Projektdirektiv är ett dokument som skapas i början av ett projekt. Det används genom att konkretisera ramarna för projektets förberedelsearbete. Projektdirektivet fungerar som ett vägledandeunderlag genom hela projektet.
För att kunna genomföra ett projekt är det en förutsättning att först definiera vad som behövs för att kunna åstadkomma detta samt hur det ska uppnås. Ett projekt börjar ofta med att en idé uppstår som sedan byggs vidare på. Projektdirektivet utgör själva grundkonstitutionen för kontraktet till intressenterna för projektet.
Vad är ett Projektdirektiv?
Projektdirektivet innefattar bland annat redogörelser för vad som behövs för att kunna genomföra projektet, överenskommelser kring leverans, identifikation av vilken teknik som behövs samt definitioner av arbetarnas roller och ansvar. Med andra ord är projektdirektivet det som utgör själva ramverket för projektet; det finns tydliga gränser kring både det som innefattas i projektet och det som inte innefattas i det.
Ett projektdirektiv fungerar inte enbart som ett verktyg för att planera projekt, utan är även ett kommunikationsmedel som kan hänvisas till. Detta är möjligt då projektdirektivet inte ändras under projektets gång. Det har skapats och godkänts i början av projektet och ska därmed finnas tillgängligt hela tiden. För att göra förändringar, tillägg eller ändringar i detta direktiv krävs det att det godkänns av samtliga parter som är involverade i projektet.
Hur skapas ett projektdirektiv?
Det finns ofta färdiga mallar att utgå ifrån när man skapar ett projektdirektiv. Dessa mallar kan ofta användas oberoende av hur projektet är utformat i avseende storlek och utförande, då delarna som tas upp i projektdirektivet ofta är väldigt grundläggande och de allra flesta projekt kan appliceras på det. Processerna kan variera mellan olika projekt, men de grundläggande principerna för projektet som sådant är detsamma och ramverket för det är konstant.
Vilka delar består ett projektdirektiv av?
Ett projektdirektiv kan bestå av olika delar, men det finns tre grundläggande delar som alltid bör finnas med: Projektöversikt, projektmetod och projektgodkännande. Utöver dessa tre punkter kan andra delar läggas till, beroende på vad som behövs för just det specifika projektet.
Vad ska finnas med i de tre grundläggande delarna?
1. Projektöversikt
I projektöversikten ska projektet beskrivas, ges ett formellt namn och de som kommer vara delaktiga i projektet ska identifieras. Detta underlättar för både arbetarna, intressenterna och användarna.
Bakgrunden till projektet ska beskrivas; hur det kommer sig att projektet uppstod och annan bakgrundsinformation som anses relevant.
Även syftet med projektet ska definieras: varför behövs projektet, och vad kommer projektet tillföra som inte redan finns tillgängligt?
Projektets ramverk och omfattning ska definieras: vad innefattas i projektet, och vad innefattas inte? Var är gränserna dragna, och varför just där? Det är en fördel om detta beskrivs så detaljerat och konkret som möjligt så att samtliga parter vet vad som gäller.
Definiera kort och koncist målen som finns med projektet.
Det ska även finnas med en lista över sponsorer och ägarskapet för projektet. Det är viktigt att varje aktörs roll är tydligt identifierad så att det tydligt framkommer vilket ansvar de har.
Om det finns relaterade dokument eller motsvarande ska dessa finnas med i en referenslista.
Slutligen ska det finnas med en ordlista där grundläggande terminologi skrivs ned och förklaras. Det kan exempelvis vara nyckelord, begrepp, akronymer, fraser eller liknande som kan vara svåra att förstå om man inte är insatt i ämnesområdet.
2. Projektmetod
I avsnittet för projektmetod ska till exempel en överskådlig projektbeskrivning finnas med, samt information om hur projektet kommer genomföras och när det kommer vara färdigt.
Börja med att ange vilka resultat som projektet ska uppnå, vilka milstolpar som finns och när målen ska vara uppnådda.
Skriv en sammanfattning av alla parter som är involverade i projektet och vilka roller dessa har. Gör en förteckning av hur organisationen är uppbyggd, vilka kunskaper och ansvarsområden som delaktiga personer har.
Gör en lista över vilka resurser som kommer behövas under projektet. Det kan vara allt från material och lokaler till utrustning och maskiner. Notera även i vilken utsträckning, eller när, de olika resurserna kommer behövas under projektets gång.
Beskriv eventuella risker som kan uppstå under projektet och hur dessa ska förhindras genom förebyggande arbete. Se till att ha med en riskhanteringsplan.
Projektmetoden som ska användas under projektet ska fastslås, och om någonting kommer avvika från det som utgör standarden ska det förklaras på vilket sätt.
Gå igenom de olika faserna i projektet samt målen för varje steg. Skriv även med varför just dessa steg är nödvändiga för att komma vidare i processen.
Verktygen som kommer användas för att styra projektet ska beskrivas. Det kan till exempel handla om hur resultat ska presenteras eller hur kommunikation ska ske mellan olika verksamma aktörer i projektet.
Gör en projektplan där projektets milstolpar och stadier finns nedtecknade. Det är en bra idé att ha med ett projektschema som kan formas och uppdateras under projektets gång. I vissa fall är detta en nödvändig del av projektplanerandet, medan det i andra fall inte är lika viktigt. Det beror främst på omfattningen av projektet.
3. Projektgodkännande
Sektionen för projektgodkännande kan vara både en av de enklaste och en av de svåraste punkterna i ett projektdirektiv. I den här delen ska samtligas namn och roller nedtecknas och deras signaturer ska finnas med.
När signaturen finns med har personen godkänt det som står i projektdirektivet. Om projektet kommer samarbeta med andra parter och enheter ska deras namn, roller och namnunderskrifter också finnas med.
Projektdirektivets olika delar och komponenter
När man skapar ett projektdirektiv består det alltid av flera olika delar och komponenter. Ofta är det en färdig mall som man utgår ifrån när man skapar direktivet, vilket kan underlätta processen då man inte behöver komma på själva utformningen själv utan kan istället fokusera på dess innehåll. Nedan kommer en genomgång på de olika delarna som ett projektdirektiv består av.
Del 1. Introduktion av projektdirektivet
1.1 Dokumentförändringsprotokoll
Under projektets utvecklingsfas kommer projektdeltagarna få information och mer förståelse för projektet som sådant. Genom att precisera saker som omfattning och leveransförväntningar blir det också lättare för inblandade att ha koll på vad som gäller.
I den här delen av dokumentet kan bland annat projektförändringar dokumenteras och tilläggas. Det sker ofta i förbindelse med andra förändringshanteringsprocesser och -system. Det är en fördel att använda sig av det så att det i efterhand går att se hur projektet ändrats, samt hur ursprungsdokumentet såg ut.
1.2 Sammanfattning
Under den här punkten ska projektet sammanfattas. Språket ska vara formellt och terminologin som används ska höra ihop med arbetsområdet. Organisationens mål och visioner ska beskrivas, och det ska finnas en tydlig koppling mellan projektet och de önskade affärsresultaten. Oavsett projektets storlek och komplexitet ska det finnas stöd för organisationens mandat och prioriteringar.
Det ska även delges bakgrundsinformation kring projektet: vilka anledningar det fanns till att påbörja projektet samt vilka som är de viktigaste intressenterna för projektet och vilken nytta projektet kommer innebära för dem.
Det ska dessutom finnas med en sammanfattning av projektets mål, sponsorer, milstolpar, leveranser, risker och en kostnadsöverblick ska göras.
1.3 Godkännande
I den här delen ska det sponsorernas, projektledarnas, intressenterna och andra viktiga aktörers roller beskrivas. Även projektet och projektresultaten ska beskrivas. Allt detta ska sedan godkännas av involverade parter. Detta görs genom att de får skriva sina namnteckningar i dokumentet.
Del 2. Projektöversikt
2.1 Projektsammanfattning
Här ska projektdirektivet sammanfattas. Relevanta intressenter ska nämnas. Projektsammanfattningen innefattar oftast projektets mål, milstolpar, leveranser, risker och kostnader.
2.2 Mål, projektmål och affärsresultat
Under denna sektion ska målen, projektmålen och affärsresultaten dokumenteras. Målen är ofta väldigt övergripande och generella. Projektmålen gör dessa till något konkret och mätbart. Anledningen till detta är för att det enkelt ska gå att följa upp resultatet i efterhand och se om utfallet har blivit som det var tänkt. Det kan till exempel handla om att precisera när någonting ska vara färdigt, eller vad som ska genomföras.
Affärsresultaten är de resultat som projektet förväntas ha uppnått vid projektets slut. Detta kan ofta sammanfattas i några övergripande punkter. Även detta är någonting som ska kunna mätas, till exempel i form av hur nöjda företaget är med insatsen.
2.3 Projektomfattning
Projektomfattningen kan delas upp i två olika dimensioner: dels dess bredd och dels dess avgränsningar. Det som finns inom och utom projektets ramverk.
2.3.1 Projektbredd
I projektbredden ska projektets funktioner, tjänster, produkter, resultat eller liknande definieras. Detta görs för att ge en klar bild av vad projektet ämnas åstadkomma. Det kan också handla om information som berör projektets fysiska plats, dess karaktär, vilka personer som påverkas av det, hur processerna kommer gå till och dylikt.
2.3.2 Avgränsningar
Här beskrivs vilka avgränsningar som görs och vad som kommer behövas för att kunna genomföra och slutföra projektet som tänkt. Det är även här det ska stå vad som ingår i projektet och vad som inte ingår i det. Avgränsningarna ska vara tydliga och uttryckas konkret så att inga oklarheter uppkommer. Även avgränsningar som görs gällande aktiviteter, produkter och tjänster som produceras under projektet kan skrivas här.
2.4. Milstolpar
Under den här delen ska olika faser och milstolpar i projektet lokaliseras och formuleras. Det kan till exempel innefatta information om vilka de olika projektfaserna är, en beskrivning av vad de innehåller, samt ett datum för när det ska genomföras eller vara färdigt. På så sätt blir det som ett schema som kan följas och följas upp.
2.5 Leveranser
Här ska de olika nyckelleveranserna för projektet definieras genom beskrivningar av vad det är som ska genomföras och när det ska ske. Ett projekt kan ofta innehålla flera leveranser, vilket till exempel kan handla om att processen behöver granskas och godkännas innan processen kan fortsätta.
2.6 Projektkostnadsberäkning och finansieringskällor
Denna sektion kan delas upp i två olika delar: projektkostnadsberäkning och finansieringskällor.
2.6.1 Projektkostnadsberäkning
Här ska kostnadsberäkningar för projektet finnas med. Beräkningarna ska baseras på de utgifter och resurser som kommer krävas för att kunna genomföra projektet. Det kan till exempel röra sig om materiella, mänskliga och finansiella resurser. Både löpande och enskilda utgifter ska beräknas och finnas med här.
2.6.2 Finansieringskällor
I den här delen ska finansieringskällorna för projektet beskrivas. Det ska framgå tydligt vilka som är med och sponsrar projektet, vilka fonder som har använts och vilken omfattning resurserna har.
2.7 Beroenden
Det kan finnas olika typer av beroenden i projektsammanhang. Det kan till exempel handla om att projektet är ett samarbete med ett annat projekt, att projektet ska leverera sitt material till en annan aktör, att projektet behöver en leverans från en annan aktör för att processen ska kunna fortlöpa eller att projektet skapar någonting som är en del av ett större projekt och är viktigt inför till exempel ett produktsläpp.
Om det finns några beroendeförhållanden med i bilden är det viktigt att identifiera dessa så tidigt som möjligt och ha koll på vad de innebär för projektet i sig. I vissa projekt kan det finnas med flera olika beroendesituationer, och dessa kan skrivas ner i en tabell för att göra det tydligare.
2.8 Projektets risker, förutsättningar och begränsningar
2.8.1 Risker
Här ska projektets risker definieras, och en bedömning av dessa ska göras. Det kan till exempel handla om vilka risker som finns, dess omfattning och hur de kan påverka projektet. Det ska också finnas med en plan för hur dessa ska hanteras. Det ska dock finnas med en mer omfattande och fullständig riskbedömning och -analys i projektplanen.
2.8.2 Förutsättningar
Under den här punkten ska projektets förutsättningar anges. De ska anses vara säkra och reella, men det är först i ett senare skede som de behöver bevisas. Om det har gjorts felaktiga antaganden kan det ha negativ inverkan på projektet, dess omfattning, tidsplan och kostnadsberäkning.
2.8.3 Begränsningar
Begränsningarna ska identifieras och dess inverkan på projektet ska formuleras. Det kan till exempel handla om projektets omfattning, budget, tidsplan, kontrakt, säkerhet eller samarbeten. Det kan både handla om yttre och inre faktorer, och beröra allt från arbetsmiljöfrågor till tekniska eller sociala faktorer.
Del 3. Projektorganisering
3.1 Projektstyrning
Projektorganiseringen är en struktur som handlar om att gynna projektet och de som är involverade i det. Det har bland annat att göra med vilka roller och ansvar olika parter i projektet har. Anledningen till att detta konkretiseras är för att det kan behövas vid exempelvis beslutsfattande eller vid konflikter. Det kan även utgöra själva grunden för projektet genom att formulera dess omfattning, schema, kostnader och processer.
3.2 Projektgruppsstruktur
Projektgruppsstrukturen handlar om de personer som är involverade i projektet på något sätt; både arbetare och intressenter. Om det är ett mindre projekt är det vanligt att samtligas namn skrivs med, och vid större projekt är det vanligt att istället namnge grupper eller enheter. I alla slags projekt är det viktigt att tydligt skriva ut sponsorernas, projektledarnas, chefernas och experternas namn.
3.3 Roller och ansvarsområden
Här definieras olika personers roller och ansvarsområden. Det innefattas alla som är involverade i projektet på något sätt, såväl intressenter som arbetare som jobbar med projektet. I vissa fall struktureras rollerna efter vilken organisation personen är verksam i, men det kan göras på andra sätt också.
3.4 Projektfaciliteter och resurser
I den här sektionen ska projektets resursbehov antecknas. Det kan till exempel handla om tillgång till teknisk utrustning, material, verktyg, kostnader etc. Vad som behövs står oftast i proportion till projektets storlek.
Del 4. Projektreferenser
I den här delen ska olika dokument som är relevanta för projektet kartläggas och beskrivas. Det ska finnas med information om dokumentets titel, version, datum, författare eller organisation samt källhänvisning.
Del 5. Ordlista och akronymer
Här ska olika ord, termer, akronymer och begrepp skrivas ner och beskrivas eller definieras. Syftet med denna del är att vem som helst ska kunna läsa projektdirektivet och kunna förstå vad det handlar om. I vissa fall kan språket som används vara väldigt områdesspecifikt vilket gör att det enbart kan förstås av personer som är insatta i området. Ordlistan fungerar konkretiserande och kunskapsutjämnande.
Del 6. Bilagor
Om det finns några bilagor som ska vara med i projektdirektivet läggs dessa sist i dokumentet. Det kan till exempel vara rollbeskrivningar och namnteckningar på olika personer som är involverade i projektet och liknande.
Varför ska man skapa ett projektdirektiv?
Det finns flera anledningar till att skapa ett projektdirektiv. Först och främst är det ett sätt att skapa en övergripande bild av projektet och dess komponenter. Det är också i detta stadiet som det är möjligt för involverade parter i projektet att godkänna projektets premisser. Det är även i den här fasen som arbetarnas ansvar och liknande fastslås.
Några av aspekterna till varför det kan vara bra att ha ett projektdirektiv är till exempel att organisationen blir mer strukturerad, att processerna för projektet gås igenom och att kommunikationen förbättras både internt och externt.
Vilka fördelar finns med projektdirektiv?
Fördelarna med att ha ett projektdirektiv är bland annat att relationen mellan olika samarbetspartners förbättras, att kommunikationen stärks både i mindre och större skala och att projektledningsprocesserna blir bättre. Det är också ett sätt att formellt fastslå projektets existens, utförande, mål, arbetssätt etc.
Projektdirektiv som ett riskbedömningsverktyg
Projektdirektiv behöver inte enbart bestå av en projektplan och olika formella delar av ett projekt, utan kan även fungera som ett verktyg för att fastslå och bedöma olika risker som kan finnas med olika komponenter av projektet. På så sätt kan man också avgöra om det är värt att ha med högriskkomponenter i sitt projekt, eller om det bör ersättas med någonting annat. Det gör det också möjligt att ta fram en riskhanteringsplan, om den eventuella risken som fanns med ett specifikt alternativ skulle uppstå. Detta är en del som ofta finns med i projektmetod-delen i projektdirektivet.
När riskbedömningsmallen skapas innehåller den ofta tre delar: Beskrivning, eventuella risker samt projektdirektivets överväganden och beslut. Under beskrivningen ska information kring projektets idé, målsättningar, avgränsningar, kapacitet, intressenter etc. finnas med. Även aktuella lägesomständigheter ska skrivas med, till exempel om arbetet kommer utföras på ett företag och vilka resurser som finns att tillgå där.
Riskbedömningen görs sedan utifrån dessa aspekter. Det kan till exempel handla om hur stabilt företaget som kommer jobbas på är, vilken sannolikhet det är att någonting drastiskt kommer hända med företaget. Det kan även handla om var de faktiska riskerna finns: det behöver inte vara specifikt i företaget, utan kan även handla om tekniska faktorer. Riskerna handlar ofta i grunden om olika faktorer som kan komma att störa projektet.
Under överväganden och besluten resoneras det om hur dessa saker ska förhållas till. Det kan till exempel handla om hur avgränsningar görs för att minimera risken för risker. Det kan handla om att samarbeta med färre intressenter för att underlätta projektets koordinering, och liknande.
Vem är ansvarig för projektdirektivet?
Den som har huvudansvaret för projektdirektivet är projektledaren. Projektledarens uppgift är att se till så att projektdirektivet är skapas och godkänns. Skapandet sker i grupp tillsammans med andra som är intresserade eller involverade i projektet. Det som ska kommas överens om är bland annat vad projektet ska resultera i och hur projektet ska levereras. När projektdirektivet har skapats och alla är överens så godkänns det, varpå projektet kan påbörjas.
I praktiken kan det dock sägas att projektledaren har ett nära samarbete med sponsorerna för projektet, vilka bidrar med bland annat bakgrundsinformation. Bakgrundsinformationen kan bland annat bestå av information gällande företagets behov, prioriteringar och utfall. Projektledaren kan bland annat intervjua intressenterna för att få reda på mer information i syfte att kunna skapa ett direktiv som är i linje med dessa premisser.
