PDSA-cykel: Ett verktyg för ständig utveckling

Utveckling är något som alla verksamheter måste ägna sig åt för att klara av konkurrensen ute på marknaden.

Men hur gör man för att säkerställa att ens organisation hela tiden utvecklas?

Det finns speciella metoder för detta och en av de allra mest använda inom organisationsutveckling är PDSA-cykeln.

PDSA-cykeln är en cirkulär modell för lärande som står för:

• Planera (Plan)
• Göra (Do)
• Studera (Study)
• Agera (Act)

PDSA-cykeln skapades av den amerikanska professorn William Edwards Deming (läs mer längre ner i artikeln)

Vad är en PDSA-cykel?

En PDSA-cykel är en metod som går ut på att en organisation systematiskt och kontinuerligt ska arbeta med små modifikationer för att förbättra verksamheten, snarare än att göra stora och radikala förändringar på en gång.

PDSA-cykeln kallas även ofta för Demingcykeln efter dess grundare William Edwards Deming.

En PDSA-cykel kan användas som namnet tillkännager, som en cykel.

Den kan upprepas om och om igen i, beroende på hur utvecklingen går.

Det är meningen att man ska hoppa tillbaka till de respektive stegen för att göra om. För att sedan fortsätta i cykeln mot det angivna målet.

En PDSA-cykel är, som sagt, indelad i fyra olika steg;

1. Planera (Plan)
2. Göra (Do)
3. Studera (Study)
4. Agera (Act)

Planera

Planeringsfasen handlar om att utvärdera hur en process ser ut, eller ska komma att se ut, och försöka förstå hur den kan förbättras.

Genom att först förstå vad som ska uppnås kommer processen att hitta en plan för att förverkliga den förenklas.

Det är oftast bättre att planera för mindre förändringar i den här fasen.

Detta för att förenkla att övervaka processen samt att förutspå vad som ska göras och resultaten av detta sätt.

Fastställ här målet med förändringen.

Alltså kortfattat;

1. identifiera problemet
2. analysera problemet
3. föreslå en eller flera lösningar

Göra

Under görafasen ska planen i den tidigare fasen genomföras.

Man testar mindre förändringar, samlar in data med mera för att utvärdera hur effektiv denna förändring var.

Studera

Under studerafasen skall alla den data som man samlat in under den föregående fasen studeras och utvärderas.

Man jämför datan med de förväntade resultaten för att hitta likheter och olikheter.

Själva testprocessen utvärderas även den, för att se om det blev några förändringar mot originaltestet som skapades under planerafasen.

För att synliggöra alla data på ett bra och tydligt sätt kan man med fördel lägga in den i ett diagram som gör trender mycket tydligare att analysera.

Om man dessutom genomför PDSA-cykeln upprepade gånger inom organisationen blir det på enkelt att se förändringar.

Alltså kortfattat;

1. samla i data,
2. utvärdera data,
3. om lösningen är bra går ni vidare till agerafasen, om den inte är bra går man tillbaka till planerafasen.

Agera

Om resultatet av studerafasen visar att planerafasen som blev implementerad i görafasen är en förbättring mot den tidigare lösningen, kommer den att bli den nya standarden för hur organisationen skall agera under kommande steg och utveckling.

Men om studerafasen visar att planerafasen som implementerades i görafasen inte innebar en förbättring, måste den nuvarande lösningen ligga kvar.

I vilket fall, om studerafasen visade något annorlunda än förväntat (bra eller dåligt) så finns det mer att lära.

Detta innebär exempelvis potentiella framtida PDSA cykler.

Det kan vara värt att notera att vissa som lär ut PDSA tekniken menar på att agerafasen innebär att man gör justeringar och rättningar.

Men rent generellt går detta emot sättet att tänka inom PDSA att föreslå och fastslå alternativa förändringar utan att använda en riktig planerafas.

Alltså kortfattat;

Implementera och standardisera lösningen, åter till Planera för att ständigt förbättra processen, inför förändringen som ny standard.

Det finns dock en femte fas som man använder sig av ibland, och den kallas för ”Adjust”, justerafasen.

Justerafasen

Justerafasen är den alternativa varianten av agerafasen.

När en organisation har kört igenom PDSA-cykeln ett antal gånger finns oftast tillräckligt med information för att anta detta för att vara den nya standarden.

Detta är vanligtvis färdigställt redan i agerafasen.

Justerafasen tillåter processen att fortsätta och övervakas efter att förändringarna har implementerats i processen, och då rätta till små fel under tidens gång.

På detta sätt blir här PDSA-cykeln mer av ett verktyg för kontinuerlig förbättring istället för en stor förändringsprocess som lätt kan bli ineffektiv igen.

Fördelar med PDSA-cykeln

En PDSA-cykel ger de anställda och organisationen en möjlighet till att bättre förstå strategier inom verksamheten och produktion.

Organisationen kan prestera bättre när den är medveten om vilka mål som behöver nås och hur man når dem.

Då ökar sannolikheten att alla kommer prestera bättre och uppnå de resultat som krävs för utveckling och förbättring.

Genom att grundligt gå igenom organisationens nuvarande situation och vad som behöver förbättras, samt att få möjligheten att testa dessa förslag på förbättringar i en trygg miljö, kommer att bidra till en bättre möjlighet för att uppnå målen med produktionen.

Nackdelar med PDSA-cykeln

Om PDSA-cykeln inte går som planerat och de mål man önskat inte kan uppnås, kan det hända att en specifik person får skulden för detta, vilket inte är bra för organisationen som helhet och ett team.

Om man förlorar en viktig gruppmedlem under cykeln kan detta påverka utvecklingen negativt.

Under cykelns ”görafas” kan det hända att alla inblandade inte har samma syn på vad som bör och ska göras. Vilket kan bidra till spänningar och svårigheter att komma fram till ett unisont beslut.

Mer om W. Edwards Deming

William Edwards Deming föddes år 1900 i Iowa, USA och avled år 1993 i Washington D.C, 93 år gammal. Han var en amerikansk ingenjör, statistiker, professor, författare, föreläsare och managementkonsult.

Statistik

Till en början utbildade sig Deming till el-ingenjör men specialiserade sig senare inom matematisk fysik. Han hjälpte till att utveckla den kartläggningsteknik som används av U.S. Department of the Census och the Bureau of Labor Statistics, när de utför statistiska undersökningar via befolkningen i landet. Deming är som mest känd för sitt arbete i Japan efter andra världskriget, speciellt för sitt arbete med ledarna för den japanska industrin.

Efterkrigstiden i Japan

Detta arbete tog sin början år 1950 när Deming höll ett tal vid Hakone Convention Center i Tokyo. Talet handlade om vad Deming själv kallade ”Statistical Product Quality Administration”. Han anses av många japaner som den gestalt som inspirerade och ledde vägen till den blomstrande ekonomi som Japan lyckades uppnå under efterkrigstiden mellan år 1950 – 1960. Efter det stora bakslaget som atombomberna över Hiroshima och Nagasaki innebar, gick landet från denna tragedi till att bli världens näst största ekonomi. Denna utveckling ansåg man var till stor del Demings förtjänst, tack vare hans influenser och inspiration kunde Japan nå nya höjder och resa sig ur askan. De idéer som Deming förde fram och som japanerna lyckades förverkliga var:

1. Bättre design av produkter för att förbättra servicen

2. Högre nivå av likartad produktkvalitet

3. Förbättring av varutester på arbetsplatser och på forskningscenter

4. Bättre försäljning via de globala marknaderna

Deming anses vara den person som påverkat den japanska ekonomin allra mest av alla icke-japaneser som varit involverade i landets ekonomiska utveckling. År 1987, några år innan Deming avled, fick han ”The National Medal of Technology” av den dåvarande presidenten Ronal Reagan.

Mellan åren 1946 – 1993 var Deming professor i statistik vid “New York University’s graduate school of business administration”. Han undervisade även vid Columbia University’s graduate school of business mellan år 1988 – 1993, samt arbetade som konsult för privata företag.

År 1927 introducerades Deming till Walter A. Shewhart från ”Bell Telephone Laboratories” av C.H. Kunsman från ”United States Department of Agriculture” (USDA). Deming fann stor inspiration i Shewharts arbete, upphovsmannen till begreppet ”statistisk kontroll av processer”, eftersom Deming själv började att röra sig emot tillämpningen av statistiska metoder för industriell produktion och förvaltning. Shewharts idé om gemensamma och specifika orsaker till variation ledde direkt till Demings teori. Deming såg att dessa idéer kunde tillämpas inte bara på tillverkningsprocesser utan även på de processer genom vilka företag leds och hanteras. Denna insikt möjliggjorde hans enorma inflytande på den industrialiserade världens ekonomi efter år 1950.

Demings filosofi sammanfattad

Dr. W. Edwards Deming menade att genom att anta lämpliga principer för förvaltning, kan organisationer öka kvaliteten och samtidigt minska kostnaderna (genom att minska avfall, omarbeta, minska förslitning av personalen och rättstvister, och samtidigt öka kundlojaliteten). Nyckeln är att tillämpa kontinuerlig förbättring och att se på tillverkning som ett system, inte som små delar. När man endast fokuserar på kostnaden och inte på de andra bitarna av organisationen och produktionen, kommer kvalitén så småningom att bli sämre och man förlorar kunderna.

Demin menade att alla chefer måste ha ”A System of Profound Knowledge”, direkt översatt till svenska, ”ett system baserat på grundläggande kunskap”, som ska bestå av fyra delar:

1. Förståelse för systemet: Förståelse för alla processer som involverar leverantörerna, producenterna och kunderna till varor och tjänster.
2. Kunskap och förståelse för variation: Förstå orsakerna till variation av kvalité samt vikten av användandet av statistiska undersökningar och mätningar.
3. Teoretisk kunskap: Förstå hur kunskap fungerar och var gränsen går för vad man kan veta och inte veta.
4. Kunskap om psykologi: Förstå hur vi människor fungerar.

Han utvecklade även 14 andra punkter för företagsledningar att applicera i sin verksamhet och organisation:

1. Skapa en kultur för långsiktighet och kontinuerliga förbättringar.
2. Börja med det nya kvalitetstänkandet.
3. Försök inte kontrollera in kvalitet.
4. Reducera antalet leverantörer och titta inte enbart på priset.
5. Förbättra kontinuerligt alla processer.
6. Alla skall ha möjlighet till utveckling i arbetet.
7. Betona vikten av ledarskap.
8. Utplåna rädsla i organisationen.
9. Riv murarna mellan avdelningar.
10. Handla istället för att skapa slogans.
11. Ta bort ackordssystemen.
12. Tillåt känslor av yrkesstolthet.
13. Uppmuntra medarbetarna till utbildning och lärande.
14. Initiera åtgärder för att starta förändringsprocessen.

Deming skapade även en lista över ”de sju dödliga sjukdomarna” för en organisation:

1. Brist på kontinuitet.
2. Betoning på kortsiktig vinst.
3. Utvärdering baserad på prestation och meritvärdering.
4. Byte av ledning fram och tillbaka.
5. Driva företaget baserat på endast synliga siffror.
6. Överdrivna medicinska kostnader.
7. Överdrivna kostnader för garanti genom dyra advokater.

Sammanfattning

Ett verktyg för förbättring

När en organisation behöver utvecklas och förfinas inom exempelvis sin produktutveckling, finns det flera verktyg att ta till för att på ett effektivt sätt nå en positiv förändring. Att gå igenom en PDSA-cykel är ett av världens mest kända och använda verktyg för en sådan process.

En PDSA-cykel ger möjligheten att testa olika idéer i en mindre skala och i en trygg miljö som inte påverkar hela organisationen förrän man vill att det ska göra det. Steg för steg går man metodiskt igenom olika stadier och faser där det finns tillfälle att planera, studera och genomföra förslag på nya förbättringar i produktionen.

PDSA-cykeln

PDSA-cykel även kallad Demingcykeln efter sin upphovsman William Edwards Deming, är ett verktyg och en metod inom kvalitetsteknik och produktionsteknik för företag och olika typer av verksamheter. Det är metod som handlar om att en organisation systematiskt och kontinuerligt ska arbeta med små modifikationer för att förbättra verksamheten, snarare än att göra stora och radikala förändringar. PDSA-cykeln består av fyra olika faser; Planera, Göra, Studera, Agera. Den kallas för en cykel på grund av att en organisation kan gå runt och runt flera gånger genom de olika faserna. Man kan dessutom bli tvungen att gå tillbaka ett steg om de idéer man haft inte har fungerat i praktiken eller gett de resultat som eftersträvats. Man fortsätter helt enkelt att upprepa cykeln till dess att en förbättring har skett.

Planera – identifiera problemet, analysera problemet, föreslå en eller flera lösningar.

Göra – planen i den tidigare fasen genomförs. Man samlar in data.

Studera – samla in data, utvärdera data, om lösningen är bra går ni vidare till agerafasen, om den inte är bra går ni tillbaka till planerafasen.

Agera – Implementera och standardisera lösningen, åter till Planera för att ständigt förbättra processen, inför förändringen som ny standard.

Ibland använder man sig av en femte fas som kallas för ”Adjust”, ”justera” på svenska.

Justera – Justerafasen tillåter processen att fortsätta och övervakas efter att förändringarna har implementerats i processen, och man kan då rätta till små fel under tidens gång. På detta sätt blir här PDSA-cykeln mer av ett verktyg för kontinuerlig förbättring istället för en stor förändringsprocess.

William Edwards Deming (1900 – 1993)

Deming anses vara den person som påverkat den japanska ekonomin allra mest av alla icke-japaneser som varit involverade i landets ekonomiska utveckling efter andra världskriget.

Dr. W. Edwards Deming menade att genom att anta lämpliga principer för förvaltning, kan organisationer öka kvaliteten och samtidigt minska kostnaderna (genom att minska avfall, omarbeta, minska förslitning av personalen och rättstvister, och samtidigt öka kundlojaliteten). Nyckeln är att tillämpa kontinuerlig förbättring och att se på tillverkning som ett system, inte som små delar. När man endast fokuserar på kostnaden och inte på de andra bitarna av organisationen och produktionen, kommer kvalitén så småningom att bli sämre och man förlorar kunderna.

Demings 14 punkter för att skapa en framgångsrik organisation:

1. Skapa en kultur för långsiktighet och kontinuerliga förbättringar.
2. Börja med det nya kvalitetstänkandet.
3. Försök inte kontrollera in kvalitet.
4. Reducera antalet leverantörer och titta inte enbart på priset.
5. Förbättra kontinuerligt alla processer.
6. Alla skall ha möjlighet till utveckling i arbetet.
7. Betona vikten av ledarskap.
8. Utplåna rädsla i organisationen.
9. Riv murarna mellan avdelningar.
10. Handla istället för att skapa slogans.
11. Ta bort ackordssystemen.
12. Tillåt känslor av yrkesstolthet.
13. Uppmuntra medarbetarna till utbildning och lärande.
14. Initiera åtgärder för att starta förändringsprocessen

Genom att använda sig av en PDSA-cykel som hjälpmedel och samtidigt använda sig av Demings filosofi och punkter för att skapa en framgångsrik organisation, kan man lättare nå framgång med verksamheten.