McKinseys 7S: Modell för att analysera företags organisationsstruktur

McKinseys 7S är en modell som används av företag för att analysera deras organisatoriska struktur och design. Modellen baseras på sju element som tillsammans utgör ett företags uppbyggnad. Det viktiga inom McKinseys 7S-modell är inte bara vad som ingår i var element för sig, utan även hur de olika elementen hänger samman och relaterar till varandra. Dessa sju S kan också delas upp i mjuka och hårda S. Hårda S är sådant som är enkelt att särskilja och förstå. Dessa element är tydliga, rationella och enkla för företagsledningen att identifiera. Mjuka S är lite mer luddiga och kan vara svårare att mäta. Dessa influeras också mycket av företagets kultur.

McKinseys S

 

Modellen används för att analysera ett företags organisatoriska uppbyggnad för att kunna skapa en strategi för effektivisering. För att ett företag ska kunna leverera stabila och framgångsrika resultat bör de 7S:en vara i linje med varandra och stötta varandra.

 

Så ser McKinseys 7S-modell ut

McKinseys modell brukar grafiskt se ut som en hexagon med sex av elementen som befinner sig runt ett element i mitten, de delade värderingarna. Elementen är sammanflätade och påverkar alltså varandra i det dagliga arbetet. Detta är mycket viktigt inom McKinseys 7S. Även om vissa delar inom företagets organisation kan upplevas som helt fristående och självständiga, så påverkar alla olika element varandra. På så vis blir det viktigt att förstå hur och varför denna påverkan sker för att kunna ta bra beslut gällande omstrukturering eller förändring.

Hårda element

De hårda elementen är de som är lättare att identifiera eftersom de är relativt tydliga och rationella. Ofta har organisationen redan bra koll på och kontroll över de hårda elementen.

Structure

Detta element innehåller företagets struktur och beskriver hur arbets- och ansvarsfördelningen inom organisationen ser ut. Alla företag koordineras på olika sätt och detta element beskriver hur det specifika företagets struktur ser ut. Det beskriver också vem som arbetar för vem, och vem som är ansvarig för vad.

Strategy

Strategin beskriver företagets gemensamma strategi som är framtagen i relation till organisationens övergripande mål. Strategin innehåller både interna och externa strategiska planer och relaterar både inåt mot organisationen och utåt mot marknaden samtidigt. Ett av målen med McKinseys 7S är att få verktyg till att kunna skapa en långvarig och tydlig strategisk plan som kan hjälpa företaget att vara konkurrenskraftigt och relevant över tid.

Systems

Detta element beskriver företagets dagliga arbete. Produktionskedjor, arbetsuppgifter och hur rutinerna inom organisationen ser ut är exempel på system. Man kan se det som företagets infrastruktur och den kedja av beslutfattande som löper genom arbetet.

Mjuka element

De mjuka elementen är, till skillnad från de hårda, svårare att sätta fingret på. Detta eftersom de inte är lika tydliga och består av mer föränderliga element. Dessa element är ofta starkt influerade av företagskulturen.

Skills

Det första elementet som kan översättas till färdigheter beskriver de kompetenser och förmågor som finns inom företaget. Det man menar är till största delen de anställda och deras kunskap. Färdigheterna bestämmer vilken typ av prestationer som de anställda kan förväntas klara av och vad företaget därför kan uppnå. Detta element är i ständig förändring i och med modernisering av marknaden. Ett exempel på detta är att man fasar ut mycket av den fysiska arbetskraften till förmån för artificiell intelligens och mer automatiserade system, eftersom dessa ibland passar bättre för att företagets ska kunna uppnå sina strategiska mål.

Style

Stil handlar om hur företagsledningen väljer att tala till de anställda och vägleda arbetet. Man tittar också inom detta element på hur effektivt denna ledarstil fungerar och hur bra de anställda svarar till den.

Staff

Staff innebär ett företags personal och detta element beskriver helt enkelt arbetsstyrkan, dess storlek och dess kompetenser. Elementet beskriver också hur motivationen ser ut för personalen och hur den omhändertas. Dessutom hänvisas till vilken typ av träning och kunskap personalen har för att nå företagets långsiktiga och kortsiktiga mål.

Shared values

Shared values betyder delade värderingar och inom McKinseys modell är detta ett centralt element. Det är kring dessa värderingar som alla de andra elementen placerar sig och förhåller sig. Detta element är organisationens bas och den grund som delas av alla, från ledning till personal. Dessa värderingar står över andra och bestämmer, om konflikter skulle uppstå, det som gäller.

Applicera modellen

När man på ett lyckat sätt klarat av att identifiera de 7S-en kommer den stora utmaningen: att applicera modellen och använda den praktiskt. För många företag är detta svårt eftersom McKinseys 7S bör linjera med varandra och med företagets delade värderingar för att organisationen ska vara effektiv. Vad detta innebär kan vara svårt att praktiskt förstå och därför kan man använda sig av mer pragmatiska metoder då man applicerar modellen.

Identifiera element som inte funkar

Det första steget är att försöka hitta hål inom organisationen och laga dessa. Genom att gå igenom analysen och studera de 7S:en nära kan man ofta hitta problem i kontinuiteten hos vissa element. När man hittat dessa problem kan man påbörja ett arbete för att förändra och strukturera om sin organisation för bästa möjliga produktivitet.

Sätt upp en tydlig målbild

Det är mycket viktigt att organisationen har ett tydligt mål innan förändring börjar genomföras. Ofta har olika delar av ett företags ledning olika åsikter om hur verksamheten bör bedrivas på bästa sätt, och innan man genomför förändring måste man se till att man är på samma sida. Annars riskerar organisationen att hamna i ett kaosartat läge där man snarare sätter käppar i sitt eget hjul. Det kan ta tid att bestämma vilken typ av företag man vill vara och vilken typ av ledarstil man vill införa, men utan dessa beslut är det svårt att styra en organisation. Efter att målbilden och strategin är bestämd kan man återgå till de felande elementen i de 7S-en. Om företagets målbild ändras kan även denna bedömning ändras och kanske behövs ingen förändring för att organisationen ska kunna styras mer effektivt. Se till att förändring endast implementeras om detta är nödvändigt eftersom det annars innebär ett onödigt resursslöseri.

Implementera förändring

När man identifierat vad inom organisationen man vill förändra bör man återgå till sitt strategiska mål och sina grundläggande värderingar. Det är viktigt att den förändring som sker linjerar med det man vill uppnå, och att man inte bara gör ändringar för att. Dessa förändringar kan se ut på en mängd olika sätt och det är elementen och företagets strategi som tillsammans avgör vad man bör vilja göra. Exempelvis kan en förändring vara att ändra företagets hierarkiska struktur om man upptäckt att detta skapar problem för företagets delade värderingar. En annan förändring kan vara att ändra kommunikationssätten eller kommunikationsvägarna inom företaget för att skapa mer effektivitet. Oavsett vilken typ av förändring man bestämmer sig för att göra är McKinseys 7S ett bra verktyg för att identifiera vad som bör göras för ökad effektivitet inom en organisation.

Sammanfattning McKinseys 7S

McKinseys 7S används för att förstå och skapa struktur inom sin organisation och genom detta säkerställa effektivitet. Modellen används främst under tider av förändring, exempelvis då två organisationer slås samman till en eller då man gör stora omställningar inom verksamheten. Denna typ av förändring innebär att det kommer uppstå förvirring eller problem inom något eller några av de 7S-en och denna analys kan genomföras för att man ska identifiera dessa problem i god tid. Om man lyckas göra detta kan man omarbeta sin organisatoriska struktur för att den ska passa den nya organisationen så bra som möjligt. Detta hjälper ledningen av en organisation att alltid ligga steget före och undvika att få stora problem med hur ens företag är strukturerat.