Förhandlingsteknik: Skapa win-win förhandling

Att förhandla är något som alla ledare som vill bli framgångsrika måste lära sig att hantera för eller senare.

Om du inte själv är en bra förhandlare eller lyckas att lära dig denna teknik måste du i alla fall se till att ha tillgång till en sådan kompetens inom företaget och organisationen.

I denna artikel går vi igenom allt du behöver veta om förhandlingsteknik!

Dålig förhandlingsteknik kan leda till problem

Om denna kompetens saknas inom ledningen kommer detta leda till att ni inte lyckas få igenom de avtal som ni önskar och det kan dessutom leda till oönskade juridiska processer på grund av att ni inte är uppmärksam på motpartens förhandlingsteknik och avsikter. Det kan betyda att ni blir lurad till att exempelvis skriva på ett avtal som inte innefattar det som ni trodde att ni var överens om, utan något helt annat.

Oskrivna regler

Det finns många oskrivna regler du bör vara medveten om när det kommer till förhandling av olika slag. Inom affärsförhandling är dessa regler desto viktigare och kan vara helt avgörande för om du får till en uppgörelse eller ett avtal. Men att lära sig att förhandla är inte endast något som du kan ha nytta av inom din affärsverksamhet eller ditt arbete, det kan många gånger vara enormt värdefullt att behärska denna teknik även i det privata livet.

Att lära sig prata för sin sak och att driva en diskussion framåt mot det mål som man vill uppnå, att förstå motpartens avsikter och behov samt att lära sig att läsa av en annan individs kroppsspråk och teknik. Om du lär dig att hantera detta kommer det att vara till stor hjälp i många olika situationer i livet, både privat och som affärsman/affärskvinna.

Vad är Förhandlingsteknik?

Kommunikation

Förhandling är i grund och botten kommunikation mellan två eller flera personer, och där målet är att komma fram till något sorts avtal som förhoppningsvis båda parter kan känna sig någorlunda nöjda med. Alla människor är olika och ser på en förhandling på mycket olika sätt. I grund och botten handlar det om

• Attityder
• Värderingar
• Motivationsfaktorer och
• Etik/moral

Det är mycket viktigt att identifiera dessa olika förhandlingsstilar om du har som mål att bli framgångsrik.

Konsten att etablera en väl fungerande kommunikation är basen i all förhandling. Känslor, förståelse, olika synsätt, beteenden och kulturer med mera. Vissa delar av världen har andra sätt att bete sig och oskrivna regler när det gäller affärsförhandling.

Läs på hur det fungerar i det land som din motpart kommer ifrån för att inte riskera att göra misstag som kan äventyra hela avtalet.

För att bli en framgångsrik förhandlare krävs det att du strävar efter framgång inom kommunikation. Det finns tekniker som lätt kan användas och som ger häpnadsväckande resultat.

Lär dig att läsa av motparten

Att förhandla handlar om att ha förmågan att läsa av motpartens avsikter samt behov och att vända dessa till sin fördel. När man förhandlar så betyder det att båda parter har ett mål som man vill uppnå och som handlar om att få så många som möjligt av sina egenintressen att gå i hamn och accepteras av motparten. Ibland lyckas man sämre och ibland bättre, det hela beror egentligen på hur pass skicklig förhandlare din eventuellt blivande affärspartner är och hur skicklig du själv är. Den bästa förhandlaren vinner i slutändan och har mest att vinna på avtalet som sluts. Men en förhandling kan även innebära att det inte blir något avtal, förhandlingen stannar upp och man inser att det inte går att komma vidare av olika orsaker.

Ett givande och ett tagande

Att förhandla är ett givande och ett tagande. Du kan inte gå in i en förhandling utan att vara beredd på att ge efter på vissa punkter, utan att för den sakens skull bibehålla dina huvudsakliga mål med förhandlingen. Det är det som det hela går ut på, att diskutera fram bästa möjliga lösning för båda parter där båda sidor kan känna sig nöjda. Om man redan från början bestämt sig för att ingen punkt går att rucka på, då finns ingen vits med att gå in en förhandling.

Hur du lär dig att förhandla

Förhandlingar kräver mycket förberedelser. Det är viktigt att behärska konsten att kunna identifiera den andra partens behov. När det gäller målsättning så är det speciella tekniker som gäller inom förhandling. Målen måste både vara flexibla men samtidigt specifika. Att kunna bedöma sin styrkeposition samt att bestämma sig för en strategi är också en viktig del av förberedelsen.

Det finns ett antal väl beprövade metoder inom förhandling. Det är viktigt att medvetandegöra olika tekniker och taktiker som bör och kanske inte bör användas i förhandling. Det är viktigt att träna på dessa och att bli uppmärksam på den andra partens sätt att bete sig när det gäller förhandlingstekniker och taktiker.

Det finns några punkter du ska ha i åtanke och som är grunden till all förhandling, dessa är bland annat följande:

1. Visa inte dina tvivel

Tänk på att inte prata för mycket med dina kollegor om hur jobbigt och svårt du tycker att denna kommande förhandling ska bli och hur tveksam du är över resultatet. Du gör säkert detta för att få hjälp och stöd av kollegorna, men troligen kommer de endast att bekräfta din negativitet och inte pusha dig och komma med positiva tankar.

Fokusera istället på din inre styrka och försök att visualisera hur detta kommer att gå bra och att ni kommer att komma överens. Många gånger handlar det till 90 procent om din egen inställning. Tänk positiva tankar och fokusera inte på det svåra med situationen.

2. Kom förberedd

Kom aldrig oförberedd till en förhandling. Lägger du inte tid och omsorg på detta kommer du högst troligt att få betala ett högt pris när du lämnar förhandlingsbordet. Fundera alltid över följande frågor innan du går till din förhandling:

• Vad är dina alternativ och drömscenario?
• Vad är motpartens alternativ?
• Vilka villkor är viktiga för dig?
• Vilka villkor eller andra omständigheter tror du att motparten inte kan släppa?

Ta även reda på praktiska saker så som var mötet kommer att hållas, vilken adress, hur du ska komma dit och vilka personer du ska träffa. Gör gärna research på företaget du ska träffa och var påläst. Detta kommer bara att underlätta för dig.

3. Kom inte ensam till stora förhandlingar

Om du vet att du kommer att träffa flera personer så bör du alltid ha med dig minst en person som stöd. Det är dessutom alltid mycket roligare att förbereda sig tillsammans med någon och att ha ett bollplank som du kan pröva dina idéer mot.

Det blir betydligt lättare att diskutera strategier på detta sätt, samtidigt som du inte blir lika sårbar i pressade lägen då risken ökar för att du går med på saker som du egentligen inte vill. Med stöd av en annan person på din sida minskar denna risk och du känner dig tryggare.

4. Kompetens

Se till att antingen du själv eller den person som du har med dig in i förhandlingsrummet besitter den kompetens som krävs inom området. Det är viktigt att någon av er har spetskompetens kring just den produkt eller tjänst som förhandlingen handlar om. Denna person som besitter den kunskapen ska antingen vara med fysiskt på plats eller via länk.

5. Kom inte för sent och var i god form

Det är mycket viktigt att visa respekt för andra människors tid. Se därför till att vara i tid till ditt möte. Tänk på att andas och att försöka vara så balanserad som du kan i ditt inre. Behåll fokus på uppgiften och håll uppe energin.

6. Klädsel och det yttre

I andra sammanhang pratar man ofta om att det är det inre som räknas och inte det yttre. Det må vara mycket sant, men när det handlar om affärsrelationer är det yttre av stor vikt för hur du uppfattas som affärsman eller affärskvinna. Därför måste du noga överväga ditt klädval och se till att du ser professionell och städat ut. Man brukar säga ”less is more”, vilket alltså betyder att försök att inte överdriva med accessoarer och annat. Rent och snyggt helt enkelt. Ditt yttre skapar i detta sammanhang ett förtroende samt respekt hos din motpart, och det ger signalen att du bryr dig och är noggrann. Men tänk på att anpassa klädsel efter sammanhanget och platsen ni ska träffas på.

7. Förhandlingen börjar redan vid första kontakten

Redan vid första kontakten med motparten per mail eller telefon läggs grunden till själva förhandlingen. Detta fortsätter även nu när ni hälsar på varandra i receptionen eller skakar hand med varandra. Underskatta aldrig ett gott skratt och småprat om väder eller annat. Det är grundstenar i förtroendeskapandet och att varva vardagsprat med skratt och en eller flera oväntade frågor är många gånger en effektiv strategi för att få motparten att slappna av.

8. Avslöja inte för mycket

Tänk på att inte berätta för mycket för motparten kring varför denna affär är så viktig för dig/er. Det kommer bli svårare att nå det resultat man önskar om den andra sidan vet för mycket.

Fokus ska istället ligga på motparten och vad hen/dem vill, vad är viktigt för hen/dem och varför. Du ska intervjua och ger stöd till motparten i processen genom att vara intresserad, lyhörd och omhändertagande. Memorera och anteckna informationen själv eller ta hjälp av din kollega som är med. Tänk på att aldrig spela in samtalet utan tillåtelse, det kan leda till att förtroendet bryts och att det inleds juridiska processer.

9. Var aldrig otrevlig!

När man förhandlar med någon måste man lära sig at skilja på sak och person. Du får inte tappa tålamodet eller humöret under en förhandling. Det kommer troligen att leda till spiken i kistan för avtalet. Olika åsikter måste alltid få finnas, men om det börjar att gå för långt i diskussionerna bör man ta en paus och andas en stund för att sedan gå tillbaka till förhandlingsbordet när alla lugnat ner sig.

10. Komplimanger

Att ägna sig åt lite strategiskt smicker är oftast bra i förhandlingar. Komplimanger fungerar ofta ganska bra om de kommer vid rätt tillfälle och inte uppfattas som ”fjäsk”. Hitta saker som dina motparter är stolta över, det kan handla både om privata saker men även självklart inom deras affärsområde. När du ger komplimanger så visar det att du erkänner deras kvaliteter. De känner sig då uppskattade och mer öppna för vad du/ni har att säga.

Processen

Om du kan lära dig att känna igen varje fas i förhandlingsprocessen, vet du alltid var i förhandlingen du befinner dig. Då vet du också hur du ska hantera de olika situationer som uppstår samt hur din motpart eventuellt kan tänkas agera.

Kontaktfasen

Består av själva konstaterandet, eller bekräftelsen på att det kommer att krävas en förhandlingssituation. Kasta dig inte in i en förhandling utan att ha tid för förberedelser och planering, för utan detta kommer förhandlingen inte att bli lyckad.

Hälsningsfasen

Ska inte underskattas. Det är viktigt att man innan förhandlingarna påbörjas bekantar sig lite med varandra, småpratar och skapar förtroende för fortsatta samtal.

Inledningsfasen

Är starten på själva förhandlingen. Börja med att stämma av varför ni träffas, så att ni inte har missuppfattat varandra och vad det egentligen är ni ska förhandla om.

Argumentationsfasen

Här får vardera parten argumentera för sina synpunkter under samlade omständigheter.

Kompromissfasen

Är när varje part ger och tar lite av sitt förhandlingsutrymme för att arbeta fram en uppgörelse.

Avslutsfasen

Nu knyter man ihop säcken. Men en god förhandlare inser att förhandlingen inte är slutförd i och med avslutet. Även själva genomförandet är också en viktig del av förhandlingsprocessen.

Taktiker

Precis som när man spelar brädspel med sina vänner eller familj, måste du ta hänsyn till vad som händer under förhandlingsprocessen och anpassa dig efter motparten när du väljer vilka taktiska metoder du ska använda dig av. Den som fungerade i en tidigare förhandling kanske inte fungerar nu, du måste helt enkelt anpassa dig efter situationen. Några av de taktiker du kan använda dig av är följande:

1. Börja med att gå ut hårt med dina förhandlingsbud, men ge signaler om att du även är förhandlingsbar för att inte motparten ska uppfatta dig som allt för kamplysten.
2. Be alltid motparten att lägga det första budet.
3. Innan du lägger ditt motbud kan du ta reda på motpartens förhandlingsutrymme genom att en eller flera gånger efter varandra tala om för hen att hens bud är för dåligt och att hen måste komma med ett bättre bud.
4. Ha alltid en högre beslutande instans att hänvisa till i förhandlingarna.
5. Good guy/bad guy. En av de mest använda taktiska metoderna är att låta en person i förhandlingsteamet agera som den lätte, och en annan person som den tuffe förhandlaren.
6. Utnyttja det skrivna ordets makt. Genom att presentera dina krav i skriftlig form, kan du få det att se ut som om kraven kommer från högre instans eller från allmän praxis i branschen.

Vad händer efter förhandlingen?

Detta är nog den utan tvekan bästa måttstocken på om en förhandling har varit lyckad eller inte. Hur har det fungerat efter förhandlingen? Hur bra är samarbetet och relationerna? Ibland leder förhandlingar till katastrofala följder med konsekvenser av dåligt samarbete, förlorat förtroende, bristande motivation och juridiska processer. Det är viktigt att du kan se objektivt på din förhandling efter att den är avslutad och att du på så vis kontinuerligt förbättrar dig och din förhandlingsteknik.

Sammanfattning

Förhandling är i grund och botten kommunikation mellan två eller flera personer, och där målet är att komma fram till något sorts avtal som förhoppningsvis båda parter kan känna sig någorlunda nöjda med. Alla människor är olika och ser på en förhandling på mycket olika sätt. I grund och botten handlar det om attityder, värderingar, motivationsfaktorer och etik/moral. Det är mycket viktigt att identifiera dessa olika förhandlingsstilar om man har som mål att bli framgångsrik.

Konsten att etablera en väl fungerande kommunikation är basen i all förhandling. Känslor, förståelse, olika synsätt, beteenden och kulturer med mera. Vissa delar av världen har andra sätt att bete sig och oskrivna regler när det gäller affärsförhandling. Läs på hur det fungerar i det land som din motpart kommer ifrån för att inte riskera att göra misstag som kan äventyra hela avtalet. För att bli en framgångsrik förhandlare krävs det att du strävar efter framgång inom kommunikation. Det finns tekniker som lätt kan användas och som ger häpnadsväckande resultat.

Tänk på följande punkter när det är dags för förhandling:

1. Visa inte dina tvivel inför dina kollegor

2. Kom förberedd

3. Kom inte ensam till stora förhandlingar

4. Ta med dig rätt kompetens

5. Kom inte för sent och var i god form

6. Klädsel och det yttre

7. Förhandlingen börjar redan vid första kontakten

8. Avslöja inte för mycket för din motpart

9. Var aldrig otrevlig!

10. Ge komplimanger

Taktik

Precis som när man spelar brädspel med sina vänner eller familj, måste du ta hänsyn till vad som händer under förhandlingsprocessen och anpassa dig efter motparten när du väljer vilka taktiska metoder du ska använda dig av. Den som fungerade i en tidigare förhandling kanske inte fungerar nu, du måste helt enkelt anpassa dig efter situationen. Du måste bli en skicklig schackspelare.