Om du tycker att de investeringar du gör i ditt företag inte ger den nytta som du förväntade dig så är du inte ensam. Med hjälp av PENG-modellen kan du börja se vad en investering kommer att ge innan du ens har gjort den och du vet då om det är värt det eller inte. Utan PENG kan det vara svårt att förstå vad en investering kommer att ge dig och det är därmed svårt att förbättra sina investeringar. Därför har jag satt ihop denna guide om PENG för att hjälpa dig att förstå det och därmed kunna göra smartare investeringar.
Vad är PENG?
PENG står för Prioritera Enligt NyttoGrunder och är en metod för att identifiera den nytta som en förändring kan ge. En sådan förändring kan tex vara att sänka lönerna vilket då ger mer pengar till företaget.
Hur fungerar PENG-modellen?
Det första man gör är att bestämma vilka mål och syften som man har. Man identifierar sedan nyttoeffekterna och beräknar kostnaden för att införa dessa förändringar. Det sista man gör är att helt enkelt införa förändringarna. Detta fungerar bra eftersom man vet vilken nytta en förändring kommer få innan man gör förändringen.
Moment inom PENG
Inom PENG så använder man sig av tre moment för att enkelt identifiera nyttan som en förändring kommer att ge. Dessa moment kallas för Förberedelser, Genomförande och Kvalitetssäkring. Här kommer en snabb genomgång av dessa moment.
Förberedelser
Inom detta moment så målet och syftet samt vad som är objektet och dess avgränsningar. Det är även här som man utser analysgruppen som ska genomföra PENG-analysen. Det är alltså här som man bestämmer vad man vill göra och utser en grupp som ska sköta en analys på området.
Genomförande
Det är i denna fas som man klargör och värderar alla nyttoeffekter. Man delar sedan upp nyttorna i tre kategorier: Direkt nytta, Indirekt nytta och Svårvärderad nytta. Kostnaden för att införa förändringen som skulle ge nyttan sätts i relation till nyttans värde. Det är så man får brutto nyttan och det är så man kan bestämma om det är värt att införa förändringen eller inte. Man sammanställer det man fått fram i ett diagram som kallas för PENG-modellen.
Kvalitetssäkring
Det här är det sista momentet och det är här som analysgruppen gör en sista rimlighetsbedömning och man identifierar hinder för att få fram nyttan. Man kollar också på vad som krävs för att förhindra dessa hinder. Man gör också en hemtagningsplan som beskriver exakt hur man ska hämta hem nyttan. Det är denna som man följer när man sedan genomför förändringen som i slutändan kommer att ge nyttan som man ville ha.
När du har genomfört dessa moment så borde du kunna genomföra investeringen och se resultaten av den. Om resultaten fortfarande inte blir vad du ville så råder jag dig att se över hur denna PENG-analys egentligen gick till. Gjorde analysgruppen på rätt sätt eller har de begått ett misstag? Detta är nu det kan vara smart att hyra in någon som vet hur det ska gå till eftersom de då kan hjälpa er så att nästa PENG-analys går mycket bättre.
Varför använda PENG?
Forskning har visat att så få som en tredjedel av genomförda investeringar ger nytta tillbaka till ditt företag. Så om du har ett företag och tror att samma sak gäller för er kan det vara smart att implementera PENG då du kan analysera nyttan av en förändring innan du inför den. Fördelarna med PENG är nämligen många. PENG kan tex säkerställa att din planerade investering är lönsam och kommer ge nytta tillbaka till företaget. PENG ger också ett underlag till ditt beslut. Det skapar trygghet och förändringen kommer säkerligen mötas av mindre motstånd från de som blir påverkade. Efter att du har genomfört en PENG-analys så kommer alla deltagarna kunna svara på frågor som: Hur stor är/blir nyttan, Vad är viktigt att genomföra och kan nyttan ökas? Dessa är viktiga frågor och om alla deltagare kan svara på dem så kommer säkerheten inom ditt företag att öka. Dessutom så kan man fråga vem som helst av deltagarna om man har några frågor och alla kommer därmed inte att fråga dig. Det gör att du får mer tid över till andra viktiga saker. En annan fördel som PENG har emot mer traditionella kalkylmetoder är att PENG tar med även de delar som är svårmätta. Traditionella kalkylmetoder tar med saker som går att mäta som personal och lagerkostnader. Dock missar dem nyttan med saker som bättre kundservice och mer engagerade medarbetare. Detta svara för en väsentlig del i den totala nyttan och man fr därmed inte ut lika mycket av sin investering. Att få ut så mycket som möjligt av sin investering är viktigt för alla företag och det är därför som PENG är ett så bra verktyg. Det fungerar där andra verktyg inte gör det och gör därmed att du kommer få tillbaka mer för varje investering.
När används PENG?
En av de största fördelarna med PENG är dess mångsidighet. Oavsett vilket sorts företag du har så kommer PENG att fungera. Det beror på att PENG aldrig har specificerat sig. Det är fortfarande brett och fungerar därmed överallt. Alla företag behöver göra investeringar och när de gör de kan PENG hjälpa dem att räkna ut vilken nytta de kommer få av sin investering långt innan de faktiskt gör den. Det är därför jag tror att PENG kommer klara sig så bra i framtiden när många andra verktyg inte gör det. Många andra verktyg kan hjälpa dig att optimera ditt företag i frågan om löner och lokalkostnader men de kan inte räkna ut nyttan av de mer svårmätta sakerna som kundservice och nöjdare medarbetare. Det är denna nytta man enkelt kan få fram med PENG och det är det som gör det så bra. Det fyller en nisch som inga andra verktyg fyller vilket gör att inga andra verktyg riktigt konkurrerar med det. Utan någon konkurrens ser jag ingen anledning till varför PENG inte skulle överleva långt in i framtiden. Så det enkla svaret på frågan: När används PENG är överallt. Överallt används PENG då det verkligen fungerar överallt.
Nu vet du mer om Peng och vill kanske börja använda det i ditt företag men du är inte helt säker på hur du ska börja. Det kommer vi nu att gå igenom.
Hur du implementerar PENG
När du har beslutat dig för att börja använda PENG så finns det bara en sak kvar att ta reda på och det är hur du ska implementera det på bästa sätt. Det är definitivt att rekommendera att inte implementera det när ni är mitt uppe i ett stort projekt då detta bara kommer att skapa en massa förvirring. Du vill istället implementera det under än lugnare period så att alla kan få lite tid till att anpassa sig. PENG går ut på att införa förändringar och förändringar skapar ofta lite förvirring i början. Det är därför du bör vänta tills allt har lugnat ner sig lite på ditt företag. Sedan kan det vara smart att skicka några från företaget på en kurs i PENG innan man implementerar det. Dessa personer kan då se till att övergången sker smidigt och enkelt. De är sedan väldigt lämpliga för att sitta i analysgruppen. Detta då de redan har lite erfarenhet av PENG och vet hur det går till. Annars kan du alltid anlita ett utomstående Team som hjälper er att implementera PENG. Då kan de dessutom hjälpa era medarbetare om de har några frågor och visa dem hur de ska göra för att PENG ska gå så optimalt som möjligt. Om du hyr in någon så se till att de har en PENG certifiering. Då är de certifierade för att kunna arbeta med PENG och de har arbetat med det förut. En PENG-analys kan bestämma framtiden för ditt företag så se till att den görs på rätt sätt. En dålig PENG-analys kommer inte hjälpa ditt företag över huvud taget. Bara för att någon har kort en kort kurs i PENG betyder inte det att de är certifierade att hjälpa er. Om de har en PENG certifiering betyder det att de har utfört en PENG-analys förut och blivit godkända på den av andra som har en PENG-certifiering. Du kan jämföra detta med tex en revisor. Skulle du riskera att använda en icke auktoriserad revisor? Tänk på det innan du väljer hur du ska implementera PENG.
Framtiden
Framtiden för Peng ser enligt mig ljus ut. Oavsett vilka nya former företagen kommer att ta så behövs något för att räkna ut resultatet av en investering innan den sker. PENG fyller en nisch som inte särskilt många andra kalkylering program fyller.
De flesta av programmen kan räkna ut de mätbara nyttorna men har problem med de mer svår mätta sakerna som kundservice och liknande. Därför tror jag att PENG kommer överleva in i framtiden när många andra kommer att dö ut och försvinna. Det är ytterligare en anledning till varför du skulle vilja implementera PENG; du kommer antagligen inte behöva byta metod i framtiden och kommer därmed inte att behöva ställa om hela ditt företag till en ny metod. Det är därför jag säger att PENG är bra och kommer att fungera långt in i framtiden. Att göra nyttovärderingar kommer alltid att vara viktigt för företagen och PENG är en av de få metoder som kan värdera ut de nyttor som är svårvärderade. Därför är PENG en viktig metod nu och kommer förbli en viktig metod i många år till.
Alla metoder och verktyg använder sig av artefakter och det är ingen skillnad med PENG. Låt oss ta en titt på PENGS artefakt.
Artefakter inom PENG
Inom alla metoder använder man säg av olika artefakter och det gör man även inom PENG. Inom denna metod använder man säg av något som kallas för PENG-modellen. Det är resultatet av en lyckad PENG-analys.
PENG-modellen
PENG-modellen är som sagt resultatet av en lyckad Peng-analys. Det visas i en tabell där man har sammanfattat nyttan. En grön stapel betyder att det är en direkt nytta. Det kan tex vara sänkta lönekostnader om man använder mer robotar. En gul stapel betyder att det är en indirekt nytta. Det kan tex vara lägre rekryteringskostnader om medarbetarna har blivit nöjdare. En röd stapel betyder att kostnaden är svårvärderad. Det kan tex vara ett bättre rykte om man satsar mer på miljöarbete.
Man lägger sedan samman staplarna och mäter den mot kostnadsstapeln. Kostnadsstapeln är blå och står för kostnaden för investeringarna. Om kostnadsstapeln är lägre än nyttostapeln så är investeringen antagligen värt det. Om inte ska man kanske fundera lite extra innan man gör investeringen. Desto högre nytta jämfört med kostnaden desto mer värt det är investeringen. Skillnaden mellan kostnaden och nyttan brukar kallas för nettonytta och det är den man vill åt. Om den är väldigt hög så vet man att investeringen nog är värt det och borde genomföras omgående.
PENG med andra metoder
Om jag använder en annan metod kommer PENG fungera bra ihop med den? Det är en fråga som verkligen kan vara bra att få svar på innan du börjar implementera PENG. Det är därför som jag planerar att svara på den nu.
PENG och Kanban
Det här förmodligen en av de bästa kombinationerna någonsin. Kanban går ut på små konstanta förändringar och med PENG kan du kolla vad förändringen kommer att medföra innan du gör dem. Med Kanban hittar du flaskhalsarna och med PENG hittar du det sätt att ta bort dem på som kommer ge dig den största nettonyttan. Mycket bättre kombination än så tror jag inte finns. Kanban och PENG fungerar perfekt ihop så använder du Kanban är det bara att implementera PENG också.
PENG och Scrum
PENG och Scrum fungerar också bra fast de passar inte ihop lika bra som PENG och Kanban. PENG och Scrum fungerar fast de involverar inte riktigt varandra. Låt mig förklara vad jag menar. Om jag använde Scrum och funderade på att implementera PENG skulle jag låta mitt Scrum team jobba utan att bekymra sig över det. Jag sedan skulle anlita ett separat team som sköter PENG. De kan sedan kolla in i Scrum processen och se vilka förändringar som kan göras för att ge störst nettonytta till mitt företag. På det sättet så är Scrum och PENG inte riktigt involverade men de fungerar ändå bra ihop.
Detsamma gäller i princip för alla andra metoder. PENG fungerar bra ihop med dem även om de inte involverar varandra särskilt mycket. Peng är så mångsidigt så att det i princip fungerar oavsett vart du försöker implementera det. Om du implanterar det på rätt sätt så är det nästan garanterat att fungera.
Nackdelar med PENG
Trots alla sina fördelar så har även PENG vissa nackdelar. En av dem är att PENG är ett svenskt koncept vilket kan göra det svårt att hitta särskilt mycket information. Detta blir problematiskt om du har en fråga då det kan vara svårt att hitta svaret online. Dessutom kan det vara svårt att expandera företaget utomlands om man använder PENG då de antagligen inte vet vad det är. Eftersom all information sedan finns på svenska så kan det vara väldigt svårt att lära dem PENG. Då är det lättare att använda ett mer internationellt verktyg som man vet att alla förstår.
En annan nackdel som PENG faktiskt har är att den använder sig av ytterligare än artefakt. Om du använder en metod som Scrum som också använder sig av många olika artefakter så kan det lätt bli rörigt och man kan råka blanda ihop dem. Då kan allt bli fel och projektet misslyckas. Därför är det extremt viktigt att hålla ordning på alla olika artefakter så att man inte kan blanda ihop dem eller tappa bort något. Därför rekommenderar jag dig att skaffa ett separat Team som jobbar bara med PENG. Då kan ditt vanliga utvecklings Team fortsätta jobba på projektet och risken för att ni ska blanda ihop dokumenten är liten. Detta var i princip de enda nackdelarna som jag kunde hitta och jag tvivlar på att det finns några mer. PENG är en bra metod som är väldigt mångsidig vilket gör det extremt svårt att hitta nackdelar med den.
PENG har många fördelar och det passar i alla företag. Det är ett bra verktyg inför framtiden och det kommer ge dina beslut en stabilare grund. Detta kommer i sin tur leda till att fler litar på dina beslut och förändringarna kommer därmed möta mindre motstånd. Med hjälp av nyttovärdering kan du snabbt se vad som kommer ge mest nytta och som därför borde införas först. Med hjälp av PENG kommer dina investeringar ge bättre resultat och det kommer därmed att gå bättre för ditt företag. Dessutom kommer PENG att fungera långt in i framtiden så du kommer inte behöva byta modell om bara några år och ställa om hela ditt företag igen. Därför är PENG en bra metod som jag definitivt rekommenderar.
