Workshops har blivit ett allt vanligare verktyg för företag att använda inom strategi, produktutveckling och marknadsföring.
Dock finns en risk att konceptet urvattnas i takt med att det blir allt populärare om det inte används på rätt sätt.
I denna artikel ges en överblick av hur man arrangerar en workshop på bästa sätt för att uppnå önskat resultat.
Hur gör man en workshop?
Att arrangera en workshop kräver i stora drag tre olika komponenter. Dessa är: att bjuda in en grupp relevanta deltagare med kunskaper och insikt i ämnet; en väl genomtänkt agenda och upplägg; samt uppföljning av workshopens resultat. Att planera väl för dessa tre övergripande beståndsdelar är fundamentalt för workshopens framgång.
Att bjuda in rätt deltagare
För att kunna definiera vilka deltagare som är relevanta för en specifik workshop är det naturligtvis grundläggande att ha klart för sig vad syftet är, vilket resultat som önskas samt hur detta resultat ska användas. När detta är kristalliserat är det enklare att definiera vilka personer inom organisationen som har insikt i ämnet eller processen. Det är dock att föredra om dessa personer kommer från olika delar av organisationen, samt eventuellt har olika nivåer av befattning, eftersom detta kan inbjuda till mer intressanta diskussioner.
När det gäller workshopens ledare, också kallad facilitator, är dennes roll att vara oberoende men samtidigt driva dagordningen på ett effektivt sätt. Den bör vara någorlunda kunnig i sakfrågan för att kunna ställa relevanta frågor och styra tillbaka en diskussion som svävar bort från huvudämnet.
Att skapa en genomtänkt agenda
En väl genomtänkt agenda är inte minutiöst planlagd. Gruppen kommer att behöva tid för att förstå instruktioner och övningar, samt eventuellt ges mer tid till diskussioner som visar sig vara särskilt givande. En bra strategi kan därför vara att planera för 80 procent av workshopen, med 20 procent buffert-tid att använda när så krävs. Naturligtvis behöver dessutom kafferaster och andra bensträckare vara inplanerade, men dessa kan hållas relativt strikta för att inte snuva gruppen på för mycket tid.
För att gruppens deltagare ska få grepp om workshopens innehåll och ges möjlighet att komma förberedda, bör en överblick av agendan skickas ut i förväg tillsammans med relevant material som budgetar, eventuella rapporter och andra dokument som kommer att användas som underlag för diskussion.
Att följa upp workshopens resultat
Att dokumentera diskussionen som drivs under workshopen är den tredje aspekten att lägga vikt vid. All information vad gäller exempelvis idégenerering, fördelar och nackdelar med alternativ samt eventuella prioriteringar som gjorts för att gå vidare bör noteras. Denna dokumentation bör därefter så snart som möjligt efter workshopen delas med gruppen. Eventuella uppföljningsfrågor kan också hanteras i denna presentation för att workshopens resultat ska kunna användas så effektivt som möjligt av alla delar av organisationen.
Det kan också vara intressant att samla feedback från deltagarna om deras uppfattning av workshopen. Detta kan göras via till exempel en enkät med relativt många öppna frågor där deltagarna kan dela med sig av sin upplevelse. Naturligtvis bör enkäten vara anonym för att varje person ska känna sig mer bekväm med att dela med sig av sin uppriktiga åsikt.
