I alla projekt och organisationer finns olika processer som följs.
Det handlar oftast om någonting som på längre sikt syftar till att nå organisationens eller projektets specifika mål.
Genom att etablera processer kan man identifiera vilka uppgifter som är absolut nödvändiga och vilka som kanske är överflödiga.
Därefter kan man titta närmare på hur man kan effektivisera arbetsflöden.
Den som är uppmärksam kanske noterar att process och arbetsflöde är två ord som i många sammanhang används likadant och anses utbytbara.
Detta är dock inte helt korrekt.
I den här artikeln ges en översikt av vad en inbyggd process är och hur den skiljer sig från ett arbetsflöde.
Vad är en inbyggd process?
I vissa sammanhang är det fördelaktigt att automatisera processer för att effektivisera sekvensen av händelser.
En inbyggd process är sekvens av, ofta återkommande, uppgifter som antingen har en start- och en slutpunkt eller fortsätter kontinuerligt.
Ofta interagerar inbyggda processer med andra aktiviteter så att de tillsammans producerar ett resultat.
Vad är ett arbetsflöde?
Den korta definitionen av ett arbetsflöde är en beskrivning av de steg som krävs för att utföra en uppgift.
När man talar om arbetsflöde kan man hänvisa till många olika sorters omfattningar, exempelvis en sekvens av arbetsuppgifter, en enskild persons arbete, eller en hel grupps arbete.
Gemensamt för alla dessa exempel är att aktiviteterna i fråga kan upprepas och består av ett antal uppgifter som måste genomföras i en viss ordning.
Ett arbetsflöde kan antingen ha ett slut eller vara en kontinuerlig cykel.
Arbetsflöde är således ett relativt brett begrepp som kan förekomma i många olika sammanhang.
Hur skiljer sig en process från ett arbetsflöde?
Begreppen process och arbetsflöde kan i hög grad tyckas vara utbytbara.
Eftersom båda används för att beskriva hur någonting genomförs är det inte heller konstigt att de ofta används för att beskriva samma sak.
För att förstå hur de båda begreppen förhåller sig till varandra kan det vara fördelaktigt att tänka på en process som en rad aktiviteter som behöver väl sammanhängande arbetsflöden för att fungera bra.
Således kan en process existera utan arbetsflöden, men ett arbetsflöde är alltid kopplad på något sätt till en övergripande process.
En annan skillnad är att arbetsflöden ofta är mer detaljerade än processer.
De är också oftare mer planerade och analyserade, medan processer vanligen uppstår mer naturligt.
Fördelar med inbyggda processer
När en process och arbetsflöden som stödjer den automatiseras, kallas detta ofta för en inbyggd process.
En inbyggd process är en process vars funktionalitet realiseras genom planerad samverkan mellan olika tekniska funktioner.
Dessa kan vara exempelvis programvara, elektronik eller en kombination av olika teknologier.
En fördel med inbyggda processer är naturligtvis att det förkortar ledtiden mellan olika moment och minskar risken för mänskliga fel.
I de flesta sammanhang innebär inbyggda processer också minskade kostnader i längden, delvis på grund av de minskade mänskliga felen.
Nackdelar med inbyggda processer
Nackdelarna med inbyggda processer är koncentrerade kring felaktigt användande av dessa.
Såväl finansiella som effektiviserande fördelar realiseras endast om rätt typ av inbyggd process implementeras.
Således kan man inte förvänta sig de ovan nämnda fördelarna utan en genomgående analys och bedömning av vad organisationen eller projektets verkliga behov är.
Det är inte heller omöjligt att behovet ändras med tidens gång.
En optimal inbyggd process tar således höjd för att vissa manipulationer eller förändringar kan komma att vara nödvändiga, vilka ska kunna införas utan störningar i den övergripande verksamheten.
Det kan också förekomma nackdelar med inbyggda processer om dessa är ineffektiva till att börja med.
Förbättra arbetsflöden för att förbättra processer
Eftersom processer ofta består av olika arbetsflöden säger det sig självt att om arbetsflödena förbättras, kommer också processen att förbättras.
Därför bör det inom alla projekt och organisationer göras analyser av de olika arbetsflödena.
Definierade arbetsprocesser är en förutsättning för hållbar tillväxt.
Att investera tid i att få välfungerade arbetsflöden är följaktligen tid som oftast sparas in flera gånger på längre sikt.
Hur ett effektivt arbetsflöde ser ut beror naturligtvis på vilken funktion det har.
Generellt gäller dock att ett effektivt arbetsflöde innebär att rätt person får rätt information vid rätt tidpunkt.
Detta är inte bara fördelaktigt för de inblandade individerna, utan även för teamet som helhet.
Exempel på effektivt arbetsflöde
Tänk på ett arbetsflöde som ett helomfattande förlopp som hjälper organisationen eller projektet att nå sitt mål.
Ibland talas det om tre olika faser inom effektiva arbetsflöden; planering, utförande och granskning.
I planeringsstadiet utvecklas idéer och man inhämtar nödvändig information, varefter prioritering av denna information sker.
I utförandestadiet utvecklas och granskas informationen så att den kan organiseras på ett lämpligt sätt.
Vidare spårar man i detta stadie också förloppet så att man skapar förståelse för flödet i sin helhet.
I granskningsstadiet väntar sedan godkännande och rapportering.
Fördelar med definierade arbetsflöden
De tre mest framträdande fördelarna med definierade arbetsflöden är transparens, ökad funktionalitet mellan olika team samt ökad operativ effektivitet.
När alla i teamet vet vem som gör vad, vid vilken tidpunkt och varför, ökar synligheten i ett projekt och hjälper individerna att fokusera på vad som är relevant för dem.
Det innebär också att det är möjligt att hålla intressenter fullt uppdaterade om utvecklingen, samtidigt som det ger ett fågelperspektiv på aktivitetsflödet.
Dessutom blir teamet som helhet mer flexibelt och effektivt, vilket underlättar för projektet som helhet.
Transparens i högsta möjliga grad kommer att underlätta för alla inblandade.
Sammanfattning
Den projektledare eller organisation som vill göra sitt arbete mer effektivt, kan med fördel analysera sina inbyggda processer och deras tillhörande arbetsflöden.
En process definieras som process som en rad aktiviteter som behöver utföras för att gruppen ska nå sitt mål.
För att processen ska vara effektiv krävs väl sammanhängande arbetsflöden.
Vill man förbättra sina processer bör man således lägga fokus på arbetsflöden och deras uppbyggnad.
En inbyggd process, där en del eller flera av de återkommande sekvenserna är automatiserade, är inget undantag.
Generellt gäller att ett effektivt arbetsflöde ser till att rätt person får rätt information vid rätt tidpunkt.
