Återkoppling: Hur du kan använda feedbacken på ett konstruktivt sätt

Att få en konstruktiv återkoppling på ett projekt eller en inlämning är i högsta grad nödvändigt för att man ska förstå vad man gjort bra och vad man behöver träna mer på för att kunna förbättra till nästa gång. Både att ge och ta emot återkoppling är emellertid inte det enklaste, och kan istället innebära en så stor utmaning att man helst av allt undviker det. Att återkoppla på rätt sätt och att faktiskt kunna använda den återkoppling man får på ett konstruktivt sätt är en konst som kräver kunskap och träning!

aterkoppling

Återkoppling – definition

Begreppet återkoppling definieras som en process i vilken den lärande får information om sin prestation. Detta görs i syfte att den lärande ska förstå skillnader och likheter mellan den egna prestationen och den eftersträvade prestationen. På så vis kan den lärande sedan implementera återkopplingen och därigenom utveckla sin prestation och uppnå bättre resultat.

 

Återkoppling används i syfte att utveckla, och det är med denna inställning en avsändare av feedback bör formulera sig. Med hjälp av återkoppling kan man dels bekräfta redan goda prestationer, samtidigt som man kan påvisa utvecklingsmöjligheter och potentiella förbättringsområden. Återkopplingen kan vidare hjälpa mottagaren att förstå vad denne redan är duktig på, vilka förmågor den behöver utveckla och på vilket sätt detta kan göras. För att en återkoppling ska nå fram ordentligt till mottagaren krävs det ofta en god och tillitsfull relation mellan de två parterna. Det behöver finnas en tilltro till att avsändaren av återkopplingen vill väl.

 

Återkoppling förr och nu

Länge har man sett på återkoppling som en form av informationsöverföring som transporteras från avsändaren (vanligtvis en lärare eller chef) till mottagaren (vanligtvis en student eller anställd). Avsändaren har ansetts vara den som är ansvarig för informationsöverföringen, medan den som tar emot återkopplingen enbart är en passiv mottagare. Under senare tid har man emellertid förstått att en informationsöverföring i form av återkoppling är en tvåvägskommunikation, och att mottagen information inte alltid leder till förändring eller lärande. För att få ut något av en återkoppling måste mottagaren vara engagerad och öppen. Återkoppling har också gått från att vara mestadels individbaserat till att också inkludera grupper och personer i mottagarens närhet.

 

Konsekvenser av återkoppling

För att växa och utvecklas, oavsett om det är på en arbetsplats eller i privatlivet, krävs det ofta att man behöver bli sedd och bekräftad i det man presterar. Med hjälp av återkoppling kan både medarbetare och chefer (eller partners och vänner i privatlivet) uppmuntras i att förstärka goda beteenden, samtidigt som mindre det kan ge upphov till att mindre önskade insatser utvärderas och förändras.

 

Positivt laddad återkoppling

Ibland har människor en tendens att enbart ge återkoppling på en prestation om det finns utrymme för förbättring. Exempelvis har en chef inte mycket till val än att ta ett samtal med den medarbetare som aldrig lämnade in sin projektplan i tid, eller för läraren att prata med den elev som pratade så tyst på sin presentation att hen inte hördes alls. Att ge positiv återkoppling kan å andra sidan lätt missas helt, just eftersom den ofta inte anses lika nödvändig som återkoppling som kräver viss förändring. Detta kan dock dömas ut som en vanlig och relativt allvarlig missuppfattning. Att ge positiv återkoppling kan vara minst så viktig som negativt laddad sådan. Genom att få beröm växer både chefer, anställda och elever som människor, och tenderar att fortsätta hålla en god prestationsnivå. Genom att höra vad vi gör bra förstärker vi det beteende och de insatser som ansetts lyckade, vilket gör att till och med än mer lyckade resultat kan uppnås i framtiden. Det kan också resultera i att individer känner sig mer trygga i sin roll och vågar ta ut svängarna mer framöver. Var därför noga med att återkoppla, även då det inte finns någon förbättringspunkt att anmärka på!

 

Negativt laddad återkoppling

Liksom med positiv feedback kan människor reagera mycket olika på negativt laddad feedback. Vissa är öppna för att ta emot, och visar nyfikenhet inför det som avsändaren har att säga. Andra personer däremot, tenderar att skydda sig mot oönskad kritik genom olika typer av försvarsmekanismer. Dessa kan exempelvis bestå av flyktbeteenden eller att personen går till motattack mot avsändaren, kanske genom att lyfta mindre bra saker som denne åstadkommit tidigare.

 

Att som chef kunna återkoppla till sina anställda, eller att som medarbetare kunna återkoppla till en annan medarbetare, ska dock ses som värdefullt och viktigt, oavsett om själva feedbacken är av negativ karaktär. Viktigt när man ska lägga fram negativt laddad feedback är emellertid att lägga fram denna på rätt sätt, så att mottagaren inte känner sig hotad eller kränkt. Att lägga fram återkoppling på rätt sätt, framförallt när den är allt annat än fylld av beröm, är en förmåga som man kan behöva träna på.

 

Återkoppling avsändare

Så, hur kan man på bästa sätt ge feedback till sina anställda eller elever som boostar deras självförtroende och förbättrar deras prestationer? Här kommer konkreta tips på hur man kan ge återkoppling för att denna ska få den positiva inverkan som man önskar.

 

Var noga med tajmingen

Välj rätt tidpunkt för feedbacken. Det bästa är om man som chef eller lärare kan ge kontinuerlig återkoppling på sina medarbetares eller elevers prestationer. På så vis har dessa alltid en röd linje att förhålla sig till, och känner dessutom större trygghet i att efterfråga återkoppling på sina insatser. Regelbunden feedback möjliggör också för konstruktiv feedback, som säkerställer att arbetet fortskrider som planerat utan att spåra ur utanför kontroll.

 

Framför återkopplingen personligen

Att personligen vara den som framför kritiken, positiv som negativ, är av extremt värdefull betydelse. Det finns inget mer irriterande än att få en återkoppling via någon annan, bland annat eftersom detta indikerar bristande respekt. Som ledare bör man själv vara den som återkopplar till övriga, eftersom det visar på ett gott ledarskap och respektfullhet. Det visar också att man har tagit sig tid för medarbetarna, vilket ger dem ökat förtroende och kan höja dess motivation.

 

Var specifik

Ytterligare en aspekt att ha i åtanke när man ska återkoppla på någons prestation är att tydligt specificera det som man ger feedback på. Detta är betydelsefullt både när det är negativt och positivt laddad kritik som ska överlämnas. Att ge vag återkoppling riskerar att förvirra snarare än att hjälpa, vilket kan resultera i att dina medarbetare lämnar samtalet utan att ha en aning om hur de ska förbättra sig. Var därför konkret och exakt i dina formuleringar, för att på så sätt tydliggöra vad som fungerat bra och dåligt i föreliggande prestation och vad som förväntas av din medarbetare framöver.

 

Tips vid negativ återkoppling

Att återkoppla på någons prestation kan vara svårt i sig, men blir en allt större utmaning ju mer bristfällig prestationen har varit. Negativt laddad återkoppling kan vara lika obekvämt att ge som att ta emot, varför det är viktigt att noga tänka igenom hur denna ska läggas fram för att åsamka så lite skada som möjligt, och istället leda till ett bra samtal och konstruktiva förbättringar för mottagaren! Här kommer tips på hur man kan tänka när man ska ge återkoppla till en anställd eller elev inte har nått upp till de önskade resultaten.

 

  • Välj alltid muntlig dialog.
  • Ta enbart upp saker i närtid
  • Glöm inte det positiva
  • Mellan fyra ögon

 

Välj alltid muntlig dialog

Välj i största möjliga mån att ge återkopplingen ansikte mot ansikte. Genom att ta samtalet muntligt undviks onödiga missförstånd, och båda parter slipper undra över den andre personens sinnesstämning. Genom att kunna läsa av ansiktsuttryck och tonläge kan avsändaren dessutom läsa av mottagarens reaktion på återkopplingen, och har därigenom möjlighet att anpassa sina formuleringar. Till skillnad från mejl eller annan form av långsammare kontakt har mottagaren därutöver möjlighet att få svar på frågor kring återkopplingen, vilket kan skapa en större förståelse för avsändarens perspektiv och en vilja att ta till sig av kritiken.

 

Ta enbart upp saker i närtid

När återkoppling ska ges är det viktigt att denna fortfarande är relevant. Ge med andra ord inte negativ återkoppling på något som skedde för längesedan. Att välja att ta upp ett oönskat beteende för sent tenderar enbart att skapa irritation hos mottagaren och att denne försätter sig i en försvarsposition. Det kan uppfattas som oförståeligt att kritiken lyfts så långt efter själva händelsen, eftersom avsändaren därmed har hållit information undan från mottagaren. Därför, ta bara upp saker som skett i närtid och gör det gärna så snart som möjligt!

 

Glöm inte det positiva!

Oavsett om det känns som att prestationen har varit rent usel finns det alltid något positivt att hitta med det hela, och det är av största betydelse att detta tas upp i samband med återkopplingen. Att lyfta det som mottagaren gjort bra kan resultera i att denne känner sig stärkt och därmed mer öppen för att även kunna ta emot negativt laddad kritik.

 

Mellan fyra ögon

Negativt laddad kritik ska alltid läggas fram mellan fyra ögon. Att lyfta ett oönskat beteende eller en otillräcklig prestation framför andra individer resulterar sällan till önskad förändring. Istället kan det leda till att mottagaren kan känna mycket skam och utsatthet, vilket i sig ofta leder till försvarsbeteende snarare än nyfikenhet. Positiv återkoppling, däremot, får gärna lyftas i grupp eftersom det kan förstärka känslan av framgång för den som får beröm.

 

Erbjud lösningar

Att ta emot negativ feedback kan upplevas som mycket besvärande, och i värsta fall leda till försämrat självförtroende och att framtida prestationer blir sämre istället för att förbättras av feedbacken. Medarbetaren eller eleven som får ta emot kritiken har fått reda på att de inte lever upp till förväntade resultat eller standarder, men kan ha svårt att veta hur de ska göra för att förändra detta i fortsättningen. Här fyller man som chef eller lärare en viktig funktion. Hjälp mottagaren genom att ge förslag på lösningar, exempelvis i form av träning eller bra idéer. På detta sätt gör man kritiken konstruktiv vilket hjälper mottagaren att växa och förbättra sina resultat.

 

Återkoppling mottagare

När människor ska ta emot återkoppling på sina prestationer reagerar de ofta mycket olika – vissa känner nyfikenhet och lust att lära, medan andra sluter sig i försvar mot något som de tycker känns otryggt eller hotfullt. Oavsett om man håller med om återkoppling som man får så är det ett tillfälle för att lära sig något och växa som människa. Det betyder att även om du inte alls samtycker med avsändaren av feedbacken, så är det en utvecklingsmöjlighet i sig eftersom du ges tillfälle att reflektera över din prestation och varför du inte håller med avsändaren. Att träna sig för att bli duktig på att ta emot kritik och återkoppling, oavsett om den är positiv eller negativ, är alltså en riktigt värdefull förmåga! Här kommer några tips på vad man kan tänka på när man ska ta emot återkoppling på sin prestation:

 

  • Var nyfiken!
  • Lyssna istället för att prata.
  • Visa tacksamhet
  • Ta det personligt!
  • Reflektera och välj agerande

 

Var nyfiken!

När man märker att man sluter dig inför feedback, ska man omedelbart försöka att förändra detta beteende. Det är emellertid lättare sagt än gjort för många, och försvarsställningen handlar helt enkelt om att vi försöker skydda oss mot sådant som kan såra eller kränka. Även när det kommer till positiv återkoppling kan det vara svårt att öppna upp. Detta beror ofta på att man inte har en tillräckligt god självkänsla, och därför inte känner sig förtjänt av berömmet. Oavsett anledning är det värt att börja träna på att ta emot återkoppling, eftersom det kan leda till utveckling. Försök att visa nyfikenhet när det är dags att ta emot feedback och undvik att dra förhastade slutsatser kring budskapet.

 

Lyssna istället för att prata.

Låt avsändaren av återkopplingen prata till punkt att klargöra sin poäng. Lyssna ordentligt och ställ frågor om det behövs för att förstå återkopplingen bättre, men undvik att ta över samtalet eller byta ämne till dess att budskapet nått fram ordentligt.

 

Visa tacksamhet

Att visa tacksamhet för en återkoppling är inte alltid det enklaste och mest instinktiva man kan göra, speciellt inte om feedbacken har varit allt annat än något man håller med om. Men att tacka för återkoppling är en bra träning, eftersom det avdramatiserar det hela och övar ens förmåga att vara öppen kritik även i framtiden. Det gör också att avsändaren känner sig trygg i att återkoppla även i vid andra tillfällen. Att vara tacksam för kritik är dessutom oftast välbefogat. De allra flesta väljer att återkoppla på andra människors prestationer för att de vill hjälpa dem att utvecklas och bli ännu bättre. Oavsett om denna kritik läggs fram genomtänkt och landar väl, eller om det sker på ett rakt motsatt sätt, har avsändaren ändå samlat kraft och tagit sig tid att framföra sitt budskap.

 

Ta det personligt!

Återkopplingen är personlig och riktad till just mottagaren och dennes prestation. Välj därför att ta den personligt, oavsett om den är negativ eller positiv.

 

Reflektera och välj agerande

Till att börja med ska man alltså lyssna ordentligt och låta avsändaren prata till punkt. Först när man har förstått hela budskapet kan man som mottagare välja hur man agerar på återkopplingen. Håller man med eller inte? Baserat på reflektionen väljer man sedan om man ska fortsätta på ett liknande sätt i framtiden, alternativt om man har lärt sig något nytt på återkopplingen som man väljer att implementera i syfte att utvecklas.

 

Ge feedback till chefen

I de allra flesta fall är vi vana att höra om hur en chef ska återkoppla till sina anställda. Mindre vanligt, men lika viktigt, är att som medarbetare ge feedback till sin chef. Återkoppling bör vara ömsesidig, eftersom alla människor oavsett roll befinner sig i ett stadie av utveckling utifrån vilken man kan behöva hjälp för att ta sig framåt. Beroende på hur god och tillitsfull relation man har till sin chef kan detta givetvis vara alltifrån vardagligt och lättsamt till otroligt svårt och utmanande.

 

  • Om inte chefen själv har efterfrågat feedback kan det vara bra att fråga om denne är öppen för att ta emot det. Ger man feedback helt utan förvarning till sin chef kan det riskera att landa fel och ha en negativ inverkan på relationen.
  • Skicka inte ett mejl eller sms, var alltid noga med att återkoppla personligen. Det är inte bara enklare för att vara säker på att feedbacken kommer fram på rätt sätt och undviker missförstånd – det är också mer respektfullt.
  • Även i dessa fall av återkoppling är det viktigt att tänka på tidpunkten. Försök om möjligt att boka in ett möte, där du och chefen kan sitta enskilt utan att bli störda av andra. Att ge återkopplingen mitt på dagen när chefen befinner sig på sitt kontor är sällan bra tajming.

Var specifik och saklig. Om man har gått och burit på irritation länge inför sin chefs beteende är det inte passande att slänga ur sig allt på en gång, och framförallt inte inlindat i en kaskad av negativa känslor. Tänk noga igenom vad du ska säga och vilka saker som är värda att lyfta. Lämna gärna ute småsaker.