5H1H: What, Who, When, Where, Why, och How

Alla företag möter i princip dagligen många olika sorters problem och situationer som behöver hanteras.

Vissa av problemen är enklare och det kan vara väldigt tydligt hur man ska gå till väga för att lösa dem.

Andra problem kan vara desto mer komplexa och lösningen på problemet är långt ifrån tydlig. Då kan det behövas mer information för att kunna ta reda på vad roten till problemet är.

För att kunna gå till botten med ett problem och reda ut dess grundorsak så är det viktigt att man undersöker problemet från många olika perspektiv och att man ställer de rätta frågorna. Det gäller även när man hanterar mindre tuffa situationer men som uppstår oftare. I varje situation så bör man sikta mot att förstå och utvärdera varför situationen har uppstått, vad målsättningarna samt begränsningarna i just den här kontexten är och vad det innebär.

Genom att applicera ett sådant metodiskt och analytiskt tänkande så kan man hantera utmaningar snabbare och de anställda kan fokusera på att utvecklas och utgöra sina arbetsuppgifter så bra som möjligt. 5W1H är en metod inom problemlösning som hjälper en att möta utmaningar genom att applicera ett kritiskt och utvärderande tankesätt. Namnet 5W1H är ett engelskt akronym som står för fem stycken W och 1 H, där varje W representerar början på en fråga (What, Who, Where, When, Why) och H står för How. Genom att ställa denna typ av frågor under problemlösningens gång så syftar metoden till att förstå problemet från flera olika vinklar samtidigt.

5W1H hjälper en att samla in den information som krävs för att bättre förstå, navigera, förtydliga, strukturera och rama in en situation. Medan den här metoden är populär bland företag för att dels lösa olika sorters problem och dels träna sina anställda i problemlösning, så är den också en populär metod bland journalister eftersom att den hjälper att ställa alla de frågor som krävs för att få en komplett och objektiv bild av det man undersöker.

5W1H – frågorna bakom

5W1H-metoden togs fram under 1930-talet av den amerikanska forskaren Russ. Metoden är enkel och systematisk och bygger på att man ställer frågor från sex stycken olika vinklar, för att samla in den datan som är nödvändig för att man ska kunna rita upp en tydlig bild av situationen och förstå källan till problemet. De sex stycken frågorna som man ställer är öppna och det går således inte att svara bara svara ja eller nej på dem. Istället så kräver de att man gör en mer djupgående och uttömmande analys innan man kan komma fram till ett svar. När man har analyserat en situation utifrån samtliga sex olika perspektiv så har man skapat sig ett bättre utgångsläge för när man ska ta fram förslag på lösningar på problemet. Frågorna kan se olika ut och beror på vilken typ av det situation som man hanterar, men här följer några exempel på frågor som man ställer inom 5W1H-metoden:

Vad: Vad är problemet? Vad behöver förbättras? Vad är syftet med förbättringen?
Vem: Vem är ansvarig för situationen och finns det en bättre kandidat för uppgiften? Det här perspektivet rör saker så som arbetskraft, anställda, samarbeten och delegering av uppgifter.
Var: Var finns problemet? Varför sker det på den här platsen? Vilken är den bästa placeringen för att uppnå den högsta möjliga effektiviteten?
När: Varför sker aktiviteten eller situationen just på den här tiden? Skulle det vara bättre att utföra arbetet vid en annan tidpunkt? Går det att ändra tiden, perioden eller sekvensen av aktiviteten?
Hur: Den här vinkeln och perspektivet går man igenom innan man går vidare till det sista H:et. Hur kan man förändra metoden eller proceduren så att till exempel förre arbetskraft behövs? Finns det en metod som är bättre än den metoden som man använder just nu, som är effektivare och mer lönsam?
Varför: Det här sista perspektivet handlar om att ifrågasätta i princip allting som man har gått igenom hittills. Man bör tänka över och diskutera de andra frågorna en gång till för att på så sätt nå fram till den bästa lösningen.

Vad man använder 5W1H till

Eftersom att 5W1H-metoden är så enkel samtidigt som den är väldigt mångsidig genom att vara lätt att anpassa till specifika typer av situationer, så är det en metod som kan användas inom många olika områden. Inom diverse företag så kan 5W1H användas på olika nivåer inom organisationen, exempelvis:

På en strategisk nivå för att designa eller förbättra marknadsföringsstrategier
På ledarskapsnivå för att förbättra hur organisationen styrs eller hur olika processer fungerar samt under exempelvis brainstorming-sessioner
På en kvalitets-inriktad nivå för att lösa problem som uppstår inom olika processer
På en innovationsnivå för att stimulera till nytänkande och utveckling av nya sorters lösningar och idéer
På en projektnivå i det dagliga arbetet

De tre faserna av problemlösning med hjälp av 5W1H

Innan man sätter igång med själva 5W1H-metoden så är det bra att först bryta ner problemet eller situationen i fråga till mindre och mer hanterbara beståndsdelar. Det tenderar att starta igång en brainstorming-session, vilket underlättar för problemlösningen generellt. När man har brutit ner problemet i mindre delar så gör man bäst i att applicera 5W1H på varje enskild del, varpå man sedan sätter ihop slutsatserna från varje del och skapar en enhetlig lösning. När man använder sig av 5W1H i praktiken så brukar man dela in metoden och processen i tre stycken faser, nämligen:

Beskriva situationen eller det huvudsakliga problemet
Identifiera och fastställa viktiga nyckelfaktorer och prioritera dem
Föreslå passande och effektiva lösningar eller handlingar för att hantera situationen

Frågorna som ställs med 5W1H som mall används för att beskriva och begripa hur situationen ser ut (steg 1). Baserat på de svar som kommer fram och den överblick över situationen som de skapar så kan man identifiera situationens eller problemet avgörande nyckelfaktorer eller roten till problemet (steg 2), varpå man därefter kan förslå lämpliga lösningar och sätt att hantera situationen på (steg 3). Här följer en mall för när man ska ta fram egna frågor med hjälp av 5W1H-metoden.

Vad?
- Syfte med frågorna: Beskriva uppgifterna, aktiviteten, problemet, situationen eller projektets syfte.
- Målgrupp för frågorna: Syfte, handlingar, procedurer, maskiner, med mera.
- Exempel på frågor: Vad är problemet? Vad är situationen? Vad karaktäriserar produkten? Hur fungerar tjänsten?
Vem?
- Syfte med frågorna: Avgöra vem som är ansvarig, berörd eller vilka deltagare som bör involveras.
- Målgrupp för frågorna: Managers, chefer, kunder, återförsäljare, leverantörer, offer, med flera.
- Exempel på frågor: Vem bär ansvaret? Vem identifierade problemet? Vem kommer att vara ansvarig för att utföra lösningen på problemet?
Var?
- Syfte med frågorna: Beskriva den plats eller placering där problemet eller situationen har uppstått.
- Målgrupp för frågorna: Lokaler, städer, specifika workshops, arbetsplatser, med flera.
- Exempel på frågor:Var uppstår problemet? Är lokalerna där problemet eller situationen uppstår lätta att ta sig in till? Var på maskinen, eller på vilken maskin, finns problemet?
När?
- Syfte med frågorna: Avgöra vid vilken tidpunkt som situationen eller problemet uppstod eller kommer att uppstå, eller hur lång tid någonting tar.
- Målgrupp för frågorna: Datum, tidsåtgång, om någonting sker vid upprepade tillfällen, med mera.
- Exempel på frågor: Hur lång tid tar det? Hur ofta uppstår den här situationen eller det här problemet?
Hur?
- Syfte med frågorna: Bestämma hur man ska gå vidare och vilka steg och åtgärder som ska vidtas för att hantera situationen eller för att lösa problemet.
- Målgrupp för frågorna: Processer, metoder inom organisationen, handlingar, åtgärder, resurser, tekniker med mera.
- Exempel på frågor: Hur är organisationen i fråga strukturerad? Vilka metoder brukar användas? Vilka resurser finns att tillgå?
Varför? (Frågan Varför? Kan ställas hur många gånger som helst och även efter varje av de andra frågorna, för att se till så att man får en så djup förståelse för problemet och dess lösning som möjligt)
- Syfte med frågorna: Beskriva motivationen eller målsättningarna bakom situationen, eller motiveringen bakom de åtgärder som man ska sätta in.
- Målgrupp för frågorna: Mål, syften, motiveringar med mera.
- Exempel på frågor: Varför valdes just de här åtgärderna? Vad är målsättningarna i fokus?

Praktiska exempel med 5W1H

För att bättre förstå hur 5W1H-metoden fungerar i praktiken så kommer här några exempel. Det första exemplet visar hur 5W1H kan vara en användbar metod för problemlösning i även de mest vardagliga situationer, som till exempel när man har problem med bilen. De andra exemplen skildrar hur metoden kan appliceras i olika situationer som kan uppstå i en projektgrupp på ett företag. Genom att ställa frågor från alla de sex olika perspektiven så ser man till att få en så övergripande bild och förståelse av problemet som möjligt.

Exempel 1 – När man har problem med bilen

I det här exemplet så används 5W1H för att ta reda på varför bilens bränsleförbrukning plötsligt har försämrats.

Vad har förändrats? Till exempel bilens funktioner, hur man underhåller bilen och var man underhåller bilen.
Vem märkte först problemet? Vem brukar köra den här bilen?
Var har bilen körts? Till exempel nya körrutter, miljöer med mera.
När började bilens bränsleförbrukning att försämras? När märkte man av det första gången?
Hur uppmärksammades problemet? Hur kunde förändringen ske i bilen? Hur man det åtgärdas?
Varför skedde de här förändringarna? Till exempel den nya körrutten, ny förare, ny mekaniker och så vidare.

Exempel 2 – projektledning med hjälp av 5W1H

I det följande exempel så används 5W1H för att kontrollera att ett visst projekt har uppfyllt alla grundläggande förväntningar. Innan man sätter igång med ett projekt så är det bra att vara så organiserad och förberedd som möjligt, så att man har koll på alla detaljerna.

Vad är är det för typ av projekt? Vad är målsättningarna med projektet?
Vem är ansvarig för projektet och för att utföra uppgifterna? Vem ingår i projektgruppen? Vem är kunderna och målgruppen?
När är startdatum och slutdatum för projektet? När måste projektgruppen ha klarat av uppgifterna?
Var tar projektet och uppgifterna som ingår plats? Var finns det gränser för projektet?
Hur kommer man att utföra projektet? Hur kommer man att mäta framgång och resultat? Vilka resurser kommer att användas? Hur bör projektet slutföras och presenteras?
Varför är det här projektet och de här uppgifterna nödvändiga? Varför ska det här projektet startas? Den här frågan och information är i sig egentligen inte nödvändig för att kunna slutföra projektet, men det kan hjälpa de inblandade personerna att ta bättre beslut när projektet inte fortgår enligt den ursprungliga planen.

Exempel 3 – För att lösa ett problem

5W1H-metoden är nästan oslagbar som en metod inom problemlösning, eftersom att den hjälper en att ställa de rätta frågorna för att komma till botten med problemet.

Vad är problemet? Hur ser problemet ut?
Vem är ansvariga för att problemet har uppstått? Vem är ansvarig för att lösa problemet?
Var återfinns problemet?
När uppstod problemet? Hur ofta uppstår det?
Hur ser effekterna av problemet ut?
Varför uppstod problemet i allra första början?

Exempel 4 – Leda ett möte eller ett brainstorming-event

För att öka effektiviteten och produktiviteten för möten och workshops så bör de vara förberedda, ha en tydlig målsättning samt vara organiserade. Om de inte är ordentligt strukturerade så kan ett möte lätt dra ut på tiden och vara resultatlöst, det vill säga ett slöseri av tid. 5W1H ser till så att man till exempel definierar syftet med mötet i god tid, att alla som bör delta vid mötet blir ihågkomna och inbjudna, att alla deltagare får samma information om till exempel tidpunkt, plats, prioriteringar, innehåll. På så sätt sparar man tid och lägger fokus där det behövs.

Vad ska mötet handla om? Vad är syftet med mötet?
Vem är ansvarig för vad under mötet? Det vill säga, vem är ordförande, vem är sekreterare och för anteckningar, med mera.
Var ska mötet hållas? Har alla deltagare tillgång till den här lokalen?
När ska mötet hållas? Hur lång tid kommer mötet att ta?
Hur ska mötet gå till? Finns det en tydlig dagordning eller kommer mötet istället att utformas som ett brainstorming-event?
Varför behövs mötet hållas? Varför behöver just de här personerna delta?

Exempel 5 – Ta fram en strategi inom marknadsföring eller kommunikation

Inom projektledning, precis som inom många andra sektorer, branscher och områden, så är god kommunikation avgörande för ett effektivt och framgångsrikt samarbete mellan olika parter och kolleger. 5W1H-metoden är väldigt användbar inom marknadsföring och kommunikation genom att hjälpa till att bestämma vilken typ av strategi som är passande att utveckla.

Vad för typ av produkt eller tjänst är det som man vill marknadsföra eller förmedla?
Vem är målgruppen för marknadsföringsstrategin? Vem är det som man vill kommunicera med? Vem inom projektgruppen är ansvarig för vad?
Var kan man få tag i den information som man behöver för att kunna sätta ihop strategin? Var ska strategin synas?
När ska strategin vara klar? När vill man lansera marknadsföringskampanjen? När vill man lansera produkten eller tjänsten på marknaden? Hur ser det övergripande schemat för projektet ut?
Hur kommer marknadsföringen att se ut, det vill säga vilka kanaler kommer man att använda sig av? Till exempel webbsidor, social media, evenemang, broschyrer med mera.
Varför behövs den här marknadsföringsstrategin, vad är dess målsättning? Vilka fördelar har den?

Fördelar med 5W1H

5W1H-metoden har framför allt fyra stycken styrkor och fördelar.

Enkel: 5W1H är en lättförståelig och strukturerad metod som inte kräver någon särskild träning eller utbildning för att kunna användas. Frågorna är enkla att ta fram och ställa och skapar en klar överblick över situationen.
Systematisk: Metoden är systematisk och frågorna ställs i samma ordning. Nyckeln är att alltid ställa så många frågor som krävs för att kunna se problemet från alla nödvändiga vinklar och perspektiv.
Mångsidig: 5W1H är mångsidig på så sätt att metoden kan appliceras i en mängd olika sorters situationer och för att hantera alla möjliga typer av problem. Metoden kan användas för att hitta lösningar för ett problem såväl som för att designa en ny process inom organisationen.
Övergripande: Genom att ställa frågor från samtliga sex stycken vinklar så skapar man en 360° överblick över problemet och man riskerar inte att utelämna viktiga detaljer. Då blir det också enklare att nå ner till roten av problemet.

Sammanfattning av 5W1H

5W1H är en populär metod inom problemlösning och är en effektiv approach för att bättre förstå olika typer av situationer, varför de uppstår och skapar en gedigen överblick som kan hjälpa en att nå en lösning. Metoden bygger på att man analyserar ett problem eller en viss situation utifrån sex stycken olika perspektiv, genom att ställa frågor som börjar på vad, vem, var, när, hur och varför.

Metoden används mycket inom problemlösning och projektledning inom en mängd olika företag men kan också appliceras i mer vardagliga sammanhang och situationer. Oavsett hur stort eller litet problem som man står inför så är det alltid viktigt att gå till grunden och hitta roten till problemet, vilket 5W1H är till för att göra. Metoden hjälper en att strukturera sina tankar, hålla sig objektiv till situationen och att ställa de rätta frågorna, vilket är anledningen till att 5W1H ofta också används av journalister.