanen inte sällan ett verktyg som senare kommer att användas av flera olika avdelningar i företaget. Ansvar för olika delar brukar således fördelas mellan personer med olika kompetensområden.
Vanligtvis visas aktivitetsplanen som ett diagram av något slag. Att skapa den i visuell form gör det enklare att skapa sig en bild av projektet i sin helhet. Ett bra sätt att visuellt beskriva aktivitetsplanen är genom ett så kallat Precedence Diagram. Detta visar alla aktiviteter som noder och hur de är relaterade till varandra med pilar.
Fördelar med att använda en aktivitetsplan
Det är inte för intet som aktivitetsplanen är ett verktyg som används i princip av alla projektledare. Aktivitetsplanen ger, om den är korrekt utförd, en mycket bra grund för projektet i dess helhet, vilket i sin tur kan påverka hur framgångsrikt det är. Eftersom såväl projektledaren som projektteam får insikt i vad projektet har för mål och vilka aktiviteter som krävs för att nå dessa mål, blir hela teamet införstått med vad som förväntas av dem.
Vidare är en fördel att eventuella problem och risker kan identifieras i ett tidigt stadium genom att involvera sakkunniga. Även om dessa utmaningar är oundvikliga är det bra att ha kunskap om dem i ett tidigt skede för att kunna arbeta för att minimera deras påverkan på projektet.
